信息化發(fā)展導(dǎo)向下婦幼保健檔案管理
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摘要：檔案管理是能夠?qū)崿F(xiàn)信息保存、為各種組織機構(gòu)提供檔案利用服務(wù)的重要工作，在當(dāng)前社會的發(fā)展中，檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用。在信息化不斷發(fā)展的背景下，檔案管理能夠借助于網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和管理系統(tǒng)而不斷提高自身的管理效率。本文以檔案管理為主要研究對象，著重對信息化發(fā)展導(dǎo)向下的婦幼保健檔案管理進行了研究和分析，旨在為婦幼保健檔案管理工作提供一定思路。
關(guān)鍵詞：信息化發(fā)展；檔案管理；婦幼保健
從當(dāng)前社會發(fā)展的背景來看，新醫(yī)改的發(fā)展趨勢對各類醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作提出了更高的要求。婦幼保健作為醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的重要組成部分，在不斷的改革發(fā)展中也需要重點關(guān)注檔案管理工作，才能夠不斷提升自身的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平。對信息化導(dǎo)向下的婦幼保健檔案管理進行分析，能夠為當(dāng)前我國婦幼保健檔案管理工作的優(yōu)化提供借鑒經(jīng)驗。
一、信息化發(fā)展導(dǎo)向下的檔案管理
信息化是當(dāng)前我國社會發(fā)展的主要趨勢之一，以互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化的發(fā)展在很大程度上改變了人們的生活方式。從檔案管理工作的角度來說，促進檔案信息化的發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理活動結(jié)合起來，不僅是時代對于檔案管理提出的要求，同時也是國家對于檔案管理改革發(fā)展提出的要求。信息化發(fā)展導(dǎo)向下的檔案管理活動，就是需要推動檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，以信息化的管理系統(tǒng)來對現(xiàn)有的檔案信息資源進行更高效的處置和服務(wù)，也能夠為相關(guān)人員提供更優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。這個能夠為人們提供服務(wù)的過程，也可以被稱為檔案信息化的過程。推動檔案管理活動朝著檔案信息化的方向發(fā)展，需要重點關(guān)注以下幾個方面的目標(biāo)：推動檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、促進檔案信息處理一體化、滿足檔案信息共享需求。在達到這些目標(biāo)的同時，也能夠為促進檔案管理模式的總體變革起到促進作用。與以往的紙質(zhì)檔案管理形式相比，檔案信息化不僅能夠避免出現(xiàn)紙質(zhì)文檔遭受各種不可抗拒的災(zāi)害而損壞或遺失，還能夠大大提高檔案管理工作的開展效率。而且在現(xiàn)代社會各種數(shù)據(jù)信息數(shù)量越來越龐大的背景下，檔案信息化能夠有效節(jié)約資源，并借助儲存量更大的數(shù)據(jù)庫來滿足更多數(shù)據(jù)存儲的需要，信息的檢索也更加便利。
二、當(dāng)前婦幼保健檔案管理工作存在的問題
1.缺少對檔案管理工作的重視
婦幼保健是醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)的重要組成部分，在為人們提供基本的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)上發(fā)揮著重要作用。做好檔案信息管理工作，不僅能夠為人們提供更高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)，還能夠?qū)Υ龠M醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展起到一定的積極作用。但從目前部分婦幼保健檔案管理工作開展的實際情況來看，仍然存在著一些影響檔案管理工作質(zhì)量和服務(wù)水平的問題。臨床治療、臨床服務(wù)是婦幼保健工作的重要內(nèi)容，而伴隨著這些基本的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的檔案管理工作卻很容易被忽視。檔案管理工作不僅缺少相應(yīng)的設(shè)備，在管理工作的開展力度和人員配置方面也存在著一定的問題。與此同時，一些婦幼保健檔案管理更傾向于應(yīng)用紙質(zhì)檔案來記錄各種工作信息，當(dāng)前這種發(fā)展?fàn)顟B(tài)，并不能夠滿足婦幼保健檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
2.缺少健全的檔案管理機制
檔案管理機制是檔案管理工作開展最主要的依據(jù)，但從當(dāng)前部分婦幼保健檔案管理工作開展的實際情況來看，由于存在著缺少健全的檔案管理機制，不僅檔案管理人員缺少工作開展的依據(jù)，還會導(dǎo)致因各種具體的工作內(nèi)容缺少相關(guān)的依據(jù)而影響到檔案管理工作的開展質(zhì)量。再加上當(dāng)前很多婦幼保健檔案管理沒有形成綜合的檔案保管機構(gòu)，使得婦幼保健的日常工作檔案、科研檔案以及人力資源檔案等大多是由各自負(fù)責(zé)的科室保管的，不僅缺少專職人員開展檔案管理工作，還會很容易導(dǎo)致科室人員分身乏術(shù)，影響到正常的工作效果和服務(wù)質(zhì)量。除此之外，缺少健全的檔案管理機制會導(dǎo)致婦幼保健機構(gòu)缺少能夠?qū)φw工作進行統(tǒng)一管理的體系標(biāo)準(zhǔn)和制度內(nèi)容，檔案管理工作無法得到有序開展，也會影響到婦幼保健的其他工作。
3.管理模式與實際情況不相符
在不斷追求檔案信息化發(fā)展的背景下，盡管一些婦幼保健機構(gòu)已經(jīng)開始應(yīng)用信息管理技術(shù)和系統(tǒng)來開展檔案管理工作，但由于技術(shù)層面存在一定的限制，使得檔案信息的安全很難得到應(yīng)有的保障。與此同時，盡管信息系統(tǒng)已經(jīng)被應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，但由于缺少與檔案信息化相匹配的管理模式，導(dǎo)致檔案管理工作既缺少有力的技術(shù)支撐，也很難真正發(fā)揮信息化在促進檔案管理工作水平提高中的作用。從這種情況來看，婦幼保健機構(gòu)要想實現(xiàn)檔案信息化發(fā)展，仍然需要一個較為漫長的過程，檔案信息管理系統(tǒng)無論是從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還是硬件環(huán)境的角度來看，都缺少能夠與信息管理系統(tǒng)和實際工作情況相匹配的信息安全保障和防范機制，因而要想實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化，仍然具有一定的難度。
三、信息化發(fā)展導(dǎo)向下的婦幼保健檔案管理措施分析
檔案信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢，也是現(xiàn)階段和未來各行各業(yè)檔案管理工作需要堅持的主要目標(biāo)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，創(chuàng)造了更加良好的條件。婦幼保健作為醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的重要組成部分，在為人們提供各項醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的過程中，也需要積極的采取措施來促進檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，這樣才能夠更好地滿足當(dāng)前越來越多的檔案信息處理要求。在對信息化發(fā)展導(dǎo)向下的婦幼保健檔案管理措施進行分析時，主要可以從以下幾個方面入手：
1.加強對檔案信息化和檔案管理工作的重視
檔案信息化之所以沒有在婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部取得明顯的效果，最主要的一個原因就是一些婦幼保健機構(gòu)沒有認(rèn)識到檔案信息化以及檔案管理工作的重要性，所以才會在實際工作開展中自動忽略檔案管理存在的缺少管理機制、缺少管理人員、管理效率不高等問題。因而從這一方面來說，要想推動檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，首先就需要加強婦幼保健機構(gòu)的人員對檔案信息化和檔案管理工作的重視程度。信息化已經(jīng)成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，婦幼保健機構(gòu)內(nèi)部的全體人員需要重視檔案管理工作的作用，才能夠不斷提高婦幼保健醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和水平。具體來說，要想加強對檔案信息化這一發(fā)展趨勢的重視程度，首先需要從婦幼保健機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層入手，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層人員的思想觀念，讓領(lǐng)導(dǎo)人員做好榜樣和示范的作用，對檔案管理工作的開展成果和現(xiàn)狀進行定期檢查，并結(jié)合回報的成果，及時找出檔案管理工作的問題，并采取積極有效的措施對檔案管理工作的具體內(nèi)容進行調(diào)整，自上而下地引導(dǎo)婦幼保健機構(gòu)的人員重視檔案管理工作。需要注意的是，領(lǐng)導(dǎo)人員在檢查檔案管理工作的過程中，需要重點關(guān)注檔案管理中存在的紙質(zhì)檔案損壞、檔案結(jié)果準(zhǔn)確性等方面的內(nèi)容，對發(fā)現(xiàn)問題的部分需要及時整改，以便能夠督促相關(guān)人員對檔案管理工作重視起來，進而不斷尋找更加合適的方法來提高檔案管理工作的開展質(zhì)量和效率。其次，由于檔案管理涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，管理人員檔案、技術(shù)人員檔案、固定資產(chǎn)檔案、服務(wù)對象檔案等多項內(nèi)容，要想得到有序的保存和管理，需要讓檔案管理體現(xiàn)出全面性和系統(tǒng)性特點，在保證檔案管理工作能夠覆蓋所有檔案信息的前提下，找出各種檔案信息之間的聯(lián)系，再結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)將各種檔案信息進行分門別類地存放和管理。在這個過程中，負(fù)責(zé)檔案管理部門的人員需要從發(fā)展計劃、組織領(lǐng)導(dǎo)以及保障措施等多個方面，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案信息管理提出的要求，對提高檔案信息管理水平的途徑和措施進行更深入的研究，從而為檔案信息化的發(fā)展提供助力。
2.健全完善檔案管理體系
完善的檔案管理體系，不僅需要有檔案管理人員工作開展的各種依據(jù)，還需要有各項檔案管理工作的獎懲措施，將檔案管理的工作成果與管理人員的個人利益結(jié)合起來，往往能夠達到更加理想的工作開展成果。通過前面的分析可以得知，缺少健全完善的檔案管理體系，也是阻礙檔案信息化發(fā)展的一個主要原因。檔案信息化是檔案管理在現(xiàn)代社會形成的一種新的發(fā)展趨勢，促進檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，需要依靠更加嚴(yán)格細(xì)致的管理規(guī)范才能夠為管理人員工作的開展提供具體的方向。從這一方面來說，健全完善的檔案管理體系，對促進婦幼保健檔案信息化的發(fā)展具有重要作用。首先，要想健全完善現(xiàn)有的檔案管理體系，需要結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)的發(fā)展情況，建立符合檔案信息管理的制度，對檔案信息管理工作中的各種行為進行約束和規(guī)范。其次，在工作制度中，需要明確各個部門管理人員的具體職責(zé)，將職責(zé)細(xì)化開落實到每一位管理人員身上，督促其更自覺地開展檔案管理工作，從而不斷促進檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。再次，在檔案管理體系當(dāng)中，還需要注重結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)，簡化現(xiàn)有的檔案管理工作流程，重點關(guān)注以往檔案管理流程中存在的問題，以此來更好地滿足優(yōu)化檔案管理工作的主要目標(biāo)。最后，在檔案管理制度中需要充分發(fā)揮監(jiān)督機制以及績效考核機制的作用，在對檔案管理人員工作行為進行監(jiān)督的同時，以更加公平的績效和考核來督促和激勵管理人員開展相關(guān)工作，進而為促進檔案信息管理水平的提高提供助力。
3.充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的作用
促進檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，最重要的就是更好地發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的作用。檔案信息管理系統(tǒng)需要以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境作為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)揮作用的環(huán)境條件，也需要得到婦幼保健機構(gòu)相關(guān)人員的重視。以促進檔案信息化為主要的發(fā)展目標(biāo)，婦幼保健機構(gòu)的相關(guān)人員需要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的作用，一方面需要在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的過程中重視外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的聯(lián)系區(qū)別，另一方面也需要加強對網(wǎng)絡(luò)安全的防護。在保障網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全之后，還需要注重檔案信息管理系統(tǒng)這一重要的工作主體。在建立檔案管理信息系統(tǒng)的過程中，首先要從檔案管理工作的主要流程入手，在信息管理系統(tǒng)中體現(xiàn)出檔案收集、整理、鑒定、保管、調(diào)研以及資源開發(fā)利用等功能，并將檔案管理與婦幼保健機構(gòu)的工作內(nèi)容結(jié)合起來，重點關(guān)注檔案憑證和檔案參考在促進婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作水平提高中的作用。在檔案信息管理系統(tǒng)得以優(yōu)化和發(fā)展后，還需要結(jié)合管理系統(tǒng)應(yīng)用的實際情況，從不斷優(yōu)化管理系統(tǒng)工作流程、提高檔案信息管理工作效率的角度出發(fā)，為促進檔案信息管理水平的提高提供更良好的助力。
4.加強對檔案管理安全的防范
在促進檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用和發(fā)展的過程中，考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身具有虛擬性的特點，在檔案管理工作開展過程中需要加強對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和系統(tǒng)運行環(huán)境的安全規(guī)范，保證檔案系統(tǒng)中各項檔案和數(shù)據(jù)信息的安全。從這一方面來說，婦幼保健在促進檔案信息化發(fā)展的過程中，最重要的就是建立更加完善的檔案管理安全體系，將保障信息安全作為促進當(dāng)前信息管理系統(tǒng)完善的首要目標(biāo)。具體來說，要想加強對檔案管理安全的防范，首先需要讓婦幼保健檔案管理人員提高對于保障信息安全的認(rèn)識，在制定檔案信息管理制度和規(guī)范的過程中就要重視各種安全防護措施的應(yīng)用。在建立檔案管理安全體系的過程中，需要從建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、硬盤安全保護系統(tǒng)等方面來加強對各種檔案信息的有效保護。而從檔案管理人員的角度來說，則需要在開展檔案管理工作的過程中做好備份，防止因信息泄露而給檔案管理工作的正常開展情況造成影響。其次，在健全完善檔案管理安全體系的過程中，還需要充分發(fā)揮各種先進信息技術(shù)的作用，將大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和云存儲等技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理當(dāng)中，結(jié)合這些先進的技術(shù)成果來加強對檔案信息的安全保障作用。
5.提升檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)
檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。檔案管理人員擁有更高的專業(yè)能力和水平，不僅能夠更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)在檔案管理工作中的作用，還能夠以更專業(yè)的知識和能力開展來檔案資源的合理開發(fā)，讓檔案信息管理工作能夠為婦幼保健醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平的提高起到積極的促進作用。具體來說，要想提升檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，第一，需要在婦幼保健內(nèi)部加強對管理人員的組織領(lǐng)導(dǎo)，讓檔案管理人員能夠認(rèn)識到檔案信息管理的重要性。第二，對現(xiàn)有的檔案管理人員開展定期的培訓(xùn)工作，將檔案管理的優(yōu)化和信息系統(tǒng)的應(yīng)用結(jié)合起來，以提高管理人員操作檔案信息系統(tǒng)的熟練程度為主要目標(biāo)，并將其作為培訓(xùn)考核的主要內(nèi)容之一，以此來督促管理人員不斷提升自身的專業(yè)能力。第三，從促進理論與實踐相結(jié)合的角度，將檔案管理的理論和工作實踐結(jié)合起來，針對以往檔案管理工作中經(jīng)常存在的問題，對現(xiàn)有的檔案管理工作進行優(yōu)化和調(diào)整，并將檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容應(yīng)用到檔案管理的實踐當(dāng)中，以此來更好地滿足促進檔案管理工作的開展需求。第四，管理人員自身也需要有意識的學(xué)習(xí)和接納檔案信息管理，并在工作的過程中不斷吸取經(jīng)驗武裝自己，不斷提升自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，以此來更好地為婦幼保健檔案管理工作的開展提供助力，進而促進婦幼保健醫(yī)療服務(wù)水平的提高。
四、結(jié)論
綜上所述，檔案信息化管理對提高婦幼保健檔案管理工作水平具有重要的作用。從當(dāng)前我國婦幼保健改革和發(fā)展的情況來看，檔案管理是婦幼保健改革發(fā)展需要關(guān)注的重點問題。要想將檔案管理和信息化發(fā)展結(jié)合起來，不僅需要對現(xiàn)有的檔案管理工作模式進行優(yōu)化調(diào)整，還需要重視網(wǎng)絡(luò)體系的運用，在保障網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，進一步提升檔案管理人員的綜合能力，更好地促進檔案管理工作水平的提高。
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作者:馮桂景 單位:山東省鄆城縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心