信息化發展導向下婦幼保健檔案管理

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摘要：檔案管理是能夠實現信息保存、為各種組織機構提供檔案利用服務的重要工作，在當前社會的發展中，檔案管理工作發揮著越來越重要的作用。在信息化不斷發展的背景下，檔案管理能夠借助于網絡信息系統和管理系統而不斷提高自身的管理效率。本文以檔案管理為主要研究對象，著重對信息化發展導向下的婦幼保健檔案管理進行了研究和分析，旨在為婦幼保健檔案管理工作提供一定思路。

關鍵詞：信息化發展；檔案管理；婦幼保健

從當前社會發展的背景來看，新醫改的發展趨勢對各類醫療機構的檔案管理工作提出了更高的要求。婦幼保健作為醫療衛生機構的重要組成部分，在不斷的改革發展中也需要重點關注檔案管理工作，才能夠不斷提升自身的醫療衛生服務水平。對信息化導向下的婦幼保健檔案管理進行分析，能夠為當前我國婦幼保健檔案管理工作的優化提供借鑒經驗。

一、信息化發展導向下的檔案管理

信息化是當前我國社會發展的主要趨勢之一，以互聯網和網絡技術作為信息化發展的基礎，信息化的發展在很大程度上改變了人們的生活方式。從檔案管理工作的角度來說，促進檔案信息化的發展，將現代信息技術與檔案管理活動結合起來，不僅是時代對于檔案管理提出的要求，同時也是國家對于檔案管理改革發展提出的要求。信息化發展導向下的檔案管理活動，就是需要推動檔案管理朝著信息化的方向發展，將現代信息技術融入檔案管理工作當中，以信息化的管理系統來對現有的檔案信息資源進行更高效的處置和服務，也能夠為相關人員提供更優質的檔案利用服務。這個能夠為人們提供服務的過程，也可以被稱為檔案信息化的過程。推動檔案管理活動朝著檔案信息化的方向發展，需要重點關注以下幾個方面的目標：推動檔案信息的數字化和網絡化、促進檔案信息處理一體化、滿足檔案信息共享需求。在達到這些目標的同時，也能夠為促進檔案管理模式的總體變革起到促進作用。與以往的紙質檔案管理形式相比，檔案信息化不僅能夠避免出現紙質文檔遭受各種不可抗拒的災害而損壞或遺失，還能夠大大提高檔案管理工作的開展效率。而且在現代社會各種數據信息數量越來越龐大的背景下，檔案信息化能夠有效節約資源，并借助儲存量更大的數據庫來滿足更多數據存儲的需要，信息的檢索也更加便利。

二、當前婦幼保健檔案管理工作存在的問題

1.缺少對檔案管理工作的重視

婦幼保健是醫療衛生服務機構的重要組成部分，在為人們提供基本的醫療衛生服務上發揮著重要作用。做好檔案信息管理工作，不僅能夠為人們提供更高質量的醫療服務，還能夠對促進醫療衛生事業的發展起到一定的積極作用。但從目前部分婦幼保健檔案管理工作開展的實際情況來看，仍然存在著一些影響檔案管理工作質量和服務水平的問題。臨床治療、臨床服務是婦幼保健工作的重要內容，而伴隨著這些基本的醫療衛生服務的檔案管理工作卻很容易被忽視。檔案管理工作不僅缺少相應的設備，在管理工作的開展力度和人員配置方面也存在著一定的問題。與此同時，一些婦幼保健檔案管理更傾向于應用紙質檔案來記錄各種工作信息，當前這種發展狀態，并不能夠滿足婦幼保健檔案管理工作的質量和效果。

2.缺少健全的檔案管理機制

檔案管理機制是檔案管理工作開展最主要的依據，但從當前部分婦幼保健檔案管理工作開展的實際情況來看，由于存在著缺少健全的檔案管理機制，不僅檔案管理人員缺少工作開展的依據，還會導致因各種具體的工作內容缺少相關的依據而影響到檔案管理工作的開展質量。再加上當前很多婦幼保健檔案管理沒有形成綜合的檔案保管機構，使得婦幼保健的日常工作檔案、科研檔案以及人力資源檔案等大多是由各自負責的科室保管的，不僅缺少專職人員開展檔案管理工作，還會很容易導致科室人員分身乏術，影響到正常的工作效果和服務質量。除此之外，缺少健全的檔案管理機制會導致婦幼保健機構缺少能夠對整體工作進行統一管理的體系標準和制度內容，檔案管理工作無法得到有序開展，也會影響到婦幼保健的其他工作。

3.管理模式與實際情況不相符

在不斷追求檔案信息化發展的背景下，盡管一些婦幼保健機構已經開始應用信息管理技術和系統來開展檔案管理工作，但由于技術層面存在一定的限制，使得檔案信息的安全很難得到應有的保障。與此同時，盡管信息系統已經被應用到檔案管理工作當中，但由于缺少與檔案信息化相匹配的管理模式，導致檔案管理工作既缺少有力的技術支撐，也很難真正發揮信息化在促進檔案管理工作水平提高中的作用。從這種情況來看，婦幼保健機構要想實現檔案信息化發展，仍然需要一個較為漫長的過程，檔案信息管理系統無論是從網絡環境還是硬件環境的角度來看，都缺少能夠與信息管理系統和實際工作情況相匹配的信息安全保障和防范機制，因而要想實現檔案管理系統化，仍然具有一定的難度。

三、信息化發展導向下的婦幼保健檔案管理措施分析

檔案信息化已經成為當前檔案管理工作發展的主要趨勢，也是現階段和未來各行各業檔案管理工作需要堅持的主要目標。信息技術的不斷發展，為現代化檔案信息管理系統的應用，創造了更加良好的條件。婦幼保健作為醫療衛生機構的重要組成部分，在為人們提供各項醫療衛生服務的過程中，也需要積極的采取措施來促進檔案管理朝著信息化的方向發展，這樣才能夠更好地滿足當前越來越多的檔案信息處理要求。在對信息化發展導向下的婦幼保健檔案管理措施進行分析時，主要可以從以下幾個方面入手：

1.加強對檔案信息化和檔案管理工作的重視

檔案信息化之所以沒有在婦幼保健機構內部取得明顯的效果，最主要的一個原因就是一些婦幼保健機構沒有認識到檔案信息化以及檔案管理工作的重要性，所以才會在實際工作開展中自動忽略檔案管理存在的缺少管理機制、缺少管理人員、管理效率不高等問題。因而從這一方面來說，要想推動檔案管理朝著信息化方向發展，首先就需要加強婦幼保健機構的人員對檔案信息化和檔案管理工作的重視程度。信息化已經成為檔案管理工作的主要發展趨勢，婦幼保健機構內部的全體人員需要重視檔案管理工作的作用，才能夠不斷提高婦幼保健醫院的服務質量和水平。具體來說，要想加強對檔案信息化這一發展趨勢的重視程度，首先需要從婦幼保健機構的領導層入手，轉變領導層人員的思想觀念，讓領導人員做好榜樣和示范的作用，對檔案管理工作的開展成果和現狀進行定期檢查，并結合回報的成果，及時找出檔案管理工作的問題，并采取積極有效的措施對檔案管理工作的具體內容進行調整，自上而下地引導婦幼保健機構的人員重視檔案管理工作。需要注意的是，領導人員在檢查檔案管理工作的過程中，需要重點關注檔案管理中存在的紙質檔案損壞、檔案結果準確性等方面的內容，對發現問題的部分需要及時整改，以便能夠督促相關人員對檔案管理工作重視起來，進而不斷尋找更加合適的方法來提高檔案管理工作的開展質量和效率。其次，由于檔案管理涉及的內容非常復雜，管理人員檔案、技術人員檔案、固定資產檔案、服務對象檔案等多項內容，要想得到有序的保存和管理，需要讓檔案管理體現出全面性和系統性特點，在保證檔案管理工作能夠覆蓋所有檔案信息的前提下，找出各種檔案信息之間的聯系，再結合檔案信息管理系統將各種檔案信息進行分門別類地存放和管理。在這個過程中，負責檔案管理部門的人員需要從發展計劃、組織領導以及保障措施等多個方面，結合領導層對于檔案信息管理提出的要求，對提高檔案信息管理水平的途徑和措施進行更深入的研究，從而為檔案信息化的發展提供助力。

2.健全完善檔案管理體系

完善的檔案管理體系，不僅需要有檔案管理人員工作開展的各種依據，還需要有各項檔案管理工作的獎懲措施，將檔案管理的工作成果與管理人員的個人利益結合起來，往往能夠達到更加理想的工作開展成果。通過前面的分析可以得知，缺少健全完善的檔案管理體系，也是阻礙檔案信息化發展的一個主要原因。檔案信息化是檔案管理在現代社會形成的一種新的發展趨勢，促進檔案管理朝著信息化的方向發展，需要依靠更加嚴格細致的管理規范才能夠為管理人員工作的開展提供具體的方向。從這一方面來說，健全完善的檔案管理體系，對促進婦幼保健檔案信息化的發展具有重要作用。首先，要想健全完善現有的檔案管理體系，需要結合檔案信息管理系統的發展情況，建立符合檔案信息管理的制度，對檔案信息管理工作中的各種行為進行約束和規范。其次，在工作制度中，需要明確各個部門管理人員的具體職責，將職責細化開落實到每一位管理人員身上，督促其更自覺地開展檔案管理工作，從而不斷促進檔案管理工作效率和質量的提高。再次，在檔案管理體系當中，還需要注重結合檔案信息管理系統，簡化現有的檔案管理工作流程，重點關注以往檔案管理流程中存在的問題，以此來更好地滿足優化檔案管理工作的主要目標。最后，在檔案管理制度中需要充分發揮監督機制以及績效考核機制的作用，在對檔案管理人員工作行為進行監督的同時，以更加公平的績效和考核來督促和激勵管理人員開展相關工作，進而為促進檔案信息管理水平的提高提供助力。

3.充分發揮網絡基礎環境的作用

促進檔案管理朝著信息化的方向發展，最重要的就是更好地發揮檔案信息管理系統的作用。檔案信息管理系統需要以網絡信息技術作為基礎，而網絡環境作為網絡信息技術發揮作用的環境條件，也需要得到婦幼保健機構相關人員的重視。以促進檔案信息化為主要的發展目標，婦幼保健機構的相關人員需要充分發揮網絡基礎環境的作用，一方面需要在構建網絡環境的過程中重視外網和內網的聯系區別，另一方面也需要加強對網絡安全的防護。在保障網絡基礎環境的安全之后，還需要注重檔案信息管理系統這一重要的工作主體。在建立檔案管理信息系統的過程中，首先要從檔案管理工作的主要流程入手，在信息管理系統中體現出檔案收集、整理、鑒定、保管、調研以及資源開發利用等功能，并將檔案管理與婦幼保健機構的工作內容結合起來，重點關注檔案憑證和檔案參考在促進婦幼保健機構檔案管理工作水平提高中的作用。在檔案信息管理系統得以優化和發展后，還需要結合管理系統應用的實際情況，從不斷優化管理系統工作流程、提高檔案信息管理工作效率的角度出發，為促進檔案信息管理水平的提高提供更良好的助力。

4.加強對檔案管理安全的防范

在促進檔案信息管理系統應用和發展的過程中，考慮到網絡環境本身具有虛擬性的特點，在檔案管理工作開展過程中需要加強對網絡環境和系統運行環境的安全規范，保證檔案系統中各項檔案和數據信息的安全。從這一方面來說，婦幼保健在促進檔案信息化發展的過程中，最重要的就是建立更加完善的檔案管理安全體系，將保障信息安全作為促進當前信息管理系統完善的首要目標。具體來說，要想加強對檔案管理安全的防范，首先需要讓婦幼保健檔案管理人員提高對于保障信息安全的認識，在制定檔案信息管理制度和規范的過程中就要重視各種安全防護措施的應用。在建立檔案管理安全體系的過程中，需要從建立網絡防火墻、硬盤安全保護系統等方面來加強對各種檔案信息的有效保護。而從檔案管理人員的角度來說，則需要在開展檔案管理工作的過程中做好備份，防止因信息泄露而給檔案管理工作的正常開展情況造成影響。其次，在健全完善檔案管理安全體系的過程中，還需要充分發揮各種先進信息技術的作用，將大數據挖掘技術、大數據分析技術和云存儲等技術應用到檔案信息管理當中，結合這些先進的技術成果來加強對檔案信息的安全保障作用。

5.提升檔案管理人員的專業能力和綜合素質

檔案信息管理系統的應用，對檔案管理人員的專業能力和綜合素質也提出了更高的要求。檔案管理人員擁有更高的專業能力和水平，不僅能夠更好地發揮信息系統在檔案管理工作中的作用，還能夠以更專業的知識和能力開展來檔案資源的合理開發，讓檔案信息管理工作能夠為婦幼保健醫療衛生服務水平的提高起到積極的促進作用。具體來說，要想提升檔案管理人員的專業能力和綜合素質，第一，需要在婦幼保健內部加強對管理人員的組織領導，讓檔案管理人員能夠認識到檔案信息管理的重要性。第二，對現有的檔案管理人員開展定期的培訓工作，將檔案管理的優化和信息系統的應用結合起來，以提高管理人員操作檔案信息系統的熟練程度為主要目標，并將其作為培訓考核的主要內容之一，以此來督促管理人員不斷提升自身的專業能力。第三，從促進理論與實踐相結合的角度，將檔案管理的理論和工作實踐結合起來，針對以往檔案管理工作中經常存在的問題，對現有的檔案管理工作進行優化和調整，并將檔案信息管理的相關內容應用到檔案管理的實踐當中，以此來更好地滿足促進檔案管理工作的開展需求。第四，管理人員自身也需要有意識的學習和接納檔案信息管理，并在工作的過程中不斷吸取經驗武裝自己，不斷提升自身的專業能力和綜合素養，以此來更好地為婦幼保健檔案管理工作的開展提供助力，進而促進婦幼保健醫療服務水平的提高。

四、結論

綜上所述，檔案信息化管理對提高婦幼保健檔案管理工作水平具有重要的作用。從當前我國婦幼保健改革和發展的情況來看，檔案管理是婦幼保健改革發展需要關注的重點問題。要想將檔案管理和信息化發展結合起來，不僅需要對現有的檔案管理工作模式進行優化調整，還需要重視網絡體系的運用，在保障網絡安全的前提下，進一步提升檔案管理人員的綜合能力，更好地促進檔案管理工作水平的提高。

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作者:馮桂景 單位:山東省鄆城縣婦幼保健計劃生育服務中心