信息系統項目范圍管理分析

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【摘要】本文以我負責實施的浙江省寧海縣公務員考核管理系統集成開發項目為例，探討了信息系統項目的范圍管理在項目實施過程中的重要性。

【關鍵字】信息系統；項目范圍管理

該系統要求在縣級考核平臺能夠對所轄18個鄉鎮街道的3600臺終端電腦進行聯網，還可通過圖文方式準確地考核信息。同時各鄉鎮街道和局級單位子賬戶也能對本轄區進行無干擾的考核管理操作，且系統具備有線和無線雙重控制功能。另外該系統要求和各單位現有的考勤設備和軟件系統保持兼容。和以往類似項目相比，本項目具有項目周期長，功能復雜，中心數據庫龐大，涉及干系人眾多，用戶水平參差不齊等特點。項目范圍管理是用于確保項目包含且僅包含達到項目成功所必須完成的工作。包含如下五個子過程：范圍規劃、范圍定義、創建工作分解結構、范圍確認、范圍控制。成功的范圍管理不僅有利于項目管理和實施人員明確要達到項目目標所必須完成的工作，同時也能夠有效的明確各參與方在項目中的明確責任和分工。詳細的責任和分工界面不僅有利于實施中的變更管理，減少責任不清的事情發生，而且有利于項目結束時對項目范圍的清晰確認。在項目啟動階段，感到這個項目和以往做過的同類項目相比，具有一些鮮明的特點。首先是項目需求不夠清晰，從市委組織部和市人力社保局的高層領導到縣級中層領導以及局級、鄉鎮街道等主要工作人員，大家對該項目都抱有很高的期望，每個人都有一些想法，但是往往不同人之間的想法存在沖突，這就給范圍定義帶來實際困難，需要做出一些取舍。其次是項目的功能較多，尤其是還要兼容以前的舊系統，但是初始的項目范圍書沒有提供足夠的信息，這對我們編制詳細的范圍說明書是個潛在的風險。最后是由于項目干系人眾多，在項目執行過程中如何做好范圍控制也是一個不小的挑戰。基于以上的困難，在本項目的范圍管理中，我們主要針對各子過程采取了如下的辦法：

一、范圍規劃

我們根據項目的要求首先制定了詳細的項目范圍管理計劃。制訂范圍管理計劃時，我們借鑒了以前項目的經驗，制訂了確認樣板、表格及標準，充分考慮了各個終端現場的實際情況，對情況復雜的終端現場適當放寬了確認周期，盡量多留給客戶和項目組成員一些時間思考，做到和客戶共同提取業務需求。對于情況相對簡單的終端現場，則由項目組成員直接提取業務需求，然后直接拿結果請客戶簽字確認，盡量縮短確認時間。同時還預留了一些風險時間，保證應付在范圍確認過程中出現的風險。實際上范圍規劃就是制定一個項目范圍管理計劃，它規定了如何對項目范圍進行定義、確認、控制以及如何創建WBS的過程。

二、范圍定義

詳細的項目范圍說明書定義了項目邊界，能夠明確的判定變更是在項目范圍內還是項目范圍外，也是進行成本、質量和進度管理的基礎。由于不同項目干系人之間有不同的期望，如何管理好這些期望，變成明確清晰的項目范圍，是一個值得討論的問題。在本項目中，我們采取的方法是先進行干系人分析，將不同干系人的需求和期望以及他們的重要程度和對項目的影響力識別出來，再進行篩選和優先級排序。對項目成功完成有重要意義的基本需求，要全力滿足，而對于影響力較高的干系人需求，即使對項目的意義不大，也要予以考慮，以避免對項目造成負面的影響。

三、創建工作分解結構

創建工作分解結構是將項目主要可交付成果和項目工作細分為更小更易于管理的部分。根據本項目的特點，結合項目小組成員討論，應用分解技術，以項目的生命周期的各個階段為工作分解結構的第一層，即需求分析、設計、施工、設備檢驗、安裝、調試、驗收作為第一層次。把第一層次中的項目具體內容在第二階段繼續進行劃分。以設備檢驗為例，產生的第二層次內容分別是現場測試、開機測試、聯網測試。另外對分解的詳細程度，我們也制定了一套規則。對部分工作不需要在當前完成的，分解較粗，并且只列出需要完成的功能，但是在三周內要開展的工作，必須分解到工作包的水平，即80個小時人能夠完成的工作。

四、范圍確認

范圍確認是對已完成項目范圍正式確認的過程。在范圍管理計劃中我們明確規定，對被確認的可交付物，必須有客戶正式的簽字確認文件，比如，公務員崗位職責說明書（樣表），公務員年度考核基本稱職、不稱職等次確定的具體情形，公務員平時考核評分表，公務員年度考核登記表，公務員年度民主測評表，公務員年度考核測評情況匯總表，公務員年度考核結果審核表，公務員年度考核優秀、基本稱職、不稱職人員名單表，公務員年度考核結果通知書等硬性指標，對于客戶沒有通過的，也要書面記錄該結果以及被拒絕的原因，以待分析檢查。

五、范圍控制

范圍控制的核心是管理變更。范圍變更應該遵循項目整體變更的變更申請-變更初審-變更論證-CCB變更評審-變更通知-變更實施-變更監控-變更跟蹤和評估的變更流程。同時，我們引進了配置管理系統，將所有的通過的變更請求作為配置項管理，并委派配置人員不定期檢查配置項狀態。

作者：溫錦明 單位：浙江京航系統集成有限公司