談醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)

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摘要：經(jīng)濟(jì)水平以及科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步和提升有效推動(dòng)了我國(guó)社會(huì)逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，在這樣的背景下人們對(duì)生活需求、醫(yī)院對(duì)內(nèi)部管理的要求不斷提高，因此醫(yī)院檔案管理應(yīng)該不斷實(shí)現(xiàn)信息化和創(chuàng)新管理理念的應(yīng)用，提高檔案記錄的準(zhǔn)確性、高效性，同時(shí)保障檔案在保存過程中和審閱過程中的安全性。本文從目前醫(yī)院檔案管理存在的問題入手，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究和討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；模式改革；醫(yī)院檔案；應(yīng)用策略

人事檔案是每個(gè)人工作及生活的一份長(zhǎng)期匯總資料，對(duì)每個(gè)人以及工作單位了解工作人員基本經(jīng)歷有著不容忽視的作用。因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立健全人事檔案管理基本制度，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致從而確保環(huán)環(huán)相扣。在醫(yī)院中醫(yī)務(wù)工作者的專業(yè)知識(shí)水平以及職業(yè)操守等時(shí)刻影響著醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)院醫(yī)療的整體水平。在醫(yī)院的人事檔案中，每一個(gè)醫(yī)生的基本簡(jiǎn)歷、思想水平、業(yè)務(wù)能力等都被記載，醫(yī)院進(jìn)行這些人事記載，有利于對(duì)醫(yī)生實(shí)行管理，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展來說十分有利。同時(shí)，可以將人力資源的使用率達(dá)到最大化，對(duì)于醫(yī)院整體的發(fā)展大有裨益。

一、新形勢(shì)下，醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.提高醫(yī)院工作人員的工作效率人事檔案管理在以前以人工手動(dòng)保存和尋找為主要方式，因此在工作時(shí)，工作人員會(huì)在資料的接收、存放以及整理方面耗費(fèi)非常多的時(shí)間和精力，并且在保存過程中也會(huì)有很多不定性的因素牽制工作人員，從而降低工作效率和員工的積極性。在原先的方法中，大多數(shù)是通過采用實(shí)體管理而進(jìn)行人事檔案管理工作的開展，但是在工作中會(huì)使用掉大量的人力與物力進(jìn)行檔案資料的收集與整理，工作進(jìn)程相對(duì)較慢。在結(jié)合了現(xiàn)代化的方法進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理之后，使整個(gè)工作進(jìn)程開展的更加順利、迅速，且工作成效也得到了一定提高。例如，如果在以前想要查找某個(gè)人的人事檔案資料，工作人員必須先了解所查檔案保存編號(hào)并在資料柜中尋找，資料成千上萬從而會(huì)耗費(fèi)很多的時(shí)間并且降低了準(zhǔn)確性。但是現(xiàn)在與信息技術(shù)的結(jié)合可以大大增加資料收納的規(guī)范性和高效性，查找某人檔案時(shí)只需輸入此人的某項(xiàng)重要信息便可輕松找到目標(biāo)。信息全部在電腦里保存，不僅可以減少人力和財(cái)力的浪費(fèi)，還能使人事檔案系統(tǒng)更加規(guī)范從而提高查找的速度以及信息資源的高效利用。

2.直觀地顯示團(tuán)體發(fā)展綜合許多檔案整理經(jīng)驗(yàn)，我們不難發(fā)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)是檔案的核心，也正因?yàn)闄n案數(shù)量龐大、層次界限不明，才顯示出檔案建立有著很大效益。每個(gè)醫(yī)院工作者的日程安排、特定問題策略方案、整個(gè)團(tuán)體的運(yùn)作情況、規(guī)劃目標(biāo)的制訂、標(biāo)準(zhǔn)的修改更新等等都被記錄，檔案的存在解決了信息冗雜的問題，而檔案的管理則更好地對(duì)信息進(jìn)行分門別類，很大程度地降低了工作的復(fù)雜度，提高了各個(gè)方面的工作效率。通過管理檔案可以十分直觀地知曉某個(gè)團(tuán)體的發(fā)展運(yùn)作狀況，也因?yàn)闄n案的存在使很多工作處理起來十分便捷，提高工作完成度的同時(shí)也會(huì)保證質(zhì)量。顧名思義，管理檔案是將一個(gè)諾大的數(shù)據(jù)體系進(jìn)行綜合整理，讓每個(gè)方面的信息都變得有條理而且系統(tǒng)化，人們可以簡(jiǎn)明直觀地得到自己想要的信息。任何一個(gè)團(tuán)體都離不開檔案的建立還有整理，它將清楚地顯示團(tuán)體的運(yùn)作和經(jīng)營(yíng)情況，把現(xiàn)實(shí)情況簡(jiǎn)明扼要地展現(xiàn)出來。

3.便捷地幫助人們解決問題醫(yī)院檔案的管理給領(lǐng)導(dǎo)者提供了一個(gè)參照面，就像給毫無頭緒的人提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，這樣人們就可以參照這些信息來制訂出策略。管理檔案的終極目的就是合理并且有效地利用信息，這樣也能更好地幫助團(tuán)體應(yīng)對(duì)變化情況，通過信息并結(jié)合實(shí)際來分析某個(gè)時(shí)期的態(tài)勢(shì)，并針對(duì)當(dāng)前的問題來制訂出解決方案，以及調(diào)整團(tuán)體未來的方案跟計(jì)劃，通過檔案信息來對(duì)局勢(shì)做出判斷并給出應(yīng)對(duì)方法。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層更要重視對(duì)檔案信息的分析與利用，科學(xué)地分析問題所在，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況制訂出解決辦法。毫無疑問，醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新帶給工作人員巨大的便利，更方便人們解決問題，提高了生活質(zhì)量，也讓工作變得更加簡(jiǎn)單，團(tuán)體以此為基礎(chǔ)會(huì)更好地發(fā)展前進(jìn)。

4.有效督促管理人員綜合素質(zhì)提高人事檔案是一個(gè)具有特殊性的工作崗位，它對(duì)于管理人員的首要要求就是具備良好的思想素質(zhì)、強(qiáng)烈的責(zé)任感等，但除了這些基本要求之外，一個(gè)優(yōu)秀的管理人員還要具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。管理人員也要積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，采用先進(jìn)的方法和設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行更加便捷有效的管理，避免出現(xiàn)人事檔案查找困難、利用困難的情況發(fā)生，使檔案的社會(huì)價(jià)值能夠充分發(fā)揮出來。另外，檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、流動(dòng)頻繁、變化比較大也對(duì)管理工作的開展帶來了很多阻力。這些流動(dòng)性很大的人員往往身兼數(shù)職，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)、系統(tǒng)的知識(shí)，可能是其他部門臨時(shí)派遣過來的。還有一部分檔案管理人員利用職務(wù)之便，借助自己的有利條件，依靠所掌握的政府以及事業(yè)單位的用人信息來為自身尋求更好的發(fā)展，這樣的人員大多數(shù)無法專注于本職工作，更不可能去參加培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)來提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)給工作人員提出了更高的管理要求和培訓(xùn)提升空間，從而不斷促進(jìn)醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。

二、新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的具體操作

1.應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備想要檔案管理更加系統(tǒng)規(guī)范，一定少不了資金的助力，只有資金到位才能促進(jìn)檔案管理的發(fā)展進(jìn)步。相關(guān)單位應(yīng)該引進(jìn)最新的技術(shù)和設(shè)備，為檔案管理的順利進(jìn)行提供支撐，從而讓其可以在一個(gè)良好高效的操作環(huán)境中運(yùn)行，一步一步穩(wěn)定地促進(jìn)檔案管理和信息技術(shù)結(jié)合，從而有深入的進(jìn)步。通過一些專業(yè)走訪和觀察，我們發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)資料依舊大量存在，為了全面創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理平臺(tái)，相關(guān)單位應(yīng)盡快整理好相關(guān)資料輸入到數(shù)據(jù)庫中從而方便資料的查找與應(yīng)用。將紙質(zhì)資料保存在信息庫中有利于資料的完整性，不會(huì)因?yàn)榧堎|(zhì)的難以保存而導(dǎo)致信息缺失，因而能夠保證檔案資料的完整和系統(tǒng)。隨著檔案信息化的一步一步完善，為了幫助人們?cè)谌粘Ｉ钪懈尤菀卓旖莸牟殚喫枰煌臋n案信息的資料，可以使用計(jì)算機(jī)輔助人們分類、保存并整理一些相關(guān)文字、圖片、聲音、視頻等檔案資料，從而讓人事檔案管理在社會(huì)上有了更加重要地位，使人們注重人事檔案管理的價(jià)值及發(fā)展，讓其更加快速高效的發(fā)展。

2.提升人事檔案信息的安全性人事檔案信息對(duì)每個(gè)人來說都是獨(dú)一無二，因此人事檔案信息的保密和安全工作應(yīng)該核實(shí)到的位并順利安排。在信息的傳送或使用過程中，一定要確保周圍環(huán)境和工作人員的身份再對(duì)人事資料進(jìn)行應(yīng)用。想要確保檔案資料安全就一定要先從工作人員入手，為他們制定嚴(yán)謹(jǐn)全面的信息安全管理制度，進(jìn)一步培養(yǎng)他們的信息安全意識(shí)，讓其保證不會(huì)因?yàn)槿魏文康暮屠娉鲑u人事資料，明白出賣他人資料的嚴(yán)重后果從而確保人事資料的安全性。相關(guān)部門需要對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)詳細(xì)的培訓(xùn)，讓他們了解泄露他人人事資料有何嚴(yán)重后果，一步步培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和發(fā)揚(yáng)優(yōu)秀道德品質(zhì)，提升他們信息管理方面的專業(yè)技能從而確保各項(xiàng)工作可以順利高效地發(fā)展。在使用人事檔案信息化管理時(shí)，要注意對(duì)其進(jìn)行不斷保護(hù)并更新完善，因?yàn)槿耸聶n案的信息化管理并不是一成不變的，所以要清楚地知道：第一，數(shù)據(jù)的完整性作為后期管理的重要功能，一定要確保信息的完整性；第二，間隔一定周期，一定要有相關(guān)的專業(yè)人員重新分析數(shù)據(jù)庫，然后檢查并完善數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在人員不斷變化過程中，需要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的信息，這樣才可以使人事檔案的信息化管理具有一定的可靠性。

3.注重對(duì)人事檔案的應(yīng)用人事檔案信息化的有效建設(shè)主要包含以下幾點(diǎn):第一，收集并統(tǒng)計(jì)相應(yīng)的人事信息；第二，定期進(jìn)行信息的更新及維護(hù)。首先，工作人員在收集信息并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的過程中，可以按照信息的不同特性快速有效的分類，如在根據(jù)代號(hào)與姓名將信息分類后，再根據(jù)員工的平時(shí)表現(xiàn)以及經(jīng)歷進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)，信息中可以涉及員工獲得過的獎(jiǎng)懲、個(gè)人經(jīng)歷等內(nèi)容，這樣對(duì)日后工作人員的系統(tǒng)評(píng)定有了一定的事實(shí)依據(jù)。其次，也是為了方便日后工作人員辦理其他業(yè)務(wù)，如辦理退休、查詢信息等，使工作更加快速有效的開展。醫(yī)院進(jìn)行人事管理的行為模式較為落后，在醫(yī)院日常工作重心是放在救死扶傷上，對(duì)于一些先進(jìn)的信息采集設(shè)備并不是十分在意。但近年來，隨著醫(yī)療設(shè)備的不斷更新，很多醫(yī)院的人事資源管理模式已經(jīng)跟不上設(shè)備的變化，對(duì)于一些信息的采集也不能很好的進(jìn)行。在過去的一些人事管理中講究的是醫(yī)護(hù)人員互相之間的制約關(guān)系。但是對(duì)于目前的行業(yè)發(fā)展來看，講究更多的應(yīng)是醫(yī)院與醫(yī)務(wù)工作者的制約關(guān)系。隨著觀念的不斷變更，醫(yī)院與工作者之間的關(guān)系也發(fā)生了很大變化，雙方之間關(guān)系更加和諧，以往過去的人事管理模式已經(jīng)不能夠在這種模式下進(jìn)行了。過時(shí)的管理模式將人才的管理重心變得死板，在很大程度上限制了醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)院工作運(yùn)行的靈活性。此外，很多醫(yī)院對(duì)于人事檔案的信息更新相隔很多年才會(huì)進(jìn)行整理，而且更新整理的內(nèi)容還很不完善，對(duì)于醫(yī)務(wù)工作者近期的工作狀態(tài)以及工作業(yè)績(jī)等不能夠進(jìn)行很好的展示。檔案管理部門日常工作主要是負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類和歸檔，然后按照醫(yī)院管理需求來對(duì)檔案進(jìn)行有序的管理，但是由于沒有理解檔案管理工作的重要性，沒有引起充分的認(rèn)識(shí)和重視。因此，他們?cè)趯?shí)行檔案管理工作的時(shí)候，可能會(huì)忽略許多要點(diǎn)。在未來應(yīng)用信息化的管理方式的時(shí)候，必須要加強(qiáng)這項(xiàng)工作的正規(guī)化水平，盡可能的避免出現(xiàn)工作失誤。如在進(jìn)行檔案管理工作中，必須要重視檔案檢索環(huán)節(jié)，醫(yī)院工作人員需要通過檔案檢索來及時(shí)對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行搜索，如果檔案管理沒有做好基礎(chǔ)工作，那么就會(huì)影響檔案檢索的實(shí)際應(yīng)用效果。因此，醫(yī)院必須要重視對(duì)檔案信息檢索工作的建立，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)來進(jìn)一步提高其搜查結(jié)果的專業(yè)性和精準(zhǔn)性。

4.提升檔案的使用效率醫(yī)院必須要重視對(duì)檔案采取科學(xué)化管理，那么就需要利用現(xiàn)代信息化技術(shù)來建立一個(gè)穩(wěn)定而可靠的檔案信息管理平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)主要負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)和單位的所有檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，而且能夠?yàn)槠渌髽I(yè)了解和學(xué)習(xí)提供一定的開放性，管理人員必須要根據(jù)檔案信息的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)他們進(jìn)行科學(xué)的歸納和劃分。這樣就能夠幫助相關(guān)工作人員可以利用檔案解鎖，就能夠快速搜查到有價(jià)值的檔案，相比傳統(tǒng)人工搜索檔案信息的工作效率有很大的提升。醫(yī)院進(jìn)行檔案整理應(yīng)該注意應(yīng)用信息搜查方面原則，在進(jìn)行信息采集過程中，相關(guān)部門運(yùn)用不同方式對(duì)于醫(yī)務(wù)工作人員的工作經(jīng)歷、個(gè)人的教育經(jīng)歷以及一些業(yè)績(jī)情況，通過一定的手段將這些資料整理為有用的信息。此外，人事檔案的管理也應(yīng)在檔案信息的歸納整理上進(jìn)行一個(gè)整序開發(fā)的原則，可以對(duì)醫(yī)生的信息采用終身制原則，通過這種終身制原則，來推動(dòng)醫(yī)院人力資源的開發(fā)。從資料的整理到給病人展現(xiàn)，在這個(gè)過程中整序化開發(fā)就會(huì)顯得十分有用。創(chuàng)新檔案管理模式對(duì)醫(yī)生自身的發(fā)展以及進(jìn)步作用甚大。對(duì)于醫(yī)院的整體發(fā)展來講，想要獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益以及知名度，醫(yī)生的合理利用是必不可少的。從醫(yī)生個(gè)人發(fā)展來說，醫(yī)生想要取得較好業(yè)績(jī)，有更好的知名度，醫(yī)院的人事化管理十分重要。因此，如果醫(yī)院和醫(yī)生雙方都想獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益以及知名度，醫(yī)院的人力資源開發(fā)利用以及醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新都是十分重要的。在進(jìn)行過程中，要把雙方的效益考慮全面，遵循全面效益原則，來對(duì)人力資源進(jìn)行開發(fā)利用。

5.更新人事檔案管理的現(xiàn)代化觀念在社會(huì)不斷進(jìn)步發(fā)展過程中，醫(yī)院工作者的信息資料也發(fā)生著翻天覆地的變化，相關(guān)管理內(nèi)容也在進(jìn)行不斷增加。對(duì)于內(nèi)容的不斷增加，過去的紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，建立一個(gè)方便快捷的信息查閱網(wǎng)絡(luò)對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展大有幫助。通過信息網(wǎng)絡(luò)的建立，幫助醫(yī)院的工作人員錄入相關(guān)的信息，在進(jìn)行相關(guān)手術(shù)資料的準(zhǔn)備時(shí)，及時(shí)將一些病人信息以及主治醫(yī)生的信息錄入，為其提供一個(gè)較好的信息查閱平臺(tái)。這樣一來，可以方便醫(yī)院進(jìn)行信息查閱，對(duì)于資料的完整程度也可以進(jìn)行隨時(shí)的補(bǔ)充，在很大程度上縮減了工作的時(shí)間，提高了工作的效率。隨著我國(guó)發(fā)展，醫(yī)院的管理制度以及檔案的規(guī)劃采集模式也都發(fā)生了變化。過去的信息采集以及檔案管理不能夠適用于現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)模式以及醫(yī)院的運(yùn)行模式。對(duì)于醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新要進(jìn)行不斷推進(jìn)，要主動(dòng)推進(jìn)醫(yī)務(wù)工作者的檔案信息，相關(guān)的醫(yī)務(wù)工作者要將自己的有關(guān)重要資料進(jìn)行上交。相關(guān)的整理部門要對(duì)信息進(jìn)行主動(dòng)的收集、整理，并把資料進(jìn)行一定分類。此外，根據(jù)醫(yī)院的相關(guān)制度，對(duì)于人才利用以及人才的開發(fā)要做好相關(guān)的信息整合，方便相關(guān)部門進(jìn)行隨時(shí)查閱。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的重視程度，及時(shí)提升自身的工作水平，為醫(yī)院進(jìn)行人力資源管理以及檔案信息的提供營(yíng)造一個(gè)保障環(huán)境，安定基礎(chǔ)工作者的心理，為信息提供者營(yíng)造良好的工作氛圍。

三、結(jié)束語

綜上所述，在進(jìn)行醫(yī)院的相關(guān)管理過程中，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院和醫(yī)生的健康發(fā)展來說都十分重要，人員的大量流動(dòng)也為檔案管理工作增加了困難，因此在應(yīng)用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上需要進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)，提高對(duì)信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作的安全性和完整性，對(duì)信息進(jìn)行整合過程中選擇一些效率較高的模式進(jìn)行創(chuàng)新。

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作者：趙敏 單位：濟(jì)南市第一人民醫(yī)院