檔案信息化建設(shè)管理與改進(jìn)方法分析

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摘要:檔案管理工作一直面臨著工作量大、工作難度大的問題，給檔案管理工作的效率帶來了嚴(yán)重的制約，影響了檔案管理效率的提高。檔案管理工作是整合資料信息的重要途徑，只有高質(zhì)量的檔案管理工作，才能夠?yàn)楦鱾€(gè)行業(yè)提供進(jìn)步發(fā)展的依據(jù)。本文分析了當(dāng)前在檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)方法，以期加快檔案信息化建設(shè)速度。

關(guān)鍵詞:檔案;信息化建設(shè);管理;改進(jìn)方法

信息技術(shù)是21世紀(jì)以來發(fā)展最為迅速、影響也最為廣泛的一種科學(xué)技術(shù)，給各行各業(yè)都帶來了深刻的影響?？萍几锩呱硕喾N技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，都是信息時(shí)代的產(chǎn)物，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。信息技術(shù)不僅可以存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，為人們自動(dòng)展現(xiàn)信息資料所展現(xiàn)的規(guī)律。信息技術(shù)和檔案管理工作有著較高的適配性，可以輔助管理人員整合、歸納、采集數(shù)據(jù)。在信息時(shí)代下檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)使用的重要性，在工作中積極使用信息技術(shù)，使檔案管理工作可以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

一、檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案管理制度相對(duì)不完善基于我國(guó)社會(huì)發(fā)展情況，很多單位在管理相關(guān)檔案過程中或多或少會(huì)出現(xiàn)檔案管理不善問題。站在客觀辯證角度去思考，圍繞檔案管理所建立的相關(guān)管理制度，應(yīng)具備明細(xì)合理分配、管理與貼合單位發(fā)展趨勢(shì)的特點(diǎn)，對(duì)應(yīng)管理人員還要實(shí)時(shí)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)變化，以此對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理，讓管理規(guī)則和條例優(yōu)化的同時(shí)做出合理變更［1］。還可對(duì)檔案加以適當(dāng)編研，使其具有更高利用價(jià)值，需要注意在建立管理規(guī)章制度的同時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人員也要站在公正角度對(duì)其建立完善的考評(píng)指數(shù)。借助健全的考核制度規(guī)范人員行為，讓此崗位工作者可強(qiáng)化自身工作意識(shí)和素養(yǎng)認(rèn)知，提升責(zé)任意識(shí)與個(gè)人工作能力?；谀壳扒闆r而言，諸多單位選擇管理檔案的工作模式、內(nèi)容、質(zhì)量管理和范疇等方面皆會(huì)存在問題，例如經(jīng)常發(fā)生檔案在歸檔時(shí)與材料相對(duì)存在互相無法完整核對(duì)的情況，甚至有些工作人員會(huì)互相推諉一些工作的責(zé)任與疏漏問題，導(dǎo)致檔案信息除出現(xiàn)問題時(shí)不能得到及時(shí)解決，其中信息缺乏可利用性，細(xì)節(jié)管理權(quán)限模糊不清等。這些不良行為都直接影響了檔案管理在發(fā)展信息化模式過程中，其可利用范圍與權(quán)責(zé)受限，讓實(shí)地管理制度工作平衡狀態(tài)被打破，甚至失去執(zhí)行意義。

(二)檔案資源可利用度低現(xiàn)如今有些單位仍未意識(shí)到檔案的利用效果，主要體現(xiàn)于檔案信息資源利用程度不足，對(duì)于信息的儲(chǔ)存和檢索系統(tǒng)并不健全，導(dǎo)致檔案信息化保存持久性重度欠缺，這也直接影響著閱讀者對(duì)于檔案信息收集的便捷性。另一方面，由于信息化方案數(shù)據(jù)剛剛完成并投放使用，很多單位對(duì)其的使定用穩(wěn)性與效率性抱有懷疑，甚至不愿接受，導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)的利用度不高，故而有些單位的檔案信息檢索使用概率相對(duì)偏低，在以后的工作中也不會(huì)著重完善檔案管理制度。

(三)檔案管理工作效率低下檔案管理工作效率低的問題是由于多種問題所導(dǎo)致的，給檔案管理工作的創(chuàng)新帶來了嚴(yán)重的制約。首先，工作人員缺乏信息技術(shù)意識(shí)，在工作過程中缺少信息意識(shí)，不能有效運(yùn)用信息技術(shù)來對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。檔案管理一直以來都不被各個(gè)單位所重視，認(rèn)為檔案管理工作只是整理資料，屬于“閑職”，這些誤區(qū)常常造成在具體工作上也不能認(rèn)真貫徹和落實(shí)，出現(xiàn)了檔案工作被邊緣化、被遺忘的情況。而廣大干部職工也普遍存在對(duì)于檔案較為忽視，對(duì)檔案所收集材料不明確，填寫材料時(shí)馬馬虎虎，敷衍潦草等現(xiàn)象。其次，檔案管理工作量大。傳統(tǒng)人工的檔案管理方式，需要工作人員自己檢查檔案、整理檔案、分析檔案，面對(duì)大量的工作任務(wù)，難免會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率［2］。

二、提高檔案管理工作效率的改進(jìn)方法

(一)利用信息技術(shù)存儲(chǔ)和搜集檔案信息在以往進(jìn)行檔案管理時(shí)，都是將以紙質(zhì)資料的形式存放檔案，將檔案信息放到檔案袋中保管。這種管理方式容易導(dǎo)致檔案資料受到外界環(huán)境的影響，進(jìn)而出現(xiàn)損壞或者信息丟失的現(xiàn)象，如風(fēng)干或者受潮等，并且紙質(zhì)檔案隨身攜帶較為麻煩，不利于檔案資料的使用。這種檔案存儲(chǔ)模式可以解決紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)局限，提高檔案資料的存儲(chǔ)數(shù)量，減少了紙質(zhì)檔案整理起來的困難程度。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)上后，檔案管理人員或者其他工作人員在使用檔案信息的時(shí)候，可以直接從網(wǎng)絡(luò)上下載即可，或者將數(shù)據(jù)拷貝到U盤中，提升了檔案信息的使用效率。在收集檔案信息時(shí)需要較為繁雜的環(huán)節(jié)，并且要求也較高，如部分單位需要本人攜帶檔案資料上交檔案，然而由于現(xiàn)代社會(huì)的快節(jié)奏生活，時(shí)間上的問題很難溝通。有關(guān)單位可以建立線上檔案管理系統(tǒng)，只需要人們?cè)诰W(wǎng)站上按照檔案表格進(jìn)行填寫，就可以實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)運(yùn)和流通的目的。并且，在搜集檔案的過程中很容易出現(xiàn)檔案信息缺失的問題，需要再一次添加檔案資料，通過網(wǎng)站則可以快速解決這一問題，給檔案管理工作效率的提高帶來了積極影響［3］。

(二)轉(zhuǎn)化檔案中的非結(jié)構(gòu)信息非結(jié)構(gòu)信息也屬于檔案中的重要資源，能夠體現(xiàn)更多的信息內(nèi)容，進(jìn)而提升檔案的價(jià)值。非結(jié)構(gòu)信息具體所指的是格式并不固定的文件和資源，非結(jié)構(gòu)信息的表現(xiàn)形式較多，如word文檔、網(wǎng)頁資料、圖片資料、多媒體資料等。特別是信息技術(shù)發(fā)展如此迅速的今天，非結(jié)構(gòu)信息量呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)的狀況，如果只依靠傳統(tǒng)的模式管理檔案則會(huì)影響檔案工作效率。信息技術(shù)可以對(duì)檔案資料中的圖片、文檔信息進(jìn)行掃描，之后將其變?yōu)閿?shù)據(jù)，在一定程度上提高了非結(jié)構(gòu)化信息的使用效率。非結(jié)構(gòu)信息的利用可以讓檔案管理工作變得更加有挑戰(zhàn)性，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)有著重要的意義。由于非結(jié)構(gòu)信息轉(zhuǎn)化過程中需要應(yīng)用到新型的信息技術(shù)，相關(guān)部門需要培養(yǎng)管理人員的信息技術(shù)意識(shí)，通過提高工作人員使用信息技術(shù)的水平和意識(shí)，來為檔案管理信息化建設(shè)提供動(dòng)力。

(三)建立檔案信息檢索目錄檔案信息的類型很多，分類檔案具有較大的難度，信息技術(shù)可以對(duì)檔案進(jìn)行智能化的分類，讓檔案管理工作變得更加有序，也可以更加方便檔案的查找和管理。檔案資料的量極大，需要查找檔案或者使用檔案的時(shí)候，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行查找，在一定程度上增加了檔案管理的難度。在利用信息技術(shù)后，可以建立檢索目錄，按照檔案信息的類型進(jìn)行分類，如人事資料、單位資料，之后再在下方建立子目錄。通過子目錄的建立可以讓檔案的類型分類更加明確，提高了檔案管理的效率。當(dāng)建設(shè)檢索目錄后，如果需要使用或者查找檔案，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以調(diào)出檔案信息，在一定程度也可以促進(jìn)檔案使用效率的提高。在建立檢索目錄時(shí)需要結(jié)合具體的檔案管理工作來制定，保證可以符合檔案管理工作的需求。

(四)對(duì)檔案管理實(shí)施安全保護(hù)在信息時(shí)代背景之下，網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)很多病毒或者盜竊技術(shù)，很有可能也會(huì)威脅到檔案資料的安全性。為了提高身份信息以及資料的安全性，應(yīng)當(dāng)建立完備的安全防護(hù)系統(tǒng)，保障檔案資料的安全性。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極使用數(shù)據(jù)安全保護(hù)技術(shù)，為存儲(chǔ)檔案信息的管理系統(tǒng)提供有效的安全防御，如病毒檢測(cè)技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等。病毒檢測(cè)技術(shù)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)入侵到檔案信息管理系統(tǒng)中的病毒，在檢測(cè)到病毒之后則可以采取措施消除病毒。防火墻是目前使用范圍最廣的數(shù)據(jù)安全保護(hù)技術(shù)，可以抵擋病毒的入侵，為電腦過濾掉了較多的木馬或者病毒。檔案信息如果在重重限制下仍然被破壞和損毀，則可以使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)對(duì)被破壞的信息進(jìn)行修復(fù)。檔案管理部門需要將檔案資料進(jìn)行備份處理，將存儲(chǔ)資料的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，通過限制訪問用戶來提升檔案資料的安全監(jiān)管效果。檔案管理工作人員可以提高用戶審核的嚴(yán)謹(jǐn)性，當(dāng)用戶要檢索檔案資料或者下載資料時(shí)，需要經(jīng)過指紋識(shí)別、面部識(shí)別之后才可以獲取到權(quán)限，如果檔案資料極其重要可以使用瞳孔識(shí)別的技術(shù)。在信息時(shí)代，信息的安全性是極其重要的，檔案管理工作人員必須要重視安全監(jiān)管的必要性，改善檔案管理工作的模式，提高檔案管理的安全監(jiān)管效果。

(五)利用人工智能技術(shù)轉(zhuǎn)化隱性信息在以往的工作觀念中，檔案管理工作人員只需要負(fù)責(zé)收集檔案資料，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和分類即可，因此很多檔案管理人員往往缺乏工作的積極性。檔案管理工作還需要對(duì)檔案中的隱性信息進(jìn)行分析，評(píng)判檔案的信息價(jià)值，從檔案數(shù)據(jù)中獲得個(gè)人或者單位的發(fā)展規(guī)律。在隱性信息轉(zhuǎn)化過程中由于人的主觀傾向，容易影響隱性信息轉(zhuǎn)化的效果，使得最終的評(píng)判結(jié)果會(huì)帶有人的主觀因素，并且隱性信息工作轉(zhuǎn)化難度大，工作量過多，給隱性信息的轉(zhuǎn)化帶來了不利的影響。管理人員可以使用人工智能技術(shù)來解決這一問題，能夠解決隱性信息在轉(zhuǎn)化過程中出現(xiàn)的困難。人工智能是模擬人腦進(jìn)行思考的一種新型科技產(chǎn)物，如生活中常見的智能家電、微型手術(shù)機(jī)器人都屬于人工智能的范疇，可以模擬大腦進(jìn)行推理、思考。利用人工智能分析檔案資料會(huì)更加快速準(zhǔn)確，只需要在人工智能中植入專家系統(tǒng)，就可以讓其按照評(píng)定專家的思維對(duì)檔案信息中的隱性資源進(jìn)行提取、分析和處理。以個(gè)人檔案信息為例，在人事檔案中包括個(gè)人的獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等，人工智能可以對(duì)個(gè)人的這些具有隱性信息的內(nèi)容進(jìn)行快速分析，短時(shí)間內(nèi)即可評(píng)判出信息所含價(jià)值的大小。

三、結(jié)語

檔案是人類開展各種實(shí)踐活動(dòng)的重要記錄方式，是人類發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的重要信息財(cái)富，可以保留人類的發(fā)展進(jìn)程，為社會(huì)發(fā)展提供重要的動(dòng)力。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方法出現(xiàn)了較大的問題，降低了檔案管理工作的效率，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的重要工作之一。檔案信息化建設(shè)可以提高檔案的管理效果，防止檔案信息出現(xiàn)丟失的問題，促進(jìn)檔案管理和社會(huì)發(fā)展的共同進(jìn)步。國(guó)家和政府需要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，提高檔案信息化的發(fā)展速度和規(guī)范性程度，加快現(xiàn)代信息社會(huì)的構(gòu)建和發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

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［2］彭德榮，陳晨，石建偉，王朝昕．基于居民健康檔案的新型社區(qū)衛(wèi)生信息化整合平臺(tái)構(gòu)建與應(yīng)用［J］．中華全科醫(yī)學(xué)，2020，18(04):523-526+541．

［3］胡燕平，焉丹，楊學(xué)來，陳強(qiáng)，池寧，張笑語，李天慶．以搭建供應(yīng)商平臺(tái)來提高我院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的探究［J］．中國(guó)醫(yī)療設(shè)備，2020，35(05):137-140+148．

作者：郭心華 單位：江蘇航運(yùn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院