檔案管理信息化建設問題及解決方法分析

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摘要:為加強“互聯網+”視域下高校檔案管理信息化建設，闡述了“互聯網+”視域下檔案管理的重要性，分析了“互聯網+”視域下檔案管理中出現的問題，如管理人員對電子檔案不重視，檔案數量繁多造成管理混亂。提出了“互聯網+”視域下高校信息檔案的管理策略:應加強高校對檔案管理的重視，提高管理人員的管理素質，建立完善的檔案管理機構，使用操作性強的檔案管理系統。

關鍵詞:“互聯網+”;高校檔案管理;信息化建設;問題;解決方案

“互聯網+”在學校教學中已成為熱點話題，無論是教師還是學生的生活與娛樂活動都離不開“互聯網+”，在信息技術水平不斷發展的今天，高校在對學生檔案進行管理時，也要提高信息技術管理水平。隨著現代社會的不斷發展，信息技術對我們的生產生活都有著較大的影響，高校在進行檔案管理時將面臨著更加嚴峻的挑戰［1］。

1“互聯網+”視域下檔案管理的重要性

運用信息技術對檔案進行科學的管理，不但可以對學生的學習情況進行考察，還能夠對學生的綜合素養給予一定的衡量。由于高校管理的學生檔案中包含著學生從升學以來的各種學習信息記錄，這對學生的評優評先、考研、工作都有著重要的影響，因此“互聯網+”視域下高校的檔案管理技術對學生以后的發展有著至關重要的作用，為學生的綜合發展提供了方向，完整的檔案管理能夠實現對學生的綜合分析評價［2］。由于檔案管理工作內容比較復雜，工作量較大，為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據性、規范性及權威性，對學生檔案進行編制歸檔，充分發揮檔案管理最大作用，促進學校信息技術管理檔案水平的提高［3］。為了確保高校學生檔案的完整性，必須加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。學校相關管理人員要充分認識到電子檔案的重要性，對學生的檔案進行電子備份，方便學生以后的查閱，并充分運用信息技術水平對電子檔案進行嚴格的管理，以防檔案的丟失。

2“互聯網+”視域下檔案管理中出現的問題

2.1管理人員對電子檔案不重視

檔案對于學生來說是學生重要的學習履歷，檔案 中記錄著學生從上學開始的一切學習信息，包括學生在比賽中獲得的獎項以及學生就讀學校等相關信息都會在檔案中完整地記錄出來，這對學生的考研、工作等都有著重要的作用。但就目前學校對學生檔案的管理情況來說，學校不重視對學生檔案的管理，很多學生檔案只是學生的學籍信息，其中并不能包括學生在高校參與活動的信息、得獎情況等。通常高校會有許多的比賽以及社團活動，學生參與其中會有許多的作品，如果這些作品信息和參賽信息能夠添加到學生的檔案中，將會使學生的履歷更加豐富，對學生的考學以及工作都會有著重要的作用，但是高校通常沒有重視這些信息，導致學生的檔案信息平平無常［4］。

2.2檔案數量繁多造成管理混亂

由于高校的學生數量較多，管理檔案比較麻煩，結合當前的高校檔案管理情況，基本采用的管理方式為紙質檔案。學生在進入大學時通常會帶著檔案袋進入高校，將檔案交給學校之后，管理人員會將檔案放在特定的檔案管理辦公室，但是使用的頻率不高，由于數量眾多，會造成混亂的現象，這種檔案管理模式也容易出現弊端，學生在查找檔案時會出現問題。雖然有些學校已經充分響應了國家的號召使用信息化技術管理學生檔案，但適用范圍也只局限于學校檔案室的一臺電腦，并且電腦的運算效率不高，沒有充分發揮“互聯網+”的作用，對檔案的查閱使用產生了影響［5］。

3“互聯網+”視域下高校信息檔案的管理策略

3.1加強高校對檔案管理的重視

一定要加強高校對學生檔案管理的重視程度，要明確檔案對學生生活與發展的重要作用。高校在對學生檔案進行管理時要嚴格保密，檔案涉及學生的個人信息，在運用信息技術對檔案進行管理時應該采用加密措施，并對檔案進行備份，以防檔案丟失。檔案對學生以后的考研、工作都有著重要的作用，管理時要充分合理地加入學生在校參與活動的信息，所獲得獎項、比賽的作品、社團活動時參與的管理等，給學生的檔案增加豐富的履歷信息，使學生的升學與工作更具競爭力［6］。

3.2提高管理人員的管理素質

在加強高校信息管理時，要提高管理人員的專業素養。很多管理人員在使用電腦等相關電子信息設備時不夠靈活，高校要加強對檔案館人員的素質培養，首先，可以聘用年輕的管理人員，操作電腦設備也比較順手，在學習“互聯網+”檔案管理技術時也比較容易。學生檔案關系著學生的發展，所以檔案管理人員必須要保持認真、細致的工作態度，檔案管理人員則要不斷提高自身的學習能力，完善學生的檔案信息。

3.3建立完善的檔案管理機構

隨著科學技術水平的不斷提升，檔案數字化管理應運而生，通過管理平臺可以實現“1分鐘提閱檔”，這不僅大大減少了查找檔案的時間，提高了工作效率，也使管理工作更加規范，達到了更便捷、高效的效果。高校要順應社會的發展需求，建立完善的檔案管理機構，在保障學生檔案管理安全的同時，還能夠促進檔案的高效利用，打破傳統的檔案管理模式，減少因檔案的遺漏與缺失而造成的麻煩。

3.4使用操作性強的檔案管理系統

應該結合高校的發展情況，要求學校統一使用電子管理檔案系統，這樣就可以統一高校的檔案管理模式，減少高校檔案管理出現的問題，同時使其發展更具前景。這種操作性較強的檔案管理系統應由教育部下發，高校統一使用，在使用的過程中提高安全性，操作起來比較快速、便捷，方便學校的管理人員進行操作。

4結語

信息技術水平不斷提升，高校在對學生檔案進行管理時，要能夠順應社會的發展趨勢，充分利用電子信息技術，建立學生的電子檔案，打破傳統的紙質檔案管理模式，高校的檔案管理過程會出現各種各樣的問題，隨著減少因檔案的不完整而對學生的發展造成的影響。應及時解決高校、檔案管理出現的問題，在進行檔案管理時加強重視，不斷提高自身的管理能力，同時建立完善的檔案管理系統，使用操作性較強的檔案管理系統，讓學生的檔案信息更加豐富、完整，促進學校檔案管理系統的升級。

參考文獻:

［1］潘海燕.高校檔案管理信息化建設問題探究［J］．信息與電腦，2017，(15):94.

［2］高霞.高校人事檔案管理信息化建設的問題探究［J］．文學教育，2016，(20):139.

［3］杜小娟.“互聯網+”時代高校檔案管理信息化建設探析［J］．城建檔案，2016，(11):63－64.

［4］劉可.“互聯網+”背景下高校檔案管理存在的問題及對策探討［J］．科技創新導報，2017，(12):73－74.

［5］燕珊.“互聯網+”背景下高校檔案管理現狀及對策探究［J］．城建檔案，2019，235(04):63－64.

［6］周麗.淺談我省高校檔案信息化建設存在的問題及對策［J］．卷宗，2016，6(08):100－101.

［7］吳亞平.高校檔案管理信息化建設的思考和探討［J］．文化創新比較研究，2018，2(24):126－127.

作者：閆麗俠 單位：長春師范大學