基于門戶網(wǎng)絡(luò)的高校檔案信息管理分析

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門戶網(wǎng)站(簡(jiǎn)稱門戶)是指通向某類綜合性互聯(lián)網(wǎng)信息資源并提供有關(guān)信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)，主要分為索引式門戶、綜合性門戶、地方生活門戶以及校園綜合性門戶四類。門戶技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)的結(jié)合，通過(guò)對(duì)普通門戶和專業(yè)門戶的權(quán)限分級(jí)設(shè)置及信息反饋，能良好地對(duì)個(gè)人信息、公共信息及機(jī)密信息進(jìn)行管理，極大地提高工作效能。

一、建立檔案管理系統(tǒng)門戶的必要性

傳統(tǒng)手工歸檔工作以及現(xiàn)行的計(jì)算機(jī)輔助手工檔案管理工作不足以滿足當(dāng)前快速發(fā)展的高校，出現(xiàn)了很多亟待解決的問(wèn)題。

1.檔案收集、歸檔的延時(shí)性。傳統(tǒng)的歸檔工作中，專職檔案員與各個(gè)歸檔單位常需面對(duì)面地溝通，降低了檔案標(biāo)準(zhǔn)及建檔立卷的溝通時(shí)效性、統(tǒng)一性。歸檔單位對(duì)歸檔進(jìn)度把握的不準(zhǔn)確性，導(dǎo)致專職人員對(duì)歸檔進(jìn)度的把握，缺乏實(shí)時(shí)監(jiān)督性，歸檔細(xì)節(jié)問(wèn)題頻發(fā)，歸檔進(jìn)度松散，歸檔堆積問(wèn)題嚴(yán)重，復(fù)審耗時(shí)、耗力。

2.特殊檔案材料保管的繁瑣性。聲像、實(shí)物類檔案由于自身特性，需要獨(dú)立的保存空間。例如，存儲(chǔ)聲像檔案的光盤、磁盤等要放到防潮、防磁的空間。實(shí)物檔案要根據(jù)其特定形狀單獨(dú)包裝，增加了檔案利用時(shí)查找、驗(yàn)對(duì)、拆除保護(hù)、拿取的繁瑣性，同時(shí)極大增加了特殊檔案材料的破損率。

3.檔案利用的低效性。檔案最終目的是利用，傳統(tǒng)檔案利用要經(jīng)過(guò)利用者提出需求，檔案館工作人員核對(duì)案卷目錄，入庫(kù)查找相應(yīng)的檔案卷宗。如果發(fā)生偏差，就要反復(fù)進(jìn)行查找。有的高校還涉及跨校區(qū)查檔，再通過(guò)傳真或是掃描電子傳輸?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞，工作量大，效率低下。

二、檔案管理系統(tǒng)門戶的功能與結(jié)構(gòu)

1.檔案收集歸檔。基于門戶的高校檔案管理系統(tǒng)弱化歸檔單位的兼職檔案員概念，通過(guò)劃分系統(tǒng)管理員、管理員、錄入員、游客等相關(guān)權(quán)限，在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行賬號(hào)權(quán)限設(shè)置。通過(guò)門戶檔案管理系統(tǒng)的查檔及歸檔系統(tǒng)，完成學(xué)籍信息網(wǎng)絡(luò)立卷、歸檔、查找、利用；財(cái)務(wù)與檔案系統(tǒng)歸檔互聯(lián)；機(jī)密檔案電子文件保存等工作。做到網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，管理便捷，錄入系統(tǒng)制度準(zhǔn)則統(tǒng)一化、網(wǎng)絡(luò)立卷獨(dú)立性及實(shí)物檔案歸檔同一性。弱化各歸檔單位兼職檔案員的工作時(shí)間、地點(diǎn)，做到隨時(shí)可立卷，實(shí)時(shí)可歸檔，歸檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

2.檔案保管。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作需要專職檔案員通過(guò)檔案管理系統(tǒng)行使專職檔案員的操作監(jiān)管權(quán)。專職檔案員可在系統(tǒng)上同時(shí)管理多個(gè)歸檔單位，并且進(jìn)行監(jiān)督檢查；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建檔信息審核及不合格信息反饋、問(wèn)題答疑平臺(tái)在線答疑等途徑，及時(shí)有效地做好建檔立卷的監(jiān)管審核工作。實(shí)物檔案歸檔保管工作需要各單位與專職檔案員協(xié)調(diào)配合完成。學(xué)籍檔案歸檔，由個(gè)人網(wǎng)絡(luò)建檔，打印相關(guān)附件，由各培養(yǎng)單位統(tǒng)一送至檔案館；財(cái)務(wù)系統(tǒng)，與檔案系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，在財(cái)務(wù)報(bào)賬的同時(shí)即完成財(cái)務(wù)建檔立卷工作，再由財(cái)務(wù)統(tǒng)一收集送至檔案館；機(jī)關(guān)單位及個(gè)人，實(shí)行特殊檔案建檔工作，網(wǎng)絡(luò)自行建檔及信息錄入，再由個(gè)人報(bào)送至檔案館，由專職檔案員進(jìn)行各類檔案的入庫(kù)、保管工作。

3.檔案利用。一是公對(duì)公檔案業(yè)務(wù)。這是指來(lái)檔案館查借閱檔案的是具有行政職能的單位，查閱檔案前要提供單位開(kāi)具的介紹信等證明材料。這類業(yè)務(wù)要查看的檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)要廣，查看的內(nèi)容有一定的隱秘性，多數(shù)與本單位的行政活動(dòng)有關(guān)或進(jìn)行一些信息認(rèn)證。二是個(gè)人對(duì)公檔案業(yè)務(wù)。這是指以個(gè)人身份查閱行政文件，一般是查閱與個(gè)人有關(guān)的行政批文，包括任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、派遣等。三是個(gè)人對(duì)個(gè)人檔案業(yè)務(wù)。這是指查閱的是自己在高校學(xué)習(xí)過(guò)程中產(chǎn)生與自己有關(guān)的學(xué)籍檔案。查詢這類檔案時(shí)，只需要提供查閱者的個(gè)人信息即可，涉及到其他人信息的部分要遮擋覆蓋。

三、基于門戶檔案管理系統(tǒng)的擴(kuò)展及優(yōu)勢(shì)

檔案管理工作在門戶管理中的應(yīng)用，在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象由紙張、塑膠等載體材料變?yōu)闄n案信息，不僅可輔助檔案管理、利用，更可開(kāi)發(fā)對(duì)接擴(kuò)展應(yīng)用。與學(xué)校的信息辦公和其他檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接擴(kuò)展應(yīng)用，是高校建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)門戶發(fā)展的必由之路，也是今后發(fā)展的目標(biāo)。建立高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)門戶，需要構(gòu)建和完善數(shù)字信息檔案管理的局域網(wǎng)，有效提高高校檔案管理門戶的普及率及應(yīng)用水平。結(jié)合校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)局域網(wǎng)及校外廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮門戶網(wǎng)站的多渠道、多領(lǐng)域、多端口優(yōu)勢(shì)，提高高校檔案管理系統(tǒng)的涵蓋面和普及率?；陂T戶檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在建檔立卷更加科學(xué)規(guī)范和人性化、查詢檢索功能強(qiáng)大和方便快捷。降低實(shí)物檔案使用頻率，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間及現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。

作者：魯達(dá)志 辛玉明 單位：吉林大學(xué)檔案館