高校人事檔案信息管理化建設

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一、高校人事檔案信息化管理的內涵

《檔案學詞典》中對人事檔案的解釋為“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位整理集中保存。”高校人事檔案管理是在高校人事管理活動中形成的，是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供服務利用的過程，是個人經歷、學歷、社會關系、政治思想、品德作風、業務能力、工作狀況以及獎勵懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的和個人自然情況的真實反映，也是高校人事、組織等部門培養、選拔和使用人才的重要依據。信息化指的是應用數字化、網絡化信息技術開發和充分利用信息資源，不斷提升現代化水平的過程。高校人事檔案信息化管理的主要特征是依托電子技術和網絡技術引入電子文件管理。所謂電子文件就是只在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上進行傳送的文件。高校人事檔案管理信息化就是檔案管理者全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。人事檔案信息化管理過程中，可以直接通過計算機對檔案信息進行分類、提取、分析和加工，以便于檔案查閱，將檔案管理者從紛繁復雜的檔案管理過程中解放出來。加快人事檔案信息化建設不僅能改變傳統的檔案管理模式，提高工作效率，還能為領導者作決策以及教職工本人提供方便、快捷、高效的服務。隨著高校人事改革制度的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的重要性，要在國家政策的指導下積極穩妥地推動人事檔案信息化建設的進程，不斷加大財力和人力投入，加強基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把加強人事檔案信息化作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進行建設。

二、高校人事檔案信息化建設存在的問題

1.對人事檔案信息化建設工作重視程度不夠。從現階段各高校人事檔案管理的實際情況來看，對人事檔案信息化建設工作不夠重視，存在財力、人力及物力投入不足等各方面問題，這些問題制約了人事檔案信息化管理的速度。目前仍有相當多的高校人事檔案仍停留在傳統的檔案管理模式。國家在2010年全面啟動規范化人事檔案建設，然而紙質人事檔案管理仍在建設中，表現為信息化建設滯后。

2.內容空洞缺乏個性化信息。從實際的調查情況看，檔案管理按照傳統的方法，人事檔案內容往往側重于教職員工的社會經歷、政治面貌、思想表現等方面，鑒定評語簡單且多重復，而教職員工的知識結構、業務水平和成績等方面相對缺乏，不能真正反映其綜合素質，特別是對于專職教師來說，其研究成果往往歸功于文書檔案，在人事檔案中很少體現，人事檔案無法反映教師的教學以及科研水平。這種缺乏個性信息的人事檔案，不僅不利于檔案信息庫的信息采集和利用，也使人事檔案信息化建設大打折扣。

3.缺乏系統完整的業務規范指導體系。一些高校的人事檔案信息化數據庫自行開發，建成的檔案管理系統規模小、功能少、網絡化水平低，缺乏系統完整的業務規范指導體系，無法實現跨單位和部門的資源共享，不能滿足用戶的多樣化需求，從而大大降低了檔案信息的利用率。

4.檔案管理人員數量不足，素質有待提高。檔案管理人員是人事檔案信息化建設的關鍵因素，由于領導對人事檔案不夠重視，沒有配備專職的人事檔案管理人員，僅由人事部門抽調兼職人員兼管這項工作，這樣勢必會影響人事部門其他工作的順利開展。檔案人員隊伍不穩定、變化比較大，干部人事檔案人員政治、經濟待遇不高，既不利于干部檔案管理人員積極性的提高，又影響了干部檔案管理工作的水平，使高校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展在一定程度上受到限制。另外，專業崗位培訓不到位。由于人事檔案工作具有檔案專業與人事工作的交叉性，很少有專門的崗位業務培訓，檔案管理人員計算機和網絡技術不熟悉，嚴重阻礙了高校人事檔案建設的發展。

三、高校人事檔案信息化建設的個案分析

溫州科技職業學院是2006年新成立的一所專科層次的高校，是在原溫州農校、溫州農科所、溫州市蔬菜所三單位的基礎上組建而成，是一所以農為特色的高職院校。合并升級后的溫州科技職業學院雖然優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益，但學院的人事檔案由于合并升級期間的空白管理，使得2007-2013年進院教師的檔案需要逐步整檔，而2007年前進院的教職工檔案需要按照2009年中國浙江省委組織部頒布的新規定來重新整理。學院擁有全院教職工人事檔案數據庫系統，對教職工的職稱、學歷、崗位分布及年齡結構進行定期分析，尚未建立完備翔實的人事檔案數據庫系統。從現階段溫州科技職業學院人事檔案管理來看，該校對人事檔案信息化建設工作不夠重視，財力及人力投入不足，此外，溫州科技職業學院人事檔案仍停留在傳統的檔案管理模式，紙質人事檔案管理仍在建設中，信息化建設十分滯后。檔案管理工作是一項非常繁瑣的工作，素質的高低不僅體現在對檔案管理的業務水平上，對于檔案管理者來說，不僅要具備強烈的事業心和高度的責任感，而且也要加強新知識、新理念、新技能的學習，不斷拓寬視野，提高綜合素質，以適應人事檔案管理現代化的需要。加強溫州科技職業學院人事檔案管理人員的素質，不斷提高檔案管理的業務水平，真正提高檔案管理的工作效率。

四、加強高校人事檔案信息化管理的對策建議

1.充分認識人事檔案信息化的重要性。隨著高等學校人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的重要性，要在國家政策的指導下積極穩妥的推動人事檔案信息化建設的進程，不斷加大財力及人力投入，加強基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把人事檔案信息化建設作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進行建設。由于人事檔案能夠比較全面而準確的反映人才本身、使用等方面的情況，通過查閱人事檔案，能了解本單位人才各方面的數據，利用人事檔案里的綜合信息，加上科學的管理方法，有助于掌握并進一步分析一個人的職業軌跡，預測其發展潛力。對人事檔案信息進行統計分析，為高校實施人才戰略工程提供強有力的支持。高校領導者應站在高校人事檔案管理工作是實施人才強校戰略的高度審視檔案信息化管理工作的重要性，切實把人事檔案管理工作擺上重要議事日程，加強組織領導，不斷提高人事檔案管理工作的信息化及科學化水平，專題研究部署人事檔案管理工作，形成上下聯動抓管理的生動局面和長效機制。

2.提升檔案管理人員業務素質。在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。要樹立信息化的意識，不斷更新服務觀念，善于運用現代化管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。要不斷學習新知識、新技術、新理念，以便在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。建設一支素質過硬的檔案管理隊伍是實施人事檔案信息化管理的重要支撐。人事檔案管理部門從本質上決定它是為人服務的部門，要徹底擺脫為了檔案而從事檔案工作的思想，作為檔案工作者就要始終樹立以人為本的思想，將檔案管理工作同高校的人才培養、科學研究和社會服務緊密聯系起來，真正發揮其功能。

3.建立完善的規章制度和業務規范指導體系。人事檔案信息化建設是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務，所以無法照搬傳統手工管理階段的制度，必須結合各校信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況制定相應的工作流程和規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作向制度化、規范化發展。特別是人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設的開展。

4.提高檔案信息利用，實現信息資源共享。高校人事檔案信息化管理，使人事檔案管理與計算機和現代信息技術有機結合，將人事檔案管理的重心從紙質檔案實體管理逐步轉移到檔案信息資源建設、利用和管理上來，從被動管理轉變為主動管理。其基本目標就是利用電子計算機和信息網絡技術，對教職工檔案信息進行存貯、加工、檢索、傳輸，為干部人事工作提供及時高效的服務。這個目標要求人事部門充分利用信息化的機遇，迅速搭建信息化平臺，使高校的人才資源得到更科學的利用和開發，進一步提高檔案信息利用率，實現信息資源共享。

5.提高人事檔案信息化管理的現代化意識。網絡信息化是個較新的概念，管理人員需要改變傳統意識，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識，勇于進取。用全新的、開放的思維接受社會的發展和改變，將高校人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。

6.注重高校人事檔案的信息安全。通常來說，網絡信息技術為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網絡技術的特點，同樣具有一定的風險，比如信息安全等問題。信息安全隱患主要存在的問題有：新老版本的不兼容和不可識讀性、存儲材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對這些問題，一般需要從以下三個方面加強管理。

（1）在人事檔案的管理和調閱時，明確保密級別和用戶權限。

（2）保證數據安全，建立安全機制，進行專門的安全保密設計。

（3）電子檔案的保存客觀環境需謹慎，在檔案變動前后及時做好備份。

7.有步驟、分重點地推進高校人事檔案信息化建設。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實現檔案信息化需要有步驟、分重點地進行。首先，根據高校自身的特點和信息化實現程度，制訂與之相適應的具體分層分期實施方案。其次，確保網絡安全設施齊全后，搭建系統運行平臺，設置保密等級和用戶權限。再次，隨著人事的變動，逐漸積累檔案數據資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。人事檔案管理信息化是未來的發展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質量和效率，是一項復雜的系統工程，學校只有不斷創新、加強管理才能更好地發揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進的過程，有待在實踐中不斷發展和完善。要因校制宜，用信息建設思想總攬全局，實現人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設與高校信息化同步發展，為高校的教學科研服務。總之，高校人事檔案管理工作信息化是高校檔案工作信息化建設的重要組成部分。重視和推進高校人事檔案信息化建設，是為高校的改革和發展提供及時、準確、高效的信息依據，為積極推動高校各項事業的順利開展提供有效保證，充分發揮高校管理、科研、人力資源等各方面優勢。應用計算機等現代辦公手段對人事檔案實施信息化網絡化管理，提高了人事檔案管理工作的效率，充分發揮了人才信息資源的使用價值，是人事檔案工作發展的必然要求，科學有效地做好人事檔案信息化管理，對高校的改革和人事管理都將起到積極的促進作用。人事檔案管理信息化是未來的發展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質量和效率，是一項復雜的系統工程，高校只有不斷創新，加強管理才能更好地發揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進的過程，有待在實踐中不斷發展和完善。要因校制宜，用信息建設思想總攬全局，實現人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設與高校信息化同步發展，為高校的教學科研服務。

作者：王一凡