高校人事檔案信息管理論文
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當(dāng)前人才的競爭日趨激烈，在市場經(jīng)濟(jì)體制下，優(yōu)秀生源的競爭、優(yōu)秀師資、優(yōu)秀科研人員的競爭，由于國家在科研項目與教育投入上的分化而越來越激化。首先是，高學(xué)歷、高職稱的教學(xué)和科研工作者的流動性，相比過去幾十年而言，大了很多。另外，則是在校本科生畢業(yè)轉(zhuǎn)移檔案及關(guān)系，碩博研究生的檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，都由于擴(kuò)招而變得流動性更大。
2當(dāng)前高校人事檔案信息管理中存在的問題
2.1重視程度不足、管理效率低下
在很多高校的行政管理中，并不將人事檔案信息的管理認(rèn)為是行政重點。有兩方面的看法，一方面，人為人事檔案只是個人是非功過的記錄，在很多畢業(yè)生進(jìn)入不需要檔案的私企工作，學(xué)校內(nèi)部教職工實行聘任制的今天，人事檔案的現(xiàn)實意義已經(jīng)沒有多少。另一方面，人事檔案的管理工作繁瑣復(fù)雜，但是也就是一些翻找、查看、登記，難度并不高但是耗費功夫，從事這項工作的管理人員，本身不厭其煩，而高校領(lǐng)導(dǎo)也不怎么重視。高校人事檔案的提供、利用、移交，以實體的紙質(zhì)檔案為主，而且傳統(tǒng)上，大家也人為實體的紙質(zhì)檔案是原始憑證的依據(jù)，具有的權(quán)威性更強(qiáng)，這一點尤其在高校畢業(yè)生以派遣證的形式進(jìn)入傳統(tǒng)國有企事業(yè)單位和公務(wù)崗位時最能體現(xiàn)。但是，由于沒有電子版檔案，在保管期間進(jìn)行查看和翻閱也就顯得十分麻煩。
2.2管理責(zé)任落實不到位，漏洞百出
當(dāng)前，高校人事檔案中“人檔分離”的現(xiàn)象普遍存在。在90年代，有很多在職教職工和科研人員辦理停薪留職或者其他方式，離開高校崗位。到了后來，又有大規(guī)模的出國留學(xué)的浪潮，因此，很多高校人員在沒有辦理檔案轉(zhuǎn)移的手續(xù)，出現(xiàn)了很多“棄檔”。同時，檔案管理方面很多高校沒有形成完善的管理體制，甚至管理人員也頻繁變動，人才流動性高，各種學(xué)歷學(xué)位資料、專業(yè)職稱資料的留底，這些種類繁多的文檔的管理過程十分繁瑣。而各種材料的紙面標(biāo)準(zhǔn)和格式等也沒有統(tǒng)一，更是花樣百出。在沒有明確落實責(zé)任，而管理人員離換崗交接一旦沒有做好，新的管理員往往毫無頭緒，漏洞百出。
2.3缺少通用性與實用性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件
當(dāng)前，各高?；径际褂米孕虚_發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng)，由于單獨一個學(xué)校，投入的資金也不可能太高，往往只具備基礎(chǔ)的查詢、存儲等簡單功能。在多樣化檢索、統(tǒng)計、分析方面缺少實用性。同時，各校之間以及與社會相關(guān)單位之間，沒有一個較好的檔案信息對接方式，缺少一個通用的檔案信息數(shù)據(jù)庫，國家也缺少這方面的管理標(biāo)準(zhǔn)。
3加強(qiáng)高校人事檔案建設(shè)的若干對策
3.1完善檔案管理制度，落實管理責(zé)任
應(yīng)該建立一套責(zé)任明確的檔案管理制度，使得從事檔案管理的人員不能隨意推諉自己的管理責(zé)任。同時，檔案管理不應(yīng)該是類似于圖書館管理兼職的工作，而必須有專職專責(zé)，管理人員的具體工作必須有清晰的章程，檔案信息的采集、歸檔、更新等，都必須定期定時完成。檔案的借閱，也必須有一套固定的程序。同時強(qiáng)化權(quán)限，對于人事部門以外的單位，借閱檔案，必須要經(jīng)過合理的審批程序。在檔案的更新與修改方面，更是要具備非常高的權(quán)限，才能夠接觸實體檔案并進(jìn)行修改。
3.2聯(lián)合開發(fā)數(shù)據(jù)庫等信息工具
各高校之間，尤其是交流頻繁，生員與師資相互流動頻繁的學(xué)校，應(yīng)該聯(lián)合開發(fā)一套統(tǒng)一的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，必要時建立網(wǎng)站與服務(wù)器，可以將一些需要共享的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)上傳與傳遞。這一點，完全可以先從一個系統(tǒng)的院校之間首先開展，視其效果，適當(dāng)推廣。
3.3通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的素養(yǎng)
檔案的管理人員，應(yīng)該具備基本的檔案信息化管理的相關(guān)技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫軟件的操作，熟悉并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理程序，能夠?qū)嶓w檔案進(jìn)行有效的維護(hù)保存等。同時，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對待檔案管理的工作能夠認(rèn)真細(xì)致、耐心謹(jǐn)慎。這兩方面，都必須通過對檔案管理人員進(jìn)行專門的、定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，才能隨著制度一起深入其心。
4結(jié)語
高校的人事檔案信息，包括高校在校學(xué)生的檔案信息和高校畢業(yè)往屆生的學(xué)歷學(xué)位信息，以及在校教職工和科研人員的工作檔案信息。由于優(yōu)秀人才集中，高校的人事檔案是極為重要的，同時也有許多不法分子窺視這些檔案信息。為了滿足高校人事檔案管理的可靠性、安全性、可查性，從傳統(tǒng)的紙面檔案升級為電子信息化的檔案管理模式，是大勢所趨。因此必須建立起完善的檔案信息化管理體系，從管理層面明確責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)督，同時配合電腦軟硬件方面的權(quán)限管理手段，這樣才能夠較好地完成高校人事檔案信息的管理、查詢工作。
作者：羅芳 張玉華
