高校人事檔案信息管理論文
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當前人才的競爭日趨激烈，在市場經濟體制下，優秀生源的競爭、優秀師資、優秀科研人員的競爭，由于國家在科研項目與教育投入上的分化而越來越激化。首先是，高學歷、高職稱的教學和科研工作者的流動性，相比過去幾十年而言，大了很多。另外，則是在校本科生畢業轉移檔案及關系，碩博研究生的檔案轉入轉出，都由于擴招而變得流動性更大。
2當前高校人事檔案信息管理中存在的問題
2.1重視程度不足、管理效率低下
在很多高校的行政管理中，并不將人事檔案信息的管理認為是行政重點。有兩方面的看法，一方面，人為人事檔案只是個人是非功過的記錄，在很多畢業生進入不需要檔案的私企工作，學校內部教職工實行聘任制的今天，人事檔案的現實意義已經沒有多少。另一方面，人事檔案的管理工作繁瑣復雜，但是也就是一些翻找、查看、登記，難度并不高但是耗費功夫，從事這項工作的管理人員，本身不厭其煩，而高校領導也不怎么重視。高校人事檔案的提供、利用、移交，以實體的紙質檔案為主，而且傳統上，大家也人為實體的紙質檔案是原始憑證的依據，具有的權威性更強，這一點尤其在高校畢業生以派遣證的形式進入傳統國有企事業單位和公務崗位時最能體現。但是，由于沒有電子版檔案，在保管期間進行查看和翻閱也就顯得十分麻煩。
2.2管理責任落實不到位，漏洞百出
當前，高校人事檔案中“人檔分離”的現象普遍存在。在90年代，有很多在職教職工和科研人員辦理停薪留職或者其他方式，離開高校崗位。到了后來，又有大規模的出國留學的浪潮，因此，很多高校人員在沒有辦理檔案轉移的手續，出現了很多“棄檔”。同時，檔案管理方面很多高校沒有形成完善的管理體制，甚至管理人員也頻繁變動，人才流動性高，各種學歷學位資料、專業職稱資料的留底，這些種類繁多的文檔的管理過程十分繁瑣。而各種材料的紙面標準和格式等也沒有統一，更是花樣百出。在沒有明確落實責任，而管理人員離換崗交接一旦沒有做好，新的管理員往往毫無頭緒，漏洞百出。
2.3缺少通用性與實用性強的數據庫系統軟件
當前，各高校基本都使用自行開發的人事檔案管理系統，由于單獨一個學校，投入的資金也不可能太高，往往只具備基礎的查詢、存儲等簡單功能。在多樣化檢索、統計、分析方面缺少實用性。同時，各校之間以及與社會相關單位之間，沒有一個較好的檔案信息對接方式，缺少一個通用的檔案信息數據庫，國家也缺少這方面的管理標準。
3加強高校人事檔案建設的若干對策
3.1完善檔案管理制度，落實管理責任
應該建立一套責任明確的檔案管理制度，使得從事檔案管理的人員不能隨意推諉自己的管理責任。同時，檔案管理不應該是類似于圖書館管理兼職的工作，而必須有專職專責，管理人員的具體工作必須有清晰的章程，檔案信息的采集、歸檔、更新等，都必須定期定時完成。檔案的借閱，也必須有一套固定的程序。同時強化權限，對于人事部門以外的單位，借閱檔案，必須要經過合理的審批程序。在檔案的更新與修改方面，更是要具備非常高的權限，才能夠接觸實體檔案并進行修改。
3.2聯合開發數據庫等信息工具
各高校之間，尤其是交流頻繁，生員與師資相互流動頻繁的學校，應該聯合開發一套統一的人事檔案管理數據庫，必要時建立網站與服務器，可以將一些需要共享的檔案信息通過網絡上傳與傳遞。這一點，完全可以先從一個系統的院校之間首先開展，視其效果，適當推廣。
3.3通過培訓和學習，提高檔案管理人員的素養
檔案的管理人員，應該具備基本的檔案信息化管理的相關技能，比如熟悉電腦數據庫軟件的操作，熟悉并嚴格執行相關的管理程序，能夠對實體檔案進行有效的維護保存等。同時，他們還應該具有較高的職業操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。這兩方面，都必須通過對檔案管理人員進行專門的、定期的培訓和學習，才能隨著制度一起深入其心。
4結語
高校的人事檔案信息，包括高校在校學生的檔案信息和高校畢業往屆生的學歷學位信息，以及在校教職工和科研人員的工作檔案信息。由于優秀人才集中，高校的人事檔案是極為重要的，同時也有許多不法分子窺視這些檔案信息。為了滿足高校人事檔案管理的可靠性、安全性、可查性，從傳統的紙面檔案升級為電子信息化的檔案管理模式，是大勢所趨。因此必須建立起完善的檔案信息化管理體系，從管理層面明確責任，加強監督，同時配合電腦軟硬件方面的權限管理手段，這樣才能夠較好地完成高校人事檔案信息的管理、查詢工作。
作者：羅芳 張玉華
