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信息化時代下,醫院檔案管理改革目標被設立為檔案信息存儲實現數字化,檔案信息利用實現自動化,檔案信息價值挖掘效益化和檔案管理功能不斷完善。為了實現改革目標,醫院應該將大數據、云平臺、智能化等信息技術運用于醫院檔案管理工作之中,樹立起檔案管理“大信息”觀,構建檔案管理“全網絡”體系,組建檔案信息“再開發”團隊,將信息管理工作貫穿于檔案的“全生命”周期。信息化時代是信息技術日新月異的時代,是信息產生價值的時代,是信息數據的存儲、分析、利用手段創新運用的時代。信息化時代的來臨極大地改變了人們的生活、學習與工作方式。信息化時代中,醫院的檔案管理要做出信息化方向的重要轉變。眾所周知,醫院檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分之一。在信息化技術匱乏時,檔案管理工作耗費大量的時間與人力,并且檔案管理僅限于檔案資料的存放、查閱等相對簡單的操作。信息化時代下,大數據、云平臺、智能化技術的發展推動了醫院檔案管理水平的提升。將大數據、云平臺、智能化等先進、高效的信息技術應用于醫院檔案管理工作中,必須以信息化技術的運用與效能發揮為立足點,以服務于醫院,服務于患者,服務于國家醫療衛生事業為出發點,確定醫院檔案管理的改革目標,客觀、準確地分析醫院檔案管理的難點所在,綜合借鑒其他機關企事業單位在檔案管理方面取得的成功經驗,再結合醫院的實際情況,提出具有可行性的檔案管理改革策略。
一、信息化時代醫院檔案管理改革目標
1檔案信息存儲實現數字化
醫院檔案類型復雜,包含患者的醫療病歷檔案、醫院人事檔案、藥品檔案、設備采購與使用檔案等[1]。僅患者的醫療病歷檔案就包括檢測數據、圖像檔案等多種類型。信息化時代下,應該將上述提及到的數據信息、圖像信息,以及音頻、視頻類的信息等檔案內容全部都轉變為數字化的信息數據,將其保存在硬盤、光盤以及云盤等存儲設備之中,實現檔案信息存儲數字化。檔案信息存儲數字化管理將擴大信息存儲的容量,縮小信息存儲的空間,減少信息存儲工作所需人力,并使信息存儲更安全可靠,保存的時限也會更長。
2檔案信息利用實現自動化
醫院檔案信息利用較為頻繁,尤其是患者的病歷檔案,醫生經常會根據工作的需要,不定時地調閱檔案信息。除此之外,醫生為病人開藥、辦理住院手續、申請相關檢查時,如果沒有信息技術與平臺的協助,會花費更多的時間,效率較低。信息化時代下,上述提及的各項工作都需要存儲于檔案之中,都應該借助信息技術來實現自動化。檔案信息實現自動化,可以大大節省檔案信息的調閱時間,可以不受檔案備份數量的限制,也可以使檔案的調閱不受地點的限制,檔案信息也可以在各類設備之間自動傳送與使用,促進了無紙化管理目標的實現。
3檔案信息價值挖掘效益化
醫院檔案信息中患者醫療病歷檔案數量多,在醫院就醫、住院接受治療的患者患病及治病情況的信息都會被涵蓋其中,形成了大數據庫。信息化背景下,大數據技術被應用于檔案信息管理之中。那么,就應該充分發揮大數據技術的優勢,挖掘出檔案信息中的潛在價值,通過海量信息數據分析,提取出醫療衛生事業發展與改革的重要依據,從而使檔案信息的潛在價值產生更大的經濟效益與社會效益。因此,必須要將檔案信息價值挖掘效益化作為檔案管理的改革目標之一。
4檔案管理功能不斷完善
檔案管理功能主要包括采集、移交接收、歸檔、存儲、借閱、使用以及編研等。檔案管理工作借助于信息化手段來實現,需要依賴于檔案平臺的功能,也依賴于醫院整個檔案工作的規范化管理。醫院要想通過信息技術與平臺實現檔案管理的數字化、自動化,就必須將傳統檔案管理功能都涵蓋于信息檔案管理平臺之中,并且隨著社會與醫院自身對檔案管理工作要求的不斷提升,檔案管理功能也應該與時俱進,不斷完善。完善的檔案管理功能應該貫穿于檔案的全部生命周期,既要保證醫院內部對檔案的使用,也要借助互聯網為患者提供必要的查閱與使用服務。在信息技術高速發展的今天,醫院檔案管理始終處于持續完善階段,始終致力于更全面、高效、實用功能的實現。
二、信息化時代醫院檔案管理改革路徑探析
1樹立檔案管理“大信息”觀念
信息化時代下,醫院檔案管理工作必須要樹立“大信息”觀。所謂“大信息”觀是指管理人員要充分意識到信息化時代的來臨不僅意味著檔案信息管理手段、方法要實現信息化,還要將先進的管理理念與現代信息技術相結合,再造檔案信息管理流程,轉變檔案信息收集與輸送通道,升級檔案管理信息機制,整合醫院內部檔案信息資源,在提升醫院工作效率、效益的同時,提升醫院的核心競爭力,促使檔案管理為醫院的經營與發展提供服務與助力。樹立檔案管理“大信息”觀,具體可以從以下兩個方面入手:第一,檔案管理信息化助力醫院發展。檔案信息化管理是醫院經營管理的重要工作之一,它借助信息技術手段與平臺,促進醫院人力、物力與財力的有效運用,從而促進醫院經營目標的實現,使醫院在適合的成本投入下獲得最佳的經濟效益。因此,醫院在檔案管理信息化改革方面,不應該將思路與路徑簡單地局限于檔案存儲介質的改變和檔案信息利用方式的轉變,而是基于信息化時代里信息技術深刻變革工作方式的視角,從信息發展、信息利用、信息價值的角度來分析檔案管理的目標與方向。檔案的信息化管理工作必須使檔案管理工作產生新的生產力,以適應醫療服務系統的信息化改革步伐。符合信息化社會對檔案管理工作的預期,能夠對企業信息資源的共享、管理效率的提升以及管理成本的降低產生積極的作用。第二,檔案管理與信息技術融合創新。檔案管理信息化并非是簡單地使用信息技術與平臺實現檔案管理的相關功能。在“大信息”觀的引導下,醫院應該秉承創新發展的理念,融合檔案管理與信息技術,將信息管理系統與醫院傳統管理模式進行碰撞,使信息技術理念與醫院經營思維產生交織,使管理人員的信息技術素養發展引領管理理念發展,促進醫院檔案管理體系的升級,對醫院原有的治理結構變革產生積極的影響,使檔案信息化管理成為醫院管理創新的窗口,促使醫院的管理部門重新審視醫院管理文化、理念、制度以及組織結構的設定。因此,檔案管理與信息技術的融合創新的重要價值不僅體現在對檔案管理工作現狀的改變,還體現在對醫院經營發展的整體帶動。
2構建檔案管理“全網絡”體系
醫院檔案管理工作實現自動化就必須要保證檔案信息收集、調閱、使用的各個環節實現檔案信息暢通傳送與無縫對接。因此,醫院必須要構建檔案管理“全網絡”體系。檔案管理“全網絡”體系以信息技術網絡為載體、平臺、工具,實現“只要有網絡的地方就能實現檔案管理功能”。“全網絡”體系的構建需要打通檔案管理環路中的“痛點”,保證所有檔案信息都以數字化形式呈現,使管理流程實現自動化,各項功能得到不斷完善。具體工作主要從以下兩個方面切入:第一,實現業務流程優化與重組。檔案管理的信息化發展方向決定醫院應該構建全面的信息網絡管理系統,需要將原本處于相對分裂狀態下的各個業務環節有機地整合起來,構建起科學化、規范化、標準化的管理體系。醫院檔案管理工作中最棘手、最重要的就是病人醫療信息的存儲,從門診就醫到檢查取藥,從住院治療到手術等環節,都必須充分體現“以病人為中心”的管理理念,使檔案管理模式變得更加人性化,使檔案信息的獲取與使用流程更加趨于合理化。這樣既可以為患者提供滿意的醫療服務,也可以使醫院花費極小的資源成本,獲得較大的收益。業務流程優化與重組,不僅可以使信息網絡遍及醫院的各個科室與部門,還要滿足各個單位對檔案信息的需求,促使醫院的門診、住院、藥房、檢查、住院、病區護理等業務得到優化,促進檔案管理“全網絡”體系的構建[2]。第二,實現檔案信息的內外應用。檔案信息的重要價值不僅體現在醫院可以隨時隨地使用與開發,還體現在能夠滿足病人的信息獲取需求。就病人醫療檔案信息而言,醫院內部的高效利用是最基本的目標,還應該以此為基礎實現相關信息的外部調閱。例如,病人就醫以后,希望可以查到就醫時間、醫院為其開的藥品名稱、每次檢查的結果等,病人可以在醫院內部的網絡利用內部的信息平臺管理查看調閱這些信息,病人也可以通過醫院管理App或者是微信小程序等查看,以便在離院后就醫問藥,了解自身的病情。檔案信息的內外應用需要對信息進行分類處理,要以信息安全為前提,注意對重要信息進行保密。
3組建檔案信息“再開發”團隊
信息化時代里,醫院檔案管理應該充分挖掘檔案信息的潛在價值,通過“再開發”使檔案信息產生更大的效益[3]。隨著大數據技術的迅速發展,信息產生更大價值已經成為信息管理改革的重要方向。醫院的信息數量龐雜,看似無序無關的信息之中,隱藏著區域內人們衛生健康的重要指標與相關內容。如果能夠運用大數據技術對信息進行深入的開發與利用,必然會使醫院檔案信息管理工作的價值更加突顯,也會促進區域內醫療衛生事業的進步。因此,組建檔案信息“再開發”團隊,具體可以從以下兩個方面入手:第一,組建檔案信息分析專業團隊。檔案信息分析團隊需要檔案管理系統具備數據統計與預警功能。例如,春、冬季節是流行性感冒的高發季節,經常會出現流感集中爆發。在此階段,相同或相似病癥的病人數量會猛增。管理系統通過就診人員藥品領取以及住院情況的相關信息數據分析了解到這一情況,發出流感大爆發預警信息。醫院的信息分析團隊在預警信息的提示下,進一步調閱相關數據,整理出流感的類型、周期、特點以及治療方案,為臨床醫護人員提供參考,也可以形成科普推廣文章在醫院的公眾號上發布,為人們保護自身的身體健康提供有效的借鑒。第二,組建檔案信息利用專業團隊。信息利用是指從信息中提取出有價值的內容后,從科學研究的角度進行使用。大量的臨床信息是進行科學研究的寶貴數據。在科研引領醫療衛生事業迅速發展的今天,醫院工作人員應該秉承更主動、更積極的態度去開發利用檔案信息,以檔案信息數據分析、開發與利用為基石,形成具有較強研究水平的學術成果,將檔案信息的被動應用轉變為主動開發,使海量數據不僅存儲于硬盤、云盤之中,還能創造出更大的價值。
4推行檔案管理“全生命”周期
檔案管理工作主要由收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統計、編輯與研究、利用八個環節組成[4]。檔案管理工作的八個環節形成了檔案的全生命管理周期。在信息化時代里,檔案管理“全生命”周期的各個環節被賦予了不同的內涵,意味著檔案管理工作的“源頭”可靠全面,檔案整理過程規范有序,檔案鑒定高效準確,檔案保管安全嚴謹,檔案編目與檢索快捷高效,檔案統計、檔案的編研以及利用服務能夠產生綜合效益。因此,“全生命”周期需要各個環節都被納入信息管理系統之中,使功能實現優化,并可以不斷進行調整升級。第一,優化檔案管理信息系統。醫院檔案管理信息系統主要由業務應用系統和后臺配置系統兩部分組成。其中業務應用系統應該涵蓋檔案接收、檔案管理、檔案利用以及檔案處置四項功能。信息化改革目標要求管理系統在檔案接收功能模式下,實現檔案編目、入庫歸檔等多項工作的自動化。檔案管理功能模塊需要實現檔案交接、在線閱讀、檔案盤點等工作的高效化目標。檔案利用模塊要保證檢索利用、借閱等相關信息的留存備用。檔案處置模塊則要保證檔案鑒定、審批、銷毀等工作的規范化。后臺配置系統,需要提供檔案審批、借閱、鑒定等多個模板,提供檔案的自動性保護,還應該保證檔案分類、編號以及維護等功能可以得到實現。只有實現了上述提及的各項功能,醫院檔案管理才能實現信息化改革目標。第二,創建檔案管理動態升級機制。檔案信息管理系統的實現要基于信息技術來完成,就必然會伴隨著信息技術而不斷升級調整。因此,醫院的檔案管理系統需要留下可以動態升級的配置。信息管理系統的動態升級是圍繞醫院的戰略目標發展以及業務流程優化開展的,整個過程是設計、選型、構建、檢驗與應用的循環動態過程,是管理者在前瞻性管理思想的指導下建立起來的數字化、動態化管理體系。信息化時代里,醫院檔案信息管理順應信息技術發展趨勢進行改革,對我國醫療衛生事業的發展產生了積極的推動作用。國家不斷出臺的數字化信息改革方面的相關文件也證明了檔案信息化管理已經成了數字中國建設的重要組成部分。因此,醫院應該以國家信息化高度發展與大力推動為契機,不斷推動信息資源進行整合、共享,保證信息安全,發揮信息技術的獨特優勢,促進醫療衛生事業持續、健康、高速發展。
參考文獻
[1]張海紅.大數據時代醫院檔案數據管理研究[J].山西檔案,2019(06):86-92.
[2]劉靜,耿逸云,王偉佳.基于信息化建設在醫院檔案管理中重要性的分析[J].黑龍江檔案,2021(04):220-221.
[3]傅雪梅.大數據背景下醫院檔案管理信息化建設探索[J].蘭臺內外,2021(19):7-9.
[4]史東萍.醫院開展檔案信息化管理的途徑思考[J].檔案管理,2021(02):89-90.
作者:葉衎 單位:浙江省立同德醫院