高校學生檔案信息管理平臺建設思考

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摘要：在信息化日趨發展的時代背景下，高校學生檔案管理工作也應與時俱進，實現檔案管理的信息化、現代化。本文以目前高校學生檔案管理的現狀為切入點闡述了高校檔案信息管理平臺的構建，分析了該平臺的遵循原則、應用技術、模塊搭建等內容，并提出了一系列關于高校學生檔案信息管理平臺的思考。

關鍵詞：高校；學生檔案；信息管理平臺

隨著“互聯網+”的不斷發展，各行各業的信息化建設成為工作重點。同時，資源數量的成倍增加和公眾獲取信息的陣地轉移，數字環境成為大眾查找獲取信息的重要陣地。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，要在2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，這是檔案事業轉型升級的一個重要目標[1]。面對檔案事業的轉型升級，要解決高校學生檔案管理面臨的困境關鍵在于廣泛運用新技術。利用信息化和互聯網技術構建學生的檔案信息管理平臺，不僅可以協助檔案管理部門規范管理、提高效率，而且可以輔助學生管理部門以及教學主管部門了解學生的全面狀況并進行統計分析及趨勢預測，為健全和完善各種相關管理制度以及更好地為學生服務提供參考。

一、高校學生檔案信息管理平臺的構建

（一）遵守的原則。一是全局性原則。高校學生檔案信息管理平臺是檔案館信息化建設的一個重要組成部分，必須站在信息化全局的高度，統一規劃、統一管理、分布有序地實施。二是易用性原則。用戶操作界面具有美觀友好、方便適用和簡單快捷的特性。展現的窗口不易過多，同一功能有鍵盤、鼠標和快捷鍵等多種操作方式，操作過程簡單化，數據操作具有智能性，能夠自動檢查數據的合法性，具有錯誤提示功能。三是安全性原則。學生檔案信息涉及個人隱私，信息安全的重要性不言而喻。該系統應具有信息和數據的全方位安全防護措施，包括身份認證、角色授權、日志記錄和內容規范校驗等。四是擴展性原則。該系統充分考慮信息庫可根據需求進行修改和擴充，系統具有開放性和平臺性，支持為其他業務應用平臺提供靈活的接口[3]。

（二）平臺的建立方法。本平臺采用MVC框架模式開發[4]，通過分離數據、邏輯和顯示，將Web系統中的數據處理、流程控制和數據展示強制性地分為模型、控制器和視圖三大部分。三者通過控制器結合在一起，從而從根本上避免了傳統的Web開發方式中存在的顯示、邏輯和數據相互纏繞的問題，使得程序結構清晰而靈活。為了實現學生各類檔案資源的收集、管理、利用和永久性保存，保障檔案資源管理服務平臺與其他業務系統的有效集成，提高系統的可靠性與可維護性。該平臺將MVC框架技術應用于高校學生檔案資源管理系統集成，利用MVC模式的耦合性高、重用性高和生命周期成本低等特點，縮短系統開發時間，使程序員集中精力于業務邏輯，分離視圖層和業務邏輯層也使得系統本身更易于維護和修改，極大提高了整個系統的穩定性和擴展性，使系統具有操作方便、數據安全可靠、查詢快捷等特點。

（三）平臺的模塊功能。根據高校在校學生檔案交接審核、在校期間的表現、學籍情況處理、畢業生管理等工作業務的實際情況分析，此信息管理平臺劃分為六個模塊：新生檔案收集模塊、在校生檔案管理模塊、學籍異動管理模塊、就業信息管理模塊、登錄模塊和系統管理模塊。每個模塊都具有數據導入、數據統計、打印及數據導出功能，以實現對學生檔案信息的新增、修改、刪除和查詢等基本操作，方便有關檔案管理人員的管理。新生檔案收集模塊：開學建檔是學生檔案管理的首要環節。開學后以院系為單位，收集學生的入學前檔案，包括高中檔案（包括高中成績單、高中學籍表和實踐活動情況等）；高考檔案（包括報名登記表和體格檢查表）；團檔案（包括入團志愿書及入團申請書），并收集學生的基本信息。對符合歸檔條件的檔案出具受理憑證，材料不全的退回并通知其本人在規定時間內補回，審核完畢可提交檔案復查人員進一步復審，如不具備某類材料，則需要開具相關證明或知情書。學校檔案館按入學時間、院系、專業、班級分類整理，進行數據登記與審核，建立學生檔案信息庫。在校生檔案管理模塊：學生在校期間形成的檔案包括入學登記表、體檢表、年度鑒定表、成績單、實習材料、入黨材料、獎勵材料、處分材料、還貸款承諾書、畢業生登記表及其他材料等。學籍檔案建立后，要切實加強管理。學生每學年的鑒定表、獎勵和處分情況等都要建立檔案，與學生的綜合測評成績一并歸入學籍檔案。學生在校期間形成的各類學生人事檔案材料，根據工作完成時間隨時登記歸檔，以保證個人檔案材料的完整性。學籍變動管理模塊：特殊學生包括出國、休學、復學、退學、轉專業、轉學（轉入及轉出）、延期畢業、留級以及降級等情況。這些學生應及時持有效證明到檔案館辦理相關手續。檔案管理人員依照學校的相關辦事流程，對學生學籍的各種情況進行的審核，并且可以對學生的具體信息進行查詢瀏覽。基于以上功能的信息管理平臺，不僅可以滿足日常學生檔案管理的基本要求，還能實現數據篩選、統計分析、圖表顯示等管理功能，充分顯示檔案管理與教育教學相結合的成果。

二、關于高校學生檔案信息管理平臺的思考

（一）完善平臺構建的統籌機制。大學生檔案管理信息平臺構建過程中涉及檔案學、計算機技術等多個學科理論與技術，既要嚴格參照《中華人民共和國檔案法》和《高校檔案工作規范》的要求，又要滿足學校學生工作和檔案管理工作的實際情況。管理信息平臺所包含的信息需涵蓋大學生檔案各項基本內容，還應包括學生個性化發展的內容和社會實踐活動的內容等。平臺除了方便檔案管理人員能及時對資料進行分類加工整理外，還要具備能簡單快速地檢索和查詢功能，以及數據篩查、圖表顯示等統計管理功能。

（二）加強檔案管理人員的繼續教育。高校檔案信息管理平臺以計算機為依托，平臺的日常管理、運行和維護對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員應是熟悉檔案管理工作，同時具備良好計算機操作能力的復合型人才。此外，還要擺脫陳舊的思想觀念，提高專業技能和綜合素質。

（三）充分發揮檔案的價值。在檔案信息化的進程中，檔案管理人員要對現存的檔案進行數據化處理，使其轉換成電子檔案，并加強對電子檔案工作的管理、指導和監督，保證電子資料從生成收集到歸檔保存每個環節的準確性、完整性和有效性。檔案管理是更深層次的檔案利用，通過檔案信息管理平臺可以把機械的查詢資料轉變為系統的提供全方位的資料，更好地服務于教學、科研和高校建設等工作，充分發揮檔案的潛在價值。

（四）加強檔案的隱私保護。在對個人檔案數據進行分析應用時，必然會涉及隱私問題。因此檔案管理人員在遵守相關法律法規的同時，應完善檔案信息安全管理機制，加強對檔案信息管理平臺安全保障體系的建設，加強安全意識，防止出現失密泄密事件，確保檔案數據庫安全。檔案管理人員可以從法律法規、宣傳教育、技術手段等方面加強對檔案資料的隱私保護，為檔案資料的利用提供保障。高校學生檔案信息管理平臺的應用是順應時展潮流的舉措，在信息化高速發展的今天，檔案管理工作也必然向信息化的方向邁進。檔案信息管理平臺可以有效地提高高校學生檔案管理水平，為高校提供更優質的服務。但信息管理平臺在實際應用中也可能會受諸多因素的影響，未能完全發揮作用，因而還需逐步完善。

參考文獻：

[1]全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要[J].中國檔案,2016(5):14-17.

作者：寇冰 單位：山西醫科大學檔案館