工程檔案信息管理措施分析

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摘要：在大數據時代背景下，工程檔案信息管理工作因為信息技術的應用變得更加全面和完善，不僅如此，因為信息技術的應用使得工程檔案管理更加的系統化、科學化、規范化，極大提升了工程檔案管理的質量和效率。本文對大數據時代背景下的工程檔案信息化管理現狀進行了分析，針對當前所存在的問題給出了有針對性的建議。

關鍵詞：大數據；工程檔案；管理措施

隨著科技的不斷進步，信息技術已經被廣泛應用到各行各業的發展中。人工智能技術的不斷創新、各類文件管理新技術的出現和應用使得當前工程檔案信息管理工作的目標和方法都發生了巨大的變化。越來越多的工程企業都開始重視檔案的保存方法，有效實現了網絡管理以及數據分析，先進數據處理技術的應用符合時代的發展要求，為檔案管理的發展指明了新的方向。

一、大數據時代工程檔案管理信息化

在大數據時代背景下，各類數字信息技術的發展和應用極大程度地推動了各個領域的發展。各類工程電子文件的出現，使得工程檔案管理工作不斷向著信息化的方向發展，在保存和管理工程檔案信息數據的過程中，建立檔案信息數據庫可以更好地為工程管理服務。檔案管理信息化不僅可以提高電子檔案管理的質量和效率，還能夠有效提升電子檔案的利用率，保證檔案管理服務良性運行。只有這樣，檔案管理工作才能為工程建設提供具體的信息依據，加強各個部門之間的有效共通。另外，信息化程度較高的檔案管理服務還能更加及時地對檔案信息進行保存、管理及修整，極大提高了檔案信息的流通效率，同時明顯降低了檔案管理的成本。

二、當前工程建設檔案存在的問題

（一）數據集成和共享硬件兼容性不夠。通過計算機存儲工程檔案信息，不僅滿足了互聯網時代的發展要求，還提高了檔案的信息化程度。但就目前情況來看，數據繼承以及供應硬件兼容性不夠是檔案信息管理過程中存在的主要問題，因此必須加大資金支持，加強技術創新，以信息管理作為基礎，提高各項資源的利用效率。

（二）人員培訓不足。為了防止電子檔案資源的無故浪費，在建設工程檔案的過程中必須加強基礎創新，應用更加完整有效的手段和方法實現資源共享。另外，為了防止系統故障造成的各類風險，必須充分利用電子檔案分享服務。但是，國內當前各個企業中從事檔案管理工作的人員綜合素質能力不高，導致檔案信息建設工作的創新力度不足。

（三）缺乏規劃。隨著改革的不斷深化和發展，對于一個企業來說，在開發項目工程的過程中，如何才能統一地完成工程驗收，更加高速和穩定地開展工作是十分值得關注的問題。項目最開始的數據分散于不同的部門，因為信息技術不同，數據格式不夠統一，個別數據存在缺陷，信息組織過于復雜。因此，必須應用科學的方法統一管理并整合這類信息。在一個企業內部，管理信息系統的差異對信息的分離和利用是十分不利的，因而加快信息整合，提高文件的有效性是十分必要的。

三、大數據時代工程檔案信息管理與創新的策略

（一）提高檔案信息資源的利用率。提高工程檔案的利用率才能充分發揮檔案價值。作為企業的檔案管理部門，必須應用相應的技術和方法使得檔案資源以數字化的形式展現出來，充分利用檔案管理網站，辦理相應的檔案信息資源。只有這樣，檔案信息資源才能在滿足不同檔案使用者實際需求的同時，有效提升檔案管理人員的服務質量和工作效率。為了提高檔案信息的利用率，企業應該構建相應的信息管理系統，配置各類軟件和硬件，保證檔案信息的管理和著錄工作更加標準和規范，加速對各類電子文件的整合，方便管理者和使用者查詢。為了提高檔案信息的安全性，檔案管理人員需要針對不同的文件，設置相應的瀏覽、查閱及更正的權限，驗證使用者身份，同時在開展工程檔案信息管理的過程中，必須對各類檔案數據進行深入地挖掘，進一步提高工程檔案的利用質量和效率。

（二）建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平。多媒體技術的不斷發展和創新為工程檔案信息化管理創造了良好的條件。為了有效提高工程檔案的管理水平，建立并完善一套工程檔案信息管理系統是十分必要的。根據用戶的實際需求，建立新型的檔案信息管理模式，加快系統對電子數據信息的處理速度，為使用者提供相應的咨詢和查詢服務，在保存和管理電子文件的過程中，引進先進的技術提高電子檔案數據的完整性和準確性，保證電子文件可以適用于不同類型的系統。為了更加充分地發揮電子文件的功能，企業必須創建優秀、先進的檔案管理軟件，只有這樣，檔案管理才能為企業的發展助力。

（三）檔案信息資源共建共享。在過去，信息在不同部門之間的傳遞速度過慢，一個部門想要獲取另外一個部門的信息，難度很大，而檔案信息資源共享就能有效解決這些問題。加大數據和互聯網的聯系，利用相應的大數據技術，共享和整合各類以往的信息和資源，允許更多的數據可以同時運行，這樣一來，信息在不同部門之間的流通速度就會更快，使用者可以更加及時地獲取精準、有效的信息，極大提升工作效率。

（四）建立、完善并強化相應的規章制度。對于檔案信息管理過程中的維護和安全方面，檔案管理部門必須制定并完善相應的制度，明確人員職責、權利和義務。在國家制定的企業信息化建設制度的基礎上，項目工程建設單位也應該加強創新，保證檔案信息管理工作可以向著標準化、統一化的方向發展，使得檔案信息管理的業務流程、安全措施以及技術規范更加的科學和完善。比如，項目工程建設大單位應該嚴格按照監理、設計、施工等要求，對文件材料進行分類管理，利用互聯網技術將這類信息上傳至檔案管理系統，保證管理者可以及時獲取項目開展的實際情況，以作出正確的決策。

（五）提高工程檔案管理人員的綜合業務水平。在大數據時代背景下，互聯網技術的發展和應用為檔案信息管理帶來了極大的便利。各個企業的檔案管理部門應積極引進綜合技能水平較高的人才，積極主動地為員工提供業務培訓的機會，完善專業知識結構部署，提高人員技能水平。此外，為了提高員工歸屬性，企業應建立并完善相應的激勵政策，提高企業內部的資源信息的管理能力。在檔案管理中培養認真仔細、嚴謹的工作作風，提升個人品德修養是檔案管理工作中積極性、主動性和創造性的力量源泉。

（六）開發利用檔案信息。就當前來看，國內的檔案管理基本已經實現了網絡化和自動化，很多企業的文件管理部門可以利用相應的平臺和技術生成、瀏覽或使用海量的數據，精準地提取有價值的信息，為企業的決策提供依據。信息的集成極大地提高了檔案服務的質量和效率，但是應為技術不足使得大規模的數據處理仍未實現。隨著數據深挖技術的不斷成熟，人們可以更好地對數據進行發現、分類和關聯。在新時代背景下，傳統的工程檔案信息管理模式已經不能滿足企業的發展需求。為了提高工程檔案管理工作的質量和效率，必須建立相應的檔案信息管理平臺，完善相應的管理策略，促進工程檔案管理工作不斷朝信息化的方向發展。

參考文獻：

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作者：陳麗圓 單位：廣州市敏柔科技有限公司