工程檔案信息管理與創新研究

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【摘要】大數據時代信息技術的應用，使工程檔案信息更加全面與完整，使工程檔案管理實現了科學化與系統化，有效提高了檔案管理質量。本文介紹了大數據時代工程檔案管理的信息化，分析了當前工程檔案管理存在的問題，并提出了大數據時代工程檔案信息管理與創新的策略。

【關鍵詞】大數據工程檔案信息管理創新

1大數據時代工程檔案管理信息化

大數據時代網絡信息技術、數字技術的發展，推動了該技術在工程建設領域的應用。工程電子文件、CAD圖紙等的出現，加快了工程檔案管理信息化的進程。檔案信息數據庫的形成可以為工程管理創造新的價值。檔案管理信息化能夠提高電子檔案的利用率和管理效率，保證檔案管理服務的良好運行，既可以幫助工程建設部門獲取相關的內外信息，實現施工、設計等部門的有效溝通，也可以使檔案信息得到及時的保存與修正，并提高檔案信息的流通效率，節省檔案管理成本。工程檔案信息管理為檔案信息資源的開發與利用提供了良好的保障，順應了社會與時展的需求。

2當前工程檔案管理存在的問題

由于工程檔案文本具有很大的數量，有些工程建設單位仍然采用傳統管理手段，無法保證檔案信息的時效，即使引進計算機設備也無法真正實現檔案管理的信息化，數據信息的準確度與完整度不能保證，而且由于在檔案信息管理過程中由于缺少明確的規章，使得工程電子文件的管理不規范，甚至出現損毀或丟失的現象。工程檔案管理部門的員工有些屬于轉行人員，盡管他們在檔案信息的接收、審查、歸檔以及服務滿意度方面有較多的經驗，但是由于缺乏對檔案管理信息化、正規化的正確認識，且受到檔案管理知識水平不高、信息技術操作不熟悉的限制，直接影響了工程檔案管理信息化建設。

3大數據時代工程檔案信息管理與創新的策略

3.1增強管理人員對工程檔案管理工作的服務意識和觀念

工程檔案管理需要轉變傳統的管理理念，發揮檔案信息資源在工程管理中的作用。傳統的檔案管理工作堅持以檔文本的價值理念，只是單純地進行搜集、整理、保管，忽視了對檔案的充分利用。檔案管理人員應增強對檔案管理工作的服務意識，認識到檔案管理工作的重要意義和價值，并拓展管理思路，真正做到為社會大眾服務。當前的檔案管理主要依靠計算機設備，管理過程中所涉及的環節較多、工作量較大，檔案管理人員要樹立科學的信息化管理觀念，提高信息化管理的認知和理解水平，重視檔案管理信息化建設。

3.2有效利用工程檔案，強化利用檔案信息資源的水平

有效利用工程檔案，是發揮檔案價值的重要體現。檔案管理部門通過將檔案資料數字化，利用網絡形成檔案管理的網站，而檔案使用者借助網絡，經過查詢、辦理相應手續后可獲取所需的檔案信息資源。這樣便于檔案管理部門不僅可以滿足檔案使用者的需求，還能提升管理人員的工作效率和服務質量。為強化檔案信息的利用水平，管理人員應構建檔案信息管理系統平臺，在配置各種硬件與軟件設施的基礎上積極研制適應管理系統的軟件，還要將檔案信息的錄入、整理分類等工作規范化、標準化，并對各種電子文件進行整合，便于使用者查詢。為保證檔案信息的安全性，管理人員需將室藏文件設置一定的瀏覽、查閱等使用權限，還要對查閱者的身份進行網上驗證，同時在檔案管理過程中懂得如何挖掘檔案信息數據，并不斷更新網絡化管理手段。

3.3通過技術創新建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平

現代多媒體技術的應用為工程檔案管理信息化創造了良好的物質條件，建立一套完整的工程檔案信息管理系統很關鍵。比如工程設計方面的電子文件容量較大，容易出現瀏覽時顯示較慢的問題，對于此種現象可采取高保真高倍率的壓縮與還原技術，幫助使用者快速檢索且方便瀏覽與下載，而對于電子文件信息的錄入問題可以采用圖像解析和有關識別技術，這有助于將電子信息加入檔案管理系統中。根據用戶的實際需求，應建立新型的檔案信息管理工作模式，該模式可以快速地對電子數據信息進行加工處理，提供關于檔案利用以及技術查詢的咨詢服務，并運用先進的技術來確保電子文件檔案的準確性與完整性，對于電子文檔的瀏覽、保存與使用分別采用不同文檔類型的系統。為科學地開發和利用電子文件、充分發揮電子文件的功能，應采用先進的最優的檔案管理軟件。

3.4檔案管理部門要建立并強化相應的規章制度

檔案管理部門應針對檔案信息管理的維護、安全方面制定相關的制度，明確檔案管理人員的職責范圍以及查閱人員的權利與義務。工程建設單位應在國家制定的企業信息化建設制度的基礎上進行創新，將檔案信息管理的標準統一化，完善檔案信息管理的業務流程、技術規范與安全措施。比如工程建設單位能按照施工、設計以及監理等方面的要求，將文件材料整理、分類、歸檔，并利用網絡將其完整地上傳至檔案管理系統，以使工程建設者能及時了解工程建設情況，幫助建設者做出準確的判斷與決策，提高檔案的利用率。

3.5提高工程檔案管理人員的業務水平，建設一個高素質的檔案信息管理人才隊伍

大數據時代下，計算機網絡技術的應用為檔案信息管理帶來了很多便利。檔案管理人員應具有較強的獲取信息能力，所以要學習并掌握計算機信息與檔案管理方面的知識，學習參與軟件技術開發，力爭成為會檢索、分析、加工、挖掘數據庫信息，能制作網頁、提供檔案信息服務，能維護、開發系統的復合型人才。檔案管理部門應引進這方面的人才，還應為員工提供業務培訓機會，幫助員工建立完善專業知識結構，提高他們的專業技能，同時要構建并完善激勵機制與競爭機制，形成一個具有綜合業務能力的優秀隊伍。

【參考文獻】

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[2]楊煥英.信息時代檔案管理工作面臨的問題與對策[J].辦公室業務，2017(15):74-75.

作者：相韜 鄧立偉 單位：南京智趣信息技術有限公司 中國科技大學 合肥市第一中學