數(shù)字化檔案信息管理的平臺(tái)建設(shè)實(shí)踐

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摘要:伴隨著數(shù)字化、信息化時(shí)代的蓬勃發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)在檔案工作中的重要性進(jìn)一步提升。本文闡述了數(shù)字化檔案信息平臺(tái)的建設(shè)的必要性，以“蘭臺(tái)e令”檔案專題網(wǎng)站為例分析了數(shù)字化檔案信息平臺(tái)建設(shè)的內(nèi)容，最后針對(duì)時(shí)展的趨勢(shì)，對(duì)數(shù)字化檔案信息平臺(tái)的發(fā)展方向和路徑進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;數(shù)字化檔案信息平臺(tái);蘭臺(tái)e令

信息技術(shù)日新月異的發(fā)展給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都帶來(lái)了全新的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。“十三五”時(shí)期國(guó)家檔案館所頒布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合的指導(dǎo)思想[1]。數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)有利于加快檔案管理數(shù)字化工作發(fā)展，促進(jìn)檔案事業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展，為我國(guó)現(xiàn)代化服務(wù)。

一、數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的必要性

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源逐漸成為人類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源[2]67。數(shù)字化檔案信息是國(guó)家信息資源和社會(huì)信息資源的重要組成內(nèi)容，而檔案信息化建設(shè)正是當(dāng)前檔案工作者所需要面臨的重要課題。數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容之一，其建設(shè)對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)和社會(huì)實(shí)踐的必要性有以下幾點(diǎn)。1.數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)是信息時(shí)展的必然趨勢(shì)。伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化浪潮對(duì)人類社會(huì)生活方式、工作方式和學(xué)習(xí)方式的迅猛沖擊，檔案事業(yè)也正向著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展。由此形成的大量數(shù)字化檔案給檔案日常管理工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，隨著自動(dòng)化辦公、無(wú)紙化辦公的觀念普及，檔案管理由實(shí)體化管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理成為必然趨勢(shì)。因此，一個(gè)優(yōu)秀的數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)無(wú)疑會(huì)使針對(duì)數(shù)字化檔案管理的工作更符合時(shí)代趨勢(shì)。2.數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容。國(guó)家檔案局的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》提出，數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容包括集成建設(shè)滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施；開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享；配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系[3]。數(shù)字檔案館如果沒有一個(gè)可靠的平臺(tái)作為支撐，那么數(shù)字檔案館的檔案管理儲(chǔ)存、資源共享、信息安全等功能需求將無(wú)從談起。3.數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)是檔案管理的迫切要求。在過(guò)去的傳統(tǒng)檔案管理中，大量的紙質(zhì)檔案給檔案管理工作帶來(lái)諸如檔案匯總、檔案存放、檔案檢索、紙質(zhì)防潮、人員看護(hù)等不少方面的麻煩。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，這些麻煩也隨著檔案的數(shù)量呈指數(shù)倍地增長(zhǎng)。而數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)可以使檔案變得存儲(chǔ)方便、不易損壞，甚至通過(guò)程序使大數(shù)據(jù)量的檔案維護(hù)、檢索成為十分方便的事情。4.數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。當(dāng)今社會(huì)，人們對(duì)檔案的重視程度不斷提高，越來(lái)越多的人愿意建立起自己的家庭檔案來(lái)記錄家族歷史、榮譽(yù)成功等，這些檔案甚至可以成為家庭教育的素材。數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)可以為想要建立家庭檔案的用戶提供便捷的數(shù)字化檔案建檔、管理服務(wù)。除此之外，擁有龐大數(shù)據(jù)、圖表、文件等檔案資料的信息化檔案管理平臺(tái)也同時(shí)具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值，可以為政府或機(jī)構(gòu)做重大決策時(shí)提供大量具有時(shí)效性、便捷性的檔案資料檢索服務(wù)。

二、數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)內(nèi)容

1.“蘭臺(tái)e令”專題網(wǎng)站介紹。蘭臺(tái)是我國(guó)漢朝中央檔案典籍庫(kù)，其主管者稱為蘭臺(tái)令史，蘭臺(tái)e令即是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理者和使用者。網(wǎng)站采用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式，將互聯(lián)網(wǎng)思維融入傳統(tǒng)的檔案管理中，政府檔案管理部門、家庭，甚至個(gè)人都可以使用網(wǎng)站平臺(tái)將相關(guān)檔案上傳到云端數(shù)據(jù)庫(kù)，建立、管理公眾、家庭和個(gè)人的檔案。網(wǎng)站用戶角色主要分為四種：游客、注冊(cè)用戶、管理員、超級(jí)管理員。游客僅具有瀏覽網(wǎng)站公開檔案的權(quán)限；注冊(cè)用戶除了瀏覽網(wǎng)站內(nèi)的公開檔案外，還可在自己的空間下建立、上傳公開或是私有的檔案；管理員擁有用戶管理、檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等后臺(tái)功能；超級(jí)管理員僅有一名，除了擁有管理員所有權(quán)限外，還可以創(chuàng)建、注銷其他管理員賬號(hào)。網(wǎng)站整體web服務(wù)架構(gòu)采用MVC設(shè)計(jì)模式，以JAVA作為主要編程語(yǔ)言[4]311。開發(fā)過(guò)程中的技術(shù)選型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技術(shù)[5]18，MySQL作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)[6]144。2.檔案信息資源集成系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息資源集成系統(tǒng)指對(duì)各類數(shù)字化檔案進(jìn)行收集并上傳至云端的整套系統(tǒng)。檔案集成過(guò)程中應(yīng)遵守國(guó)家檔案局頒布的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件。以“蘭臺(tái)e令”專題網(wǎng)站為例，其參照了民生檔案的歸檔要求，將檔案分為成員成長(zhǎng)、家庭歷史、家庭資產(chǎn)、榮譽(yù)成果、醫(yī)療保健、社交旅游、聲像電子、家庭藏品、圖書資料、其他等十大一級(jí)分類，每一大類下還可以由檔案上傳者在自己的檔案分類下自由設(shè)置自定義的二級(jí)分類。檔案集成渠道可以由檔案局的工作人員使用平臺(tái)管理員賬號(hào)將需要上傳的數(shù)字檔案上傳至云端，也可以由普通民眾在網(wǎng)站平臺(tái)上注冊(cè)的賬號(hào)建立相關(guān)家庭檔案。檔案也可設(shè)置其可視權(quán)限，公開檔案可被所有訪問(wèn)該網(wǎng)站的用戶所見，私有檔案只可由自己和管理員權(quán)限以上用戶查看。3.檔案綜合管理系統(tǒng)后臺(tái)建設(shè)。檔案綜合管理系統(tǒng)后臺(tái)指系統(tǒng)管理員管理、維護(hù)平臺(tái)的可視化端口。在“蘭臺(tái)e令”專題網(wǎng)站中，后臺(tái)功能分為用戶管理、檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，可由管理員以上權(quán)限用戶通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)的可視化界面進(jìn)行訪問(wèn)以及監(jiān)管。用戶建立上傳的檔案有違反法律規(guī)定或監(jiān)管條例的情況，管理員可刪除違規(guī)檔案，嚴(yán)重情況下可暫時(shí)或永久凍結(jié)上傳者的賬號(hào)。用戶在注冊(cè)、填寫賬戶信息、上傳檔案時(shí)產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)可以由管理員在后臺(tái)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，例如用戶地區(qū)分布、年齡分布、檔案類別分布等等。4.檔案信息交流分享模塊建設(shè)。用戶通過(guò)網(wǎng)站上傳的檔案位于網(wǎng)站所在的文件服務(wù)器中，通常意味著檔案的傳播渠道只有在網(wǎng)站內(nèi)部發(fā)生。但在“蘭臺(tái)e令”專題網(wǎng)站中，用戶上傳的檔案不僅僅只可在網(wǎng)站內(nèi)部瀏覽、傳播，還可以利用第三方網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)進(jìn)行傳播。這不僅僅可以方便用戶之間的使用，有利于檔案信息和檔案理念的傳播，還可以增加網(wǎng)站在社會(huì)上的曝光率。5.檔案信息安全保障體系建設(shè)。用戶上傳的檔案既是信息資源，也是用戶的隱私。對(duì)于用戶不愿公開的檔案，網(wǎng)站平臺(tái)應(yīng)當(dāng)建立一系列的安全保障體系來(lái)保障用戶的隱私不被竊取。“蘭臺(tái)e令”專題網(wǎng)站對(duì)用戶密碼采取了MD5加密，增加了用戶密碼被竊取、破解的難度；另外，針對(duì)SQL注入、XSS攻擊、目錄遍歷等常見的Web攻擊手段也做了相應(yīng)的安全防護(hù)措施[7]795，以維護(hù)用戶的隱私權(quán)益和網(wǎng)站的形象。

三、數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)的發(fā)展方向

1.結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的服務(wù)拓寬。當(dāng)前檔案實(shí)踐領(lǐng)域，包括數(shù)字化檔案、歸檔電子文件等檔案數(shù)字資源總量達(dá)到了PB級(jí)別，具有了大數(shù)據(jù)的特征[8]9。同時(shí)，現(xiàn)在的檔案用戶也不再僅滿足于表面數(shù)據(jù)的利用，而是更加希望可以得到數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)含的信息。因此，檔案服務(wù)也應(yīng)該與數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等大數(shù)據(jù)領(lǐng)域相結(jié)合，開發(fā)一套基于檔案大數(shù)據(jù)的新型信息服務(wù)引擎，使數(shù)字檔案信息資源中蘊(yùn)藏的巨量信息得到真正的開發(fā)和利用。2.各級(jí)數(shù)字檔案信息平臺(tái)間建立共享網(wǎng)絡(luò)。目前，我國(guó)各省市級(jí)檔案網(wǎng)站的建站過(guò)程相對(duì)獨(dú)立，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢索方式各異，內(nèi)部檔案信息資源互不相通。長(zhǎng)此以往勢(shì)必形成“信息孤島”，致使數(shù)字檔案事業(yè)發(fā)展失去活力。若各級(jí)數(shù)字檔案信息平臺(tái)之間相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行超鏈接互連，或由龍頭檔案網(wǎng)站做各級(jí)數(shù)字檔案館的目錄索引，集成各類數(shù)字檔案信息資源，有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的共建共享。檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展中一項(xiàng)重大而復(fù)雜的任務(wù)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作方式是一次巨大的沖擊。在信息化時(shí)代充分開發(fā)、建設(shè)、利用、管理數(shù)字化檔案，有助于檔案信息資源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)便民利民等重大意義。此外，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中要著眼考慮未來(lái)時(shí)代的發(fā)展趨

參考文獻(xiàn)

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作者:黃嘉成 高紅英 許新華 羅學(xué)玲 單位:湖北師范大學(xué)圖書館