高校行政管理辦公自動化信息安全對策

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【摘要】隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)在行政管理上得到廣泛的應(yīng)用。辦公自動化系統(tǒng)在提高行政管理效率的同時，也面臨信息安全的威脅。本文主要對現(xiàn)行高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)中存在的信息安全相關(guān)問題進行分析，并提出對應(yīng)的解決措施，以期提高我國高校自動化辦公系統(tǒng)的運行安全性。

【關(guān)鍵詞】行政管理；辦公自動化；信息安全

第三次工業(yè)革命即信息化工業(yè)革命的到來，使各個領(lǐng)域都在向信息化、自動化方向發(fā)展。行政管理領(lǐng)域和辦公領(lǐng)域是信息化普及時間較早的領(lǐng)域，高校行政管理中辦公自動化系統(tǒng)極大地減輕行政管理人員的工作壓力，提高工作效率。但是由于高校學生信息非常重要，一旦信息安全屏障出現(xiàn)漏洞導(dǎo)致學生個人信息泄露，就有可能造成嚴重的后果[1]。所以，提高高校行政管理中辦公自動化系統(tǒng)的安全強度成為目前辦公系統(tǒng)研發(fā)人員要解決的重點問題。

1應(yīng)用虛擬專用網(wǎng)保障信息安全

目前大部分高校的辦公自動化系統(tǒng)直接與互聯(lián)網(wǎng)連接，雖然具有較高的便利性，但是安全性較低。行政管理工作中的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)建設(shè)以應(yīng)用客戶機以及服務(wù)器模式為主，通過客戶端口直接連接互聯(lián)網(wǎng)，而這一連接過程存在身份識別難度大、防火墻漏洞多的缺點，因此采用這種網(wǎng)絡(luò)模式的信息安全性較差。為了解決這一問題，大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)采用口令方式確保信息傳輸?shù)陌踩裕强诹畋旧硪彩且环N信息，并且口令處于頻繁的發(fā)送和讀取之中，因此口令的安全性同樣存疑。一旦口令被竊取，網(wǎng)絡(luò)入侵者完全可以直接讀取計算機信息，信息安全處于完全不設(shè)防的狀態(tài)。如果在高校內(nèi)部建立局域網(wǎng)，雖然可以有效地避免網(wǎng)絡(luò)入侵，但是同樣存在不足：①建設(shè)成本較高，使用成本上升；②高校行政管理傳輸信息量不多，建立全校范圍的局域網(wǎng)可能會造成資源浪費。虛擬專用網(wǎng)是在公共網(wǎng)絡(luò)中開辟的一條安全通道，該網(wǎng)絡(luò)屬于臨時性的網(wǎng)絡(luò)信息傳輸通道，數(shù)據(jù)通過這條通道傳輸時被竊取的可能性更低。同時它也是對學校數(shù)據(jù)傳輸通道種類的一種擴展。虛擬專用網(wǎng)使用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商提供的接入集線器作為網(wǎng)絡(luò)啟動器，如學校對虛擬專用網(wǎng)的需求較高，且學校內(nèi)部存在局域網(wǎng)絡(luò)的話，也可以使用局域網(wǎng)集線器作為啟動器，中繼點使用學校網(wǎng)絡(luò)的交換機。在這種網(wǎng)絡(luò)模式下，遠程網(wǎng)絡(luò)用戶向?qū)W校的ISP撥號，從而通過路由器接入虛擬專用網(wǎng)，連接學校的交換機和防火墻，再進行數(shù)據(jù)傳輸。虛擬專用網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸過程中，只需要核對數(shù)據(jù)傳輸雙方的安全性，就只需要加密兩個虛擬網(wǎng)專用服務(wù)器。

2加密內(nèi)部向外部發(fā)送的郵件

在高校行政管理領(lǐng)域，辦公自動化系統(tǒng)會不斷收發(fā)郵件，在高校內(nèi)部各行政部門之間，專業(yè)信息的互通主要通過郵件完成。如被軟件惡意挾持，電腦可能自動向外界發(fā)送郵件，同時也為了避免內(nèi)部泄密的發(fā)生，我們需要對郵件進行加密。在高校局域網(wǎng)內(nèi)，郵件及大部分文件的加密都會使用PGP方式進行郵件加密，PGP密鑰以公開密鑰密碼為基礎(chǔ)。例如，高校內(nèi)某部門需要向另一個部門發(fā)送一份需要保密的文件，就要先輸入收文件方的公開密鑰密碼，并在發(fā)文件方的公開密鑰環(huán)中輸入收文件方的公開密鑰密碼，并使用該密鑰加密郵件。加密以后，郵件的擴展名會出現(xiàn)改變，如不通過正常解密則無法打開文件。但是，郵件的信息長度一旦大于等于50000字節(jié)，郵箱就會自動將信息分段。收文件方收到信息后，PGP就會把分段的信息進行整合處理，要想獲得完整的信息就需要使用密鑰。否則收文件方不能恢復(fù)文件格式[3]，如圖1所示。

3強化服務(wù)器的安全性

想保證辦公自動化系統(tǒng)的信息安全性，最基本的做法就是要提高服務(wù)器面對攻擊的防御能力，我們的主要安全措施是應(yīng)用SSL。之所以SSL能夠提高服務(wù)器的安全性，就是因為SSL的傳輸控制協(xié)議。其中底層的協(xié)議設(shè)置需要基于傳輸控制協(xié)議的SSL記錄，主要對高層協(xié)議的封裝，并通過警示以及更改密碼等協(xié)議，實現(xiàn)對SSL的交換管理，以此為基礎(chǔ)進行超文本傳輸。從目前Web服務(wù)器的加密傳輸情況來看，大部分都支持SSL。我們通過設(shè)置加密傳輸功能對秘密性要求較高的網(wǎng)頁進行加密，后允許用戶訪問。SSL安全機制建立以后，網(wǎng)頁的訪問安全性就大大提高了。我們在應(yīng)用SSL的過程中，第一步是添加證書服務(wù)，之后采用獨立根安裝方法安裝服務(wù)；第二步是命名證書，開啟網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)器后申請網(wǎng)頁的數(shù)字證書；第三步是把申請下來的證書提交到服務(wù)器，安裝服務(wù)器后，在本地服務(wù)器中生成虛擬目錄。在待申請證書中右擊選擇證書頒發(fā)項，并復(fù)制保存證書。最后還需要回到原始管理界面重新申請證書，設(shè)置安裝SSL后，信息的傳輸方式即為加密方式。

4提高數(shù)據(jù)庫的儲存穩(wěn)定性

數(shù)據(jù)庫是行政辦公自動化中一種非常有效的管理和支持手段。數(shù)據(jù)庫的存在方便辦公人員對數(shù)據(jù)分布的描述，也有利于數(shù)據(jù)的分類存儲和多部門工作人員的信息共享。信息的存儲價值遠遠高于數(shù)據(jù)庫本身，因此必須保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全。首先，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須完整，數(shù)據(jù)不會因存儲介質(zhì)、電源故障等情況而損壞。同時，做好數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生事故，數(shù)據(jù)可以及時恢復(fù)。其次，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理過程中，必須由專人負責。為了保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的機密性，數(shù)據(jù)庫管理員要建立起數(shù)據(jù)庫的訪問系統(tǒng)，記錄所有訪問人員的登錄情況。同時，要對訪問人員的IP地址進行限制（非校內(nèi)地址禁止訪問）。除此之外，該功能還可以降低數(shù)據(jù)庫的受攻擊概率，跟蹤訪問者的訪問情況。這樣可以及時地發(fā)現(xiàn)潛在的數(shù)據(jù)庫攻擊，保證數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)安全性。

5及時更新安全軟件，增強安全意識

計算機病毒是破壞辦公自動化系統(tǒng)信息安全性的主要因素，病毒通過破壞計算機系統(tǒng)和文件格式造成大量數(shù)據(jù)丟失。有的病毒還會在校園局域網(wǎng)內(nèi)自動復(fù)制傳播，導(dǎo)致整個高校行政系統(tǒng)的自動化辦公癱瘓，嚴重影響行政辦公工作的開展。為了保證高校行政管理中辦公自動化系統(tǒng)的安全性，我們需要從網(wǎng)絡(luò)、計算機兩個層面構(gòu)建防護體系，從而保護辦公自動化系統(tǒng)的安全。首先，電腦病毒是需要通過外界途徑才能植入計算機和網(wǎng)絡(luò)，因此要做好網(wǎng)絡(luò)防護措施。其次就是要增強辦公工作人員的防范意識，避免因錯誤操作導(dǎo)致病毒的植入。病毒植入的途徑有許多，比如通過U盤等外界途徑、網(wǎng)絡(luò)下載途徑等，造成病毒植入的主要原因包括辦公人員缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識，對網(wǎng)絡(luò)病毒的危險性缺乏認識等。在計算機病毒的防護中，我們首先要讓系統(tǒng)操作人員明白計算機病毒的基本屬性、計算機病毒通過什么手段對計算機網(wǎng)絡(luò)形成威脅。通過了解與學習計算機病毒的基礎(chǔ)知識，用戶才能對計算機病毒的防護有一個清醒的認識。由于辦公人員并非專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全人員，因此辦公人員只需要具備基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)安全意識即可，具體操作由安全軟件（如360、火絨等）完成。辦公人員要做的就是學會使用這些安全軟件，包括定期檢查更新病毒庫，對于來源不明的網(wǎng)絡(luò)文件、U盤、郵件要進行檢查過后才能打開。此后就是注意郵件病毒和網(wǎng)絡(luò)病毒的危險，在高校行政管理中主要溝通方式就是郵件，但是郵件的存在使病毒的傳播更加便利。郵件病毒的傳播和預(yù)防并不復(fù)雜，甚至不需要采用專業(yè)技術(shù)進行預(yù)防，但是不可隨意忽視，必須采取相應(yīng)的手段進行防御[4]。

6結(jié)語

綜上所述，高校行政管理中應(yīng)用的辦公自動化系統(tǒng)大大提高行政管理的效率和精度。自辦公自動化系統(tǒng)普及以來，高校行政管理的辦公模式開始出現(xiàn)變革，這極大地促進高校行政工作的發(fā)展。但是辦公自動化系統(tǒng)同樣具備以下缺點：對網(wǎng)絡(luò)和計算機依賴程度高，缺乏備份措施等。一旦網(wǎng)絡(luò)和計算機出現(xiàn)問題就很容易造成信息泄露、系統(tǒng)癱瘓等問題。因此，加強辦公自動化系統(tǒng)的安全程度至關(guān)重要。本文通過應(yīng)用虛擬專用網(wǎng)、強化服務(wù)器安全性等措施，論述加強辦公自動化系統(tǒng)安全度的可能性，從而提高辦公自動化系統(tǒng)的安全程度。

參考文獻

[1]方周泉.基于網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)管理的計算機應(yīng)用[J].科技風，2021（8）：86-87.

[2]常振中.大數(shù)據(jù)時代下的計算機網(wǎng)絡(luò)安全與防范策略分析[J].科技風，2021（8）：100-101.

[3]袁開祥.行政管理中辦公自動化信息安全問題探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：67-68.

[4]陳超.大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息安全保護[J].電子技術(shù)與軟件工程，2020（3）：249-250.

作者：王應(yīng)求 單位：三亞學院