電子檔案信息安全問題及保障策略

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摘要:隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展，檔案管理領域出現了新的管理模式，并且有逐步取代傳統的檔案管理之勢，極大地推動了檔案管理的科學性和高效性，但在復雜的網絡環境下，電子檔案的應用往往也會帶來諸多的安全問題，應予認真研究。

關鍵詞:網絡環境;電子檔案;信息安全;保障策略

1引言

互聯網信息技術的迅速發展一方面拓寬了我們獲取信息的渠道，給我們的生活帶來極大的便利，另一方面也給我們帶來了極大的挑戰。如果我們不能夠在推動檔案管理科學性和高效性的同時，重視由此帶來的安全問題并且采取相應的策略妥善處理，將會給檔案管理帶來巨大的阻礙與損失。如何在復雜的網絡環境下保障電子檔案信息安全，現已成為我們檔案工作人員必須面對的首要問題。筆者根據自身檔案管理工作的實際經驗，在深入研究相關文獻的基礎上，擬對處理電子檔案信息的安全問題提出相應的策略，為處理電子檔案應用過程中出現的安全問題提供一定的參考。

2復雜的互聯網環境:研究背景與文獻回顧

伴隨著經濟和社會的不斷發展，互聯網在我們的生產和生活的各個領域中也越來越扮演著不可替代的角色。從經濟領域的“互聯網+”到檔案管理領域的“數字化”管理模式無一不彰顯著互聯網給我們帶來的影響。在互聯網背景下的數字化檔案建設，使檔案資源實現分類管理并完成數字化轉換，不僅提高了檔案資源的利用程度，還明確了檔案管理的方式和方向，使得檔案管理工作更加有效和合理。不可否認，互聯網技術很大程度上滿足了新時期檔案管理的內在要求，但是我們萬萬不能因此而忽略了互聯網作為一把雙刃劍給檔案管理所帶來的消極因素。一些研究已經指出:檔案管理中管理效率與信息安全之間存在顯著矛盾，電子檔案在運用過程中，不可避免地對計算機系統產生依賴，面臨著技術風險和網絡風險，如果遭遇黑客入侵、病毒侵害和網絡故障等問題時，檔案信息安全將得不到保障。互聯網環境具有寬松性、多變性和復雜性的特征，加之目前數字化管理模式下的電子檔案的運用還處在發展階段，檔案管理的安全保障系統還不健全，因此，在互聯網背景下電子檔案信息安全問題是亟待檔案管理者解決和面對的一個難題。

3電子檔案區別于傳統檔案的特點

3．1電子檔案對計算機系統具有很強的依賴性

20世紀90年代以來，信息技術突飛猛進地發展，計算機系統不斷完善，電子及信息技術普及到各行各業，電子檔案的出現更是順應了信息時代的需求。檔案信息以數字化的形式存儲于計算機系統內是電子檔案的一個重要特征。為了保障檔案信息管理的安全性與有效性，傳統檔案管理者一般是花費大量的人力物力將檔案集中起來，統一監控;而電子檔案的管理則需要利用計算機和信息網絡技術對信息進行一定的加密和編碼等處理，并使用技術的存貯介質保存，因此，電子檔案信息以計算機系統為載體，以數字化的形式記錄了傳統的檔案內容，對計算機系統具有很強的依賴性。

3．2電子檔案信息呈現形式的復雜性和多樣性

傳統的檔案信息大多不外乎兩種的信息表現形式:一為文字，二為圖表，而電子檔案信息的表現形式更加復雜多樣。電子檔案信息可以把包含文字、圖表及音頻、照片等電子多媒體形式統一集中到一份檔案信息中，用最直接生動的形式呈現出當前檔案信息的情況。所以，電子檔案信息運用各異的多媒體形式，構成了檔案信息呈現方式的多樣性和復雜性。

3．3電子檔案信息共享的便捷性

傳統檔案的管理方式是單一的、相對封閉的，檔案用戶使用檔案在很大程度上受到時間和空間的限制，無法及時有效的獲取和應用檔案信息。而檔案數字化管理模式下的電子檔案信息的應用，將傳統的封閉式服務轉變為開放式服務，將傳統的“一對一”服務轉變為“一對多”服務，檔案用戶不需要特地花時間去參與上門、排隊、等待等流程，只需通過計算機甚至是一只小小的手機就能在任何時間、任何空間連接網絡，獲取所需要的檔案信息并對它進行下載、保存和利用。電子檔案信息的應用為開啟檔案服務多元化和實現最大范圍內檔案信息的全面共享提供了新范式。

4互聯網背景下電子檔案存在的安全問題

4．1復雜的互聯網環境所構成的威脅

互聯網作為電子檔案系統不可分割的一部分，其環境的好壞對電子檔案的生存和發展具有最直接的影響。互聯網本身所具有的開放性特點，使得近些年網絡安全環境越來越復雜。很多不法分子正是利用這些特點對檔案信息進行破壞，如入侵到檔案信息的數據庫進行惡意篡改、刪除或者引入網絡病毒等破壞，對電子檔案信息安全造成一定的威脅。當前迫切需要加強信息安全，網絡安全方面的研究和應用。

4．2保護信息安全的“絆腳石”－－不符合時展要求的檔案管理者

在電子檔案信息安全管理工作中，檔案管理者不僅是檔案信息安全的守護者，而且也是檔案信息安全問題制造者。電子檔案信息的安全與檔案管理者的安全意識是直接相關的，如果工作人員的安全意識薄弱，疏于防范上就是對檔案信息安全危險敞開大門。電子檔案管理是兼顧保密性和科學性于一體的工作，如果新時期的電子檔案管理者不能具備軟件開發、網絡運營以及網絡安全防護的基本技能，將無法保證檔案信息的安全科學。檔案管理隊伍迫切需要安全意識強和綜合素質高兼顧的人才。

4．3電子檔案安全保障體系不健全

目前我國檔案的安全保護工作仍不是很到位，還有很大的提升空間。電子檔案的安全問題，關鍵在于建立電子檔案的安全保障體系。管理部門和檔案服務機構的重要就是保障檔案的安全，制定詳細的檔案管理工作計劃和制度管理。

5電子檔案信息的安全保障策略

(1)完善法律法規。良好的網絡環境是保障電子檔案信息安全的基礎，而網絡環境的建設離不開法律法規的支撐。因此，必須通過制定相應的法律規范，讓那些對電子檔案信息的有惡意泄露、破壞、刪除等行為的不法分子承擔相應的法律責任，進而起到警示作用，也使網絡得到凈化。相關部門也應該出臺具體可量化的法規和統一合理的行業標準去約束檔案信息管理者，進一步對電子檔案信息進行保護。(2)加強信息安全防護技術，形成嚴密的網絡防護。一方面鑒于我們國家還在借鑒和利用其他國家信息安全防護技術及設備，我們更應該盡快研發屬于我們國家自己的具有自主知識產權的檔案安全防護技術，對檔案進行有效保護，避免檔案信息受到網絡的攻擊和損害，有效提升檔案管理系統的安全性能。選取科學有效的防護軟件和設備并對其進行無間斷地檢測，隨時進行維護和升級。(3)提高檔案管理者的安全意識，規范檔案管理者的行為，構建高素質管理團隊。在基于互聯網背景的數字化管理模式下，電子檔案都是依靠信息技術和網絡平臺進行管理的，但是很多檔案管理者的意識和素質還無法跟上時代的步伐。提高檔案管理人員的安全意識和綜合素質，成為加強檔案信息安全保護的前提和基礎。我們必須嚴格選拔、層層篩選新時期檔案工作的管理人員。對于在職檔案管理人員，不僅需要對他們進行強化信息安全的教育，規范他們的工作行為還必須對他們進行安全和保密技術的培訓，建立一支高素質的管理團隊。(4)健全電子檔案安全保障體系，必須結合檔案安全保障體系所特有的理論因素與檔案實際過程中所遇到的問題結合起來，樹立正確的工作態度，加大投入，夯實基礎，努力做好檔案的保護工作，建立起完善的安全保障體系。

6結語

面對保護電子檔案信息安全的重大挑戰，要認清電子檔案應用過程中所存在的信息安全問題，在法律、技術和人才等方面提供支持和保障，才能在保障電子檔案信息管理科學性、完整性和有效性的同時，盡力避免出現安全問題。目前我國檔案的安全保護工作仍不是很到位，還有很大的提升空間。確保電子檔案的安全，關鍵在于建立完善的電子檔案安全保障體系。檔案管理部門和各級服務機構，必須制訂詳細的檔案管理安全制度和工作計劃，從體制和機制上保障檔案的安全。

參考文獻:

［1］王庭蕓．互聯網背景下數字化檔案資源建設路徑分析［J］．檔案時空，2018(12):41－42．

［2］楊惠茹．淺析電子檔案信息的安全保障策略［J］．才智，2018(26):215．

［3］張勇．淺議血站電子檔案特點及管理對策［J］．辦公室業務，2014(5):77－78．

作者：李燁 單位：福建省廈門集美中學