學(xué)校檔案管理電子檔案管理實(shí)踐探索

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摘要:隨著社會和時代的發(fā)展，當(dāng)前我國社會主義現(xiàn)代化事業(yè)不斷發(fā)展，教育教學(xué)工作也逐漸朝著多元化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。高職學(xué)校作為我國教育教學(xué)體系中非常重要的一部分，正源源不斷地為我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)人才，信息化時代的到來也為當(dāng)前高職院校的教育教學(xué)以及其他工作帶來了較大的改變，其中值得關(guān)注的便是檔案管理電子信息化，不斷優(yōu)化當(dāng)前高職院校日常教學(xué)與辦公。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子檔案管理能夠不斷減輕人工工作量，提高工作效率，本文就關(guān)于當(dāng)前電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了簡要的分析和建議。

關(guān)鍵詞:電子信息;檔案管理;高職院校

當(dāng)前我國高職院校逐漸朝著多元化、現(xiàn)代化、科學(xué)化方向發(fā)展，教學(xué)方式變化多端，教學(xué)環(huán)節(jié)復(fù)雜多樣。為了更好地進(jìn)行教學(xué)，方便學(xué)院內(nèi)部的教學(xué)以及管理工作，眾多高職院校開始在實(shí)際工作過程中逐步拋去傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式，采用電子文件來作為學(xué)校招生辦學(xué)科研以及工作的信息傳遞途徑。檔案管理在當(dāng)前的高職院校辦學(xué)以及發(fā)展過程中至關(guān)重要，但是不少高職院校仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，并未與當(dāng)前信息化時代銜接，因此當(dāng)前各大高職院校應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新和改革，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的完善和普及，不斷促進(jìn)高職院校辦學(xué)效率。

一、電子檔案概念及其特點(diǎn)

從電子檔案的原始概念來講，電子文件主要是指在當(dāng)前各個社會組織運(yùn)行以及發(fā)展過程中通過計算機(jī)等設(shè)備對辦公信息及各類數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲傳輸，與傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介相比更具有現(xiàn)代化特點(diǎn)。隨著社會主義現(xiàn)代化事業(yè)不斷發(fā)展，各行各業(yè)都進(jìn)行了快步的提升和創(chuàng)新，信息時代到來使各個環(huán)節(jié)的工作都產(chǎn)生著大量的信息和數(shù)據(jù)。檔案管理對于任何一個企業(yè)來說都是至關(guān)重要的，每個企業(yè)都要重視其檔案管理工作，在實(shí)際工作過程中由于檔案管理不到位所造成的利益丟失以及公司損失數(shù)不勝數(shù)，經(jīng)常發(fā)生紙質(zhì)檔案字跡模糊、數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，更是有許多公司在之前的工作過程中，完全沒有重視起檔案管理工作，以至于公司在進(jìn)行決策以及未來展望時缺乏科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。電子檔案是指在當(dāng)前各個社會組織實(shí)踐發(fā)展過程中的眾多有利價值信息不斷整合而成的電子文件，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有其自身的特殊性。首先，電子檔案作為現(xiàn)代化不斷發(fā)展的信息時代產(chǎn)物，必須要借助當(dāng)前的現(xiàn)代化信息辦公設(shè)備才能進(jìn)行工作。其次，電子檔案必須要借助計算機(jī)等現(xiàn)代化的信息設(shè)備來進(jìn)行傳遞，突破了時間和空間的限制，最后，電子檔案的保存對于場地要求不高，然而必須要對保存環(huán)境進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)和控制。

(一)電子檔案管理的優(yōu)勢1．不斷提高檔案管理工作效率信息時代的到來使各行各業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展都產(chǎn)生了較大的改變，運(yùn)用信息技術(shù)處理工作能夠極大地解放人工工作量，與傳統(tǒng)的人工相比有更大的優(yōu)勢，因此在當(dāng)前高職院校的教學(xué)以及運(yùn)行發(fā)展過程中進(jìn)行電子檔案管理，能夠有效提升學(xué)院內(nèi)部檔案管理的工作效率。以高職院校的檔案數(shù)據(jù)錄入為例，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要專門的工作人員用筆進(jìn)行抄錄，不僅要對文字進(jìn)行儲存和校對，還要投入大量的人力、物力、財力，更無法保證錄入信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。電子檔案管理方式有效改變了這一現(xiàn)狀，利用當(dāng)前不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)對各項數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行收集和儲存，從而使檔案數(shù)據(jù)的錄入變得更加簡單，使檔案的管理變得更加便捷，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)性和可靠性，這對于院校龐大的高職院校來說是至關(guān)重要的。2．不斷增強(qiáng)檔案分享效果高職院校的檔案管理工作歸根結(jié)底是要為教學(xué)工作和學(xué)院發(fā)展而服務(wù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，并不能夠在第一時間對有關(guān)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行搜索和提取，不僅需要較為繁雜的程序，而且較長距離的檔案調(diào)動還要受到空間和時間的限制，在調(diào)動過程中機(jī)器容易出現(xiàn)遺失或者檔案損傷的情況。電子檔案管理可以有效改變這一現(xiàn)狀，在現(xiàn)在辦公軟件的支持之下，隨時隨地提取信息和數(shù)據(jù)，不斷提高檔案分享效果。當(dāng)前企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展完全處在透明公開快速的效果，各個環(huán)節(jié)的工作息息相關(guān)、相互融合，必須要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的共享。企業(yè)可以結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立起科學(xué)可行的電子檔案管理制度，設(shè)置相關(guān)的公共平臺，使各個環(huán)節(jié)各個部門，都能夠在不同時間不同地點(diǎn)隨時隨地提取需要的電子信息，這樣既能夠不斷滿足當(dāng)前人們的工作需求，也能夠減少人們在搜尋原始檔案時所浪費(fèi)的不必要時間，極大程度地節(jié)約了勞動力以及時間成本，能夠不斷提高企業(yè)的綜合實(shí)力。3．不斷降低檔案管理成本在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理過程中，紙質(zhì)檔案管理需要花費(fèi)大量的人力、物力、財力，不僅不利于工作效率的提高，反而造成不必要的資源浪費(fèi)，而電子檔案管理方式的出現(xiàn)，便節(jié)約了大量的人力和物力，對于環(huán)境保護(hù)有著一定的影響，在電子檔案管理工作過程中，僅僅需要一名專業(yè)人才以及一臺電腦就可完成所有的檔案管理工作，電腦加密的管理形勢更有助于資料安全性的保障，也可以避免發(fā)生自然災(zāi)害時造成不必要的材料損壞，可以避免檔案所受到的自然威脅，保證檔案安全。4．不斷提高檔案傳遞速度在實(shí)際工作過程中如果需要較大分量的檔案資料，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為例，需要耗費(fèi)大量的人力、物力，突破時間和距離的障礙。然而當(dāng)前電子檔案管理僅僅需要一個小小的儲存卡，或者通過軟件進(jìn)行傳輸就可以滿足人們的使用需要。另外在當(dāng)前眾多高職院校的檔案傳輸過程中，如學(xué)生的畢業(yè)環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案管理只能通過郵寄的方式來傳遞信息，經(jīng)常發(fā)生文件丟失現(xiàn)象，電子檔案就能夠保證傳輸速度的高效以及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

(二)電子檔案管理的風(fēng)險電子檔案管理雖有一定的時代性和安全性，也能夠更加方便高職院校的檔案管理工作，然而自身卻仍舊存在著一定的風(fēng)險，首先是檔案的安全性，電子檔案占據(jù)空間較小，讀寫速度較快，然而一旦電子檔案儲存設(shè)備損壞或者丟失，那么將會造成難以估量的后果。此外，在傳統(tǒng)檔案管理過程中，數(shù)據(jù)錄入過程中如果出現(xiàn)錯誤非常容易修改，然而電子檔案為了不斷提高工作效率，因此分批量的錄入方式很難對資料進(jìn)行查找和修改。近些年來我國現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，作為一項現(xiàn)代化的新領(lǐng)域，每天都有各種各樣的先進(jìn)技術(shù)出現(xiàn)，高職院校進(jìn)行電子檔案管理，通過將信息儲存在不同的媒介上，然而不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)很難保證媒介以及相關(guān)設(shè)備的穩(wěn)定不變，如果未來的信息技術(shù)不斷更新，那么設(shè)備也將會容易發(fā)生各種各樣的問題。

二、電子檔案的建立和利用

(一)電子檔案的建立高職院校想要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)院電子檔案管理的速度，必須要建立起相關(guān)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，作為電子檔案與紙質(zhì)檔案的交匯點(diǎn)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作，由紙質(zhì)向電子方向發(fā)展。學(xué)院可以考慮自主創(chuàng)建或者購買專業(yè)兩件等兩種方式，其中購買專業(yè)軟件更為方便快捷，經(jīng)過開發(fā)商的培訓(xùn)就能夠順利地使用電子檔案。進(jìn)行電子檔案管理工作必須要有專門的計算機(jī)作為檔案管理專用設(shè)備，其次在選定的區(qū)域內(nèi)創(chuàng)建一個或幾個檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立子目錄，來對不同的電子文件進(jìn)行儲存和歸類。第三，檔案管理工作人員要將收到的各類文件通過數(shù)碼照相或掃描的方式進(jìn)行分類和儲存。第四，在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件之后，要進(jìn)一步進(jìn)行監(jiān)督和審核，確保兩種文件的一致性以及錄入文件的準(zhǔn)確性。第五，對于現(xiàn)存的檔案資料一定要進(jìn)行備份，這樣才能夠防止由于設(shè)備損壞或檔案受損而造成無法彌補(bǔ)的現(xiàn)象。第六，可以將檔案目錄以及文件設(shè)置成共享模式，讓廣大師生都能夠通過校園局域網(wǎng)進(jìn)行了解和搜集。

(二)電子檔案的利用學(xué)院可以通過學(xué)校局域網(wǎng)的設(shè)置為廣大師生提供更高水平的電子檔案管理服務(wù)，面向廣大師生，確保大家都能夠通過局域網(wǎng)來了解和搜集到自己所需要的信息。第二，高職院校的辦學(xué)宗旨是為了培養(yǎng)更多的高素質(zhì)人才，因此也可以與政府網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行合作，這樣有利于學(xué)生學(xué)習(xí)之后參加工作，確保每位學(xué)生都能夠在就業(yè)市場上發(fā)揮自身的價值，在工作過程中發(fā)揮自身的工作潛能。各大高等院校可以根據(jù)當(dāng)前電子檔案管理工作的市場需求程度，開設(shè)專門的專業(yè)以及院校，不斷提高現(xiàn)代化人才對于檔案管理工作的重視程度，學(xué)院也可以利用公眾網(wǎng)面向廣大社會工作進(jìn)行公共檔案管理服務(wù)，不斷滿足社會公眾檔案查詢的需求，確保學(xué)校未來的發(fā)展方向更符合社會和時代的發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，高職院校的電子檔案管理工作是一個漫長的過程，需要隨著社會的發(fā)展以及學(xué)院的教學(xué)工作不斷完善和發(fā)展，我們必須調(diào)動各個部門的力量，采取多種形式，做好學(xué)院內(nèi)部的檔案管理工作，使學(xué)院中的檔案管理更加完善，發(fā)揮檔案管理的最大價值。

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作者：陳愛華 單位：東莞市技師學(xué)院