學(xué)校檔案管理電子檔案管理實(shí)踐探索

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摘要:隨著社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)不斷發(fā)展，教育教學(xué)工作也逐漸朝著多元化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。高職學(xué)校作為我國(guó)教育教學(xué)體系中非常重要的一部分，正源源不斷地為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)培養(yǎng)人才，信息化時(shí)代的到來(lái)也為當(dāng)前高職院校的教育教學(xué)以及其他工作帶來(lái)了較大的改變，其中值得關(guān)注的便是檔案管理電子信息化，不斷優(yōu)化當(dāng)前高職院校日常教學(xué)與辦公。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子檔案管理能夠不斷減輕人工工作量，提高工作效率，本文就關(guān)于當(dāng)前電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析和建議。

關(guān)鍵詞:電子信息;檔案管理;高職院校

當(dāng)前我國(guó)高職院校逐漸朝著多元化、現(xiàn)代化、科學(xué)化方向發(fā)展，教學(xué)方式變化多端，教學(xué)環(huán)節(jié)復(fù)雜多樣。為了更好地進(jìn)行教學(xué)，方便學(xué)院內(nèi)部的教學(xué)以及管理工作，眾多高職院校開始在實(shí)際工作過(guò)程中逐步拋去傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式，采用電子文件來(lái)作為學(xué)校招生辦學(xué)科研以及工作的信息傳遞途徑。檔案管理在當(dāng)前的高職院校辦學(xué)以及發(fā)展過(guò)程中至關(guān)重要，但是不少高職院校仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，并未與當(dāng)前信息化時(shí)代銜接，因此當(dāng)前各大高職院校應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新和改革，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的完善和普及，不斷促進(jìn)高職院校辦學(xué)效率。

一、電子檔案概念及其特點(diǎn)

從電子檔案的原始概念來(lái)講，電子文件主要是指在當(dāng)前各個(gè)社會(huì)組織運(yùn)行以及發(fā)展過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)辦公信息及各類數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)傳輸，與傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介相比更具有現(xiàn)代化特點(diǎn)。隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)不斷發(fā)展，各行各業(yè)都進(jìn)行了快步的提升和創(chuàng)新，信息時(shí)代到來(lái)使各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都產(chǎn)生著大量的信息和數(shù)據(jù)。檔案管理對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的，每個(gè)企業(yè)都要重視其檔案管理工作，在實(shí)際工作過(guò)程中由于檔案管理不到位所造成的利益丟失以及公司損失數(shù)不勝數(shù)，經(jīng)常發(fā)生紙質(zhì)檔案字跡模糊、數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，更是有許多公司在之前的工作過(guò)程中，完全沒(méi)有重視起檔案管理工作，以至于公司在進(jìn)行決策以及未來(lái)展望時(shí)缺乏科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。電子檔案是指在當(dāng)前各個(gè)社會(huì)組織實(shí)踐發(fā)展過(guò)程中的眾多有利價(jià)值信息不斷整合而成的電子文件，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有其自身的特殊性。首先，電子檔案作為現(xiàn)代化不斷發(fā)展的信息時(shí)代產(chǎn)物，必須要借助當(dāng)前的現(xiàn)代化信息辦公設(shè)備才能進(jìn)行工作。其次，電子檔案必須要借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的信息設(shè)備來(lái)進(jìn)行傳遞，突破了時(shí)間和空間的限制，最后，電子檔案的保存對(duì)于場(chǎng)地要求不高，然而必須要對(duì)保存環(huán)境進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)和控制。

(一)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)1．不斷提高檔案管理工作效率信息時(shí)代的到來(lái)使各行各業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展都產(chǎn)生了較大的改變，運(yùn)用信息技術(shù)處理工作能夠極大地解放人工工作量，與傳統(tǒng)的人工相比有更大的優(yōu)勢(shì)，因此在當(dāng)前高職院校的教學(xué)以及運(yùn)行發(fā)展過(guò)程中進(jìn)行電子檔案管理，能夠有效提升學(xué)院內(nèi)部檔案管理的工作效率。以高職院校的檔案數(shù)據(jù)錄入為例，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要專門的工作人員用筆進(jìn)行抄錄，不僅要對(duì)文字進(jìn)行儲(chǔ)存和校對(duì)，還要投入大量的人力、物力、財(cái)力，更無(wú)法保證錄入信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。電子檔案管理方式有效改變了這一現(xiàn)狀，利用當(dāng)前不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行收集和儲(chǔ)存，從而使檔案數(shù)據(jù)的錄入變得更加簡(jiǎn)單，使檔案的管理變得更加便捷，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)性和可靠性，這對(duì)于院校龐大的高職院校來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。2．不斷增強(qiáng)檔案分享效果高職院校的檔案管理工作歸根結(jié)底是要為教學(xué)工作和學(xué)院發(fā)展而服務(wù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，并不能夠在第一時(shí)間對(duì)有關(guān)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行搜索和提取，不僅需要較為繁雜的程序，而且較長(zhǎng)距離的檔案調(diào)動(dòng)還要受到空間和時(shí)間的限制，在調(diào)動(dòng)過(guò)程中機(jī)器容易出現(xiàn)遺失或者檔案損傷的情況。電子檔案管理可以有效改變這一現(xiàn)狀，在現(xiàn)在辦公軟件的支持之下，隨時(shí)隨地提取信息和數(shù)據(jù)，不斷提高檔案分享效果。當(dāng)前企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展完全處在透明公開快速的效果，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作息息相關(guān)、相互融合，必須要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的共享。企業(yè)可以結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立起科學(xué)可行的電子檔案管理制度，設(shè)置相關(guān)的公共平臺(tái)，使各個(gè)環(huán)節(jié)各個(gè)部門，都能夠在不同時(shí)間不同地點(diǎn)隨時(shí)隨地提取需要的電子信息，這樣既能夠不斷滿足當(dāng)前人們的工作需求，也能夠減少人們?cè)谒褜ぴ紮n案時(shí)所浪費(fèi)的不必要時(shí)間，極大程度地節(jié)約了勞動(dòng)力以及時(shí)間成本，能夠不斷提高企業(yè)的綜合實(shí)力。3．不斷降低檔案管理成本在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，不僅不利于工作效率的提高，反而造成不必要的資源浪費(fèi)，而電子檔案管理方式的出現(xiàn)，便節(jié)約了大量的人力和物力，對(duì)于環(huán)境保護(hù)有著一定的影響，在電子檔案管理工作過(guò)程中，僅僅需要一名專業(yè)人才以及一臺(tái)電腦就可完成所有的檔案管理工作，電腦加密的管理形勢(shì)更有助于資料安全性的保障，也可以避免發(fā)生自然災(zāi)害時(shí)造成不必要的材料損壞，可以避免檔案所受到的自然威脅，保證檔案安全。4．不斷提高檔案?jìng)鬟f速度在實(shí)際工作過(guò)程中如果需要較大分量的檔案資料，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為例，需要耗費(fèi)大量的人力、物力，突破時(shí)間和距離的障礙。然而當(dāng)前電子檔案管理僅僅需要一個(gè)小小的儲(chǔ)存卡，或者通過(guò)軟件進(jìn)行傳輸就可以滿足人們的使用需要。另外在當(dāng)前眾多高職院校的檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，如學(xué)生的畢業(yè)環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案管理只能通過(guò)郵寄的方式來(lái)傳遞信息，經(jīng)常發(fā)生文件丟失現(xiàn)象，電子檔案就能夠保證傳輸速度的高效以及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

(二)電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)電子檔案管理雖有一定的時(shí)代性和安全性，也能夠更加方便高職院校的檔案管理工作，然而自身卻仍舊存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，首先是檔案的安全性，電子檔案占據(jù)空間較小，讀寫速度較快，然而一旦電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備損壞或者丟失，那么將會(huì)造成難以估量的后果。此外，在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤非常容易修改，然而電子檔案為了不斷提高工作效率，因此分批量的錄入方式很難對(duì)資料進(jìn)行查找和修改。近些年來(lái)我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，作為一項(xiàng)現(xiàn)代化的新領(lǐng)域，每天都有各種各樣的先進(jìn)技術(shù)出現(xiàn)，高職院校進(jìn)行電子檔案管理，通過(guò)將信息儲(chǔ)存在不同的媒介上，然而不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)很難保證媒介以及相關(guān)設(shè)備的穩(wěn)定不變，如果未來(lái)的信息技術(shù)不斷更新，那么設(shè)備也將會(huì)容易發(fā)生各種各樣的問(wèn)題。

二、電子檔案的建立和利用

(一)電子檔案的建立高職院校想要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)院電子檔案管理的速度，必須要建立起相關(guān)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，作為電子檔案與紙質(zhì)檔案的交匯點(diǎn)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作，由紙質(zhì)向電子方向發(fā)展。學(xué)院可以考慮自主創(chuàng)建或者購(gòu)買專業(yè)兩件等兩種方式，其中購(gòu)買專業(yè)軟件更為方便快捷，經(jīng)過(guò)開發(fā)商的培訓(xùn)就能夠順利地使用電子檔案。進(jìn)行電子檔案管理工作必須要有專門的計(jì)算機(jī)作為檔案管理專用設(shè)備，其次在選定的區(qū)域內(nèi)創(chuàng)建一個(gè)或幾個(gè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立子目錄，來(lái)對(duì)不同的電子文件進(jìn)行儲(chǔ)存和歸類。第三，檔案管理工作人員要將收到的各類文件通過(guò)數(shù)碼照相或掃描的方式進(jìn)行分類和儲(chǔ)存。第四，在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件之后，要進(jìn)一步進(jìn)行監(jiān)督和審核，確保兩種文件的一致性以及錄入文件的準(zhǔn)確性。第五，對(duì)于現(xiàn)存的檔案資料一定要進(jìn)行備份，這樣才能夠防止由于設(shè)備損壞或檔案受損而造成無(wú)法彌補(bǔ)的現(xiàn)象。第六，可以將檔案目錄以及文件設(shè)置成共享模式，讓廣大師生都能夠通過(guò)校園局域網(wǎng)進(jìn)行了解和搜集。

(二)電子檔案的利用學(xué)院可以通過(guò)學(xué)校局域網(wǎng)的設(shè)置為廣大師生提供更高水平的電子檔案管理服務(wù)，面向廣大師生，確保大家都能夠通過(guò)局域網(wǎng)來(lái)了解和搜集到自己所需要的信息。第二，高職院校的辦學(xué)宗旨是為了培養(yǎng)更多的高素質(zhì)人才，因此也可以與政府網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行合作，這樣有利于學(xué)生學(xué)習(xí)之后參加工作，確保每位學(xué)生都能夠在就業(yè)市場(chǎng)上發(fā)揮自身的價(jià)值，在工作過(guò)程中發(fā)揮自身的工作潛能。各大高等院校可以根據(jù)當(dāng)前電子檔案管理工作的市場(chǎng)需求程度，開設(shè)專門的專業(yè)以及院校，不斷提高現(xiàn)代化人才對(duì)于檔案管理工作的重視程度，學(xué)院也可以利用公眾網(wǎng)面向廣大社會(huì)工作進(jìn)行公共檔案管理服務(wù)，不斷滿足社會(huì)公眾檔案查詢的需求，確保學(xué)校未來(lái)的發(fā)展方向更符合社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高職院校的電子檔案管理工作是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要隨著社會(huì)的發(fā)展以及學(xué)院的教學(xué)工作不斷完善和發(fā)展，我們必須調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的力量，采取多種形式，做好學(xué)院內(nèi)部的檔案管理工作，使學(xué)院中的檔案管理更加完善，發(fā)揮檔案管理的最大價(jià)值。

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作者：陳愛華 單位：東莞市技師學(xué)院