學校檔案管理電子檔案管理實踐探索
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摘要:隨著社會和時代的發展，當前我國社會主義現代化事業不斷發展，教育教學工作也逐漸朝著多元化、現代化的方向發展。高職學校作為我國教育教學體系中非常重要的一部分，正源源不斷地為我國現代化建設事業培養人才，信息化時代的到來也為當前高職院校的教育教學以及其他工作帶來了較大的改變，其中值得關注的便是檔案管理電子信息化，不斷優化當前高職院校日常教學與辦公。與傳統檔案管理方式相比，電子檔案管理能夠不斷減輕人工工作量，提高工作效率，本文就關于當前電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用進行了簡要的分析和建議。
關鍵詞:電子信息;檔案管理;高職院校
當前我國高職院校逐漸朝著多元化、現代化、科學化方向發展，教學方式變化多端，教學環節復雜多樣。為了更好地進行教學，方便學院內部的教學以及管理工作，眾多高職院校開始在實際工作過程中逐步拋去傳統的紙質化檔案管理方式，采用電子文件來作為學校招生辦學科研以及工作的信息傳遞途徑。檔案管理在當前的高職院校辦學以及發展過程中至關重要，但是不少高職院校仍舊采用傳統的檔案管理方式，并未與當前信息化時代銜接，因此當前各大高職院校應當不斷創新和改革，實現電子檔案管理工作的完善和普及，不斷促進高職院校辦學效率。
一、電子檔案概念及其特點
從電子檔案的原始概念來講，電子文件主要是指在當前各個社會組織運行以及發展過程中通過計算機等設備對辦公信息及各類數據進行存儲傳輸，與傳統紙質媒介相比更具有現代化特點。隨著社會主義現代化事業不斷發展，各行各業都進行了快步的提升和創新，信息時代到來使各個環節的工作都產生著大量的信息和數據。檔案管理對于任何一個企業來說都是至關重要的，每個企業都要重視其檔案管理工作，在實際工作過程中由于檔案管理不到位所造成的利益丟失以及公司損失數不勝數，經常發生紙質檔案字跡模糊、數據丟失的現象，更是有許多公司在之前的工作過程中，完全沒有重視起檔案管理工作，以至于公司在進行決策以及未來展望時缺乏科學的數據支持。電子檔案是指在當前各個社會組織實踐發展過程中的眾多有利價值信息不斷整合而成的電子文件，與傳統的紙質檔案相比，電子檔案有其自身的特殊性。首先，電子檔案作為現代化不斷發展的信息時代產物，必須要借助當前的現代化信息辦公設備才能進行工作。其次，電子檔案必須要借助計算機等現代化的信息設備來進行傳遞，突破了時間和空間的限制，最后，電子檔案的保存對于場地要求不高，然而必須要對保存環境進行系統的建設和控制。
(一)電子檔案管理的優勢1．不斷提高檔案管理工作效率信息時代的到來使各行各業的運行和發展都產生了較大的改變，運用信息技術處理工作能夠極大地解放人工工作量，與傳統的人工相比有更大的優勢，因此在當前高職院校的教學以及運行發展過程中進行電子檔案管理，能夠有效提升學院內部檔案管理的工作效率。以高職院校的檔案數據錄入為例，傳統的檔案管理工作需要專門的工作人員用筆進行抄錄，不僅要對文字進行儲存和校對，還要投入大量的人力、物力、財力，更無法保證錄入信息的準確性和科學性。電子檔案管理方式有效改變了這一現狀，利用當前不斷發展的現代信息技術對各項數據和資料進行收集和儲存，從而使檔案數據的錄入變得更加簡單，使檔案的管理變得更加便捷，進一步提高檔案管理的科學性和可靠性，這對于院校龐大的高職院校來說是至關重要的。2．不斷增強檔案分享效果高職院校的檔案管理工作歸根結底是要為教學工作和學院發展而服務傳統的紙質檔案管理，并不能夠在第一時間對有關的數據和信息進行搜索和提取，不僅需要較為繁雜的程序，而且較長距離的檔案調動還要受到空間和時間的限制，在調動過程中機器容易出現遺失或者檔案損傷的情況。電子檔案管理可以有效改變這一現狀，在現在辦公軟件的支持之下，隨時隨地提取信息和數據，不斷提高檔案分享效果。當前企業的運行和發展完全處在透明公開快速的效果，各個環節的工作息息相關、相互融合，必須要實現數據和信息的共享。企業可以結合自身的實際情況，建立起科學可行的電子檔案管理制度，設置相關的公共平臺，使各個環節各個部門，都能夠在不同時間不同地點隨時隨地提取需要的電子信息，這樣既能夠不斷滿足當前人們的工作需求，也能夠減少人們在搜尋原始檔案時所浪費的不必要時間，極大程度地節約了勞動力以及時間成本，能夠不斷提高企業的綜合實力。3．不斷降低檔案管理成本在傳統的高職院校檔案管理過程中，紙質檔案管理需要花費大量的人力、物力、財力，不僅不利于工作效率的提高，反而造成不必要的資源浪費，而電子檔案管理方式的出現，便節約了大量的人力和物力，對于環境保護有著一定的影響，在電子檔案管理工作過程中，僅僅需要一名專業人才以及一臺電腦就可完成所有的檔案管理工作，電腦加密的管理形勢更有助于資料安全性的保障，也可以避免發生自然災害時造成不必要的材料損壞，可以避免檔案所受到的自然威脅，保證檔案安全。4．不斷提高檔案傳遞速度在實際工作過程中如果需要較大分量的檔案資料，以傳統的紙質檔案管理為例，需要耗費大量的人力、物力，突破時間和距離的障礙。然而當前電子檔案管理僅僅需要一個小小的儲存卡，或者通過軟件進行傳輸就可以滿足人們的使用需要。另外在當前眾多高職院校的檔案傳輸過程中，如學生的畢業環節紙質檔案管理只能通過郵寄的方式來傳遞信息，經常發生文件丟失現象，電子檔案就能夠保證傳輸速度的高效以及傳輸的安全性。
(二)電子檔案管理的風險電子檔案管理雖有一定的時代性和安全性，也能夠更加方便高職院校的檔案管理工作，然而自身卻仍舊存在著一定的風險，首先是檔案的安全性，電子檔案占據空間較小，讀寫速度較快，然而一旦電子檔案儲存設備損壞或者丟失，那么將會造成難以估量的后果。此外，在傳統檔案管理過程中，數據錄入過程中如果出現錯誤非常容易修改，然而電子檔案為了不斷提高工作效率，因此分批量的錄入方式很難對資料進行查找和修改。近些年來我國現代信息技術不斷發展，作為一項現代化的新領域，每天都有各種各樣的先進技術出現，高職院校進行電子檔案管理，通過將信息儲存在不同的媒介上，然而不斷發展的現代信息技術很難保證媒介以及相關設備的穩定不變，如果未來的信息技術不斷更新，那么設備也將會容易發生各種各樣的問題。
二、電子檔案的建立和利用
(一)電子檔案的建立高職院校想要進一步加強學院電子檔案管理的速度，必須要建立起相關的檔案目錄數據庫，作為電子檔案與紙質檔案的交匯點，這樣才能夠實現學校內部檔案管理工作，由紙質向電子方向發展。學院可以考慮自主創建或者購買專業兩件等兩種方式，其中購買專業軟件更為方便快捷，經過開發商的培訓就能夠順利地使用電子檔案。進行電子檔案管理工作必須要有專門的計算機作為檔案管理專用設備，其次在選定的區域內創建一個或幾個檔案目錄數據庫建立子目錄，來對不同的電子文件進行儲存和歸類。第三，檔案管理工作人員要將收到的各類文件通過數碼照相或掃描的方式進行分類和儲存。第四，在將紙質文件轉化為電子文件之后，要進一步進行監督和審核，確保兩種文件的一致性以及錄入文件的準確性。第五，對于現存的檔案資料一定要進行備份，這樣才能夠防止由于設備損壞或檔案受損而造成無法彌補的現象。第六，可以將檔案目錄以及文件設置成共享模式，讓廣大師生都能夠通過校園局域網進行了解和搜集。
(二)電子檔案的利用學院可以通過學校局域網的設置為廣大師生提供更高水平的電子檔案管理服務，面向廣大師生，確保大家都能夠通過局域網來了解和搜集到自己所需要的信息。第二，高職院校的辦學宗旨是為了培養更多的高素質人才，因此也可以與政府網絡進行合作，這樣有利于學生學習之后參加工作，確保每位學生都能夠在就業市場上發揮自身的價值，在工作過程中發揮自身的工作潛能。各大高等院校可以根據當前電子檔案管理工作的市場需求程度，開設專門的專業以及院校，不斷提高現代化人才對于檔案管理工作的重視程度，學院也可以利用公眾網面向廣大社會工作進行公共檔案管理服務，不斷滿足社會公眾檔案查詢的需求，確保學校未來的發展方向更符合社會和時代的發展。
三、結語
總而言之，高職院校的電子檔案管理工作是一個漫長的過程，需要隨著社會的發展以及學院的教學工作不斷完善和發展，我們必須調動各個部門的力量，采取多種形式，做好學院內部的檔案管理工作，使學院中的檔案管理更加完善，發揮檔案管理的最大價值。
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作者：陳愛華 單位：東莞市技師學院
