大數據下數字化辦公在學籍管理中應用

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摘要：大數據背景時代，信息化辦公與數字化辦公替代了原始的紙質化辦公，但在高校的學籍管理中，仍存在大量紙質檔，不利于存儲與查詢。文章對現有學籍管理模式的研究，提出了一種基于大數據的數字化學籍管理模式，三方協作、共同管理、及時反饋，能有效提高學籍管理效率。

關鍵詞：大數據；學籍管理；學籍管理模式；數字化辦公

0引言

隨著信息技術與網絡技術的發展和壯大，大數據技術已深入各個領域，無論是在教育領域還是在工業制造領域，大數據都是行業發展的重要支撐。而無紙化辦公則是信息化與網絡化時代的產物，利用辦公自動化系統實現無紙化線上辦公，是現代辦公方式的發展趨勢。結合大數據技術與無紙化辦公，給學籍管理迎來了機遇與便利，同時也帶來了技術的挑戰與觀念的破舊立新。

1大數據及數字化辦公在學籍管理中的應用現狀

在學籍管理領域，數據是一項重要資源。隨著學生數量的累積與時間的推移，學籍信息的存儲、查詢、異動、更新等過程信息越積越多，紙質辦公方式逐漸不能滿足學籍信息存儲的時限要求、質量要求、容量要求[1]。而紙質學籍管理方式在教育史上經歷了長時間的沉淀，尤其是年齡稍長的學籍管理員，對計算機技術及網絡技術、大數據技術的理解與使用僅僅局限于簡單的信息存儲的理念上，使得基于大數據的數字化辦公在學籍管理中起不到信息化普及在高校學籍管理中應有的作用。不但沒有減少工作量、提高工作效率，反而增加了工作負擔，要把紙質檔案錄進系統存儲為電子檔案。為切實提高高校學籍管理的效率，實現大數據下數字化辦公的學籍管理模式勢在必行。大數據時代就是對大量的、動態化的、能夠持續的數據通過新型的工具進行分析，從而得出全新的、更具價值的信息。在大數據時代背景下，高校學籍管理工作需要順應時代、科技的發展進行創新[2]。當下，信息系統與大數據的結合已經代替了一部分人工管理，如利用信息技術手段將學生學籍信息存儲于足夠大容量的信息系統中，并實時記錄著學生的學籍狀態，使得學生學籍信息的查詢、移動更為便利[3]。現階段，我國信息化教育水平不斷提高，高等教育蓬勃式發展，高校學生檔案爆發式增長，高校的學生學籍管理難度明顯增大，傳統的紙質管理模式存在的問題不斷凸顯，運用數字化管理模式對學生學籍信息進行管理已經成為必然趨勢[1]。

2大數據背景下高校學籍管理工作中存在的問題

2.1簡單地把人工+紙質管理變成了信息系統+存儲管理

傳統的學籍管理是將學生學籍信息填入一張張學籍表中，再存入牛皮紙檔案袋中密封存儲，并把檔案袋存入專門的檔案室。當學生有新的經歷或學籍信息有變更時，再從檔案室找出檔案袋、拆封、更新、封裝、存入檔案室。隨著各高校信息化水平的提升，高校在學生入校時便為其建立電子檔案，把人工+紙質管理變成了信息系統+存儲管理，當學生學籍信息有變動時，先提交紙質版，再把紙質變更材料錄入信息系統，增加了學籍管理員的工作任務，實現了學籍信息的永久存儲。但在實時性與無紙化方面，并沒有實現真正的自動化辦公。

2.2未充分挖掘大數據應用于學籍管理中的價值

大數據管理模式用于學籍管理，一方面能使學生檔案在轉入轉出時更快捷，節省了裝袋、密封、郵寄等大量人力物力及時間，也使得調取學生檔案更方便，學生信息變更或找工作時，相關部門可直接通過授權對接的信息系統獲取學生學籍檔案。另一方面該模式下，海量的學生學籍檔案數據匯聚到網絡當中，相當于建立了一個關于高校學生的龐大的數據庫，使得資源信息數字化[4]。學籍管理員可在這個龐大的數據庫中根據條件任意查找學生學籍信息、異動信息以及存檔過程信息，可避免在眾多檔案中花大量時間去尋找某個學生的檔案信息，使學籍管理數字化。利用信息技術提高管理效率，也在高效的管理中促進高校信息化水平建設。

2.3紙質檔案仍大量存在于學籍管理中

自有學籍檔案以來，紙質檔案便一直跟隨著人類文明的發展而存在，每每提到檔案，我們的腦海中便不自覺地想到那一個油皮紙袋子，自己不能攜帶，不能查看，不能拆封，只能由專門的管理員進行拆封。正因為這種根深蒂固的思想的存在，對信息化管理意識的欠缺。對學生學籍檔案管理進行數字化建設與管理必要性認知仍有欠缺，導致部分管理工作人員習慣于用紙質介質存儲學生檔案。甚至對于那些沒有經過系統培訓、對計算機操作不熟練的管理員而言，紙質檔案比電子檔案要方便。從數字化校園建設角度來看，學籍管理數字化程度低，不僅讓信息化系統成為擺設，不能快捷、高效地使用資源，也使得高校信息化建設得不到預期的效果。雖然高校已經開始積極應用數字化和信息化學籍檔案管理系統，但是與國外先進高校相比，國內整體的學籍檔案管理工作的數字化程度還偏低[5]。在具體的檔案管理工作中，僅將書面檔案轉化為信息檔案，沒有充分認識到大數據背景下無紙化辦公對學籍管理工作的重要意義。

3大數據背景下數字化辦公的學籍管理模式

3.1大數據背景下數字化辦公的學籍管理模式

大數據背景下數字化辦公的學籍管理模式是一種集成學生端、家長端與學院端的管理模式，學生端進行異動申請，家長端同意后，轉入學院端，學院端審核同意后，由學籍管理員在系統中操作、發文、存檔并反饋。（1）學生端：由學生在學生端提出異動申請，如休學、復學、退學等，提交后信息傳入家長端，并短信提醒家長登錄家長端進行信息確認。家長簽署意見后，信息轉入學院端，如果家長簽署的是同意，則學院端進行下一步簽字流程，如果家長不同意，直接反饋給學生端，并取消此次異動申請。異動申請流程如圖1所示。圖1異動申請流程（2）學院端：學院端在收到家長端提交的同意申請信息后，經由輔導員、二級學院、教務處審核同意并確認后，轉至學籍管理員進行操作。若任何一個環節有不同意意見，則結束審核流程并返回審核不通過意見。學院端審核流程如圖2所示。（3）學籍管理員端：管理員在接收到異動申請后，按審核結論進行處理，如形成正式文件、會簽并派發、完成系統操作、電子歸檔及將結論反饋學生、家長與二級學院相關人員。

3.2大數據背景下數字化辦公的學籍管理模式特點與優勢

大數據背景下數字化辦公的學籍管理模式采用閉環管理、三方協作、及時反饋等技術手段，較傳統學籍管理模式具有明顯優勢。（1）可避免學生手持各種表格，貫穿于各棟辦公樓，找各個領導簽字。如休學、復學、退學、修改信息、轉專業等，學生不僅要到處跑，簽字審核的領導也不知道什么時候辦公室就會冒出一個學生來找簽字。（2）可充分利用信息化平臺及大數據，將紙質檔案使用率減至最低，提高管理水平與管理質量。減少紙質檔案存檔壓力，提高管理效率與存檔質量。（3）通過反饋渠道，及時將學生在校異動情況反反饋給學生本人、家長及輔導員，以便學生能及時獲得正確信息，家長能及時了解學生在校信息，輔導員能高效掌握學生信息。（4）能實現辦公自動化與學籍管理的無縫對接。學生進校時就為每名學生建立電子檔案，學生學籍異動均由學生在網上進行申請，并將信息與學生電子檔案相關聯。輔導員或學生工作處把學生在校期間表現信息及獎懲過程信息錄入并存儲于數據庫中，待學生畢業時，能快捷地調出每位畢業生的檔案信息，可打印，可授權交換，可加密傳遞，真正實現信息化學籍管理。

4結語

高校的學籍管理模式要跟上信息時代與大數據時展的步伐，高校必須積極轉變學籍管理理念，注重培養學籍管理創新思維，積極提升學籍管理水平以及持續加強對高校學籍管理系統的集成開發[6]。信息化辦公與數字化辦公是一種趨勢，也是信息技術時展的產物，不僅能有效地提高學生學籍檔案管理的效率，優化學生學籍檔案管理的流程，減少高校對學籍檔案管理的人力物力支出，有利于高校學生學籍的管理，也是校園信息化建設水平的體現、是智慧校園建設的內在要求。

作者:黃麗君 單位:廣州鐵路職業技術學院