學籍信息管理短板及對策探究
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摘要:作為加強學生管理、優(yōu)化學校治理的重要抓手，學籍信息涵蓋學生多項基礎性個人信息，是落實生本理念、挖掘學生潛能的關鍵元素，也是記錄學生成長發(fā)展的原始數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術應用下，數(shù)據(jù)搜集廣度和深度不斷加大，數(shù)據(jù)內(nèi)在價值和應用屬性不斷提升，對標大數(shù)據(jù)時代學籍信息管理新要求，既要確保這些數(shù)據(jù)信息安全可靠，又要持續(xù)提高信息開發(fā)利用效率，才能真正讓學籍信息成為安全可增值的數(shù)據(jù)資源。從實踐來看，當前學籍信息管理存在安全性不足、附加值不高、數(shù)據(jù)性不強等三重短板，需要教育工作者主動適應大數(shù)據(jù)發(fā)展形勢，聚焦風險防控打造“安全屋”，聚焦信息增值打造“操作臺”，聚焦數(shù)據(jù)挖掘打造“區(qū)塊鏈”，不斷加強學籍信息管理，以信息的數(shù)據(jù)資源化為核心，在強化安全保護的基礎上不斷提高數(shù)據(jù)成果轉化率，為學生管理提供有力支撐。
關鍵詞:大數(shù)據(jù)；學籍管理；信息保護；數(shù)據(jù)開發(fā)
傳統(tǒng)意義上，信息化水平的高低是衡量學校管理水平的重要指標之一，學籍信息是創(chuàng)新管理手段、提升管理質效的關鍵切入點。進入大數(shù)據(jù)時代后，學生信息成為數(shù)字化管理的一部分，學籍信息管理從自動化到信息化再到數(shù)字化，目前正逐漸向智能化方向發(fā)展。信息數(shù)據(jù)的重要性不斷提高，成為學校從管理向治理轉型的主要抓手。大數(shù)據(jù)技術的深入應用，極大削弱了傳統(tǒng)管理中的數(shù)據(jù)壁壘，不斷開發(fā)出新的數(shù)據(jù)應用場景，在這一背景下，學籍信息泄露風險開始增大，檔案信息向數(shù)據(jù)資源逐漸轉變，為新形勢下學籍信息管理提出了新的要求。一方面，原有的檔案信息數(shù)據(jù)內(nèi)容發(fā)生變化。不同于傳統(tǒng)學籍信息中將學生個人事項、家庭背景等信息定為保護對象，現(xiàn)階段學籍信息覆蓋入校、在校、出校等多個時間段，包括學生學習經(jīng)歷、生活經(jīng)歷、興趣愛好等多方面內(nèi)容，涵蓋基礎數(shù)據(jù)、應用數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)等不同類別。大數(shù)據(jù)技術下絕大多數(shù)信息無處遁形，原本被紙質文檔記錄在冊的信息被數(shù)字介質所承載傳播，原本被束之高閣的檔案材料被錄入網(wǎng)絡云空間，學籍信息的廣度、寬度、深度都發(fā)生較大變化。另一方面，數(shù)據(jù)資源的開發(fā)成為學籍信息管理的新命題。傳統(tǒng)信息管理中更加側重對信息的保護，習慣采取物理隔離、專柜保護等方式嚴格控制，但在大數(shù)據(jù)技術下，一味地保護無法做到信息的安全，被動地防護也難以做到萬無一失。基于這一分析，需要在充分尊重和保護學生個人權益的基礎上，加大對學生檔案信息的保護，做到技防與人防并重，同時充分認知學籍信息的價值，利用這些數(shù)據(jù)為學生的全面成長和順利發(fā)展提供有益助力[1]。
一、現(xiàn)階段學籍信息管理存在三重短板
傳統(tǒng)實踐中，信息保護與資源開發(fā)是學籍信息管理的兩條路徑。前者在于防范風險確保穩(wěn)定，后者在于提高價值創(chuàng)新發(fā)展，二者常處于相互矛盾的狀態(tài)，管理者往往在保護與開發(fā)之間徘徊選擇。這種零和博弈在大數(shù)據(jù)時代得到了改變，數(shù)據(jù)成為一種重要資源，為學籍信息管理提供了新的思路。大數(shù)據(jù)時代既使數(shù)據(jù)風險性開始增加，也使數(shù)據(jù)開發(fā)路徑變得多樣化，特別是數(shù)據(jù)共享作用下學籍信息的流動性極大增強，原有的部門管理、條塊分割狀態(tài)的學籍數(shù)據(jù)一定程度上被打破，信息更加趨向協(xié)同性保護與共享式開發(fā)。基于這種分析，當前學籍信息管理存在一些突出短板，不僅體現(xiàn)在安全性的降低，傳統(tǒng)安全保障手段和數(shù)據(jù)管理措施難以有效適應數(shù)據(jù)技術變革，也體現(xiàn)在信息數(shù)據(jù)資源開發(fā)不夠科學，缺乏與數(shù)據(jù)用戶需求的及時對接，導致數(shù)據(jù)內(nèi)容多元但形式卻過于單一，應用意向多樣但實踐落地較少。
1.信息安全性不足
學籍信息是學生管理的基礎性工作內(nèi)容，傳統(tǒng)信息安全模式更加注重將信息保護與開發(fā)應用的分割對待，將檔案信息置于不許調用、不容修改、不準接觸的框架內(nèi)。這種安全范式在大數(shù)據(jù)應用下受到了極大沖擊，數(shù)據(jù)壁壘或者叫信息防御體系很難抵御大數(shù)據(jù)技術的滲透，在特定邏輯算法和人工智能技術下，舊有的安全保護方式防御力度不足、覆蓋密度不夠，嚴重影響了學籍信息的安全性。具體表現(xiàn)在三個方面：首先是管理思維遲滯于數(shù)據(jù)發(fā)展。部分學校管理者對學籍信息的界定不清、保護不力，仍然通過賬號密碼的方式來進行權限設置，缺少對大數(shù)據(jù)技術的深入了解和安全認知。其次是安全機制落后于信息增長。現(xiàn)階段隨著學籍信息的數(shù)量不斷增加，對信息數(shù)據(jù)的分類整理、綜合匯總變得十分必要。部分學校并未建立日常監(jiān)控和協(xié)同保護機制，仍然堅持單一部門管理，缺乏協(xié)同性。這就導致一旦出現(xiàn)問題無法第一時間做出有效反應。最后是安全管理跟不上技術革新。部分學校的數(shù)據(jù)技術硬件項目已經(jīng)上馬，對學籍信息的管理得到了一定加強，但對大數(shù)據(jù)應用中層出不窮的新手段、新措施往往處于被動接受狀態(tài)，甚至事后進行彌補，導致風險性無法有效降低[2]。
2.信息附加值不高
學籍信息作為學校信息化建設的重要環(huán)節(jié)，多數(shù)信息都從紙質載體轉變?yōu)殡娮咏橘|，以數(shù)字化形式存儲在學校信息化平臺中，按照程序進行管理。傳統(tǒng)意義上的數(shù)字化學籍信息調取的往往是一部分，進行分析開發(fā)也大多是進行樣本的差額抽選。這一點在大數(shù)據(jù)時代得到了根本性改變，大數(shù)據(jù)技術能夠以全樣本為數(shù)據(jù)藍本，將包括學籍信息在內(nèi)的所有學生數(shù)據(jù)吸收進入數(shù)據(jù)池，在這里進行逐一歸類和權限設置，為用戶進行數(shù)據(jù)服務，這樣一來學籍信息的附加值就體現(xiàn)出來。從實踐來看，有的學校將學籍信息與新的大數(shù)據(jù)管理分割開，有的學校全面放開將信息管理全面托付技術手段，這種做法或導致信息無法得到有效利用，或導致信息賦值不合理、不恰當。
3.資源數(shù)據(jù)性不強
大數(shù)據(jù)視角下學籍信息不再是單純的資料匯總，而是代表著一個個鮮活學生主體動態(tài)性的成長記錄，對它進行分析應用能夠產(chǎn)生價值，基于這一點，學籍信息也是學校的一種重要管理資源。信息與數(shù)據(jù)有著本質的區(qū)別，前者更加側重雜亂的碎片式的資料素材，后者則注重歸類匯總排列組合，從這一點看，大數(shù)據(jù)時代的學籍信息的保護與開發(fā)之所以出現(xiàn)短板，很大程度上是由于數(shù)據(jù)性失序。正常狀態(tài)下的數(shù)據(jù)體系應當是部件完整、前后銜接、內(nèi)外相符的，而管理實踐中大量數(shù)據(jù)并未有序整理，導致數(shù)據(jù)安全性、可開發(fā)性都受到制約[3]。
二、適應大數(shù)據(jù)發(fā)展，優(yōu)化學籍信息管理
學籍信息管理是學校加強學生管理的重要抓手，做好信息保護是適應大數(shù)據(jù)技術風險的關鍵舉措，而加強數(shù)據(jù)資源開發(fā)則是用足大數(shù)據(jù)技術優(yōu)勢的必要路徑。在大數(shù)據(jù)技術深度廣泛應用下，學籍信息管理須要被當作一項系統(tǒng)性工程實施，著重解決好三重問題。首先是信息的層級設置問題。要從學籍信息的第一手錄入抓起，確保真實性和規(guī)范性，在教育活動的實施過程中加強對學籍相關數(shù)據(jù)的動態(tài)更新，形成有效聯(lián)動。其次是信息的安全流動問題。要利用好大數(shù)據(jù)技術手段，為學籍信息打造安全流動、穩(wěn)定開發(fā)的保護路徑，打破現(xiàn)有的條塊分割狀態(tài)下的信息孤島，改變當前部分學校信息碎片化狀況，建立綜合性統(tǒng)籌機構進行專門管理。最后是信息的對外接口問題。要從權限入口抓起，確保信息數(shù)據(jù)的安全可靠，在此基礎上規(guī)范接口的形式，按照數(shù)據(jù)來源主體、開發(fā)采用主體進行科學分類和有序連線，提高學籍信息管理水平。具體來說，可以從防風險、增價值、挖潛能三個角度入手，加強信息數(shù)據(jù)管理。
1.聚焦風險防控，打造“安全屋”
安全性是學籍信息管理的根本要求，也是大數(shù)據(jù)應用下開展數(shù)據(jù)分析須要解決的首要問題。這種安全性的提升不能依靠事后處置和彌補，要依靠可以覆蓋事前事中事后的全鏈條、全方位防控，將風險防范和應急處置作為一項常態(tài)化工程進行建設。重點應做好三點：在技防方面，要加大信息數(shù)據(jù)安全監(jiān)管，完善學籍信息管理系統(tǒng)，做好配套系統(tǒng)管理，防止盜版軟件的漏洞、黑客病毒的襲擊，建立健全防御工事。參考檔案管理技術中易出現(xiàn)的問題，找準學籍信息中易外泄的風險點，形成防控重點、防御網(wǎng)點。特別是要在學校信息管理系統(tǒng)中設置多重防御，區(qū)分內(nèi)外網(wǎng)絡，區(qū)別公開信息和保密信息。抓好賬號密碼權限設置，針對校園官網(wǎng)上的申請程序進行規(guī)范，把各類安全隱患登記備案，做到技術先于人力，第一時間發(fā)現(xiàn)、第一時間處置。在人防方面，要深化大數(shù)據(jù)技術學習應用，提高學籍信息管理人員的整體素質。在制度防范方面，不僅要突出學籍信息在學生管理中的地位，在管理制度中明確檔案信息的特殊性，確保安全保護縱向到底、橫向到邊，還要健全全天候全方位常態(tài)化監(jiān)督機制，將管理人員置于制度之內(nèi)，使其繃緊一根弦、明確一根線。同時，要特別注重信息用戶的管理，對不同用途、不同主體進行分層分類、區(qū)分權限，做好每次數(shù)據(jù)調用記錄的存檔備查[4]。
2.聚焦信息增值，打造“操作臺”
學籍信息曾被束之高閣，作為保密信息嚴格調用程序，對學生的長期成長作用不大。這主要源于傳統(tǒng)學籍信息的內(nèi)容相對單一、形式相對單調、用途相對單向。在大數(shù)據(jù)應用下學籍信息的范圍擴大化、內(nèi)容更加豐富、數(shù)據(jù)動態(tài)化，大量的檔案信息一定程度上為學生一定階段的成長留下了痕跡，是為學生發(fā)展提供參考的寶貴信息。必須用好這種特征，聚焦學籍信息的附加價值，打造安全合理的操作臺，確保信息能夠得到有效充分開發(fā)利用。首先，形成信息鏈條。要利用大數(shù)據(jù)技術手段，從學籍信息的采集、豐富、更新、管理、應用等各個環(huán)節(jié)入手，串聯(lián)起來形成動態(tài)變化、周期明晰的資源鏈條。在采集階段，要利用數(shù)據(jù)共享技術及時驗證采集信息的真實性和準確性，通過信息比對將原有學生紙質材料、異地材料進行統(tǒng)籌，確保第一手信息的可靠性。在管理階段，要做好不同領域不同方向的數(shù)據(jù)分類存儲，確保橫向、縱向信息都能得到及時歸攏，對學生的優(yōu)勢、劣勢、訴求進行全盤掌握。在應用階段，要做好檔案信息不同時間段、不同方面的印證分析，為學生的全面成長提供依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐。其次，形成信息池塘。學籍信息大多采取時間軸線進行劃分，對學生的背景、成長和去向進行記錄，但在大數(shù)據(jù)技術下信息的開發(fā)不能僅限于記錄，而須要對學生所掌握的知識體系和能力水平進行真實匯總，對學生所具備的專業(yè)素養(yǎng)和道德品行進行軌跡認定，形成以信息束為形式的服務數(shù)據(jù)。再次，建立專業(yè)隊伍。改變教學人員、管理人員、館藏人才條塊分割的現(xiàn)象，針對大數(shù)據(jù)階段的需求，培養(yǎng)一支具有專業(yè)檔案管理能力、熟悉學生不同階段訴求、掌握互聯(lián)網(wǎng)技術、了解最新職業(yè)發(fā)展形勢的管理隊伍，加強學校和專業(yè)公司的交流學習[5]。
3.聚焦數(shù)據(jù)挖掘，打造“區(qū)塊鏈”
傳統(tǒng)學籍信息管理中往往存在封閉中心，在此基礎上進行管理，用戶僅限學生本身或學校有關權限擁有者。但在大數(shù)據(jù)技術下不同主體通過區(qū)塊鏈的打造，有可能在不涉及核心數(shù)據(jù)的前提下?lián)碛幸欢ū壤臄?shù)據(jù)信息，形成共享的協(xié)議和應用，這就為數(shù)據(jù)的開發(fā)提供了前提。教育主管部門要加強對不同區(qū)域、不同學校的數(shù)據(jù)分析和共享處理，打造分布式點狀計算為核心的區(qū)塊鏈，形成核心數(shù)據(jù)加密基礎上的廣泛應用。具體來說要做到三個方面：第一是挖潛。要深入發(fā)掘數(shù)據(jù)的核心價值，找到學籍信息的組合模式，避免單一數(shù)據(jù)的無效性，引導管理者將完整全面的數(shù)據(jù)進行組合分析，從而得到有效數(shù)據(jù)支撐。比如可以通過學籍信息數(shù)據(jù)的對比分析，探索當前教育改革試點的成效，分析一定階段學校課程設置、管理策略的科學性等。第二是共享。要利用好國家層面的基礎數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)信息的動態(tài)更新及時準確，將不同地區(qū)學校的學籍信息在總體樣本池中進行比對，通過技術手段進行匯總形成總體數(shù)據(jù)，為教育發(fā)展的中長期規(guī)劃、年度計劃提供依據(jù)。第三是協(xié)同。學籍信息雖然也是數(shù)據(jù)資源的一種，但與資金、人員投入有本質區(qū)別。數(shù)據(jù)在使用中可以得到極大增值和校正糾偏，特別是在不同學校不同行業(yè)不同部門掌握的數(shù)據(jù)各自為政的狀態(tài)下，要提高學籍信息的準確度，形成真實有效的數(shù)據(jù)參考，就必須推動安全前提下數(shù)據(jù)的流動分析，比如在教育扶貧中通過全國扶貧系統(tǒng)網(wǎng)絡與教育數(shù)據(jù)系統(tǒng)的接駁，對貧困地區(qū)的建檔立卡貧困學生實現(xiàn)了數(shù)據(jù)匹配，從而為精準識別精準扶貧打下了基礎。綜合來看，只有學籍信息數(shù)據(jù)在得到有效保護的基礎上不斷發(fā)揮數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢，加強開發(fā)利用，才能適應大數(shù)據(jù)時展，從信息管理變成數(shù)據(jù)治理。
參考文獻
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[3]陳陽.構建高校學籍管理體系的思考[J].教育理論與實踐，2009，29（33）：20-21.
[4]董平軍，王東明，王寧.內(nèi)容管理技術在高校學籍信息管理中的應用[J].現(xiàn)代圖書情報技術，2007（03）：90-93.
[5]李游，黃濱，田貴榮.基于WEB模式的學生學籍管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].教育信息化，2006（01）：35-37.
作者:覃賢立 單位:廣西民族師范學院教務處