醫(yī)院項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理HRP系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)踐

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［摘要］為解決項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理難及經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度不理想的現(xiàn)象，運(yùn)用會(huì)計(jì)信息化在醫(yī)院HRP系統(tǒng)中增加項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，破除手工管理，達(dá)到項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、應(yīng)付模塊及總賬系統(tǒng)高效集成。借助醫(yī)院hrp系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)踐，通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程優(yōu)化，建立與醫(yī)院HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的價(jià)值，一是消除無(wú)效時(shí)間;二是降低手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率;三是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出較往年明顯上升。

［關(guān)鍵詞］項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理;HRP系統(tǒng);設(shè)計(jì)與實(shí)踐;醫(yī)院

會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確指出會(huì)計(jì)改革與發(fā)展的主要任務(wù)之一是加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，不斷提高單位會(huì)計(jì)信息化水平，積極探索推動(dòng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化工作，推動(dòng)基層單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)融合。近幾年來(lái)，隨著醫(yī)院品牌建設(shè)及學(xué)術(shù)能力的不斷提升，項(xiàng)目數(shù)量及經(jīng)費(fèi)金額逐年大幅增長(zhǎng)，醫(yī)院內(nèi)部管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。

1項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀

醫(yī)院項(xiàng)目按性質(zhì)分主要有科研、教學(xué)、醫(yī)務(wù)和其他類項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)主要用于臨床重點(diǎn)學(xué)科、信息化建設(shè)、人才培養(yǎng)、設(shè)備購(gòu)置及教學(xué)相關(guān)等方面。目前，針對(duì)較大的醫(yī)院項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)通過(guò)手工登記，且項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度不理想的現(xiàn)狀，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理存在較大風(fēng)險(xiǎn)。第一，財(cái)政收回項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。項(xiàng)目在執(zhí)行期間不能實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)考核后會(huì)被啟動(dòng)退出機(jī)制，財(cái)政收回項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。第二，減少次年項(xiàng)目撥款，造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)損失。我院作為政府重點(diǎn)扶持對(duì)象，每年均收到各類補(bǔ)助用于醫(yī)院科室建設(shè)、人才培養(yǎng)等事項(xiàng)，對(duì)醫(yī)院未來(lái)學(xué)科發(fā)展、人才儲(chǔ)備等戰(zhàn)略發(fā)展事項(xiàng)有重大影響。第三，影響項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)申報(bào)課題。項(xiàng)目在執(zhí)行周期不能實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)考核不能通過(guò)的項(xiàng)目，不能通過(guò)結(jié)題，將會(huì)影響再次申報(bào)課題。第四，影響醫(yī)院聲譽(yù)。項(xiàng)目在執(zhí)行期間不能實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，不能順利通過(guò)結(jié)題的，考核結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，對(duì)醫(yī)院產(chǎn)生不利影響。

2項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程梳理

對(duì)原有的經(jīng)費(fèi)管理流程各節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理，列出原有的經(jīng)費(fèi)管理主流程，針對(duì)主流程進(jìn)行細(xì)分具體管理流程，如表1所示。根據(jù)難點(diǎn)進(jìn)行流程優(yōu)化，并建立新的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程，重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度，建立新的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理流程，消除不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

3項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理設(shè)計(jì)方案

3.1設(shè)計(jì)的總體目標(biāo)

在現(xiàn)有的HRP系統(tǒng)中增加項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理模塊，并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理、存貨管理、應(yīng)付模塊等與總賬模板的高效集成，即在HRP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理功能，建立與醫(yī)院HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理平臺(tái)。

3.2經(jīng)費(fèi)管理具體設(shè)計(jì)思路

第一，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目主管部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自主查詢經(jīng)費(fèi)預(yù)算、使用及結(jié)余金額，破除查詢經(jīng)費(fèi)只單單依靠項(xiàng)目會(huì)計(jì)的現(xiàn)象，形成項(xiàng)目主管部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)掌握項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況。第二，摒棄人為的把關(guān)項(xiàng)目預(yù)算，耗時(shí)又耗效率，通過(guò)將預(yù)算錄入系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制，超出預(yù)算系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警提示。第三，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)獲取直接生成項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算表，優(yōu)化手工編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算表，財(cái)務(wù)審核費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。第四，在資產(chǎn)系統(tǒng)與存貨系統(tǒng)較易地獲取真實(shí)的科室成本數(shù)據(jù)，便于科室開(kāi)展成本管控。

4項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)實(shí)踐探索

4.1項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理基本功能

(1)項(xiàng)目編號(hào)管理。項(xiàng)目按資金來(lái)源對(duì)現(xiàn)有的全部在研項(xiàng)目進(jìn)行梳理，分為財(cái)政撥款、政府其他撥款、本院自籌款項(xiàng)及合作單位撥款、財(cái)政撥款與醫(yī)院自籌、政府其他撥款與醫(yī)院自籌、合作單位撥款與醫(yī)院自籌等。區(qū)分項(xiàng)目性質(zhì)便于后續(xù)多維度統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目情況，滿足國(guó)家省市和醫(yī)院內(nèi)部管理要求。通過(guò)分類整理，項(xiàng)目性質(zhì)可分為科研、教學(xué)、重點(diǎn)專科、其他等。根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)按資金來(lái)源及性質(zhì)進(jìn)行分類后，制定一套統(tǒng)一規(guī)范的項(xiàng)目編號(hào)生成規(guī)則，例如，項(xiàng)目編號(hào)為010119001，項(xiàng)目編號(hào)生成的規(guī)則為項(xiàng)目性質(zhì)(2位)，項(xiàng)目資金來(lái)源(2位)，年份(2位)，流水號(hào)(3位)。(2)項(xiàng)目權(quán)限管理。項(xiàng)目管理涉及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目主管科室、項(xiàng)目主管科室分管領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目會(huì)計(jì)等角色。為保證項(xiàng)目的保密性及安全性，在項(xiàng)目管理過(guò)程中對(duì)不同的角色設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限及職責(zé)分配。其中:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的權(quán)限只為以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人身份的相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)情況;項(xiàng)目主管科室可審核及查詢?cè)诳剖曳秶鷥?nèi)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)情況;項(xiàng)目主管科室負(fù)責(zé)人可查詢所分管范圍內(nèi)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)情況，項(xiàng)目會(huì)計(jì)的權(quán)限可查詢所有項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)情況，月度進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況分析并提出改進(jìn)建議報(bào)領(lǐng)導(dǎo)決策。(3)項(xiàng)目角色職責(zé)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)為:一是錄入項(xiàng)目信息(包含預(yù)算);二是根據(jù)實(shí)際開(kāi)展研究必要時(shí)申請(qǐng)調(diào)整預(yù)算;三是查詢經(jīng)費(fèi)使用情況。項(xiàng)目主管科室的主要職責(zé)為:審核項(xiàng)目信息及預(yù)算;查詢項(xiàng)目相關(guān)信息(包含經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度);審核預(yù)算調(diào)整的合理性;查詢經(jīng)費(fèi)使用情況。項(xiàng)目主管科室分管院領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)為:查詢項(xiàng)目相關(guān)信息;查詢項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況。項(xiàng)目會(huì)計(jì)的主要職責(zé)為審核項(xiàng)目信息及預(yù)算;調(diào)整項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算;查詢項(xiàng)目相關(guān)信息及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況;賬務(wù)核算等。(4)項(xiàng)目狀態(tài)管理。項(xiàng)目狀態(tài)用于描述項(xiàng)目所處的狀態(tài)，項(xiàng)目狀態(tài)根據(jù)實(shí)際設(shè)置有未審批、執(zhí)行中、已結(jié)題、已暫停等，通過(guò)項(xiàng)目狀態(tài)設(shè)置限定該狀態(tài)下能發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)，只有狀態(tài)在執(zhí)行中才能進(jìn)行采購(gòu)，錄入發(fā)票及支出等，有效實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理。

4.2項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理關(guān)鍵功能

(1)項(xiàng)目模板創(chuàng)建。為規(guī)范及提供新建項(xiàng)目的錄入效率，系統(tǒng)支持自主設(shè)定項(xiàng)目信息的錄入內(nèi)容，通過(guò)建立項(xiàng)目信息模板引導(dǎo)項(xiàng)目創(chuàng)建。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算書(shū)在項(xiàng)目模板中進(jìn)行預(yù)算錄入，并逐級(jí)審核。(2)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算系統(tǒng)控制。在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理中，項(xiàng)目預(yù)算信息包含項(xiàng)目類別、年度及金額等信息，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并獲取經(jīng)費(fèi)實(shí)際使用金額，最終以預(yù)算與實(shí)際成本比對(duì)表進(jìn)行列示，計(jì)算的邏輯為:預(yù)算可用資金=該項(xiàng)目任務(wù)下的預(yù)算資金－該項(xiàng)目任務(wù)下已使用資金。在經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程中出現(xiàn)報(bào)銷類別超支，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行預(yù)警，提示項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中申請(qǐng)修改預(yù)算，經(jīng)主管科室負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后新的預(yù)算才能生效，大幅提高預(yù)算與決算的匹配率，從而提高項(xiàng)目管理的真實(shí)水平，避免因經(jīng)費(fèi)使用不當(dāng)影響課題驗(yàn)收。(3)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)采購(gòu)。不管專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)設(shè)備采購(gòu)還是耗材采購(gòu)，在完成采購(gòu)招標(biāo)程序后，由采購(gòu)部門(mén)錄入采購(gòu)訂單，選擇采購(gòu)訂單分配行時(shí)，錄入項(xiàng)目、任務(wù)、支出類型信息;醫(yī)學(xué)設(shè)備管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，若是采購(gòu)設(shè)備，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中完成出入庫(kù)，系統(tǒng)自動(dòng)在資產(chǎn)明細(xì)表中列示專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的來(lái)源，并在資產(chǎn)模塊及應(yīng)付模塊自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄;若是采購(gòu)醫(yī)用耗材，在存貨管理系統(tǒng)中完成出入庫(kù)，系統(tǒng)自動(dòng)在科室領(lǐng)用表中備注欄顯示專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)來(lái)源;按程序辦理付款審批財(cái)務(wù)完成付款后在應(yīng)付模塊進(jìn)行發(fā)票匹配完成付款，同時(shí)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)通過(guò)互通自動(dòng)增加已使用資金，減少相應(yīng)預(yù)算可用資金，通過(guò)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、應(yīng)付模塊與總賬系統(tǒng)的有效集成，達(dá)到科室成本管控的目的。(4)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)查詢。在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中，按權(quán)限通過(guò)輸出功能生成的報(bào)表。查詢項(xiàng)目的狀態(tài)，包括期間至今、上年度支出金額、累計(jì)至今和本年度至今的項(xiàng)目預(yù)算預(yù)算、實(shí)際使用及付款等(5)項(xiàng)目月結(jié)管理。月結(jié)完成所有關(guān)于項(xiàng)目的事務(wù)處理，核算并分配項(xiàng)目庫(kù)存業(yè)務(wù)成本、導(dǎo)入采購(gòu)接收成本和庫(kù)存雜項(xiàng)事務(wù)除了成本、鏈接總賬中錄入的雜項(xiàng)項(xiàng)目支出成本到項(xiàng)目管理中，通過(guò)“試算表”查詢所有項(xiàng)目的相關(guān)科目余額信息，通過(guò)項(xiàng)目支出查詢匯總所有項(xiàng)目的成本金額進(jìn)行總賬與項(xiàng)目管理系統(tǒng)兩者的明細(xì)與余額的核對(duì)，確保完全相等。項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)上線后，對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目主管部門(mén)及項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目會(huì)計(jì)等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，積極推廣項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，嫁接HRP系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限配置實(shí)現(xiàn)數(shù)字準(zhǔn)確、核算精細(xì)、方便查詢等。

5項(xiàng)目評(píng)價(jià)

(1)消除無(wú)效時(shí)間。項(xiàng)目模塊上線后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不用再到財(cái)務(wù)部找會(huì)計(jì)“排隊(duì)”查詢項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況，從往返路程及查詢時(shí)間上節(jié)約了13分鐘，從而明顯提高了工作效率。(2)降低手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率。項(xiàng)目模塊上線后，庫(kù)管員不用再手工一筆筆登記數(shù)據(jù)月底進(jìn)行匯總，只需在系統(tǒng)上運(yùn)行程序即可完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，避免了因人為導(dǎo)致的數(shù)據(jù)差錯(cuò)，減少手工區(qū)分的工作量，既提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，也提高了工作效率。項(xiàng)目模塊上線后，項(xiàng)目數(shù)據(jù)與日常科室發(fā)生的成本數(shù)據(jù)明顯分開(kāi)，為財(cái)務(wù)核算項(xiàng)目成本降低難度，提高了核算的準(zhǔn)確率和便捷度。(3)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出較往年明顯上升。自引入項(xiàng)目管理模塊，梳理、制定了各類項(xiàng)目管理及經(jīng)費(fèi)使用制度，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用政策的宣貫，優(yōu)化項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的流程，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出較往年有顯著增長(zhǎng)。通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理在醫(yī)院HRP系統(tǒng)中設(shè)計(jì)與實(shí)踐探索，一方面，解決項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的難題，并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制從而提高項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度，降低專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理風(fēng)險(xiǎn);另一方面，減少手工管理，提高經(jīng)費(fèi)使用的效率與質(zhì)量，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)費(fèi)查詢及經(jīng)費(fèi)決算表的編制，加強(qiáng)了內(nèi)控建設(shè)及提升會(huì)計(jì)信息化管理水平，同時(shí)提升財(cái)務(wù)部門(mén)的滿意度。

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作者：黃園 王衛(wèi)紅 單位：昆明市兒童醫(yī)院