中等職業學校的學生管理信息系統操作

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［摘要］全國中等職業學校學生管理信息系統從2015年底開始運行到現在，雖然系統在不斷地升級優化，期間又增加了好多模塊，功能也在不段地完善，但在實際的操作中還是能遇到諸多問題。尤其是在開學之初，全國共用一套系統，數據多，時間緊，任務重，學籍工作又直接影響著學生入學和資助工作的開展。筆者著重探討全國中等職業學校學生管理信息系統的功能模塊、常見的問題及其處理、日常操作注意事項等，從招生開始到學生畢業這一周期，希望對負責學籍系統管理的教師有所幫助。

［關鍵詞］中職;學生管理;信息系統

1全國中等職業學校學生管理信息系統的功能模塊

截至2017年8月，本系統分為：學校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、教學管理、實習管理、問題學籍管理、畢業生管理、就業管理、統計分析、數據監控、數據核查12個模塊。各個模塊下又有若干操作小模塊。常用的模塊是：學校管理、招生管理、新生管理、在校生管理、問題學籍管理、畢業生管理這6個模塊。

2常用模塊的功能常見問題及解決方案

2.1學校管理此模塊可分為：學校信息管理、學校專業管理、學校學期管理、年級信息管理、班級信息管理、綜合查詢6個模塊。①學校信息管理：通常情況不做修改。②學校專業設置：一般是不允許變動，但按照教育部的最新要求：停招專業必須要清理。統一使用2010版版專業，停用并取消2000版專業。③學年學期設置、年級信息管理和班級信息管理：應按照學校正常的教學安排設置。如實行春秋兩季招生要注意時間的設置，班級名稱和班級代碼要保持一致。2.2招生管理此模塊分為：招生計劃管理、招生信息管理和綜合查詢3個模塊。2.2.1招生計劃管理按“添加”按鈕設置。2.2.2招生信息管理這是有時間限制的，一般是開學后的一到兩個月，在規定的時間內必須完成填報。有“新增”和“導入”兩種方法，建議用“招生導入模板”導入。招生導入模板：為Excel表，有25個項目。其中，必填項為19項，自帶“檢查”、“自動生成”、“字典”等功能，打開表格前會要求“宏”的開啟，表中提供了下拉選項和手動填寫兩種方式，不能修改選項的內容否則會破壞“宏”的應用。相同的項目可用下拉填充來完成，如有特殊情況單獨選擇。輸入身份證號會自動生成“性別”、“出生日期”、“代碼”等項目。如果學生沒戶口，“身份證類型”應選“其他”，身份證號不填寫，需手動輸入不能自動生成的項目。“招生方式”選“自主招生”就不用填寫“統招學生信息”。需要反復的導入、修改才能完全通過。常見的錯誤和修改方法：①格式錯誤：身份證號和電話號要設為文本格式。②專業、班級等信息不一致：必須與系統一致。③身份證號錯誤：重新輸入，尾數是“X”的用大寫。④區域代碼錯誤：市、區、縣撤銷、合并造成的代碼錯誤。解決方法是按身份證號碼查到歸屬地，然后在字典里查找正確代碼進行修改。⑤信息為空：數據輸入遺漏導致，仔細查找認真輸入。⑥“戶口性質”和“學生居住地類型”不匹配：嚴格按照戶口本信息輸入，“家庭戶”學生要按相關文件進行認定。2.3綜合查詢可以按對整體或個人進行查詢。

3新生管理

此模塊分為：新生報到、照片管理、新生分班、學籍管理、學籍接續5個項目。新生分班不系統操作。正常的操作流程是：新生報到—學籍接續—學籍管理。3.1新生報到招生信息完畢之后，點擊新生報到即可完成。3.2學籍接續目前，只適用于應屆畢業生。其目的是直接調用學生信息無需重復輸入，但在實際應用中效果不是太好。有的時候，成功率不到40%，還有待進一步的完善。學籍接續可在“學籍接續管理”處操作，有“接續”和“按條件接續”兩種方法。建議用“按條件接續”。接續的結果有“接續成功”、“中小學無檔案信息”兩種提示。3.3學籍管理無論接續結果如何，都要在此完善學生信息，然后提交。上級審核通過，就可以生成學籍。可單個修改，也可批量處理。建議用“新生數據批量處理”導入。“新生數據批量處理”：表共有72項。其中，必填項為36項，操作方法和“招生導入模板”一致。部分數據可以從“招生導入模板”直接復制，數據量非常大，必須按照要求認真核對反復導入修改，才能完全通過。

4在校學生管理

此模塊分為：檔案管理、學籍異動信息管理、數據補錄、花名冊打印、在校生情況、綜合查詢6個項目。主要完成在校生的各項操作：修改個人信息、學籍異動等。4.1檔案管理有6個小項，一般常用的有檔案管理、照片管理、未畢業處理查詢。①檔案管理可以查看和修改學生一些基本信息，但名字和身份證等不能在此修改的。②未畢業處理：可以查詢和處理逾期未畢業的學生。③照片管理：照片上傳和管理，照片必須用身份證命名，壓縮成zip格式即可批量上傳。建議按照班級批量上傳。重點介紹一下：“跨省及外系統轉入”這項功能應用。如果過了規定的日期，仍有學生沒有錄入系統，可以在此操作。4.2學籍異動信息管理可調班調專業信息變更異動轉出轉入，覆蓋了學生學籍異動的全部情況。處理的時候要認真核實，避免錯誤操作。4.3數據補錄一般不開啟，除非上級主管部門檢測到問題才開啟。4.4綜合查詢包含學生信息查詢、異動信息查詢。

5問題學籍處理

每個學期，尤其是新生入學問題學籍特別多，一般的處理方法如下：①核對身份證號碼重復。可在“信息變更申請”處修改。②通過學生或學校聯系對方學校取消其學籍。③上傳佐證照片：身份證正反面照片、學生手拿當天報紙和身份證站在有學校標識地方的照片。上傳照片審核通過即可解決問題。6畢業生管理此項包括：畢業生花名冊打印、畢結業申請、畢業證書管理（包含畢業證書打印和畢業證書領取）、畢業情況、綜合查詢5個小項。目前，使用最多的是“畢結業申請”、“綜合查詢”。其他3項功能還沒有完善，按教育部的要求從2018年開始逐步實現這些功能。以上所述是中等職業學校學生管理信息系統常用的功能，從2017年8月增加了“實習管理”、“就業管理”、“數據監控”、“數據核查”四個功能模塊。“實習管理”、“就業管理”在2018年逐步開展。學籍工作是必須是嚴謹的，要求從事這項工作的人員必須要認真謹慎，在保質保量完成任務的同時也要注意學生信息的保護。

作者:馬小明 郭英 單位:廣東省新興中藥學校