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        ERP系統對企業會計的影響

        前言:想要寫出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了ERP系統對企業會計的影響范文,希望能給你帶來靈感和參考,敬請閱讀。

        ERP系統對企業會計的影響

        一、erp系統下的會計信息系統特性

        (一)信息實時性

        實現ERP后,會計部門可以通過網絡從企業內、外部迅速獲取最新信息;比如將ERP鏈接上國家稅務總局退稅率信息,就能及時更新系統中的退稅率,從而為企業贏得主動權。實時性還體現在收付款流程中,實時查詢資金成本并計入相關考核單位,為付款審批包括出口費用審批,購貨付款審批,進口開證審批,進口支付貨款審批提供了有效的依據。

        (二)信息集成性

        完成了資金流、物流、信息流的統一,實現了數據共享,提高了數據的準確性和一致性,提高了財務人員的工作效率,為企業管理者的決策提供了準確的信息。

        二、ERP實施過程中碰到的問題:

        (一)數據錄入人員發生變化

        由過去的業務員遞交結算憑證給財務部,財務人員根據單據、遵循規則錄入賬務系統改為業務人員自己輸入。外貿系統的基礎數據基本上是由每一單合同的基礎數據為主,每一單合同從申請設立開始要輸入大量的基礎信息,包括合同號、客戶名、發票號等,非常繁瑣。業務員往往嫌麻煩,老是出現漏輸,輸錯的情況,導致流程走不下去,或是收入成本不匹配,有的只有收入沒成本或者收入成本有了,卻沒有相關費用,最終發現發現是數據輸入問題。

        (二)業務素質達不到要求

        每個業務員對計算機操作的熟練程度各不相同,造成編碼方式也各不相同,還有的態度不嚴謹,一會這樣編一會那樣編,結果體現到系統中的就五花八門,合同號一會兒大寫一會兒小寫,自己感覺這就是一個合同,但在系統中是不同的。這樣往往造成兩面掛賬,應收款預收款大量虛增,不利于管理層進行決策判斷,也增加了財務人員的對賬查賬時間。

        (三)權限設置問題

        有些部門領導對于權限設置不是很重視,業務員操作也不很熟練,有時候提交審批后,又發現問題,需要撤銷審核重新修改,幾次以后有的領導不耐煩了,就讓業務員自己去審批。這樣可能造成下屬利用這個漏洞乘機舞弊,從而造成企業損失。

        三、ERP使用效果

        (一)提高退稅風險的預警能力

        出口退稅風險控制一般要求每單合同都經過事前審批,事中監控,事后分析三個環節。一旦出現問題,ERP系統便會自動發出警告。如退稅時間節點的掌控,避免由于人為因素造成超過有效期而不能退稅。再如通過ERP系統采集的數據資料,分析每單合同的換匯成本是否在正常范圍內,避免由于人為因素造成換匯成本偏高或者偏低造成無法退稅,降低了退稅風險。

        (二)提升了銷售分析及控制與決策水平

        通過ERP系統進行多維度的銷售分析,如按公司(分公司)、部門、人員、合同、商品、發票等統計分析收入、成本、費用情況,加強內部控制,支持企業經營分析和決策。通過ERP對客戶的地域、價值等分析,可準確了解客戶集中分布在哪些地區、清楚了解哪些行業的企業是自己的主要客戶、從而以便合理分配銷售人員到不同地區并采取有針對性的營銷手段、集中力量保持和提高主要客戶的滿意度。通過ERP可進行每單合同,每個業務員,每個項目小組甚至于整個公司的銷售費用成本利潤進行分析,有利于業務員對手中客戶進行選擇,盡量開發利潤率高的產品。有利于經營者加強對各業務員、各項目組、各分公司的績效考核;有利于經營者對于企業的發展做出正確的導向。

        (三)提高了核算效率及資金控制能力

        實施ERP后再資金控制上可以獲得以下優勢:

        (1)利用ERP系統對資金流動實施動態監控。加強資金使用的全方位風險審核,它可根據合同標的的大小,與自營,結算方式的不同、客戶資信情況、出口部門類別等設置不等的付款條件分類,進行不同級別的審核,使資金管理進入程序化、標準化、科學化的狀態。

        (2)把資金管理控制的重點放在資金的收支這兩個環節。我們結合ERP財務系統,對業務部門的每一筆收付款進行審核確認。觀察其收款是否及時、付款是否必要、占用是否合理、周轉是否迅速、金額是否異常、風險是否可控。并關注每個月每個部門所有收付的資金占用情況,及每個合同項下的資金流向做相關動態分析。

        (3)對于占用企業資金墊付的合同,采用ERP內部銀行設置一定期限,超過期限自動按銀行利率計算占用資金的利息;財務部每月出具應收賬款賬齡分析表,以此作為績效考核的標準之一。使得業務員能主動積極地去催收貨款,加快回籠資金。

        (4)有利于集團財務信息標準化。ERP系統支持集團化會計核算和財務管理,財務系統基礎信息標準統一化(科目、客戶、商品等),集團內各賬套統一調用基礎信息,實現集團財務信息的合并、統計、分析。

        四、應用ERP時需要注意的關鍵點

        (一)確保輸入數據的準確性

        ERP的種種便利之處都是基于基礎數據的準確性和完整性。在實施的過程中,對傳統手工管理中基礎數據的不統一、不完整、不準確的混亂局面加以整頓和控制,整頓的重點就是基礎數據的收集、整理、輸入、輸出等,只有基礎數據的準確、可靠,ERP整個系統才能一步一步得到有力的基石保障。確保輸入數據的準確性,并且要求每一個數據的處理過程和處理財會研究方法都必須規范,才能確保會計信息質量的真實性、準確性和完整性。業務人員必須錄入真實合同的關鍵數據,如客戶、貿易國別、價格條件、付款方式、付款計劃、合同金額、明細的采購預算等,每單合同經由審批人員審批核對,后續控制所需數據可稍后補錄。通過層層把關,將數據錯誤的人為因素降到最低。

        (二)操作人員的職能牽制

        加強員工崗位職責分工機制,建立一套完整的內部控制制度。規定不相容崗位一定要分離,各崗位保持相對獨立,但又相互聯系,相互制約。根據內部牽制制度要求,出納人員不得兼管審核、記賬、會計檔案的保管;制單員與審核記賬員不得兼任;每個員工有各自的權限和密碼,具有唯一性和保密性。所有申請單據一經提交,由上級審批通過之后就不能再改動,保證了數據的安全性。如果提交審批之后發覺有錯誤,必須通過書面申請,說明原因,才能由上一級審批者取消審批退回下一級別。不同級別所具有的的權限也不同。從而保證輸入系統的數據的安全性和嚴肅性。同時,還應建立職務輪換制度以防止企業內部的舞弊或欺詐。

        (三)建立企業員工教育培訓機制

        ERP的實施給企業員工帶來了新的工作環境,也帶來了新的挑戰。企業應當經常性地組織各部門人員進行相關的培訓活動。培養出既懂財會知識,又懂計算機知識的復合型管理人才。讓員工了解ERP的特點和存在的風險,掌握應有的技能才能發現風險,抵御風險,把風險扼殺在搖籃里。

        (四)加強系統安全控制

        具體包括:a.加強對計算機病毒的防范工作,建立安全的預防措施。計算機病毒會對計算機系統的安全造成極大的影響,對ERP軟件本身也會造成破壞,最終損壞計算機的硬件。數據庫資料是會計工作的重要資料,一旦遭到破壞,將會造成的損失不可估量,因此要對計算機病毒嚴加防范。b.加強網絡安全控制。網絡安全包括數據加密、訪問控制、防火墻技術等等。如進行用戶身份確認、對口令加密、定期修改登錄口令、設置用戶訪問目錄和文件的權限、更改和鑒別,控制網絡設備配置的權限等。

        (五)建立ERP檔案管理制度

        ERP環境下,會計信息的檔案管理更加重要。建立安全的檔案管理制度,實現檔案的安全管理,派專人管理ERP檔案,做好防火、防塵、防磁、防水等工作,防止數據損壞;做好數據額備份工作,同時備份2份,放在不同的地方以防發生自然災害,造成數據丟失。五、結束語ERP的采用使得外貿會計從原來的數據匯總、整理和記錄的事后管理轉變為公司戰略支持者、決策者和公司變革的積極推進者和主導力量。經營管理層可以及時、準確地對企業經營成果進行分析,以評價企業財務狀況、經營成果、經營績效、財務風險等,實現控制點的前移。ERP的實施,推動企業財務部門職能發展和變化,使得市場競爭加劇,需要企業通過高績效的管理來有效地將戰略規劃、經營活動、資源配置和績效評估等聯系起來,讓企業更好的適應市場的變化,開發、保持和發展企業的競爭優勢,使企業在競爭中立于不敗之地,從而實現股東價值最大化。

        作者:張群英 單位:上海電氣國際經濟貿易有限公司

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