項目管理思維下檔案中介服務水平提升策略

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摘要：如今檔案中介服務公司已是檔案管理的主要組成之一，在如今的市場上，檔案中介的服務公司非常多，同行之間的角逐十分猛烈，怎樣才能更好的提升檔案中介服務水平，現(xiàn)在檔案界對于相應的準則、有關的技術需求以及有關的詳情具有較為的深刻研究。本篇文章主要講述如何運用項目管理思維使得檔案中介服務水平提高，管理是檔案中介服務公司中最重要的一點，我們必須通過項目管理的思維方式來提高檔案中介的服務水平，使之獲得不斷的進步以及更好的實驗結果，最后獲得成功。

關鍵詞：檔案中介；　服務水平??；項目管理　；提升

運用項目管理的思維來提高檔案中介的服務水平，有著十分重要的作用。作為檔案中介服務公司，若因為管理能力不合格，使得與檔案中介合作的干系人否定其管理的做法，那么檔案中介公司的名聲會被損害，如果被委托單位很久都無法完成，那么業(yè)內(nèi)水平會被懷疑，若是用完成一個項目的態(tài)度來對待檔案服務，那么將會不斷地提升檔案中介服務水平。

一、檔案中介服務項目管理的要求

如今廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構備案登記管理辦法》，依照相關法則任職檔案中介服務的工作人員要必須具備下面的條件：檔案中介開展的有關的業(yè)務一定要符合營業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營范圍內(nèi)所含有的內(nèi)容；能有擁有相關檔案鑒定、咨詢、評估、整理、寄存以及數(shù)字化能力與資格；擁有不少于兩位有著豐富檔案工作經(jīng)驗的相關工作人員，其中至少要有一位獲得了檔案中級的職稱。雖然在《廣東省檔案中介機構備案登記管理辦法》里，清楚的規(guī)定有關檔案管理人員應當具備怎樣的能力，不過檔案管理人員仍要時時刻刻努力提升自己，完善專業(yè)素養(yǎng)，掌握如今最優(yōu)秀的檔案管理情況，努力實現(xiàn)不與時代脫節(jié)。

二、檔案中介服務項目管理過程以及意義

1.項目管理的知識體系。項目管理：項目管理指的是在項目的過程中運用到工具、技能、知識、以及技術作用，用來實現(xiàn)項目的所需的條件。

2.通過項目管理提高檔案中介公司管理水平。

2.1在項目開啟階段，提高檔案中介公司的工作效率。某檔案中介服務項目，能不能合作，要通過商業(yè)來證明，重點是對成本的效益以及業(yè)務的需求的討論，討論該項目是否具有合理性，預估該項目檔案的中介是不是有實力完成，所具備的業(yè)務水準以及公司的業(yè)務水準有沒有達到要求，是不是和公司的發(fā)展的目標相同，所預估的報價能不能讓公司獲得收益等等，都影響著檔案公司的水準，因此必須思考周全，是提高檔案中介服務水準最根本要求。項目簽訂了合同之后，接下來就是認識項目干系人。了解干系人即要尋找與項目行動、戰(zhàn)略或成果相關的組織、群體或者是個人。這就必須立刻尋找到有關的干系人，迅速設立工作關系。由于早期階段的工作尤為緊要，若是到了往后的階段，沒合有關的干系人意，或者是有關干系人拒絕走檔案里的部分程序，這會讓委托方不斷反復地改正甚至重做，使得成本提高，同時讓委托的一方感到不合心意。項目管理的概念里，最為主要的是干系人是否符合心意，項目的圓滿完成，不但減少了很多成本，加大了工作的效率。若干系人感到不合心意，所有的努力都白費了。

2.2在項目規(guī)劃階段，提高完善干系人管理水平。計劃不單單是管理進程里的內(nèi)容，最主要是將管理進程綜合成一個相應的規(guī)劃，用作制訂規(guī)劃過程組。在新開啟的檔案項目中，第一思考和明確它的管理的范疇，在這個范疇內(nèi)的有哪些，不在這個范疇內(nèi)的又有哪些？明確了范疇，就可以估算出它會用到幾個工作人員，需要什么的時間可以做好該項目，它的成本又是幾多，所要求的技術水平等等目標。明確項目范疇后，就可以明確該項目需要花費的時間，按照委托單位進程方案，明確該檔案中介項目方案，然后設定項目計劃進程標準。制定進度計劃的原因是什么？這是由于檔案中介服務公司大多數(shù)不會單單接手某個項目，大多數(shù)都是幾個項目檔案管理一起工作，在這種情況下檔案管理人員容易因為資源而產(chǎn)生矛盾，無法做到項目所要求的“成本最小化，利益最大化”的指標。計劃了檔案中介所要求服務的質(zhì)量管理目標，制定了質(zhì)量需求，應該能完成怎樣的程度，怎樣的專業(yè)工作人員才是檔案中介所具備的。完成溝通方案，應該和怎樣的工作人員交流，創(chuàng)建工作聯(lián)系關系。完成風險管理方案，分辨風險，進行風險判斷，完成風險相應舉措，防止當意外事件發(fā)生時不能解決的情況，在購買有關商品先要做好購買方案。完善干系人管理工作，其中含有委托方以及委托方的直系上司。將制定完成的子計劃，整理合成一份綜合的項目管理方案，規(guī)劃過程組算是正式完工。

2.3在項目執(zhí)行階段，提高對中介公司員工的管理水平。完成方案以后，必須仔細根據(jù)方案來實施，這是檔案中介服務中最主要的內(nèi)容。執(zhí)行過程組，不單單依照方案實施，還包含眾多主要的工作，例如實行質(zhì)量的保障，這需要在項目當中實行質(zhì)量審計，實行階段解析，明白實行階段是不是遵守方案的要求。比如檔案管理階段有沒有根據(jù)中介公司的需要實行分部、單位以及分項歸檔，有關的質(zhì)量文件考核要求和權限有沒有和規(guī)定的相同。執(zhí)行過程組里的項目人力資源管理部分，含有創(chuàng)立項目團隊、完善項目團隊以及管理項目團隊，它是檔案中介服務管理之中非常主要的內(nèi)容，檔案管理簡單說來就是管理人，所以人力資源管理實際上是檔案中介服務工作的最最重要的一點，依照人力資源方案創(chuàng)立項目團隊，依照預計招聘、分配等對團隊實行完善，記下工作人員的工作時間段，保證項目能夠按時完工。團隊的創(chuàng)立不過是作為工作的前提，廣泛意義的團隊還含有所委托單位的檔案管理人員，當他們將工作完滿完成，才可以說檔案中介服務公司的工作圓滿完成了。

2.4在項目監(jiān)控階段，提高風險管理水平。檔案中介服務在監(jiān)督的階段里，若是發(fā)生進程、質(zhì)量、范疇、成本、購買、風險等超出了臨界值，則必須依據(jù)制定的風險管理實施風險措施，例如委托單位的檔案資料進程一直延后，則必須馬上讓業(yè)主單位對所托的單位計量實行監(jiān)控，檔案資料進程若是一直延后，計量就不允許批準。若是檔案的質(zhì)量非常糟糕，改善之后的結果依舊非常糟糕，則必須馬上告知質(zhì)量監(jiān)督單位，質(zhì)量監(jiān)督單位這時會根據(jù)降低信用評價的手段來實施處理，使得所托的單位負責人開始注重檔案工作。

2.5在項目收尾階段，總結項目經(jīng)驗。目最終不單單是轉移檔案資料，最主要的內(nèi)容還是審核項目結果、收集過程、收集經(jīng)驗總結以及存檔項目信息，讓檔案中介服務公司能夠在接下來的時間很好的利用。項目過程中得到的總結，是檔案中介服務公司的最重要的經(jīng)驗，讓它在接下來的項目里，更好的做出風險判斷，做好風險措施，提升項目的圓滿完成的幾率。

三、通過項目管理提高檔案中介公司自身價值

通過項目管理，可提升檔案中介公司規(guī)范化管理程度。檔案中介公司在其工作過程中的每一項管理活動都將記錄在文件、檔案之中，利用對各項目所形成文件的考核、檢查，可提升檔案中介公司管理的規(guī)范化程度。將項目管理的思維運用到檔案中介服務之中，經(jīng)過項目管理的各個階段，總結、收獲管理經(jīng)驗，并且不斷改進，從而提升了檔案中介公司的自身價值。

四、結語

依據(jù)以上描述，項目管理的思維應該貫徹到檔案中介服務的方方面面，它不僅讓項目工作在范圍內(nèi)得到最好的效果，還能在管理過程和完結之后得到寶貴的財富，從而得到不斷改善以及最好實踐經(jīng)驗，得到最后的圓滿成功。

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作者：李穎嬋 單位：佛山市速信檔案整理服務有限公司