建設項目管理中的檔案管理研究

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1建設項目管理中檔案管理的重要性

建設項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設過程中的史實，又是建設項目竣工后建設單位進行維修及改建等工作的重要依據，對建設項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設項目檔案的系統、完整、準確，促進建設項目管理中的檔案管理規范化，提高建設項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設項目檔案驗收辦法》，大力開展建設項目檔案管理的業務指導與執法檢查活動。在《重大建設項目檔案驗收辦法》中，規定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設項目，不能通過整個建設項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現了項目檔案管理在整個建設項目管理中的重要性。因此，切實做好建設項目管理中的檔案管理工作，是建設單位不可忽視的課題。

2現階段建設項目管理中的檔案管理現狀

2.1建設項目管理中的檔案管理意識薄弱

現階段，很多建設項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設項目管理中，總是存在一種"重建設、輕檔案"的思想，建設單位的領導及管理層都沒有認識到建設項目檔案是整個建設項目管理的重要依據，對建設項目檔案管理缺乏責任感。尤其是在建設項目施工中，因為建設施工的任務比較重、項目較多，所以建設單位的領導層都比較重視工程施工的質量與進度等，往往忽視了建設項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設單位通常在建設工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準確性與真實性，從而影響到日后建設單位對建設檔案的使用，對建設工程質量不能完全保證。

2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善

在重大建設項目施工建設中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設項目的法人、施工、設計等工程參建單位。由于建設單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規章制度，但是存在著形同虛設的現象，在工程建設中沒有形成有效的管理機制，使得建設單位對檔案管理制度的執行力不夠。再加上建設總承包公司對建設項目的檔案管理任務分配不明確，不能夠很好的協調檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網絡，對每個職能部門的職責劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設工程質量。由于建設項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設項目開始建設時，建設單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設項目各個環節中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設的監督不足，建設單位沒有按照國家的檔案管理規定進行整理，監督不力，致使建設項目施工的檔案資料收集零亂。

2.3建設項目管理中的檔案管理缺乏保障機制

由于建筑施工單位和監理很多時候都是采用比較靈活的用工制度，而項目檔案管理經常會被認為是一項沒有很高技術含量的工作，最后致使專職管理項目檔案的人員越來越少。建設項目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動比較頻繁。現階段，很多建設單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關檔案管理人員的職責范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設單位在建設項目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機制，建設單位應該對檔案管理工作予以重視。

3加強建設項目檔案管理的具體措施

3.1完善建設項目的檔案管理制度

檔案管理部門應該根據本單位建設項目的實際情況制定一系列可操作的規章制度，對建設項目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設項目的檔案管理有效執行。完善建設項目的檔案管理制度，需要由建設項目單位帶頭建立項目檔案管理網絡，從而要求項目的施工單位、設計單位等配備專職檔案管理人員負責項目建設期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設單位還應配備一個專職項目檔案主管人員來負責項目檔案工作，做好整個項目工程檔案管理的統籌與協調工作，明確分配檔案管理部門的職責，將檔案管理工作真正的滲透到項目建設的每一個建設環節。通過建設單位的對項目檔案管理進行統一領導、分級管理，整個項目工程的檔案資料將會完全處于受控的狀態，有利于建設單位對項目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項目檔案資料的完整、準備。

3.2提高項目檔案管理意識

在這個信息化時代，及時的信息能夠對增強建設項目管理人員的檔案管理意識。建設單位應該充分的利用報刊、電視等媒體，將與項目工程檔案的有關的重要信息傳播出去，建立一個檔案管理信息化共享平臺，通過法律的手段，對每一個建設單位的職責要明確，利用管理人員與系統的有效結合，從而增強建設單位檔案管理人員的管理意識。現代建設項目工程的檔案管理也需要與當地的經濟發展相適應，建設單位應該加強對項目工程的關注，及時將有關信息化的有關消息反映到建設單位的管理層，管理層應該將這些信息化消息加以提煉，應用到建設項目的檔案管理規定中，從而提高項目工程檔案管理人員的管理水平。

3.3檔案管理部門應當參加建設項目的竣工驗收

對建設項目的工程檔案審閱是工程竣工驗收中的法定內容，檔案管理部門應當參加工程的竣工驗收，能夠讓檔案管理部門充分認識到檔案管理在整個項目建設過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對今后檔案管理工作的重視。對于建設項目驗收過程中發現的有關于檔案管理問題，建設單位的檔案管理部門應該要及時的解決。檔案管理部門要對檔案管理堅持高標準、嚴要求，才能夠在一定程度上保證項目檔案的質量。

4結語

建設項目管理中的檔案管理是一項比較復雜、難度比較大的工作，是建設單位中比較重要的基礎性工作。項目建設單位應該對項目檔案管理加以重視，將每一項檔案管理落實到位，完善項目檔案的管理制度，與施工單位、設計單位等參建項目單位好好溝通、配合，從而保證工程檔案的質量。

作者：張慧 單位：武漢車都建設投資有限公司