勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理原理分析

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[摘要]本文從項(xiàng)目背景，項(xiàng)目管理中遇到的挑戰(zhàn)，后續(xù)項(xiàng)目管理解決方案，項(xiàng)目主要成果，組織項(xiàng)目管理體系改善建議等五個(gè)方面分別論述，闡明了項(xiàng)目中干系人管理的原理和運(yùn)用。

[關(guān)鍵詞]PMBOK；項(xiàng)目管理；項(xiàng)目干系人；項(xiàng)目經(jīng)理

1研究背景

S266為江蘇省東部地區(qū)南北向干線道路，現(xiàn)狀北起鹽城市響水縣陳港鎮(zhèn)，南至南通市海安縣李堡鎮(zhèn)。規(guī)劃S226南通段，北起海安縣李堡鎮(zhèn)，南至南通市崇川區(qū)，沿線串聯(lián)海安縣、如皋市及通州區(qū)多個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，其功能是服務(wù)沿線鄉(xiāng)鎮(zhèn)節(jié)點(diǎn)，促進(jìn)沿海地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。受南通公路處委托，江蘇龍騰工程設(shè)計(jì)股份有限公司展開了S266南通段的前期研究工作，其工作分兩個(gè)階段，一是預(yù)可報(bào)告通過(guò)省發(fā)改委審查并取得批復(fù)；二是工可報(bào)告通過(guò)省發(fā)改委審查并取得工可批復(fù)。本文以S226南通段項(xiàng)目的前期研究作為案例，針對(duì)勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目中 的項(xiàng)目管理工作進(jìn)行論述。

2項(xiàng)目管理存在的挑戰(zhàn)

在工可報(bào)告預(yù)審會(huì)上，江蘇省省廳公路局要求在不增加項(xiàng)目合同額的前提下，設(shè)計(jì)單位在兩個(gè)月時(shí)間內(nèi)把S226南通段項(xiàng)目，拆分成三段送審省發(fā)改委并通過(guò)審查工作，三個(gè)路段分別為S226海安段、S226如皋段和S226南通市區(qū)段。一個(gè)項(xiàng)目拆分成三個(gè)路段，就意味著一個(gè)項(xiàng)目變成了三個(gè)項(xiàng)目，導(dǎo)致了項(xiàng)目在范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、人力資源、溝通、采購(gòu)和綜合等方面的管理工作均有不同程度變化，項(xiàng)目管理遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。相對(duì)來(lái)說(shuō)，拆分后每個(gè)項(xiàng)目的研究范圍均有調(diào)整，需三個(gè)工可研究報(bào)告送稿，拆分后的設(shè)計(jì)工作量增加兩倍。在不增加人力資源的前提下，項(xiàng)目的送審和批復(fù)時(shí)間均會(huì)有不同程度的滯后。同時(shí)由于增加了兩次審查，在審查、招待、出版等運(yùn)營(yíng)成本上，基本上是原來(lái)的三倍。由于拆分后的三個(gè)項(xiàng)目類似，在項(xiàng)目質(zhì)量把控和人力資料成本方面，增加一倍。人員溝通方面，主要是項(xiàng)目利益相關(guān)方（（即項(xiàng)目干系人）的溝通協(xié)調(diào)工作。省廳公路局（即項(xiàng)目發(fā)起人）需要組織審查會(huì)議三場(chǎng)；項(xiàng)目客戶也發(fā)生了調(diào)整，由南通公路處一個(gè)客戶，調(diào)整為四個(gè)客戶（南通公路處、海安交通局、如皋交通局和通州交通局）。項(xiàng)目經(jīng)理（即項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）既要對(duì)內(nèi)溝通協(xié)調(diào)，還需要外部協(xié)調(diào)，工作量翻倍。對(duì)于項(xiàng)目組成員來(lái)說(shuō)，由于項(xiàng)目不增加合同額，績(jī)效費(fèi)用不變，而調(diào)整后的工作量卻是原來(lái)的2～3倍，這樣就導(dǎo)致人員工作積極性嚴(yán)重下降。對(duì)外溝通方面，在審查專家及有關(guān)部門（即項(xiàng)目干系人之一的項(xiàng)目客戶）的溝通方面，都增加了不同的難度。在取得后續(xù)項(xiàng)目方面，拿到項(xiàng)目的個(gè)數(shù)與投入的人力、物力與項(xiàng)目個(gè)數(shù)成正比。對(duì)于前期研究單位來(lái)說(shuō)，取得整個(gè)項(xiàng)目的后續(xù)項(xiàng)目幾乎不存在風(fēng)險(xiǎn)；拆分后，由于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手多且競(jìng)爭(zhēng)激烈，拿到后續(xù)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)就比較大。所以調(diào)整后的項(xiàng)目管理，人員溝通是關(guān)鍵方面，溝通工作難度增大，工作量大幅提升。

3項(xiàng)目管理的解決方案

對(duì)于項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，本項(xiàng)目最大的收益是項(xiàng)目通過(guò)江蘇省發(fā)改委審查并取得了批復(fù)，同時(shí)拿到后續(xù)項(xiàng)目（S226南通段（含海安、如皋和南通市區(qū)三個(gè)路段）的勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目）。原項(xiàng)目的工作計(jì)劃、人員安排和運(yùn)營(yíng)成本等已經(jīng)不適合調(diào)整后的項(xiàng)目。項(xiàng)目變動(dòng)引起了領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，由管理層出面與江蘇省廳公路局溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)一步明確前期研究任務(wù)，并收集了有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量等方面的問(wèn)題與建議。任務(wù)明確后，項(xiàng)目經(jīng)理組織召開討論會(huì)議，并傳達(dá)了管理層的決定：維持原設(shè)計(jì)人員并在后續(xù)項(xiàng)目中拿出20%來(lái)解決人力資源成本問(wèn)題；評(píng)優(yōu)評(píng)先方面，優(yōu)先考慮本項(xiàng)目組成員，在規(guī)定的時(shí)間保質(zhì)保量的完成拆分工作并送審。根據(jù)最新要求，項(xiàng)目經(jīng)理重新啟動(dòng)了項(xiàng)目。根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)調(diào)整制定了詳盡明確的工作計(jì)劃，項(xiàng)目目標(biāo)以SMART原則為標(biāo)準(zhǔn)，可以有效的應(yīng)對(duì)帕金森定律，保證計(jì)劃實(shí)施方向的準(zhǔn)確性，同時(shí)使項(xiàng)目難度提前并有效降低難度。工作計(jì)劃很詳實(shí)，合理規(guī)劃了里程碑節(jié)點(diǎn)和驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)，同時(shí)對(duì)時(shí)間拖延、質(zhì)量不過(guò)關(guān)等風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行了落實(shí)。計(jì)劃中，報(bào)告章節(jié)責(zé)任到個(gè)人，時(shí)間節(jié)點(diǎn)具體到天；與項(xiàng)目組成員的考勤制度進(jìn)行約定；承諾對(duì)時(shí)間觀念強(qiáng)、報(bào)告質(zhì)量高的人員，推薦為部門年底評(píng)優(yōu)評(píng)先對(duì)象。報(bào)告拆分工作計(jì)劃用時(shí)30天，給多長(zhǎng)時(shí)間，工作就使用多長(zhǎng)時(shí)間，總是在最后一刻完成，不會(huì)在之前完成，嚴(yán)格遵守帕金森定律。為有效應(yīng)對(duì)帕金森定律，項(xiàng)目經(jīng)理要求在項(xiàng)目開展期間每天下班前召開“碰頭會(huì)”，針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況和存在問(wèn)題進(jìn)行商討，適時(shí)對(duì)進(jìn)度偏差調(diào)整，同時(shí)保證報(bào)告質(zhì)量。在項(xiàng)目開展期間，項(xiàng)目經(jīng)理得知項(xiàng)目主要成員范某要離職，與范某溝通商談并代表部門挽留，最后說(shuō)服了范某完成項(xiàng)目拆分工作。在項(xiàng)目經(jīng)理的積極推動(dòng)下，經(jīng)過(guò)32天的緊張工作，項(xiàng)目組圓滿完成了工作任務(wù)。雖然比計(jì)劃多用了兩天時(shí)間，但是時(shí)間是可控制的，而且報(bào)告拆分質(zhì)量得到了一致認(rèn)可。通過(guò)多輪溝通協(xié)調(diào)后采用了最佳方案：三個(gè)路段一起送審，且連續(xù)召開三場(chǎng)審查會(huì)（溝通協(xié)調(diào)、項(xiàng)目可控性等方面的成本均比較少）。在報(bào)告送審之前，由部門領(lǐng)導(dǎo)出面與各主管部門進(jìn)行溝通，并提出送審要求。送審報(bào)告24天后，江蘇省發(fā)改委聯(lián)合江蘇省廳公路局組織召開了S226南通段三個(gè)路段的審查會(huì)，三場(chǎng)審查會(huì)連續(xù)進(jìn)行。得到項(xiàng)目審查通知后，部門領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目經(jīng)理做了大量的溝通協(xié)調(diào)工作，從審查材料（含匯報(bào)材料、PPT制作、大掛圖、匯報(bào)人等）、審查前的溝通協(xié)調(diào)（與專家、各部門等）以及審查會(huì)當(dāng)天的招待工作，均做了詳細(xì)的準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目組成員針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，并放入項(xiàng)目檔案中，見(jiàn)圖1。從項(xiàng)目報(bào)告拆遷至通過(guò)江蘇省發(fā)改委審查，用時(shí)共58天。運(yùn)營(yíng)成本方面，比估計(jì)增加的費(fèi)用降低了50%。

4項(xiàng)目管理的主要成果

在江蘇省廳公路局規(guī)定的兩個(gè)月時(shí)間內(nèi)，完成工可報(bào)告的拆分，并通過(guò)江蘇省發(fā)改委的審查。同時(shí)得到了參加審查會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)和專家的一致好評(píng)。項(xiàng)目組按時(shí)高質(zhì)量送審報(bào)告，同時(shí)在會(huì)議接待及工可批復(fù)過(guò)程中的全力配合，江蘇省發(fā)改委、江蘇省廳公路局、南通公路處、地方交通局等有關(guān)單位均對(duì)項(xiàng)目成果高度贊賞。特別是三個(gè)地方的交通局，充分認(rèn)可了研究單位的綜合能力，并委托了不同的后續(xù)項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)理在本項(xiàng)目重新啟動(dòng)時(shí)就將質(zhì)量、進(jìn)度和成本列為優(yōu)先事項(xiàng)，并傳達(dá)到每一個(gè)人，同時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行落實(shí)控制。

5項(xiàng)目管理的建議

通過(guò)S226南通段工程前期研究的項(xiàng)目管理過(guò)程，從PMBOK（項(xiàng)目管理知識(shí)體系）的理論知識(shí)來(lái)看，有如下幾點(diǎn)建議供項(xiàng)目管理者參考借鑒：(1)在項(xiàng)目管理中項(xiàng)目經(jīng)理吸取了項(xiàng)目拆分之前的慘烈教訓(xùn)，制定了詳盡明確的計(jì)劃，有效的應(yīng)對(duì)了帕金森定律，保證了計(jì)劃實(shí)施方向的準(zhǔn)確性，同時(shí)使項(xiàng)目難度提前并有效降低難度。（2）在項(xiàng)目執(zhí)行階段項(xiàng)目經(jīng)理提前與項(xiàng)目組成員約定，提出獎(jiǎng)勵(lì)辦法，并及時(shí)了解成員的想法，這不僅提高了項(xiàng)目組成員工作的積極性，而且把風(fēng)險(xiǎn)控制落實(shí)到計(jì)劃中。（3）項(xiàng)目經(jīng)理在內(nèi)部和外部?jī)煞矫?，溝通協(xié)調(diào)穿插了整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，能夠抓住大家的利益需求，充分展示了項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)力。（4）本階段的項(xiàng)目管理，項(xiàng)目經(jīng)理采用的是有困難找領(lǐng)導(dǎo)、需要成本資金找領(lǐng)導(dǎo)、需要人找領(lǐng)導(dǎo)等方式，把領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“超人”，缺少向部門領(lǐng)導(dǎo)的階段性匯報(bào)。這方面需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)一步提升和改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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作者：段秀娟 單位：江蘇龍騰工程設(shè)計(jì)股份有限公司