信息技術在辦公室資料管理中的應用

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一、辦公室資料管理工作的特點

辦公室資料管理工作主要有四個特點：

1.1具有及時性，資料文件的管理，是各類信息往來的形式，上傳下達。

1.2具有指導性。辦公室需要管理的資料當中，有許多都是國家政府的指導性政策和上級領導的批示文件，是下層開展工作必須遵守的依據，對這些文件的管理具有很強的指導意義。

1.3具有廣泛性。辦公室資料作為信息的傳遞工具，涉及到的對象幾乎包含了機關或者企事業單位和外界的方方面面，就有很大的廣泛性。

1.4具有連續性。辦公室管理資料還需要對所有工作進行總結，保證所有工作都能順利開展，具有明顯的連續性。當今辦公室內的資料管理工作呈自動化、信息化發展，現代信息技術在其中得到了廣泛的應用，比如辦公室資料管理就離不開各種辦公軟件。實踐證明，辦公室資料管理工作的信息化、自動化建設離不開一流的現代信息技術的應用。從筆者多年的辦公室資料管理服務工作實踐來看，未來的辦公室資料管理離不開各類辦公軟件的支持。只有具備與時俱進的精神，在結合了辦公室資料管理工作特點的基礎上，充分有效地發揮現代信息技術的作用，就可以有效地提高工作效率，促進辦公室資料管理工作的順利開展。

二、如何有效發揮現代信息技術在辦公室資料管理中的作用

只有與時俱進，用先進的科技武裝自身，才能跟得上時代的腳步，保證工作的效率。為了有效發揮現代信息技術在辦公室資料管理中的應用，我們應該做到以下幾點：

2.1重視員工思想，爭取領導支持

隨著時代的發展，現代信息技術已經在辦公室資料管理系統中普及，所以提高辦公室工作人員的信息化意識，促進辦公室資料管理工作由傳統方式向信息化的轉變。現代信息技術是一項高新科技，還需要落實經費、制定管理制度等許多方面得到落實才能實現，這一切都要得到領導支持才能實現。

2.2信息技術要結合辦公室資料管理工作的特點

在市場上，適用于辦公室資料管理的軟件有許多種，并沒有統一的標準，再加上辦公條件和辦公需求的差異，在對現代信息技術進行選擇的時候，一定要考慮辦公室的實際情況，添加傳真機、掃描儀、打印機和計算機等設備，將一流的現代化辦公帶進辦公室，取代傳統的辦公方式，實現資料收發、傳送、處理、調用和保存的一體化，提高工作效率和工作質量。

2.3重視制度建設，優化資源配置

應當建立合適的制度，保證現代信息技術在辦公室的應用有章可循。并且不斷優化辦公室中的各種資源配置，組織管理人員完善機關或者企事業單位的信息化整體規劃，增強使用人員對信息辦公自動化的了解，提升辦公技能。信息化辦公的建設，實現了企業各管理部門和行政機構的網絡化，建立健全了各個職能部門的信息共享，管理人員在進行決策時通過信息數據及時、準確地獲取，從而提高決策的準確性和有效性。

2.4提高辦公室資料管理員的業務素養

辦公室資料管理工作的開展，是通過辦公室工作人員完成的。這就決定了辦公室信息化辦公系統的運行，與辦公室資料管理員的業務素質息息相關。所以提高辦公室資料管理員的專業理論知識和操作水平，是現代信息技術能否在辦公室資料管理工作中順利的開展的重要因素。辦公室資料管理人員只有具有強大的信息素養，才能跟的上行政管理的信息化建設步伐。同時也要求機關或者企事業單位培養一定數量的高素質、善服務的辦公室軟件開發與維護的員工，從而為辦公室資料管理的信息化建設提供有力的技術支持。

三、結束語

辦公室資料管理工作是行政管理工作最基礎、最核心的工作。因此要求辦公室資料管理工作者進一步解放思想、更新觀念，充分運用互聯網絡、門戶網站、辦公自動化等現代科技手段以及現代管理系統理論，全面提升辦公室工作效能，為提高單位的綜合管理水平和社會效益做出應有的貢獻。

作者：唐桂娟 單位：中煤第三建設公司物業管理總公司