醫院檔案管理工作中信息技術的運用

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摘要：信息技術在醫院檔案管理工作的運用剛剛起步，如果想要其可持續健康地發展，需要醫院檔案管理人員扎實做好每一項工作。本文首先介紹了醫院檔案管理信息化建設的積極作用，并對當前信息技術在醫院檔案管理工作中運用的困境展開探討。

關鍵詞：信息技術；醫院檔案；檔案管理

目前，信息技術與醫院檔案管理工作經過不斷磨合，已經取得了顯著成效，陳舊的檔案管理方式被打破，新鮮的管理理念正在逐步改善著醫院檔案管理服務功能，大大滿足了人們對醫院檔案管理的需求。在醫院檔案管理信息化建設過程中，我們也遇到了諸多困境，可以說，我們是在摸索中前行，在困境中發現新機，信息技術在醫院檔案管理工作的運用剛剛起步，如果想要其可持續健康地發展，需要醫院檔案管理工作人員扎實做好每一項工作。筆者在多年從事醫院檔案管理工作中總結了一些寶貴經驗，對信息技術在醫院檔案管理工作的運用有幾點看法，愿與同行一起探討。

一、信息技術在醫院檔案管理工作中運用的積極作用

（一）保護紙質檔案。醫院檔案資源服務工作一直是醫院與病患之間溝通的紐帶，患者在借閱病歷檔案時，就能夠體會到醫院檔案管理是否符合人性化、服務化的全新理念。以往的醫院病歷檔案調閱是需要患者到醫院病案科進行現場調檔并復印病歷，這給很多外地患者帶來諸多不便，尤其是在病歷檔案復印過程中容易造成紙質檔案的破損，不利于紙質檔案的保存和管理。電子病歷檔案的廣泛運用有效緩解了這一個難題。人們在借閱檔案時，只需要在網上提交申請即可，后臺檔案系統客戶服務專員通過點對點交接信息，在線發送用戶所需檔案資源信息，真正實現了無紙化辦公方式，從而有力保護了紙質檔案的完整性。

（二）提升歸檔效率。醫院檔案涉及類目較多，在歸檔整理時，由于檔案管理人員專業技術的局限性，容易出現歸檔類目錯誤的情況，即便后期核查檔案過程發現了這個錯誤，糾正起來也十分困難，這也嚴重影響了醫院檔案歸檔工作的速度，致使工作效率始終得不到提升。檔案管理信息系統的成功搭建，大力改善了這一弊端，檔案管理人員只需要將檔案內容中的關鍵詞輸入到檔案信息系統中，系統就會自動識別出檔案內容所歸屬的類目，工作人員不再需要根據檔案目錄表查找類目，從而解放了管理人員的手工勞動，讓檔案管理人員有更多的時間去鉆研專業技術，深度開發檔案信息資源利用與服務，在提升檔案歸檔效率的同時，也進一步精確了檔案歸檔編號，讓醫院檔案管理工作更趨向規范化和科學化。

（三）避免重復存檔。醫院的正常運營與發展離不開各個業務科室的鼎力支持，在每一項活動的開展中，各業務科室都有其不同的特色和相同的環節，在檔案信息中就能夠有著明確的體現。那么如何將相同內容的檔案資源進行整合和總結，是考驗檔案管理人員基本功的地方。傳統的人工檔案資源管理模式下，工作人員往往容易重復收集相同內容的檔案，無法在眾多的檔案資源中迅速甄別出是否為重復檔案。信息技術融入到醫院檔案管理工作后，工作人員將檔案內容輸入到篩選系統之中，系統就能夠自動識別出該檔案內容是否存檔過，以及上次檔案修改的時間，有效避免重復歸檔現象的出現。

（四）滿足保管期限。檔案保管期限是依據檔案管理條例中的相關要求執行，醫院檔案管理有別于其他行業的檔案管理工作，因為從患者的第一次就醫到最后一次就醫往往跨度年限十分長，這就使得檔案管理工作量十分巨大。在手工錄入病歷檔案時，由于醫院就診患者眾多，難以按照患者每一次就醫時間為節點進行存檔。醫院病歷檔案信息化實施以來，這一困境得到了有效改善，每一位就醫患者的身份證號碼是唯一不變的，檔案管理人員在接收到患者檔案后，可以通過患者的身份證號碼查詢到患者上一次就診時間，便于將患者連續就醫的檔案資料進行存檔，也給醫生對就診患者下一步醫療指導提供基礎數據，尤其是同一病種不同患者的診療情況數據分析更是醫療科學研究的好幫手。

二、當前信息技術在醫院檔案管理工作中運用的困境

（一）管理理念落后。醫療事業的進步與醫院檔案管理工作密不可分，然而在很多醫院領導眼中，醫療業務技術的精進比檔案管理工作更為重要，經常將醫院檔案管理工作邊緣化，視其為可有可無的一個工作環節，恰恰是這種落后的檔案管理理念影響了醫院檔案管理信息化建設的腳步，致使檔案管理工作還停留在手工操作的層面上，無法展示出信息技術對醫院檔案管理工作的積極作用，浪費了珍貴的檔案信息資源利用價值。

（二）信息傳遞脫節。檔案信息資料的生成、保存到利用需要經歷一個檔案信息傳遞過程，如果沒有一個健全的檔案資料交接制度，那就極為容易出現檔案信息傳遞過程的脫節現象，檔案資料就會滯留到某一個環節上，傳遞流程不暢、信息錄入滯后等等因素都會對醫院檔案信息利用造成障礙，甚至在檔案信息傳遞時存在著人為丟失檔案的情況，難以保障醫院檔案信息歸檔的完整性和及時性。

（三）檔案服務單一。醫院檔案服務功能較弱，一般只針對醫院內部科研工作和患者病歷檔案調取，根本沒有真正發揮出醫院檔案資源在社會發展中的重要價值，檔案管理工作還處于保管狀態，且檔案服務項目較為單一，有關部門長期忽視檔案資源利用工作。雖然很多醫院已經意識到檔案管理工作的重要作用，開始著手構建了檔案信息管理系統，但是卻在模塊設置上考慮不周全，僅僅只有幾種功能，無法滿足人們對醫院檔案資源的需求。

（四）基礎設施陳舊。醫院檔案信息化需要計算機、掃描儀、拍攝儀等信息設備的支持，可是由于檔案部門經費短缺，信息技術設備更新又較快，先進設備還未完全配備，檔案信息化的開展也得不到快速推進。硬件設施不到位、軟件設備維護慢等原因也在制約著醫院檔案管理信息化的進程。

三、促進信息技術在醫院檔案管理工作中運用的有效策略

（一）規定管理標準。各醫院要以戰略眼光，制定適合本醫院檔案管理信息化系統所必須具備的基本條件和基本標準，并隨著信息技術的發展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備，配齊必要的專職管理人員，創設良好的條件。同時，嚴格要求醫院各職能處室要以信息化建設的標準形成正在錄入的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領導重視、部門協作、互相促進，共同提高醫院檔案管理信息化建設新局面。

（二）強化服務意識。檔案信息化管理的最終目的是為了確保檔案的利用，所以醫院檔案管理人員需要進一步提升自身的檔案服務意識，樹立良好的服務理論，對檔案服務方式進行優化，加快醫院檔案信息服務的開放度。同時，醫院檔案部門在工作中需要加強與其他部門及科室的溝通和聯系，建立良好的交流平臺，進一步拓展檔案服務渠道，最大限度地加快對醫院檔案資源的開發和利用，以便于更好地與現代化醫院管理的現實需求相適應。

（三）維護網絡安全。在進行醫院檔案管理的安全層次進行劃分時，最好對各方面因素進行全面、系統地考慮，并根據層級與管理的不同來設定針對性地訪問權限，并委派專業的系統管理人員來負責對用戶進行指導，對敏感信息給予適當的監控，從而將其中常見的安全隱患給予及時地發現和排除。同時，還可以借助一系列物理手段來確保網絡安全，如防火墻、身份認證與加密技術等。防火墻技術被更多地應用在被安全隔離的計算機網絡系統上，其不僅能夠對外部網主機或用戶進行有效地限制，而且在獲取允許的情況下才可以對檔案信息進行訪問。

（四）提高人員素質。在進行醫院檔案信息化建設的過程中，為了確保其工作的效率和質量，就需要做好管理人員的培訓與教育工作，使他們更好地了解和掌握醫院的基本情況，如部門設置、工作分工和職能特點等，以便更好地培養復合型優秀人才。同時，還需要加大管理人員對醫院相關部門業務知識和業務活動的了解與掌握，并根據工作的實際情況來開展醫院檔案信息化建設，更好地發揮醫院檔案的實際作用。綜上所述，在信息化技術不斷發展的今天，越來越多先進的技術手段被應用到醫院檔案信息化建設之中，從而有效地提高檔案管理的效率。因此，我們不僅需要清醒地認識到醫院檔案信息化的重要性，還要對檔案管理制度進一步完善，對醫院信息管理設備進行配置，不斷提高檔案服務的水平。

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作者：袁燕 單位：佳木斯市中心醫院