企業ERP建設前對企業信息化管理建議

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摘要：近年來，伴隨信息技術的飛速發展，信息技術逐步滲入企業管理的各方面。企業信息化建設也不斷推陳出新，越來越多的大型集團企業開始建設erp系統。本文探究ERP系統建設的前期準備及未來建設時的思路，特別是ERP建設前大型集團企業信息化系統的現狀及對未來ERP建設的影響。本文根據企業在開始建設ERP系統前的信息化現狀及問題，并根據相關考察借鑒了其他同類型企業建設ERP的相關經驗進行探究。

關鍵詞：ERP建設；財務管理；信息化

現代社會是一個高度的數字化信息化社會，信息技術發展日新月異，催生了大數據時代的到來。企業更加依托信息化建設來實現企業內部的精細化管理，財務管理也更加依托先進的信息化系統的支撐。信息技術在企業管理中的應用，不僅提高了企業財務工作的效率，還進一步推動了財務基礎核算工作的標準化、智能化，對實現企業目標價值有重要作用。通過財務引領業務，促使業務發展更加符合集團戰略的既定目標。本文通過對企業ERP系統建設的前期準備所發現的問題進行思考，研究探索ERP建設前企業各信息系統存在的現狀及共性問題，探求對策并提出建議。

一、企業信息化的概念及內涵

企業信息化是將信息技術、現代企業管理模式和生產制造技術相結合，并應用到企業產品（服務）生命周期的全過程和企業運營管理的各個方面，從而提高企業市場競爭能力的過程，以達到企業的目標價值，實現企業戰略。企業信息化的基礎是企業的管理和運行模式，而不是計算機網絡技術本身，其中的計算機網絡技術僅僅是企業信息化的實現手段；同時，企業信息化建設的概念是伴隨企業管理理念、信息化技術等各學科不斷變化發展的，體現了馬克思唯物主義哲學的發展觀；企業信息化是一項技術集成應用，其核心在于信息的集成與共享，既能夠將準確的數據信息傳遞到數據使用人手中，也能為企業運營和決策提供數據支撐；企業信息化是一個系統工程，其囊括企業全員理念的信息化、企業日常運營管理的信息化、企業經營手段的信息化、企業財務管理的信息化等。

二、企業信息系統的現狀

伴隨信息化技術的發展，A集團根據自身經營業務特點和需求，陸續開發建設或購置了相關業務信息系統，如抄收系統、客戶管理系統、安檢系統、工程管理系統、物資管理系統、財務核算系統、SCADA系統、GIS系統、OA辦公系統、人力資源管理系統等。目前，各個系統之間相互獨立運作（為各部門服務），本應是相同數據，卻因各自系統的數據口徑、統計規則等，造成同一數據來自不同系統，出現了不一致的情況。A集團作為國有企業，規模較大，現代企業管理水平特別是企業信息化管理未能完全跟上時代發展的步伐。集團業務信息系統的建設，伴隨時代信息技術發展，在不同時期進行系統購置和開發，并在后期不斷維護、升級。信息系統間存在數據資源分散、系統不相通、底層架構不同且企業信息系統缺乏戰略性、全局性、前瞻性規劃等問題，造成目前各業務部門之間業務信息不能通過系統及時流通，業務數據也未進行實時共享。A集團各業務系統數據采集標準不一致，也沒有標準化接口聯通各個業務系統，這給其業財一體化、信息決策的業務數據融合使用帶來不小的挑戰。

三、信息系統存在的問題

各信息系統在建設時，是以各使用數據的業務部門需求為主，而忽視了本部門在整個集團信息化數據管理中的地位和作用，缺乏全局觀念和與各部門協作的觀念，同時數據的采集還來自于各下屬企業，各單位對數據的理解也不盡相同。從根本上來講是缺乏整體的、戰略性規劃，相關工作的權責沒有劃分清楚，存在數據管理責任沒有厘清、相互推諉的現象。

（一）數據標準化低

目前A集團存在財務數據、銷售數據、管網運行數據、客戶數據、工程數據、物資數據等各類經營運行數據，雖然從管理需求出發，很多數據都要遵循一定要求和規范，但是各種規范對數據的廣度、深度及質量上的把控性不強，各下級企業對數據的采集、統計形成了自己的習慣，存在對某些數據采集的要求理解出現偏差等情況。

（二）數據可靠性低

A集團擁有不同的業務系統，各部門使用各信息系統對相同業務進行數據統計時，存在統計規則的不同，造成相同業務數據各系統間統計出不同的結果。這主要是由于各業務系統是各業務部門根據自身需求進行建設的，按照各部門自身對業務數據的需求進行統計并使用。各個系統在實際應用過程中，往往暴露出相同業務的采集數據不一致、統計數據口徑不唯一、統計數據維度不相同的問題。這主要是因為沒有根據業務嚴格制定數據業務規則，數據缺乏全局性、統一性、精確性。在出現數據不可靠的情況下，因缺乏企業數據制度，不能迅速找到原因并進行修正。由此，造成企業數據質量不高，可靠性低。

（三）數據冗余程度高

伴隨國民經濟的飛速發展，城鎮化率不斷提高，A集團不斷發展壯大并通過兼并、收購其他同類企業，形成規模集團，促使企業規模資產規模、管理用戶數量、安裝業務、銷售業務及相關增值業務的高速增長，這對企業日常經營管理提出了更高要求。A集團日常經營活動，越來越依托信息系統的支持。A集團各個業務系統是在不同時間由不同軟件供應商開發設計完成的，開發設計是根據各業務部門自身的業務特點，由此各業務系統相對獨立，成為了單獨運行的業務系統。在系統的再開發和各業務相互接通時，又出現相同的客戶編碼、數據類型、命名規則不一致的現象。在A集團日常經營管理活動中，各個業務系統單獨運行，由各業務部門使用。這集中反映了企業沒有從戰略層面對各業務系統進行全面統一規劃，并未對同一業務類型數據的多個來源進行統一性的有效控制，造成企業業務數據出現冗余的現象。

（四）財務核算標準化程度不高

會計核算標準化是指在會計技術和管理等社會事件中，對重復性事務和概念通過制定、頒布和實施標準達到統一，以獲得最佳秩序和社會效益。會計核算標準化是業財融合統一的具體表現，而A集團下屬成員企業擁有各自的財務部門，雖然集團下轄公司在同一套財務科目體系中進行財務核算，各下屬成員企業財務核算結果相同，但財務核算步驟、核算科目并沒有在集團層面得到統一執行。同時，相同業務的流程卻不一致，主要是各成員企業對相同業務進行了各自的流程再造。各業務環節關鍵點流轉到財務的信息，出現統計口徑與財務需求不一致的情況。同時業務流程各不相同，也會造成財務核算過程不盡相同。A集團亟待通過業務流程統一再造，實現業財融合，促進集團財務核算標準化程度的提高。

（五）數據融合度低

集團各系統間的融合程度較差，最主要的原因在于，未對現有的信息數據進行統一規劃與整合，各個業務系統的開發和使用缺乏企業基礎數據標準化規則。在集團的發展過程當中，各個業務系統開發建設和使用，都是緊密圍繞各業務部門對業務和數據需求進行，由各系統使用部門在不同時間進行主導，更多的是基于部門本身的業務層面，對系統開發建設提出需求，相對而言，缺乏全局觀念和戰略考量。現代企業管理，對業務層面要求精細化，對信息數據要求顆粒化。對數據管理，從集團相應業務管理部門推動至基層，數據再逐步向上歸集，對數據已經有了成熟的垂直化管理模式。隨著A集團信息化普及率逐步的提高，各業務部門間的業務數據迫切需要橫向貫通，以實現業務數據在各業務部門間的信息化共享。而在集團業務部門之間的數據橫向管理，卻缺乏相應管控規則。主要表現在各個業務系統底層數據架構、數據采集維度、相同業務統計規則等設計時不統一，無法建設跨越各業務系統的同一數據采集標準。

四、相關對策及建議

（一）ERP項目是“一把手”工程

通過對國內大型同行業集團企業的調研考察發現，ERP項目建設將重新梳理整個企業流程，涉及企業生產運行的各方面，建設周期較長。這需要以企業高層為核心進行領導和推動，下級企業領導班子首先要在思想上、行動上與集團統一。充分認識到現代企業管理和信息技術的日新月異，將對企業管理方式產生深刻的變化。ERP項目的實施過程時間較長且辛苦，這需要集團領導的決心和堅定的支持，全員動員做好打持久戰準備。確保ERP項目科學部署，并成功融合到企業的日常生產經營中。本文第三部分描述的企業各業務系統存在的數據可靠性低、冗余度高、融合度低等問題，充分暴露了A集團各業務系統建設前期缺乏統一的、有前瞻性的規劃和領導。由此在ERP項目建設時，應將其列為“一把手”工程，需要企業高層領導出面進行戰略性、前瞻性的建設規劃和實施。

（二）建立全集團基礎數據標準化規則是ERP項目成功的基礎

在對國內大型同行業集團調研過程中，各集團均提到主數據標準、業務流程標準和ESB接口建設對ERP財務系統建設有很重要的幫助，有助于業務系統和財務系統的聯通，消除系統之間的“煙囪”效應。集團應建立完善的企業數據標準化體系，其中應囊括標準化策略、數據標準、數據標準化工作流程、組織架構、數據管理。數據模型是數據標準的主要實體，涵蓋了數據字典、數據邏輯模型、元數據標準等。在建設ERP財務系統前，應先建設主數據管理組織，編制集團的基礎數據標準和管理規范，先后完成設備標準、資產標準、物資標準、項目標準、人員組織標準等多個類別的基礎數據標準。再按照標準的基礎數據建設ERP財務系統、人力資源系統、物資系統。建設集團ERP系統，應明確基礎數據標準化，有助于確保集團基礎數據口徑一致、來源唯一，為ERP系統實施奠定良好的數據基礎，促進集團相關業務信息的高效流轉與共享，幫助實現業務管理的精細化、決策的高效化。由此，A集團應當將運營的各項基礎數據標準化，尤其是在數據采集的深度問題上努力做到最小化、顆粒化，將有利于未來整個集團數據質量的全面提升，確保數據的真實性、準確性、獲取的便利性，以及相同業務橫向數據的采集，這都更有利于迅速收集匯總數據，支撐領導層決策。

（三）推動業財流程一體化

集團財務在在進行銷售確認及回收核算、物資出入庫核算、項目成本核算、薪酬核算、費用核算（在線自助報銷）、預算控制覆蓋全業務流程、ERP財務核算與資金系統接口等方面，通過系統倒推梳理業務流程及管控，在此前提下完成財務系統與業務系統的一體化集成。在對國內同行業企業調研過程中發現，各集團均表示曾經通過梳理業務流程來進行系統設計，將任務下發到各個業務部門后，出現了各業務部門更多為自己考慮，不考慮系統交互、系統使用便捷性設計等問題。由此應根據業務流程關鍵節點，再由系統設計倒推業務流程。為保證A集團ERP財務系統順利實施，應實施集團基礎數據標準化、業務流程標準化、接口標準化工作建設，認真梳理財務和其他業務系統的主數據，尤其是財務和物資、財務和工程、財務和人力等基礎數據，形成基礎數據的對應關系，然后在財務系統，抄收系統、物資系統、項目系統建設時將標準數據和數據邏輯關系進行貫徹，指導ERP項目建設。1.財務系統與經營系統（客服系統）集成管理。根據會計處理原則、對外服務及內部管理要求，按照規范統一、口徑一致、數據統一的原則，明確分工步驟，從業務查詢、統計報表、接口傳遞、科目余額核對等方面進行規范，確保業財數據一致。2.財務系統與工程系統集成管理。工程系統通過與財務核算系統、造價系統、物資系統的無縫連接，做好前期業務環節梳理特別是工程關鍵節點的業務內容梳理、流程梳理，實現成本的自動歸集，同時與固定資產管理模塊集成，自動生產固定資產卡片。搭建統一的工程項目合同管理平臺，對工程中項目合同、簽證以及項目扣款罰款等業務行為進行信息化管理，將合同付款進度與項目進度進行對比分析，減少合同執行風險等。3.財務系統與物資系統集成管理。根據集團自身架構，以集團層面牽頭與供應商簽訂價格協議，建立內部協議平臺對集團庫存進行統一調配，再根據對外總需求形成采購計劃訂單。采購訂單可分為集中采購（固定使用集團價格）、聯合采購（優先使用成員公司價格，但不能超過集團規定的最高限價）、自行采購（無集團價）、特殊采購（氣源庫存、不受協議控制價格等）。在執行完采購前期程序后，貨物到庫，自動形成財務憑證（領料以后的系統操作由工程系統完成）。

（四）關鍵用戶的培養是ERP系統實施的保證

關鍵用戶是實施ERP系統的重要保證。所謂關鍵用戶，就是各個業務板塊中的最懂業務的管理人員，他必須非常精通業務，能幫助開發人員理解業務、實現業務，能全程參與系統建設，逐漸熟悉并掌握系統的操作和維護，能培訓指導其他業務人員操作系統。在每個板塊建設前，認真梳理業務流程，并形成標準業務流程，并把標準業務流程始終貫徹在系統中。組建業務能手和技術能手組成項目團隊，全程參與項目設計、建設、實施過程并確保團隊穩定，是ERP項目建設的重要保障。由于ERP建設是個長期的過程，在建設期間關鍵用戶的大部分工作就是參與項目建設，甚至是脫產建設，因此必須建立相應機制解決關鍵用戶后顧之憂。

五、結束語

隨著時代的快速發展，信息技術的日新月異，越來越多的企業意識到信息化管理的重要性，而財務管理信息化的提高將助推企業整體管理水平提升到一個新的臺階。云計算、大數據、人工智能、財務機器人等現代化信息技術在現實財務管理工作中的介入，進一步提高了財務工作的效率，也徹底改變了財務人員工作的方式，同時ERP系統建設將企業內部管理水平提升到一個更高嶄的臺階。為更加契合企業的發展戰略目標，財務工作也應當在財務管理信息化的背景下，從基礎核算為主的工作模式向戰略財務轉型，為企業ERP成功實施，奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]VATTHANAKEODOUANGDY.集團企業財務管理信息化的問題及對策分析[D].綿陽：西南科技大學，2020.

[2]姜濤.加強財務管理信息化，推進工程項目風險管控[J].財會學習，2020，5（01）：19-21.

作者:何曦 單位:重慶燃氣集團股份有限公司