學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證和高校學(xué)籍檔案管理探究
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摘要：學(xué)籍檔案管理屬于高校檔案管理工作中的核心內(nèi)容，學(xué)位學(xué)歷認(rèn)證是對高校畢業(yè)生自身合法權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的重要手段，同時也是對虛假文憑進(jìn)行打擊的有力方法。本文從學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證重要性、推進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理的意義、以及開發(fā)和利用方法幾個方面展開探討，旨在指導(dǎo)相關(guān)工作的開展。
關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍檔案管理；開發(fā)利用；學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證
近幾年，我國獲得高學(xué)歷以及高學(xué)位的人才不斷增加，其中包含出國深造、升學(xué)，或者職稱評定，這些都離不開學(xué)歷證明的必經(jīng)過程，因此學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證重要性也日趨突出。
一、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證
（一）學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的內(nèi)容
學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證是針對我國國內(nèi)頒發(fā)的博士、碩士和學(xué)士畢業(yè)證書以及學(xué)位證書、學(xué)生課程學(xué)習(xí)的成績單，對于還沒有畢業(yè)的大學(xué)本科生、碩士研究生以及博士研究生頒發(fā)課程學(xué)習(xí)的成績表，并且對同等學(xué)歷申請全國統(tǒng)一考試的合格證書的有效性以及真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)證。而所說的認(rèn)證就是通過可靠的第三方機(jī)構(gòu)證實(shí)需要鑒定的產(chǎn)品或者服務(wù)是符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)或者規(guī)范性文件的活動。學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)證并不是學(xué)生自己或者用人單位的行為，而是屬于兩者以外的第三方機(jī)構(gòu)的行為。
（二）學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證服務(wù)的第三方機(jī)構(gòu)及其相關(guān)工作流程
負(fù)責(zé)學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的機(jī)構(gòu)是需要官方授權(quán)的專門機(jī)構(gòu)來擔(dān)當(dāng)。目前，我國負(fù)責(zé)學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證服務(wù)的官方授權(quán)機(jī)構(gòu)主要為兩個，第一個是由國務(wù)院學(xué)位委員會和教育部授權(quán)的教育部學(xué)位和研究生教育發(fā)展中心認(rèn)證處，第二個是由教育部授權(quán)的全國高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心以及高等教育學(xué)歷認(rèn)證代理機(jī)構(gòu)。教育部學(xué)位和研究生教育發(fā)展中心認(rèn)證處是負(fù)責(zé)國內(nèi)和國外的中國學(xué)位證書以及其他教育背景設(shè)計的材料認(rèn)證工作，而后者則負(fù)責(zé)高等教育的學(xué)歷認(rèn)證以及電子注冊的網(wǎng)上查詢工作等。學(xué)信網(wǎng)（全國高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心信息平臺）是當(dāng)前教育部門唯一指定的學(xué)歷查詢網(wǎng)站，它能夠查詢1991年以后的學(xué)歷信息，以及2002年以來不包含自考的各類高等教育的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)。學(xué)信網(wǎng)的使用需要學(xué)生或者用人單位注冊賬號，之后可以利用賬號登錄學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行學(xué)歷的查詢，可以對學(xué)生的學(xué)歷以及學(xué)籍信息進(jìn)行查閱，并在線出具驗(yàn)證報告。學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證第三方機(jī)構(gòu)還包含提供學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證服務(wù)的中介公司。中介公司大多數(shù)是為企業(yè)服務(wù)，當(dāng)受到企業(yè)委托并且受到學(xué)生本人的書面同意書以后，向相關(guān)的學(xué)校或者研究生的培養(yǎng)單位相關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)的內(nèi)容主要包含公司擬聘用或者已就職人員的學(xué)歷學(xué)位證書相關(guān)的背景信息。通常中介公司在得到學(xué)生本人合作和用人單位提交的相關(guān)學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證資料后，會將這些資料以傳真或者是郵寄的方式轉(zhuǎn)交到學(xué)校或者研究生培養(yǎng)單位的相關(guān)部門進(jìn)行審核鑒定，最終得出結(jié)果后再利用電話或者傳真的方式將回執(zhí)給到中介公司。此外，學(xué)校或者研究生的培養(yǎng)單位相關(guān)部門也可以進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證服務(wù)。相關(guān)部門指的是各學(xué)院、教務(wù)處、研究院、檔案室或者學(xué)工處。由學(xué)生自己或者委托別人到學(xué)校或者研究生的培養(yǎng)單位相關(guān)部門打印相關(guān)的學(xué)籍信息資料，并加蓋公章，因此來證明學(xué)歷學(xué)位資料的證實(shí)有效性。一些用人單位也可以直接向?qū)W校或者研究生的培養(yǎng)單位相關(guān)部門進(jìn)行信息咨詢。
二、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證順利實(shí)施的必要前提是保證
學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性為保障學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證相關(guān)事務(wù)有效開展，在管理時，需確保各項(xiàng)步驟可正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并具有完整性和真實(shí)性。首先，需科學(xué)、規(guī)范制定檔案歸檔的具體范圍，只有科學(xué)的歸檔才能確保學(xué)籍相關(guān)檔案材料是完完整整的收集齊全。對學(xué)生而言，自本人剛?cè)雽W(xué)直至學(xué)成畢業(yè)，在整個學(xué)習(xí)過程中會留下很多相關(guān)的學(xué)籍材料。高校對這些學(xué)籍材料的管理，必須要進(jìn)行一次科學(xué)的分類和歸檔，確保檔案的規(guī)范化管理，從而確保學(xué)生擁有的學(xué)籍材料具有完整性和真實(shí)性。通常來說，對于學(xué)籍材料，其內(nèi)容相對多元，如入學(xué)登記表、歷年考試成績、在校期間獎懲材料、學(xué)籍信息變更材料，以及學(xué)成后發(fā)放的畢業(yè)證等。因此學(xué)生的學(xué)籍材料相對較為復(fù)雜，也迫切需要更全面和細(xì)致的對學(xué)籍檔案材料進(jìn)行管理。其次，科學(xué)有效開展針對學(xué)籍檔案的管理工作。對于學(xué)生所具有的獨(dú)特學(xué)籍檔案而言，具周期性、復(fù)雜性以及系統(tǒng)特征。并且擁有明顯的原始憑證，這些信息都是重要的“數(shù)據(jù)源”，是學(xué)籍學(xué)歷信息匯總時，較為重要且是唯一的來源，這些其他材料和方法都不能予以替代。基于學(xué)籍的不可替代性，為了能夠確保學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證具有較高的精準(zhǔn)性，就必須要加強(qiáng)針對高校所屬的學(xué)籍檔案管理制定相對規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)的流程。例如，在高校新生入學(xué)時，必須要按照錄取名冊嚴(yán)格進(jìn)行審核，確保學(xué)生的入學(xué)資格，在校學(xué)生在填寫學(xué)籍材料的時候，教師需要進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，確保材料的內(nèi)容規(guī)范并完全。
三、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證促使整體要求提升
對于學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證來講，其顯著提升了對高校學(xué)籍檔案管理的要求。第一，在日常工作中，學(xué)位認(rèn)證最大程度提升了對高校檔案管理部門工作的要求。所謂學(xué)籍檔案管理，屬自身周期較長的一個過程，因此，學(xué)籍檔案的收集具有一定的難度，但是又必須確保學(xué)籍檔案的資料是準(zhǔn)確的、完整的，這是學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的前提。高校必須對檔案管理部門提出要求，確保一套有效的嚴(yán)密規(guī)范的資料歸檔和收集的管理制度，并對學(xué)籍檔案的所屬歸檔范圍及內(nèi)容有相應(yīng)要求。另外，由于歸檔資料過于分散，需要針對檔案開展管理的部門加強(qiáng)同其它職能部門的協(xié)調(diào)工作，盡量避免由于學(xué)籍材料過于復(fù)雜，并且分散、凌亂，從而影響到學(xué)籍歸檔的完整性、準(zhǔn)確性。此外，隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)化辦公及設(shè)備為檔案管理部門帶來了極大的支持和便利，應(yīng)該進(jìn)一步加大對先進(jìn)管理設(shè)備及管理軟件的引進(jìn)和購買力度，也可以加大人力進(jìn)行自主研發(fā)。學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證是一項(xiàng)非常重要且較嚴(yán)肅的工作，故需管理人員樹立高度的責(zé)任意識，保持認(rèn)真的工作態(tài)度。由于學(xué)校內(nèi)所收納的學(xué)生群體非常大，學(xué)籍資料也表現(xiàn)為復(fù)雜的情況，比如還會出現(xiàn)重名的、出生日期書寫錯誤的、同音字寫錯等，這些問題的發(fā)生也是常有之事，所以需要檔案管理人員認(rèn)真校對、甄別內(nèi)容，以免發(fā)生諸如此類的問題。另外，作為檔案管理人員，首先需要了解和掌握國家教育法律法規(guī)的相關(guān)政策，以及最新教育政策；其次是要深度了解學(xué)校在進(jìn)行檔案管理時的具體流程，細(xì)化規(guī)章制度，確保能夠嚴(yán)格、完整、及時地將學(xué)生的學(xué)籍信息收集并加以歸檔，有效建立真實(shí)反映學(xué)生成長歷程的檔案資料庫。同時，檔案管理員要能夠熟練地運(yùn)用信息化技術(shù)，比如計算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，對各項(xiàng)信息處理軟件系統(tǒng)熟練運(yùn)用，促使信息技術(shù)能力顯著增強(qiáng)。
四、重視開展檔案資源的有效開發(fā)及利用工作
通常情況下，企業(yè)在招聘過程中，可以在學(xué)信網(wǎng)、中國高等教育網(wǎng)或是學(xué)生信息網(wǎng)內(nèi)，對畢業(yè)生資料進(jìn)行查詢，并做好學(xué)歷認(rèn)證的工作。但部分高校畢業(yè)生在上述網(wǎng)站中，無法對學(xué)歷信息進(jìn)行查詢，因此學(xué)籍檔案查詢對于學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作是不可或缺的。基于這一點(diǎn)，高校通過加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理工作，可提高對社會的服務(wù)水平。伴隨著越來越發(fā)達(dá)的信息化技術(shù)的影響，現(xiàn)階段，計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大力推廣運(yùn)用，方便了高校相關(guān)學(xué)籍檔案管理工作的開展，讓學(xué)籍管理工作有了更多的可能，逐步改變了傳統(tǒng)模式的保管方式，加強(qiáng)了對檔案資源的開發(fā)及利用。重視學(xué)籍檔案管理，建設(shè)專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。因?qū)W籍檔案有較為繁多的種類，具工作量大、范圍廣等諸多特點(diǎn)，可設(shè)專門人員加以管理。但現(xiàn)階段，檔案管理人員除存在老齡化問題外，且呈現(xiàn)“退多進(jìn)少”的情況，檔案管理者通常身兼數(shù)職，較難在學(xué)籍檔案管理工作中投入，在這種情況下，易造成工作不細(xì)致的情況。此外，學(xué)校對檔案館工作進(jìn)行分配時，真正相關(guān)專業(yè)的人才較少。而隨著社會的進(jìn)步，檔案事業(yè)也取得了迅猛發(fā)展，成績翻譯、檔案管理等軟件在各個檔案室廣泛運(yùn)用，對具較高業(yè)務(wù)管理水平、計算機(jī)操作能力、較高外語水平的學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，是新形式下的必然要求。做為學(xué)籍檔案管理者，也需提高自身的學(xué)習(xí)能力，主動進(jìn)行深入研究，不斷提升管理水平，樹立新的管理思想，掌握新管理理念，并對新方法、新途徑進(jìn)行探索，最大程度滿足信息化時代的要求，進(jìn)一步增強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、組織指揮、計劃決策能力。另外，對于兼職檔案管理員，也需要加強(qiáng)管理，設(shè)獎懲機(jī)制，以增強(qiáng)兼職管理人員的正確管理意識。綜上所述，對于學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作和學(xué)籍檔案管理工作而言，具相輔相成、互相促進(jìn)關(guān)系，是高校學(xué)生檔案管理的重要內(nèi)容。學(xué)籍檔案管理的完整性和真實(shí)性是學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的必要前提，學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的工作實(shí)施也對學(xué)籍檔案管理提出了新的要求。在日常管理實(shí)踐中，檔案管理人員必須提升對學(xué)籍信息收集的嚴(yán)格性，保證原始憑證的來源真實(shí)可靠，并且加強(qiáng)對檔案資源的利用和開發(fā)，不斷提升學(xué)籍檔案管理的有效性，從而確保學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證工作能夠順利實(shí)施。
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作者:武韶佳 單位:長治醫(yī)學(xué)院