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科學技術的迅猛發展將人們帶到了信息化時代。傳統的人事檔案基本上是以紙質的形式存在的,檔案一旦發生變更,就要重新打印一份檔案。這樣不僅耗費時間,浪費紙張,整個事業單位的工作效率也會大幅度下降。因此,事業單位的人事檔案管理工作應該與時俱進,朝著信息化管理的方向積極做出轉變,這樣人事檔案管理工作才能夠在事業單位管理中發揮更大的作用。
(一)有利于提高事業單位人事檔案管理工作效率
事業單位在進行人事檔案信息管理工作過程中,如果能夠充分借助信息技術,那么它就能夠打破傳統的紙質檔案管理的桎梏,借助信息化技術完成對人事檔案信息的記錄、轉移、修改、使用、保存、規范及查閱等工作,使得這些信息能夠在短時間里全部呈現出來,有效解決實際問題,它相對于傳統的手工工作模式來說,工作效率能夠得到極大程度的提升。
(二)有利于促進事業單位人事制度改革不斷深入
事業單位在發展過程中會面臨人員流動頻繁的情況,而事業單位人事檔案電子信息化管理能夠有效地促進事業單位人事制度的不斷改革,能夠有效地解決一系列的招聘問題。比如,事業單位在招聘相關工作人員的時候,他們通過信息化電子檔案進行篩選,所選擇的范圍更為廣闊,能夠挑選更為精準的人才。通過這種方式選擇的人才,能夠給事業單位帶來巨大的效益,進而深入地實現事業單位人事制度的改革。
二、事業單位人事檔案電子信息化管理中的問題
(一)信息化技術的應用不夠深入全面
事業單位的人事檔案管理在向電子信息化管理方面轉型的時候,其實是存在較多問題的,雖然小有成就,但是其管理并沒有落到實處。究其根源,還是事業單位在展開人事檔案管理的時候,信息化程度并不夠深,信息化技術的使用并不夠全面,部分人事檔案管理仍舊處于人工操作模式。并且有些事業單位雖然配備了相關的信息化管理機器,但是在實際工作的時候并沒有應用,只是為了應付上級的檢查。還有一些事業單位在展開信息化檔案管理的時候,不注重優化管理軟件功能,這樣也會直接影響人事檔案工作的效率和質量。
(二)對人事檔案管理的重視程度有待提高
人事檔案電子信息化管理對整個事業單位的工作優化有著十分重要的作用,但是很多事業單位在使用信息化管理的過程中,只注重一些基礎性的功能應用,比如避免檔案丟失、實現檔案共享等,很多工作人員認為人事檔案管理屬于一種基礎性、普遍性的工作,所以他們對這些工作的重視程度并不夠高,使得他們存在電子信息化檔案管理認知簡單的問題。這其實就忽視了人事檔案電子信息化管理對事業單位人力資源優化的重要意義,忽視了人事檔案管理工作對單位發展的基礎作用,對檔案信息化管理工作的職能劃分發揮了極為不利的影響。
三、事業單位人事檔案電子信息化管理的策略
(一)加強管理人員培訓力度
事業單位人事檔案電子信息化管理要求員工要敢于破除傳統、固舊的人事檔案管理觀念,要注重提高自身的專業素養,創新自己的工作觀念,只有這樣,才能夠保證自己能夠隨著時代的發展而不斷發展,避免自己被時代淘汰。所以事業單位在引進電子信息化設備和管理模式之后,就應該注重對相關工作人員的培訓,要向他們補充更加專業的知識,切實提高他們的專業素養以及專業素質。這樣一來,事業單位的人事檔案管理工作人員才能夠具備更為科學、完備的技能技巧,才能夠推動整個電子檔案管理工作朝著電子信息化的方向發展。因此,事業單位的人事檔案管理工作人員要不斷提高自身的思想覺悟,注重提高自身的業務能力,具備良好的政治責任感和靈敏的觀察力以及鑒別能力。同時,事業單位還應該引進更為先進的人事檔案管理人才,讓人事檔案管理工作人員之間形成競爭力,使得整個部門得以有效發展。
(二)采取多元化管理模式和手段
傳統的人事檔案管理通常是以紙質材料的形式進行,從上文可以得知,紙質檔案管理其實是存在諸多問題的,不僅不容易長時間保存,占據的空間大,還極容易損毀,在調查和查找的時候費時費力,工作效率也極其低下。所以在展開電子信息化檔案管理的時候,要采取多元化的管理模式和手段。相關工作人員要充分利用一切可以利用的資源,最大限度地建立起更加完備的電子信息化人事檔案。比如針對于檔案的查找,工作人員在錄入人事檔案系統的時候,就應該將“身份證號碼”作為重要的檢索信息,將其劃分成一個“檢索源”,其他的檔案信息在后面依次補充,這樣就能夠方便后續的查找與應用。又比如,在針對于人事檔案信息的共享方面,事業單位之間可以建立一個“云檔案”平臺,單獨設置密碼,要一定級別的人員才能夠打開“云檔案”平臺,實現信息共享,這樣既可以避免人事檔案信息的泄露,也可以實現檔案信息的高效利用。
(三)重視人事檔案信息的安全
人事檔案關乎各個人員的基礎信息,如果被別有用心的組織或者人員得到,就會造成一系列的社會問題。所以在電子信息化的人事檔案管理中,事業單位一定要重視人事檔案的安全。網絡是一把雙刃劍,它能夠為事業單位的人事檔案管理提供優勢和便利,也會讓人事檔案存在泄露的風險,如果在管理中不注重提高安全性,就會存在各種各樣的安全隱患。對此,事業單位一定要重視信息網絡環境的安全性。一方面,事業單位要完善各種保障措施,來確保人事檔案信息的安全性,要將安全防范置于人事檔案管理的重要位置。因此,事業單位要引進更多的技術人才來建設防火墻,保證人事檔案信息的安全性,切實做好人事檔案防范工作;另一方面,事業單位要與時俱進,注重人事檔案信息的數字化管理,檔案的變動要有跡可循、責任到人。比如,人事檔案管理是有一個平臺的,那么在打開這個平臺的時候,一定要記錄人員身份、變動歷史等,這樣就會在后續的問題查找與解決中找到責任人,使得整個檔案管理更為規范。事業單位開展電子信息化檔案管理的時候,一定要確保信息的安全性,讓相關的工作人員提高安全防范意識,這樣才能夠讓整個檔案管理更加契合時代特色,實現檔案的高效、合理、有效、科學管理。
四、結語
綜上所述,隨著科學技術的不斷發展,事業單位的人事檔案管理工作也應該不斷發展和提升,要契合信息化時代的特色,讓整個管理工作能夠朝著電子信息化的方向發展。這樣既可以提高人事檔案管理工作的效率,發揮人事檔案管理的價值和作用;也能夠保證人事檔案的安全性,可以讓其更為長久的保存;還能夠實現云共享,從整體上提高事業單位的工作效率。
作者:劉迪 單位:臨沂市蘭陵縣教育和體育局