船舶完工資料檔案信息化管理探究

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[摘要]隨著我國船舶行業的快速發展，在船舶檢驗、維修等過程中需要查閱大量的船舶完工資料檔案，因此，船舶完工資料檔案實現信息化管理是船舶檔案工作發展勢趨。本文分析了船舶完工資料檔案管理中存在的問題和弊端，探討了船舶完工資料檔案信息化管理技術的應用，以期推動船舶完工資料檔案信息化管理進程，助力船舶制造業實現新的效能提升。

一、概述

2020年以來受肺炎疫情影響，世界經濟不景氣。為便于船舶企業承接新的船舶訂單，維護船舶制造業快速蓬勃發展態勢，船舶企業除了要提供優秀的設計方案、優質建造技術以及良好的售后服務外，提供給船東的船舶完工資料檔案并實現信息化管理的同時可以提供增值服務,以此推動船舶檔案信息的高效應用，進而提高船舶企業的競爭力。船舶完工資料檔案數量大、內容多、分類多，在船舶營運及維修過程中的證件更換、資料更新，加之船員換班等，都為管理者帶來極大的不便。船舶完工資料檔案信息化管理能夠隨時更新準確定位并提供快速檢索查找功能，對于特殊項目如備件庫存目錄等管理功能都可以解決。開發利用好船舶完工資料檔案資源，實現船舶完工資料檔案信息化管理，可以為船舶行業的發展帶來很大的便利。

二、船舶完工資料檔案信息化管理的特點

船舶完工資料檔案涉及內容多且雜，通常包括：船舶設計圖紙、船舶設備完工資料、船級社證書、法規要求的符合聲明、設備證書、質量檢驗記錄、法定設備檢驗記錄、政府頒發的相關證書等。而每一項檔案資料中又包括多項內容，例如：完工設備資料中包括設備的操作信息、維修保養手冊、備品配件清單、通訊地址、服務商信息等。在查找利用船舶完工資料檔案時，船員往往會花費大量的時間去熟悉檔案資料的存放位置及檔案資料所涉及的各類內容信息，耗費時間和精力較大，且效率較低。

三、船舶完工資料檔案管理現狀

(一)船舶完工資料檔案數量大，裝箱多，查找困難

船舶完工資料檔案需要在船舶完工交付前移交到船上并存放在指定位置，多數完工資料檔案僅將檔案資料羅列編制目錄，以紙版和電子版形式打包提交，如遇檢驗及維修查找檔案資料非常不方便。以一艘標準VLCC設計完工圖為例：僅目錄就達38頁，分總體、結構、輪機、電氣等9個專業，共計400多份圖紙，分裝150多箱；完工設備資料分7個部分，總計200多份圖紙，分裝80多箱。每份圖紙一般移交3份，則實際的裝箱數量是上述的3倍。船舶完工資料檔案數量龐大，成為完工資料檔案管理的難點之一。

(二)船舶完工資料檔案內容繁雜，查找困難

每份船舶完工資料檔案的內容不同，如一份標準VLCC船，其設計完工圖總頁數近7500頁。完工設備資料內容則更多，僅主機設備，一份完工設備資料就分5卷總計3184頁，內容包括主機參數、主機說明書、管系原理、電氣系統圖、主機操控、工具清單、備件清單、附件工具及備件清單等13項內容。主機說明書又分整體描述、振動控制、燃油系統、滑油系統等25項內容；附屬設備說明書中又分油霧監測、研磨機、盤車機等13項內容。在船舶完工資料檔案庫系統中如何準確地找到所需的圖紙并快速檢索到相關內容信息，也是船舶完工資料檔案管理的難點之一。

(三)船舶完工資料檔案的更新管理困難

船舶在換證、維修過程中設備更新換代、零部件更換等環節，需要對相應的證書、完工設計圖紙、設備完工資料等檔案進行更新，其中電子版資料、紙質版資料需同步更新。但往往因為船員換班、更新管理不及時不健全等，造成船舶完工資料檔案更新管理混亂，因此船舶完工資料檔案的更新管理工作也是船舶完工資料檔案管理的難點之一。

(四)船舶完工資料檔案專項內容查找困難

船舶完工資料檔案內容繁多，存放位置交叉復雜，準確找到相關內容難度較大。例如：各種設備的隨機備品、船體供應品等，總共二三百箱，分散放在水手長倉庫、甲板倉庫、機艙各平臺倉庫或房間以及居住區各倉庫內，船舶日常維修有時需要更換備件，而需更換備件的型號、存放位置、數量等信息在上述大量的裝箱資料和眾多的資料內容中很難查找和記錄，或者在船舶運營過程中是否已經使用、剩余數量更新、常用備件補充等信息記錄也不規范，或者因為船員更換頻繁而造成相關信息遺失。因此船舶完工資料專項內容查找也是船舶完工資料檔案管理的難點之一。

四、船舶完工資料檔案信息化管理的措施

(一)數字化船舶完工資料檔案管理

數字化船舶完工資料檔案建設是船舶運營過程中檔案管理工作的重要環節。通過檔案管理系統加強船舶完工資料檔案信息化管理，可以科學地提高船舶完工資料檔案查找更新的效率，加快船舶完工資料檔案信息化管理的步伐。

(二)船舶完工資料檔案信息資源的開發利用

根據船舶完工資料檔案的特點，開發實用的船舶完工資料檔案管理系統，以軟件程序來規范船舶完工資料檔案的管理及更新是行之有效的辦法。要在船舶完工資料檔案管理的流程上，加強信息科學技術的應用，為船舶運營管理提供準確的資源信息。船舶企業要做好船舶完工資料檔案信息化管理軟件的開發，合理利用現有的信息網絡體系使船舶完工資料檔案管理日趨數字化、完整化、規范化及自動化，最終實現船舶完工資料檔案的信息化管理。

(三)船舶完工資料檔案信息化管理軟件開發的內容

船舶企業進行船舶完工資料檔案管理系統軟件的開發，僅需少量的資金投入，可以利用現有的軟硬件設施作為平臺，也可以通過互聯網實現管理和查詢，使船舶完工資料檔案信息管理達到專業化和規范化水平。開發的軟件功能包括但不限于以下內容：1.全部資料實現電子化存檔，包括所有證書證明等。通過掃描采集信息存檔，建立完工資料檔案數據庫，各項檔案資料帶有相關聯的信息，方便檢索和查詢。2.所有內容按分類目錄存儲。3.帶有搜索、鏈接功能。涉及同一項目會有多種類型完工資料檔案相對應，例如：同“舵機”相關的資料包括完工設計圖紙、設備完工圖、船級社證書等。舉例：在圖紙查詢模塊中完工資料名稱框中輸入“舵機”，完工資料類型框輸入“全部”，如圖1所示。在點擊查看中可以直接鏈接至文件打開，供查詢者進行細節信息查詢。查詢結果如圖2所示。4.帶有專項內容查詢功能專項內容查詢會給船舶的日常營運管理與維護帶來很大方便，如船舶的備件管理、船舶證書管理、船舶設備證書管理、過運河需提供的相關材料證件等，將完工資料檔案中已有的信息整理歸類后錄入數據庫，可以按照需求進行查詢。舉例：船舶備件管理是船舶管理的一個重要組成部分，是船舶安全營運的關鍵環節之一。船舶有效儲備一定數量的備件，保證輪機、電氣等設備正常運轉，是保障船舶安全營運的需要，也是船舶全生命周期維護的重要保證。在完工資料檔案中加入備品信息軟件，可以為船舶管理帶極大的方便。可以在完工檔案資料檔案管理系統增加一個備件查詢模塊，如圖3所示。查詢后相關信息顯示如圖4所示。船舶企業在提供給船東的備品清單中，以專業分類，按照固定格式將備品資料信息輸入軟件數據5.實現云查詢功能目前絕大多數遠洋船舶已經配備了互聯網通訊，可以通過網絡對云端的船舶完工資料檔案進行管理，實現對相關信息的準確控制，也能夠實現完整的船舶完工資料檔案的信息化管理。

(四)對權限的管理

在船舶完工資料檔案信息化管理軟件中，對需要登錄該系統的人員分配不同種類的賬號，根據船長、輪機長、大副等不同職位及管理職能賦予不同的查詢權限，防止誤改誤刪信息等現象的發生。只有船舶完工資料檔案管理專員才有權限對相應的檔案資料信息進行更新、錄入以及維護。

(五)網絡安全保障

需要保證網絡信息安全，實現網絡互聯管理，尤其是利用互聯網平臺進行檢索、提取、更新船舶完工資料檔案的時候，要嚴防完工資料檔案信息的泄漏。在船舶完工資料檔案信息化管理的日常工作中，要對計算機進行定期或不定期的檢查，運用安全系數相對性能高的殺毒軟件查殺病毒、木馬等，爭取第一時間發現并消除隱患，從而保證完工資料檔案信息化管理的安全性、保密性。同時，需要在不同存儲位置進行實時備份，以便在網絡癱瘓或常用計算機出現故障后，能夠迅速恢復數據并繼續進行管理工作。

五、結語

目前，多數企業船舶完工資料檔案管理工作基本上仍停留在人工管理階段，計算機應用程度相對較差，管理效率較低。船舶完工資料檔案工作唯有逐步實行信息化管理，才能從根本上提高船舶完工資料檔案管理工作的質量和效率，使船舶完工資料檔案管理工作跟上時代的步伐。

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作者:李秀靈 單位:吉林大學經濟管理專業