合同信息化現(xiàn)代企業(yè)管理論文

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〔摘要〕以國(guó)內(nèi)某設(shè)計(jì)公司為例，詳細(xì)介紹了該公司在合同管理中的信息化手段，重點(diǎn)闡述對(duì)合同評(píng)審、合同查詢、合同執(zhí)行等過(guò)程監(jiān)督和控制的規(guī)范性、有效性，以及合同信息化管理制度建立、專業(yè)隊(duì)伍培養(yǎng)的必要性。

〔關(guān)鍵詞〕合同管理;信息化;企業(yè)管理

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)管理活動(dòng)中，每個(gè)環(huán)節(jié)都與合同息息相關(guān)。合同管理模式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和風(fēng)險(xiǎn)管控的保障。如今，隨著IT技術(shù)的發(fā)展，對(duì)合同管理提出了較高的要求，信息化的管控手段是提高現(xiàn)代企業(yè)管理水平的有效保障。本文以國(guó)內(nèi)某知名設(shè)計(jì)公司為例，分別從合同評(píng)審、合同查詢、合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)督及合同管理隊(duì)伍等方面來(lái)闡述其合同信息化管理模式。

1合同評(píng)審

項(xiàng)目合同擬草后，需要企業(yè)相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。早期，是由經(jīng)辦人將合同草稿復(fù)印多份，逐一分發(fā)給評(píng)審人。這種傳統(tǒng)的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導(dǎo)致評(píng)審周期長(zhǎng)、及時(shí)性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，合同管理模塊是該系統(tǒng)的核心之一，這充分體現(xiàn)了該公司對(duì)合同管理的重視。在該系統(tǒng)中，合同評(píng)審流程如下：申請(qǐng)人發(fā)起評(píng)審→公司相關(guān)部門（專家）評(píng)審→匯總評(píng)審意見→修改合同草稿→確定合同最終版→準(zhǔn)備合同簽訂。整個(gè)合同評(píng)審過(guò)程實(shí)行在線操作，各評(píng)審部門（專家）在線上接到評(píng)審?fù)ㄖ⑶以u(píng)審意見全部出現(xiàn)在申請(qǐng)人的流程界面上。這種新的合同評(píng)審模式節(jié)省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時(shí)，通過(guò)線上評(píng)審加強(qiáng)了各部門對(duì)合同的了解和重視，使合同評(píng)審更加全面，增加了評(píng)審?fù)该鞫?，提高合同評(píng)審效率。

2合同查詢

企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，需要隨時(shí)查詢合同信息。查詢紙質(zhì)版合同需要到文件歸檔部門，依靠人工翻閱查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且一份合同原件每次僅能供某一個(gè)借閱部門（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時(shí)歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權(quán)限無(wú)法設(shè)置，合同安全性差。企業(yè)信息化管理系統(tǒng)為每份合同分配了具有統(tǒng)一格式的編碼，每個(gè)合同號(hào)就是該合同在系統(tǒng)中的“身份證”，是合同查詢的唯一識(shí)別碼。錄入系統(tǒng)時(shí)，相關(guān)管理人員根據(jù)合同號(hào)登錄系統(tǒng)，將合同關(guān)鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權(quán)限的員工不管何時(shí)何地，只要在符合條件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，登錄信息化管理系統(tǒng)，輸入合同的系統(tǒng)編號(hào)，該合同的主要數(shù)據(jù)便會(huì)立刻呈現(xiàn)在查詢者的界面，而且信息準(zhǔn)確、無(wú)誤。若想查看完整的合同內(nèi)容，可進(jìn)行下一步操作，進(jìn)入查看合同掃描件環(huán)節(jié)。這種在統(tǒng)一平臺(tái)“秒查”的方式，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公，海量信息共享，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)便捷，體現(xiàn)了高效的合同管理模式。

3合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)管

合同從談判、評(píng)審、簽訂，到執(zhí)行、索賠、關(guān)閉等涉及眾多部門，合同進(jìn)度控制、成本控制、質(zhì)量控制等整個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)的各種不確定因素，會(huì)給合同執(zhí)行帶來(lái)眾多風(fēng)險(xiǎn)。如果僅靠人工溝通，這必將導(dǎo)致信息不對(duì)稱、問(wèn)題處理滯后等結(jié)果，給合同雙方帶來(lái)困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。在合同執(zhí)行過(guò)程中，經(jīng)常有合同金額變更情況（尤其是EPC項(xiàng)目），結(jié)算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統(tǒng)管理模式中，一般只有項(xiàng)目經(jīng)理了解，公司各職能部門因種種原因，不能及時(shí)知曉。這就造成生產(chǎn)一線人員掌握的信息和數(shù)據(jù)與管理部門不一致，對(duì)數(shù)據(jù)的采集、應(yīng)用和分析、比對(duì)都有很大的誤導(dǎo)，對(duì)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性也有很大影響，甚至?xí)绊懝芾韺拥呐袛?。如?份合同在多個(gè)部門存在不同的合同金額，這說(shuō)明在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。為了解決這類問(wèn)題，合同信息化管控優(yōu)勢(shì)需體現(xiàn)在精細(xì)化管理中：1)項(xiàng)目經(jīng)理在信息化系統(tǒng)中發(fā)起“合同變更審批流程”，說(shuō)明合同金額變更原因，上傳變更依據(jù)，流程審批辦結(jié)后，相關(guān)崗位人員在信息化系統(tǒng)中更改合同金額。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)第一時(shí)間推送變更合同金額的通知至項(xiàng)目經(jīng)理部成員和公司各相關(guān)職能部門，避免了各部門在合同執(zhí)行過(guò)程因信息傳遞不及時(shí)或傳遞環(huán)節(jié)過(guò)多等而造成的誤導(dǎo)、誤判，保證了合同金額數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性。2)通過(guò)對(duì)系統(tǒng)中不同數(shù)據(jù)的積累、監(jiān)管，以及對(duì)各類指標(biāo)的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規(guī)范合同執(zhí)行過(guò)程出現(xiàn)的偏差，真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)、精細(xì)化管理。這也是合同信息化管理帶來(lái)的便捷和高效。

4建立、健全合同信息化管理制度

信息化系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)、一種工具，其使用效果如何，關(guān)鍵在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，周期長(zhǎng)，其涉及多方面、多部門，數(shù)據(jù)龐大。從調(diào)研、方案研討、實(shí)施、上線測(cè)試和上線后相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)等工作需要不同部門、各種崗位人員的協(xié)調(diào)和配合。在此過(guò)程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單某個(gè)部門或一個(gè)專業(yè)能輕松搞定的。因此，要推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)，并使之成為高效管控手段，從認(rèn)識(shí)上要有一個(gè)新高度，特別是需要企業(yè)高層的重視，對(duì)其大力扶持，協(xié)調(diào)和推動(dòng)職能部門的積極參與，出臺(tái)配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護(hù)航。這樣才能讓合同信息化管理平臺(tái)發(fā)揮應(yīng)有的作用，達(dá)到提高和完善企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的目的。

5打造高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍

建立優(yōu)質(zhì)的合同管理團(tuán)隊(duì)是合同信息化管理實(shí)施的關(guān)鍵所在。要加強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統(tǒng)的操作[2]。在信息化管理前，企業(yè)中的合同管理人員不懂信息化相關(guān)知識(shí)，IT工程師對(duì)合同管理工作不是很了解，兩個(gè)部門在業(yè)務(wù)領(lǐng)域沒有太多交集。如果企業(yè)建立了信息化管理平臺(tái)，這樣的工作狀態(tài)會(huì)大大改變：在信息化推進(jìn)初期，合同管理部門（人員）和信息化建立部門（人員）有著長(zhǎng)期的溝通和交流，IT工程師通過(guò)了解合同管理線下工作模式、流程、數(shù)據(jù)來(lái)源等，梳理多重邏輯關(guān)系后，運(yùn)用不同技術(shù)手段將代碼寫至信息化平臺(tái)；合同管理人員在提出IT需求過(guò)程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責(zé)、角色、權(quán)限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經(jīng)歷一段時(shí)間的磨合，參與人員對(duì)不同范圍的工作從了解到深入，再通過(guò)后期的各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使各自的合同管理水平及職業(yè)綜合素質(zhì)都有了大幅提高。因此，在信息化過(guò)程中，人是最重要的決定因素。沒有一支良好素養(yǎng)的員工隊(duì)伍，合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的。

6結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)知識(shí)時(shí)代，越來(lái)越多的企業(yè)為了跟上社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，保障企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，引進(jìn)了“信息化+管理”模式。在新時(shí)代的合同管理中運(yùn)用創(chuàng)新理念，依據(jù)信息化平臺(tái)，提高合同管理的規(guī)范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的積累過(guò)程，但這些管理變革，給傳統(tǒng)企業(yè)帶來(lái)新活力，也是現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)新、飛躍發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳志.集團(tuán)企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)管控信息化初探[J].法制與社會(huì),2013,5(上)：209－211.

[2]孫維娜.淺談合同的電子信息化管理[J].當(dāng)代化工研究,2017(3)：161－162.

作者：李潔 單位：中國(guó)瑞林工程技術(shù)股份有限公司