煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)構(gòu)架及應(yīng)用
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摘要：分析了當前煤炭企業(yè)在薪酬管理方面存在的問題，闡述了關(guān)于建設(shè)薪酬管理系統(tǒng)和實施薪酬管理信息化的重要性，以同煤集團鐵峰煤業(yè)有限公司為背景，結(jié)合煤炭企業(yè)實際業(yè)務(wù)設(shè)計了一套薪酬管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)主要功能模塊做了詳細說明，并闡述了該系統(tǒng)在應(yīng)用過程中應(yīng)注意的問題和實施效果。
關(guān)鍵詞：薪酬管理；信息化系統(tǒng)；人力資源管理；績效管理
煤炭企業(yè)由于其作業(yè)的復(fù)雜性和人力資源管理的特殊性，薪酬管理比較復(fù)雜，針對煤炭企業(yè)的薪酬管理系統(tǒng)基本沒有。基于此，以同煤集團鐵峰煤業(yè)有限公司為背景，分3個層次設(shè)計了一套煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)。通過將員工的人事、考勤、社保和績效考核等項目類別的自主定義以及數(shù)據(jù)的自動提取和關(guān)聯(lián)整合，實現(xiàn)煤炭企業(yè)薪酬的科學(xué)管理，為可視化的薪酬管理打下基礎(chǔ)。
1當前煤炭企業(yè)薪酬管理存在的問題
1．1人為操作現(xiàn)象嚴重，效率低下
目前絕大多數(shù)煤炭企業(yè)的考勤管理還是采取簽到或是各個部門向有關(guān)考勤管理部門報工，然后再由考勤部門審核匯總后提交給相應(yīng)的工資部門進行工資的計算。由于請假程序不規(guī)范，在統(tǒng)計考勤的過程中難免會有人為的疏忽遺漏或是人情相關(guān)的修改。在計算工資時也主要是依靠人為的操作，每個隊組應(yīng)分攤的工資以及每個工人相應(yīng)的考核分數(shù)和津貼等都是由相關(guān)工作人員人工輸入到電子表格中，然后再進行工資的計算，這些人為的操作大大降低了準確率且效率低下。
1．2必須量化的項目不確定，操作不規(guī)范
很多煤炭企業(yè)的績效工資和抵押工資等獎金類工資項目的設(shè)定標準不明確，如沒有按照相應(yīng)的考核打分確定相應(yīng)的績效工資，存在任意扣款現(xiàn)象，扣款項目和扣款標準沒有形成規(guī)范的公司考核制度，沒有按照一定的職位級別和具體工種明確相應(yīng)的抵押工資，一些部門特有的獎金制度不明確，沒有明確什么樣的情況本部門的該項獎金是否該發(fā)。這些必須量化的項目的不明確增加了薪酬管理人員的工作難度，造成了薪酬管理的不規(guī)范。
1．3沒有起到合理的獎懲效果
由于薪酬制度執(zhí)行的不到位以及各個環(huán)節(jié)操作的不規(guī)范，不同員工之間薪酬的差別較大，再加上工資的不公開制度，使得員工對于薪酬的公平合理性產(chǎn)生質(zhì)疑，從而降低了員工工作的積極性，因此薪酬制度并沒有起到應(yīng)有的激勵作用。只有貫徹實施合理的薪酬分配體系，才能更好地提高員工的工作效率，增強員工的凝聚力，為煤炭企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益。
2薪酬管理系統(tǒng)的構(gòu)架及業(yè)務(wù)流程
2．1薪酬管理系統(tǒng)的構(gòu)架
薪酬管理關(guān)系到煤炭企業(yè)員工的切身利益，科學(xué)合理的薪酬管理系統(tǒng)不僅有助于提高薪酬管理的公平性，而且能夠激發(fā)員工的工作潛能。同煤集團鐵峰煤業(yè)有限公司薪酬管理系統(tǒng)是感知礦山建設(shè)項目的一部分，主要根據(jù)員工的職務(wù)級別和工齡以及當月的考勤和績效情況對所有員工的薪酬進行計算及統(tǒng)計分析。薪酬管理系統(tǒng)平臺主要包含基礎(chǔ)設(shè)置層、日常管理層和統(tǒng)計報表層3個層次。基礎(chǔ)設(shè)置層是薪酬管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，主要用于人員信息的維護，還有一些基本表單、公式、員工工資類別和考勤關(guān)聯(lián)等的設(shè)置，為日常管理層提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和基本準則；日常管理層是薪酬系統(tǒng)的核心部分，連接著基礎(chǔ)設(shè)置層和統(tǒng)計報表層，一方面以基礎(chǔ)設(shè)置層的基本設(shè)置為依據(jù)完成薪酬管理的主要工作，另一方面為統(tǒng)計報表層提供數(shù)據(jù)信息，主要包含考勤管理、獎金管理、社保管理和計算工資等模塊；報表管理層主要用于對考勤、考核打分、獎金和工資數(shù)據(jù)的分類管理分析，是對核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成處理，位于整個系統(tǒng)的最高層。
2．2薪酬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程
薪酬管理系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)是工資計算，由于煤炭企業(yè)存在工資發(fā)放滯后的現(xiàn)象，在進行工資計算時，有些人員可能發(fā)生了人事變動，因此在基礎(chǔ)設(shè)置層設(shè)置好相應(yīng)的工資計算表單與項目公式，在日常管理層進行計算工資時，首先要復(fù)制當月人員信息，確保工資計算當月人員信息的準確。在準確的人員信息基礎(chǔ)上錄入、導(dǎo)入或是由考勤機提取當月考勤情況，由相應(yīng)的考勤情況計算績效工資和提效工資等獎金項目，然后依據(jù)當月的社保信息對工資進行計算，形成當月的工資。根據(jù)鐵峰煤業(yè)有限公司的實際情況，通過相關(guān)管理流程的優(yōu)化后，薪酬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)。
3薪酬管理系統(tǒng)主要功能模塊
在薪酬管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置層，根據(jù)鐵峰煤業(yè)有限公司具體業(yè)務(wù)情況設(shè)置好相關(guān)項目公式后，不僅能夠進行某個月的考勤信息、社保信息和獎金信息的管理和計算，而且能夠進一步計算相應(yīng)月份的工資。薪酬管理系統(tǒng)的日常管理層主要包含計算工資、考勤管理、獎金管理和社保管理等功能模塊，實現(xiàn)對社保業(yè)務(wù)、考勤業(yè)務(wù)、獎金業(yè)務(wù)和工資業(yè)務(wù)的信息化管理；報表管理層的主要功能模塊為報表管理，為管理者提供及時、動態(tài)、全面的可視化薪酬管理數(shù)據(jù)。
3．1計算工資模塊
計算工資模塊的主要功能是實現(xiàn)分類員工薪酬的計算與管理。根據(jù)員工的工作性質(zhì)，將鐵峰煤業(yè)有限公司及兩礦一廠的全體員工分為一線隊組、二線隊組、二、三線部室和公司領(lǐng)導(dǎo)4類，并分別應(yīng)用4種不同類別的工資計算表單。針對不同類別的表單設(shè)置相應(yīng)表單的表頭項目，調(diào)整項目順序并定義項目公式。每一類的工資計算表單都主要有基本工資、年功工資、獎金類、津貼類和社保類項目組成。隊組表單還有超額工資項目，以區(qū)分井下作業(yè)和井上作業(yè)。這里年功工資與工作年限相關(guān)，基本工資、超額工資和獎金類工資不僅與職務(wù)級別相關(guān)，還與考勤情況及下井情況相關(guān)。其中職務(wù)級別和工作年限等信息可以在鐵峰煤業(yè)有限公司的人事系統(tǒng)里直接提取，考勤與下井情況可以在考勤管理模塊獲取，獎金類信息可以在獎金管理模塊獲取。定義好4種表單后，通過添加相應(yīng)部門的相應(yīng)人員，將每一個部門的每個人員匹配到相應(yīng)類別的表單中，就能針對所有員工進行薪酬的計算。
3．2考勤管理模塊
考勤管理模塊能夠?qū)崿F(xiàn)干部日考勤、干部月考勤、工人日考勤和工人月考勤的數(shù)字化管理。公司部室的所有干部日考勤數(shù)據(jù)由每天刷臉機的數(shù)據(jù)提取，兩礦一廠的干部由于條件所限不能通過刷臉機提取考勤數(shù)據(jù)，而是采取考勤員每天手動錄入的方式，干部日考勤經(jīng)計算后形成干部月考勤。考慮到工人日考勤管理的具體情況，統(tǒng)一采取由考勤員在歸定時間段內(nèi)導(dǎo)入的方式，經(jīng)過工人月考勤的計算生成工人月考勤數(shù)據(jù)，審核后通過的考勤才可以參與獎金和工資的計算。月考勤一經(jīng)確認后，日考勤則自動鎖定，如果遇到特殊情況需要修改考勤，則由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后方可修改。考勤管理流程示意圖如圖2所示。
3．3獎金管理模塊
獎金管理模塊包含對績效工資、提效工資和其他類獎金的管理。績效工資又分為一體化績效工資、一體化累加工資和一體化安全抵押3個部分，由每個月的考核打分情況、相應(yīng)職務(wù)級別對應(yīng)的公式和考勤情況計算生成。提效工資是由考勤情況計算得到，其他類獎金則由相關(guān)人員每月錄入到薪酬管理系統(tǒng)。一體化績效工資、一體化累加工資和一體化安全抵押工資經(jīng)確認后提交給相關(guān)人員進行審核，審核通過后才能進入獎金管理界面，而后參與工資的計算。
3．4社保管理模塊
社保管理模塊主要根據(jù)“社保信息維護”界面里的“繳費基數(shù)”計算出養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和醫(yī)療保險，為計算工資模塊提供社保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。如果社保繳費基數(shù)發(fā)生調(diào)整，則需要在“社保信息維護”里面及時更新“繳費基數(shù)”，然后重新計算社保，社保數(shù)據(jù)確認提交后則自動鎖定不能修改。社保管理模塊實現(xiàn)了對社保信息的統(tǒng)一管理和維護，可對社保信息進行錄入、修改、查詢和導(dǎo)出打印。
3．5報表管理模塊
報表管理模塊對考勤模塊、計算工資模塊和獎金模塊的數(shù)據(jù)進行集成，并按部門和隊組生成日考勤臺賬、月考勤臺賬、考核分數(shù)統(tǒng)計、績效工資報表、部門工資報表和工資匯總。報表管理模塊不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對各部門考核分數(shù)的對比和趨勢分析，還能夠按職務(wù)級別和工資類別進行工資和獎金的統(tǒng)計，實現(xiàn)各類報表的分類管理，同時進行報表的存檔、查詢和打印。
4薪酬管理工作中應(yīng)注意的問題
4．1各個部門配合
薪酬管理系統(tǒng)涉及到的業(yè)務(wù)比較繁瑣，需要多個部門的共同參與，只有當組織人事部門將干部考勤、勞資部門將工人考勤以及調(diào)度室將下井情況及時錄入考勤模塊后，企業(yè)文化辦和安監(jiān)部門才能進行獎金的評定，獎金評定后勞資部門才能根據(jù)社保部門所提交的社保數(shù)據(jù)和考勤情況進行工資的計算，在這個過程中如果企業(yè)文化辦沒有及時上報獎金數(shù)據(jù)，勞資部門就不能及時地對員工工資進行計算，同樣如果組織人事部門沒有及時錄入考勤信息，則企劃辦和勞資部門就不能完成本部門的相關(guān)業(yè)務(wù)，因此需要各部門相互配合，在規(guī)定時間內(nèi)及時準確地上報數(shù)據(jù)才能使薪酬系統(tǒng)正常運行。
4．2信息及時更新
由于煤炭企業(yè)作業(yè)的復(fù)雜性與特殊性使得人員調(diào)動比較頻繁，而薪酬管理系統(tǒng)的各個模塊都是基于人員信息和所匹配項目公式的操作，并且不同部門與不同的職務(wù)級別之間的日資系數(shù)以及績效工資情況也不一樣，因此只有對月中調(diào)動、離職、退休和職位升遷等人事變動情況及時更新，并且在薪酬管理系統(tǒng)各功能模塊進行人員與公式的正確匹配，才能確保考勤、獎金和社保等數(shù)據(jù)都能正常統(tǒng)計，工資管理工作才能順利開展。
4．3操作規(guī)范
不規(guī)范的操作不僅會降低數(shù)據(jù)信息的準確性，還會影響薪酬管理的效率。例如如果在每次計算工資之前不先點擊“復(fù)制當月人員信息”，系統(tǒng)只能識別當前月的人事信息，而不是所計算月份的人事信息情況，容易造成人員信息與工資的不匹配。在錄入或?qū)肟记跁r格式必須符合模版要求，否則會產(chǎn)生導(dǎo)入失敗或是導(dǎo)入的數(shù)據(jù)信息錯誤等問題。規(guī)范的操作能夠有效避免由于一個部門的操作失誤而給其他部門帶來不可避免的麻煩和問題。
5結(jié)語
煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)在鐵峰煤業(yè)有限公司運行了一段時間后取得了良好的效果。在管理方面，提高了薪酬管理的科學(xué)性和員工薪酬計算的效率。一些特殊的業(yè)務(wù)必須經(jīng)相關(guān)負責人授權(quán)后才能修改，使得在管理上更加規(guī)范，在操作上更加嚴謹，生成的一些報表統(tǒng)計數(shù)據(jù)不僅方便了領(lǐng)導(dǎo)的查閱和管理，又能使領(lǐng)導(dǎo)能夠及時和全面地掌握薪酬管理的動態(tài)；在經(jīng)濟效益方面，許多原來需要人力完成的工作現(xiàn)在被信息化系統(tǒng)取代，節(jié)省了大量的人力成本，許多需要審核的流程原來需要打印成紙質(zhì)材料后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，現(xiàn)在只需要領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)里確認審核，節(jié)省了大量的紙張成本。不僅如此，在整個的項目實施過程中提高了企業(yè)員工對信息化辦公的認識，提高了企業(yè)整體信息化水平，提升了企業(yè)的綜合競爭力。
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作者：譚章祿 周文文 單位：中國礦業(yè)大學(xué) （北京）管理學(xué)院