供水企業(yè)物資管理問題研究
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自來水行業(yè)屬于公益服務(wù)的行業(yè),由于其自身行業(yè)的特點(diǎn),一方面因其壟斷的性質(zhì)在區(qū)域內(nèi)不存在競(jìng)爭(zhēng)性；另一方面又因其居民生活的必需性要求供水企業(yè)能夠?yàn)閰^(qū)域內(nèi)所有居民提供符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的無差異公共產(chǎn)品。物資管理作為供水企業(yè)內(nèi)部控制的重要一環(huán),貫穿于生產(chǎn)活動(dòng)的每一個(gè)過程,是影響區(qū)域內(nèi)正常供水的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營過程中,物資管理工作的正常進(jìn)行,不僅需要一套體系完善且細(xì)節(jié)規(guī)范、公開透明的操作流程以便于理順的各項(xiàng)業(yè)務(wù)關(guān)系,同時(shí)還要嚴(yán)格落實(shí)制度措施以使得工作人員按照規(guī)范流程進(jìn)行工作活動(dòng)。只有這樣,才能保證物資供應(yīng)工作正常有序進(jìn)行,為供水生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供必要的保障。
一、供水企業(yè)物資管理在內(nèi)部控制工作中存在的問題
由于我國城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的不斷加快,供水管網(wǎng)的升級(jí)改造等基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)工程日益增多。例如,據(jù)太原城建數(shù)據(jù)顯示,“十一五”期間,太原市主要完成城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)413項(xiàng),新增道路長(zhǎng)度450.5公里。其中,新建改建道路主要完成了龍城大街、濱河?xùn)|路南北延、濱河?xùn)|西路快速化改造等112條。小街小巷改造主要完成了以中心城區(qū)為主、核心區(qū)為重點(diǎn)的橋頭街、南肖墻路等街道158條。為了配合道路施工建設(shè),太原供水集團(tuán)作為基礎(chǔ)設(shè)施單位同步投入大量的人力物力,對(duì)全市范圍內(nèi)的陳舊供水管網(wǎng)進(jìn)行了同期改造,并在新城區(qū)鋪設(shè)了很多新的管網(wǎng)。但是,在管網(wǎng)配套工程的實(shí)施過程中,由于城市供水企業(yè)的物資儲(chǔ)備和供應(yīng)的規(guī)模相應(yīng)的擴(kuò)大,物資管理中的各種矛盾、弊端開始顯現(xiàn),在實(shí)際工作中出現(xiàn)了下列的一些問題。
1.工作流程模糊不清、工作憑經(jīng)驗(yàn)
在承攬基建工程供料任務(wù)的初期,很多城市的供水企業(yè)對(duì)物資管理的方式方法仍延用過去的單一庫房管理的模式,不論是庫房的承載能力、還是軟硬件設(shè)施的配備都遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了工程需求。由于工作流程不明確,工程管理人員之間分工不明確,施工單位領(lǐng)料有一定的隨意性,工程之間串換材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,從而造成當(dāng)時(shí)的物資庫存混亂不清。
2.信息化程度不夠、記賬方法落后
第一、庫房材料帳停留在手工記賬階段,核算效率極低,倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息不能及時(shí)、有效地統(tǒng)計(jì)、分析和傳遞,由此造成工程價(jià)交、結(jié)算等后續(xù)工作的緩慢滯后；第二、倉儲(chǔ)管理和采購管理銜接性差,采購計(jì)劃員不能及時(shí)取得客觀真實(shí)的庫存信息,導(dǎo)致入庫不及時(shí),賬面紅字太多(材料先出庫后入庫所致)。同時(shí),由于不能及時(shí)獲取有效的庫存積壓物資信息,使得部分材料得不到合理有效的利用；第三、采購信息接收面窄,不利于采購物資的比質(zhì)比價(jià)。例如,2008年以來,隨著太原市開展的“一戶一表、水表出戶工程”、“關(guān)停自備井工程”及“城市道路陳舊管網(wǎng)改造工程”等多項(xiàng)工程的陸續(xù)開展,生產(chǎn)設(shè)備和物資材料投入大幅度增加,材料的品種規(guī)格從近千種增加到近萬種,太原供水集團(tuán)的物資部門倉儲(chǔ)庫房從一個(gè)激增到六個(gè),每月處理的出入庫單據(jù)從上百份增加到數(shù)千份,但是信息化管理程度和設(shè)施卻沒有得到同步的升級(jí)。
3.制度措施不夠明確,執(zhí)行力不強(qiáng)
信息化管理的新形勢(shì)下,很多城市供水企業(yè)由于各項(xiàng)內(nèi)部控制制度的不夠完善,在物資管理的具體工作細(xì)節(jié)上沒有更加詳盡全面的工作機(jī)制來對(duì)應(yīng)獎(jiǎng)罰措施,同時(shí)存在人員設(shè)置不合理、一人多崗、職務(wù)交叉重疊等情況導(dǎo)致無效的監(jiān)督管理措施,使得物資管理的實(shí)際工作中存在互相推諉、任務(wù)沒有整體規(guī)劃等問題。
二、在物資管理中完善內(nèi)部控制工作的相應(yīng)措施及對(duì)策
1.加強(qiáng)物資管理隊(duì)伍建設(shè),提高管理人員的綜合素質(zhì)
第一,加強(qiáng)庫房管理員的培訓(xùn)及管理,保證倉庫日常管理活動(dòng)的有序進(jìn)行,最終都將具體在《庫存材料收發(fā)存匯總表》上體現(xiàn)。一旦庫管員稍有馬虎就會(huì)出現(xiàn)材料名稱張冠李戴、規(guī)格型號(hào)混亂不清,從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員無法正確核算材料成本,部門領(lǐng)導(dǎo)無法得到正確的庫存信息。比如,太原供水集團(tuán)的物資部門要求倉庫管理員做到三勤：一是勤于了解工程進(jìn)度、物資庫存等信息,以降低庫存為目標(biāo),實(shí)現(xiàn)庫存材料的信息適時(shí)更新,動(dòng)態(tài)管理；二是勤于對(duì)供應(yīng)過程中材料的質(zhì)量和消耗進(jìn)行跟蹤,掌握材料的使用情況,為采購人員提供準(zhǔn)確材料信息；三是勤于進(jìn)行材料使用統(tǒng)計(jì),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的依據(jù),使信息資源得充分利用,從而杜絕盲目采購的漏洞,起到降低物資采購和庫存管理的成本。第二,注重提高采購員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。供水行業(yè)相關(guān)物資材料設(shè)備用量大、價(jià)值高、高新材料多以及采購形式呈現(xiàn)多元化,不僅要求采購人員懂管理、懂會(huì)計(jì),還要對(duì)市場(chǎng)具有一定的分析判斷能力,能夠利用現(xiàn)代管理技術(shù)手段把所掌握的各種信息及時(shí)進(jìn)行反饋和溝通,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目與項(xiàng)目間對(duì)材料的動(dòng)態(tài)監(jiān)控,達(dá)到資源共享的目的。比如,太原供水集團(tuán)物資采供部門定期組織采購員、生產(chǎn)部門及各施工單位進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn),邀請(qǐng)電子遠(yuǎn)傳水表、調(diào)流調(diào)壓閥、多參數(shù)氣體測(cè)定器等廠家技術(shù)人員對(duì)新型涉水產(chǎn)品材料及新工藝的應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)講解和演示,做到了使用部門、施工部門和管理部門對(duì)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的同步信息共享,也為太原市創(chuàng)新城市供水管網(wǎng)改造項(xiàng)目的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),使得集團(tuán)公司在工程施工、技術(shù)維護(hù)及供水營銷中提升了公眾服務(wù)形象。
2.重新制定工作流程,完善實(shí)際工作中的操作規(guī)范
第一,在庫房管理方面,制定詳細(xì)的《庫房管理?xiàng)l例》、《易燃易爆危險(xiǎn)品管理?xiàng)l例》、《油庫管理?xiàng)l例》、《庫房管理員崗位職責(zé)》等一系列規(guī)章制度,使庫管員們?cè)谌粘２牧鲜瞻l(fā)工作中有章可循、有據(jù)可依。一是建立嚴(yán)格的收貨制度,要求庫房管理員依據(jù)供應(yīng)商出具的送貨清單對(duì)貨物的名稱、數(shù)量、外觀及相關(guān)貨物合格證書等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)和檢查,必要時(shí)應(yīng)配合采購人員或使用部門進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),驗(yàn)收合格后方可入庫。采購員以庫管員簽字核對(duì)的《采購驗(yàn)證單》作為入庫的依據(jù)；二是物資入庫后,按不同類別、性能、特點(diǎn)和用途分類分區(qū)碼放,做到“二齊、三清、四號(hào)定位”：①二齊：要求物資擺放整齊、庫容干凈整齊,要保持庫內(nèi)干燥,防止貨物霉?fàn)€損壞。②三清：材料清、數(shù)量清、規(guī)格標(biāo)識(shí)清,根據(jù)ISO質(zhì)量認(rèn)證體系要求,各種材料標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰可見,并區(qū)分合格品及不合格品區(qū)。③四號(hào)定位：按區(qū)、按排、按架、按位定位,易燃易爆危險(xiǎn)品應(yīng)分別擺放。還必須經(jīng)常對(duì)物料進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng),做到不銹、不潮、不凍、不腐、不變、不壞、不漏、不霉、不爆；三是健全審核發(fā)料制度。庫房管理人員要堅(jiān)決做到憑領(lǐng)單如實(shí)發(fā)放材料,不得出現(xiàn)白條現(xiàn)象(緊急情況,如12319城建搶修指令等除外,但應(yīng)于三天內(nèi)將領(lǐng)單收回),若領(lǐng)料單上部門主管、領(lǐng)料人、材料員等未簽章或領(lǐng)用材料信息不清或被涂改的,庫管員有權(quán)拒絕發(fā)料。發(fā)放材料過程中,必須根據(jù)進(jìn)貨時(shí)間遵守“先進(jìn)先出”的倉庫管理原則,充分利用庫存,避免材料積壓；四是健全庫存的盤點(diǎn)工作制度。庫房管理員要對(duì)庫存物資進(jìn)行定期的盤點(diǎn),做到勤查、勤翻,每月末核對(duì)材料賬面數(shù)與實(shí)點(diǎn)數(shù),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找、及時(shí)更正。對(duì)于《維搶修材料儲(chǔ)備定額》中的材料要做到動(dòng)一動(dòng)、查一查,發(fā)現(xiàn)短缺及時(shí)向采購計(jì)劃員報(bào)送補(bǔ)庫計(jì)劃,避免影響供水管網(wǎng)維搶修工程的正常施工。第二,在采購管理方面,全面規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程,完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度,把這一環(huán)節(jié)作為內(nèi)部控制的重點(diǎn)來抓。一是采購計(jì)劃下達(dá)的環(huán)節(jié)中,應(yīng)當(dāng)根據(jù)市政府及公司內(nèi)部發(fā)展的要求,對(duì)城市管網(wǎng)的更新改造、老舊維修和供水設(shè)備大修理等進(jìn)行科學(xué)的分析論證,從而制定出切實(shí)符合需要的物資采購計(jì)劃,并在公司經(jīng)理辦公會(huì)上由集體討論決策后向公司的物資統(tǒng)一管理部門予以下達(dá)。二是嚴(yán)格貫徹國家物資采購相關(guān)管理辦法及三體系質(zhì)量認(rèn)證的要求,根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)籌安排：大宗物資采購均采用國內(nèi)公開招投標(biāo)方式進(jìn)行,零星物資采用邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購等方式。比如,太原供水集團(tuán)專門設(shè)立招投標(biāo)辦公室及物資采供中心,實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商的選擇與物資采購的實(shí)施權(quán)責(zé)分開。同時(shí)委托具有相關(guān)資質(zhì)的第三方進(jìn)行招投標(biāo),同時(shí)將內(nèi)部材料需求方、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、物資采供中心、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢監(jiān)察、企務(wù)公開辦等相關(guān)部門納入體系,對(duì)招投標(biāo)的全過程進(jìn)行有效的監(jiān)督,充分體現(xiàn)了“公開、公平、公正”的“陽光”采購原則。三是購買環(huán)節(jié)中物資采供部門要嚴(yán)格執(zhí)行《合同法》,與供應(yīng)商簽訂供貨合同,從合同條款的設(shè)定、技術(shù)要求的支持、違約條款的明確,在細(xì)枝末節(jié)上都要詳細(xì)斟酌,在條款設(shè)定的精、細(xì)、全上下功夫,從而保障了合同的執(zhí)行力度,充分避免了事后可能會(huì)產(chǎn)生的商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比如,對(duì)于合同的管理,太原供水集團(tuán)實(shí)行集體會(huì)簽制度,層層審批、層層把關(guān),重大采購項(xiàng)目由董事長(zhǎng)親自審批,真正做到相互制約、相互監(jiān)督。四是要求采購人員要做好事前、事中和事后的控制,建立健全采購合同臺(tái)賬,以便隨時(shí)了解、掌握經(jīng)濟(jì)合同的履行情況。一旦工程施工中出現(xiàn)有關(guān)材料的問題,要求采購員必須在第一時(shí)間趕往現(xiàn)場(chǎng),并通過拍照、錄像等方式取得必要的證據(jù)資料,同時(shí)積極配合查找原因,正確區(qū)分屬于施工單位操作不當(dāng)還是材料質(zhì)量發(fā)生的問題。如確屬材料質(zhì)量問題,將嚴(yán)格按合同條款,向供應(yīng)商提出合理索賠,切實(shí)維護(hù)公司利益,并且將有關(guān)情況記錄在合格供方檔案中,作為日后對(duì)其業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的依據(jù)。五是在付款環(huán)節(jié)中,物資采供部門的財(cái)務(wù)人員配合集團(tuán)公司財(cái)務(wù)對(duì)每項(xiàng)采購業(yè)務(wù)所涉及的發(fā)票、合同、計(jì)劃、驗(yàn)收等資料的真實(shí)性、完整性、一致性進(jìn)行嚴(yán)格審核,按照審批權(quán)限執(zhí)行付款手續(xù),同時(shí)還會(huì)將應(yīng)付貨款按一定比例保留部分質(zhì)量保證金,以此充分保護(hù)自身權(quán)益不受損害。3.加大信息化建設(shè)的投入,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享通過倉儲(chǔ)管理信息化給我們的物資管理工作帶來以下幾個(gè)好處：一是大大提高物資管理的效率,操作更為便利,節(jié)省了大量的人力、財(cái)力。過去一份出(入)庫單據(jù),需要庫房管理員完整的登記庫存臺(tái)賬后才能轉(zhuǎn)到材料會(huì)計(jì)手中,材料會(huì)計(jì)還需再次逐筆登記一遍庫存材料賬,然后才能進(jìn)行成本核算,單據(jù)需要很長(zhǎng)的周轉(zhuǎn)時(shí)間。而現(xiàn)在材料會(huì)計(jì)只需對(duì)出(入)庫單據(jù)與庫房管理員錄入軟件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì),然后按照預(yù)設(shè)的核算方法(程序)點(diǎn)擊記賬即可,大大加快了各種出入庫單據(jù)的傳遞速度。二是提高了各類材料的使用效率。通過數(shù)據(jù)共享,采購人員和計(jì)劃人員可以對(duì)閑置或使用率不高的財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行方便、快捷、定時(shí)地查控,對(duì)這些面臨積壓的材料進(jìn)行合理調(diào)配,從而避免出現(xiàn)材料積壓。三是促進(jìn)廉政建設(shè)。材料倉儲(chǔ)信息通過網(wǎng)絡(luò)的傳輸,增加物資管理情況的透明度,進(jìn)一步促進(jìn)物資部門的廉政建設(shè)。比如,太原供水集團(tuán)物資部門加大了對(duì)信息化建設(shè)的資金投入,從計(jì)劃到采購、從財(cái)務(wù)到庫房,確保每人配備一臺(tái)電腦,同時(shí)委托“山西用友財(cái)務(wù)軟件公司”根據(jù)部門特點(diǎn)定制“庫存及存貨核算”等模塊,借助專業(yè)軟件實(shí)現(xiàn)了庫房與財(cái)務(wù)之間的局域網(wǎng)連接,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的共享。
三、結(jié)論
不斷完善制度建設(shè),使一切工作的開始都必須做到制度先行,同時(shí)加強(qiáng)執(zhí)行力度是我在多年的物資管理過程中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)。只有正常有序的物資管理,才能使整個(gè)供水企業(yè)的資金得到有效的利用,才能使物資不積壓、無瑕疵,滿足城市供水發(fā)展的需求,讓公司整體生產(chǎn)經(jīng)營穩(wěn)步發(fā)展,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的和諧協(xié)調(diào)可持續(xù)運(yùn)行。
作者：趙霞 單位：太原供水集團(tuán)有限公司物資采購中心
