物資管理信息化研究

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信息資源是現代化社會的重要資源之一，有效利用這一資源的功效可以為企業帶來良好發展。物資管理信息化進程可以代表企業的綜合素質水平，同時也為企業提供了一個信息交流平臺，使信息資源得以充分的利用。物資管理信息化是企業發展的新型手段，為物資管理帶來了新的提升。

1、物資管理信息化的意義

有效的利用信息資源會成為現代化競爭的優勢，企業管理物資如果不使用信息化操作平臺，依舊采用手工作業的方式來管理物資，那么面對繁重的工作任務，人員很容易疲憊造成不必要的失誤，而且隨著社會的日益發展，這種跟不上發展節奏的管理很容易會被淘汰。引用先進的管理技術是對人力的解放，也是對工作負責任的表現，物資管理信息化使物資在科學合理的管理模式下得到保障，規范了管理途徑，為企業提供了強大的信息交流平臺。

1.1創建了統一的物資編碼庫

信息得到了高效的傳遞，數據資源實現了真正意義上的共享，管理過程中可以使用信息處理出來的報表，它有著權威性。雖然得到的途徑很方便，但系統整合出的數據卻可以百分百的相信，因為這就是科學的力量，它可以為管理提供便利的條件。而且通過這種信息化的管理，企業的所有部門都可以掌握信息資源，完成信息中所傳遞的工作任務，有效防止因信息短缺而造成的資源浪費，提高信息的價值及利用度。創建了統一的物資編碼庫，使物資擁有規范化的編碼，實現一物一碼，在信息錄入時可以有序進行，這樣可以在調取信息時更加方便，提高工作的效率，符合企業發展目標。

1.2改善了物資管理工作制度

物資管理制度在信息化的發展下有了更加優化的方式，首先物資管理的信息化系統對物資的要求標準是固定的，而物資管理在計劃、采購、驗收、出入庫等供應環節都要經過物資管理系統程序的嚴格審批，只要發現問題就及時處理不可跳躍，一環扣一環。這種按照環節管理的制度使物資在供應時更加注意彼此督促，使物資管理系統更加完善，增大約束力為物資采購提供了一個科學規范的環境。因此優化后的物資管理制度可以有效控制物資的合理使用。物資采購部門接到采購計劃后，要先對采購計劃進行細化，首先由計劃人員進行庫存的核查，利庫后再進行采購。采購過程始終按照本單位的相關規章制度執行，分別有以下幾種方式：招投標、集團物資采購平臺、內部競爭、合同評審、比質比價和定點采購等等。

1.3強化了物資比質比價工作

比質比價應在確保采購物品質量、供貨進度的前提下，選擇三家以上供貨商進行相同質量比進度，相同進度比售后服務，相同售后服務比價格，在進行所有對比之后，確定最佳供貨商。比質比價的核心是選用性價比最好的供貨商，價格最低不一定就是最佳的選擇。比質比價辦公室人員組成應該是由技術人員、財務人員、監審審人員、采購人員組成。比質比價不僅可以有效降低采購成本，提高企業市場競爭能力，而且還能有效提高企業經濟效益。

1.4加強了物資采購合同的審批流程

物資采購合同在物資采購全過程當中占的比重都比較大，就拿我們單位舉例，2014年全年我們的采購合同4000多份，每份合同需要填寫合同申請表、合同審批單和合同審批表。每份合同都要經過物資部、計劃處、主管領導的審批。我認為合同申請表、合同審批單和合同審批表可以一張表取代，減少重復審批次數；還有就是利用我單位辦公信息化實現合同的電子審批，這樣可以大大提高工作效率，同時確保的合同規范化管理，提高我單位的物資管理水平。

2、物資管理信息化的現狀

2.1人為因素影響物資管理信息化

物資管理信息化在對數據進行錄入的過程中大多數還是采用人工的方式，而這些數據的處理若非專業人員根本無從下手，面對大量的不同種類的物資數據，要分門別類的使用各自的質量管理程序，對數據進行科學處理。這個過程是常人無法想象的，工作量巨大，同時還需要數據處理人員擁有足夠的耐心，避免由于工作不仔細而出現錯誤，如此復雜的管理過程，龐大的數據文件，繼續采用人工編制必然會制約物資管理信息化進程，限制企業整體的信息化發展。此外，工作人員也很容易受到外界因素變化的影響，自身的綜合素質不高，專業水平較低，這些因素的變化都會在一定程度上影響和阻礙我單位物資管理信息化的發展，影響了企業的工作效率和經濟效益。

2.2管理手段落后，缺乏管理軟件

缺乏管理的數據軟件，隨著工作的積累，會產生大量的收據及各種支付憑證，而這些數據在沒有經過任何處理的情況下，經過長時間積壓，很難知道它還存不存在，會造成一部分數據丟失，為物資管理帶來麻煩，數據資料無處可尋。目前我們應用金算盤管理軟件，有效的提高了物資管理水平，此軟件功能強大，但是目前僅解決了庫存和出入庫的管理，還有大部分功能未得到有效的開發，因此還需要對其進行更加深入的應用。

2.3資源共享過程存在阻礙

信息資源的共享是建立在科學有序的管理下的，而現如今企業管理還不成熟，對資源的處理過程還很繁瑣，還沒有達到及時更新的程度。主要體現在整合數據的過程，物資的采購審批需要經過層層審批，因為資源共享存在阻礙，不能實時將信息傳遞出去，需要通過復雜的人力得以傳遞，使生產線延長，動用了大量的勞動力去做同一件事情，顯然會降低工作效率，使企業在社會競爭中落后。

3、加強物資管理信息化的策略

3.1創新管理思想和理念

將物資管理體系看作一個整體，提出新的管理思想，適用于整個業務體系，涵蓋了企業的各個部門，可以應用于各項工作任務，同時起到規范企業人員行為的作用，將企業所有相關的內容結合成一個整體，聯系周邊環境共創美好和諧。通過這種新的管理思想和理念，可以為開展企業工作提供有利條件，促進企業各部門的融合交流，推動了企業工作的連續性發展，使工作體系更加完善，這樣就為物資管理信息化提供了基礎，為信息資源共享提供傳遞環境。

3.2建立物資管理信息化系統

缺乏物資管理軟件是企業管理的一大障礙，為實現企業物資管理信息化，首先必須要建立一個信息化系統，這是最基本的設施保障。利用這個信息化管理系統可以對企業的物資供應過程實行全方位管理，使物資管理工作可以高效完成。而且通過這個信息化系統平臺可以提高物資管理的準確性。

3.3物資采購信息化

物資采購利用互聯網來實現信息化，在網上進行詢價，使信息迅速傳遞，不受空間和時間的阻礙，由于市場競爭激烈，可以減少采購成本，節省資金。由于網絡具有公開透明的特性，讓參與者可以通過網絡來觀察采購過程，無需經過復雜的信息獲取途徑，保障參與者在招投標過程中的利益，而且實時的網絡監控可以掌握信息動態，幫助信息規范化傳播。物資采購信息數據要科學合理的進行管理，保證在日后需要的時候可以快速調取，為企業的管理提供信息資源，使采購更加符合物資管理。網上采購的過程一定要保證其合法性，電子合同要具有法律效力，在未來出現采購問題時，才可以得到法律的幫助，防止企業自身的利益遭受損害。

3.4物資庫存管理信息化

庫存管理信息化的建設可以使庫存的數量得到有效的監控，保證企業物資庫存量，為企業生產和科研工作提供材料支持，使庫存信息在動態的監控下，保持合理的庫存范圍，也可以掌握物資出入庫的情況，實現出入庫信息的準確性。物資材料在儲存時也可以根據自身的性質來劃分，利用庫存管理信息化來完成對物資的擺放，使物資在科學的保存方式下具有更加便捷的使用途徑，保證物資自身的質量。

3.5多余物資進行信息化管理

對于物資在企業所有物資中所占的比重是不容小覷的，有很多工作會對物資造成嚴重浪費，有些時候不是不想制止這種浪費的情況發生，而是進行一個項目難免會有一些對物資的浪費，像這樣的物資可以實現資源的再利用，為企業創造二次盈利。將物資進行回收后，建賬登記進行信息化管理，整理出物資管理庫存情況，實現對資源的重復利用。

4、結語

物資管理信息化可以釋放人力資源，降低重復勞動的概率，促進企業的生產效率，雖然企業在物資管理問題上還存在著許許多多的困難，但是還要堅持信息化管理，不可以被困難擊倒。通過不斷的創新管理理念，學習先進的信息化技術，滿足企業對物資管理的需求，為企業帶來更大的經濟效益。

作者：李明 吳紅霞 單位：北方自動控制技術研究所