電力企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

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0引言當(dāng)前，隨著SG-ERP等信息系統(tǒng)的深化應(yīng)用，各類信息系統(tǒng)正逐步推動著公司各專業(yè)管理工作向規(guī)范化、精益化方面發(fā)展。如何利用信息系統(tǒng)有效地輔助支撐物資專業(yè)管理工作，是進(jìn)一步提升物資管理水平的重要研究課題。秉持著爭創(chuàng)物資集約化管理“排頭兵”的理念，常州供電公司在實(shí)際工作中堅持“優(yōu)化完善、強(qiáng)化融合、協(xié)同互促、深度拓展”的工作理念，即進(jìn)一步優(yōu)化完善物資信息系統(tǒng)現(xiàn)有功能，強(qiáng)化信息化與業(yè)務(wù)的融合，形成業(yè)務(wù)與信息化的協(xié)同互促機(jī)制，深度拓展物資集約化、精益化發(fā)展空間。通過信息化支撐，實(shí)現(xiàn)物資管理更高效、業(yè)務(wù)更精益、流程更順暢、保障更有力。在具體工作開展過程中，常州供電公司物資、信息兩專業(yè)協(xié)同策劃、積極配合，通過健全全程管控、預(yù)約領(lǐng)料、優(yōu)化庫存、完善統(tǒng)計、跟蹤管控等技術(shù)支撐手段，提升了“規(guī)范管理、增效節(jié)能、提升效益、提高效率、延伸管理”的綜合管理。

1主要做法及成果

1.1全程管控，規(guī)范管理

常州供電公司通過物資管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了物資全生命周期管理，涵蓋物資中標(biāo)、驗收、入庫、出庫、報廢等全部過程管控。首先，利用物資計劃管理模塊落實(shí)物資到貨需求，組織物資到貨驗收、現(xiàn)場服務(wù)等工作，系統(tǒng)及時生成物資配送驗收單；同時通過系統(tǒng)的跟蹤監(jiān)控功能，及時掌握待交貨、未交貨、未入庫等預(yù)警信息，從而及時催交相關(guān)物資，辦理相關(guān)手續(xù)；通過履約模塊對每月到達(dá)交貨期的物資聯(lián)系需求部門和供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)，對存在問題的物資及時進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保物資按時交貨，物資配送順利進(jìn)行。物資管理信息系統(tǒng)通過物資唯一碼及自定義的過濾規(guī)則來連接前期數(shù)據(jù)、計劃數(shù)據(jù)、履約數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、出庫數(shù)據(jù)、全過程報表之間的關(guān)系；以全過程報表數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，用前期數(shù)據(jù)、計劃數(shù)據(jù)、履約數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、出庫數(shù)據(jù)、全過程數(shù)據(jù)來更新全過程報表數(shù)據(jù)；在計劃數(shù)據(jù)、履約數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、出庫數(shù)據(jù)、全過程報表數(shù)據(jù)之間通過物資唯一碼及自定義的過濾規(guī)則來相互補(bǔ)充數(shù)據(jù)及完善數(shù)據(jù)；在后臺通過存儲過程來處理計劃數(shù)據(jù)、履約數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、出庫數(shù)據(jù)及全過程報表數(shù)據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)物資全過程查詢功能，通過此功能，可以對每一項物資的需求計劃狀態(tài)、物資狀態(tài)、交貨狀態(tài)、供應(yīng)商、配送員、招標(biāo)批次、中標(biāo)結(jié)果等重要信息進(jìn)行快速準(zhǔn)確查詢，便于物資人員及時了解各項物資的實(shí)時狀態(tài)和詳細(xì)信息，有效提高管理工作效率。物資管理信息系統(tǒng)全過程管理設(shè)計。另外，通過全過程預(yù)警功能，可以實(shí)現(xiàn)對發(fā)貨、發(fā)貨通知、驗收等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的待辦通知和預(yù)警提醒，既便于物資配送人員快速準(zhǔn)確接收工作任務(wù)，也有利于物資管理人員及時監(jiān)督管控重要環(huán)節(jié)執(zhí)行情況，真正做到“明確任務(wù)、便捷操作、及時預(yù)警、全程可控”。

1.2預(yù)約領(lǐng)料，增效節(jié)能

針對物資領(lǐng)料工作涉及人員多、工作量大、計劃性強(qiáng)的特點(diǎn)，常州供電公司通過優(yōu)化完善物資信息系統(tǒng)輔助功能，實(shí)現(xiàn)預(yù)約領(lǐng)料。項目管理單位創(chuàng)建領(lǐng)料申請后，對于實(shí)物領(lǐng)用提前在管理系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)約，同時可以查詢每日的預(yù)約領(lǐng)料情況，合理錯開高峰，減少排隊等待時間。物資部門則在領(lǐng)用前一天進(jìn)行物料比對，并完成實(shí)物備料，大幅縮短了物資出庫時間，提高了領(lǐng)料效率，同時可以確保物資系統(tǒng)出庫與實(shí)物出庫的同步性。在迎峰度夏或集中領(lǐng)料期間，物資部門可以通過系統(tǒng)設(shè)置開啟綠色通道，調(diào)增預(yù)約領(lǐng)料限額及增加休息日預(yù)約領(lǐng)料功能。物資預(yù)約領(lǐng)料流程。預(yù)約領(lǐng)料功能的實(shí)現(xiàn)對常州供電公司物資專業(yè)精益化管理起到了極為重要的作用。

1）有效避免了以往物資領(lǐng)料工作中常見的排隊等候、雜亂無章的情況，特別是在迎峰度夏期間，搶修工作量大、時間要求緊，通過預(yù)約領(lǐng)料進(jìn)行計劃排程，可以有效提升配網(wǎng)搶修工程領(lǐng)料操作效率。

2）為領(lǐng)料人員和物資倉庫保管員提供便捷操作。系統(tǒng)中針對物資的實(shí)物屬性明確對應(yīng)的物資保管人員，在預(yù)約領(lǐng)料時即可查詢到所需領(lǐng)用物資對應(yīng)的保管人員和地點(diǎn)，便于領(lǐng)料人員第一時間找到領(lǐng)料地點(diǎn)和保管人員，縮短領(lǐng)料操作時間。同時，物資倉庫保管員可以根據(jù)所負(fù)責(zé)物資的預(yù)約計劃，提前準(zhǔn)備，合理安排，避免以往領(lǐng)料高峰時間出現(xiàn)的倉促應(yīng)對情況。

3）借助預(yù)約領(lǐng)料，實(shí)現(xiàn)“先入先出、最小規(guī)格”的精益化管理。通過預(yù)約領(lǐng)料，可以為物資倉庫保管員提供充足的領(lǐng)料準(zhǔn)備時間，保管員針對計劃領(lǐng)料的物資數(shù)量和規(guī)格要求，進(jìn)行庫存物資調(diào)配，按照物資庫存精益化管理要求，做到“先入庫物資先使用、滿足最小規(guī)格需求”。特別是“滿足最小規(guī)格需求”，可以根據(jù)領(lǐng)料物資規(guī)格及庫存物資情況，準(zhǔn)備滿足計劃需求的最小規(guī)格物資，從而達(dá)到降低物料損耗、減少余料退庫、節(jié)約生產(chǎn)成本的管理目標(biāo)。

1.3優(yōu)化庫存，提升效益

2014年，江蘇省電力公司提高了對物資精益化管理的要求，常州供電公司實(shí)行的庫存資源長效管控機(jī)制以物資倉儲管理為主體，不僅要求保持合理的庫系統(tǒng)開發(fā)與技術(shù)應(yīng)用存水平、做到賬實(shí)一致，更要求加快物資周轉(zhuǎn)率，削減高庫齡物資，使庫存物資始終保持源源不斷的活力常州供電公司通過完善系統(tǒng)輔助功能，加強(qiáng)庫存物資定額管理、平衡利庫、消減高庫齡物資等方面的管控手段，為倉儲專業(yè)管理工作的提升提供技術(shù)支撐。

1）加強(qiáng)庫存物資定額管理。通過庫存定額統(tǒng)計模塊，將省公司要求的庫存限額層層分解至公司各單位，明確各項目單位庫存物資定額。物資部門以系統(tǒng)預(yù)警提示、分部門定額實(shí)時統(tǒng)計等手段監(jiān)督督促各項目單位嚴(yán)格按照設(shè)置的庫存物資定額表，有計劃地控制庫存物資金額。

2）大力開展平衡利庫。充分利用物資管理信息系統(tǒng)平衡利庫模塊，全方位開展市縣之間、縣縣之間、部門與部門之間的物資調(diào)撥。并及時溝通協(xié)調(diào)各部門信息，拓展利庫渠道，大力開展通用物資與項目物資間的平衡利庫操作。

3）及時削減高庫齡物資。高庫齡物資即為在庫物資庫齡大于等于6個月的物資，高庫齡物資的大量存在不僅占據(jù)有效的庫存空間，更減緩了庫存物資的周轉(zhuǎn)率。為有效解決高庫齡物資問題，常州公司開辟庫存報表統(tǒng)計模塊，各項目單位可通過該模塊自行查詢高庫齡物資清單，物資管理部門通過紅、黃、綠3種顏色對超庫存定額的項目單位進(jìn)行預(yù)警。對于即將變?yōu)楦邘忑g的物資，系統(tǒng)自動發(fā)送提醒事宜至具體涉及單位負(fù)責(zé)人員，并提供詳細(xì)的物資清單，相關(guān)單位對照物資的情況，加快推進(jìn)工程項目進(jìn)度，確保物資不產(chǎn)生新的積壓情況。除此以外，物資管理部門通過系統(tǒng)中的“物資到貨情況統(tǒng)計表”及時通報物資到貨情況及下周物資計劃到貨情況，及時向相關(guān)項目單位告知物資條目、種類、金額、數(shù)量等信息，督促項目單位配合物資部門做好接收準(zhǔn)備，確保物資到貨后在較短時間內(nèi)完成出庫領(lǐng)用，縮短物資庫存時間。同時借助預(yù)約領(lǐng)料模塊的“先入庫先出”的設(shè)計模式，也在一定程度上有效減少了高庫齡物資的堆積。

1.4完善統(tǒng)計，提高效率

以往的物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢操作較為復(fù)雜，主要體現(xiàn)在以下方面：一是數(shù)據(jù)報表查詢單一篩選條件繁瑣、查詢時間過長、報表導(dǎo)出速度慢；二是各報表之間不能關(guān)聯(lián)查詢，需人工導(dǎo)出各個報表進(jìn)行比對，大大增加物資人員的工作量。針對以上難點(diǎn)，常州供電公司通過優(yōu)化完善物資管理信息系統(tǒng)輔助功能，實(shí)現(xiàn)了物資數(shù)據(jù)全自動統(tǒng)計分析功能，涵蓋物資計劃、配送履約、倉儲庫存、報廢、結(jié)算等專業(yè)管理環(huán)節(jié)，物資專業(yè)人員只提供所需數(shù)據(jù)字段，設(shè)計報表格式等前期模型，通過對物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)更新，便可以直接生成工作數(shù)據(jù)報表，實(shí)現(xiàn)快速、便捷的數(shù)據(jù)查詢模式，減少物資人員不必要的比對文件而產(chǎn)生的繁瑣工作量。例如結(jié)算報表功能，物資人員只需輸入項目編碼，即可生成該項目工程物資的情況報表，縮短了物資人員的查詢時間，既減少了工作量，也保證了數(shù)據(jù)查詢的準(zhǔn)確性，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

1.5跟蹤管控，延伸管理

常州公供電司通過庫區(qū)壓縮、清倉利庫等一系列專項提升工作，物資倉儲管理水平得到了一定的提升，但仍存在一些后續(xù)管理的薄弱環(huán)節(jié)，例如：已辦理出庫手續(xù)的物資存在已到工程現(xiàn)場、項目單位代保管、施工單位待保管、施工現(xiàn)場暫存等多種狀態(tài)，作為物資管理部門對此類信息掌握不夠及時、透明。因此，為加強(qiáng)對退役資產(chǎn)、已出庫物資、運(yùn)維搶修應(yīng)急保障庫存物資的日常管理，遵循“合理儲備、加快周轉(zhuǎn)、保質(zhì)可用、永續(xù)盤存”的原則，常州供電公司通過優(yōu)化完善物資管理信息系統(tǒng)輔助功能，實(shí)現(xiàn)了對退役資產(chǎn)的存放登記和統(tǒng)計分析、已出庫物資的狀態(tài)維護(hù)和統(tǒng)計分析、運(yùn)維搶修應(yīng)急保障庫存物資的庫存盤點(diǎn)和統(tǒng)計分析等功能，加強(qiáng)了物資后續(xù)跟蹤管控能力，全面提高物資全過程管理水平，從而保證了對物資狀態(tài)的可控、在控，實(shí)現(xiàn)物資專業(yè)化延伸管理。

2實(shí)踐效果

通過信息系統(tǒng)的有力支撐，常州供電公司已建立了比較完善的物資協(xié)同運(yùn)作管理體系，在物資計劃完成率、合同執(zhí)行率、減少庫存積壓、保障綜合計劃完成進(jìn)度等方面取得了良好的成效。

1）物資管理同業(yè)對標(biāo)指標(biāo)大幅提升。物資管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化完善為常州供電公司物資管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、及時性、高效性提供了有效的支撐，2013年常州供電公司物資管理專業(yè)同業(yè)對標(biāo)列居全省第一。

2）保障物資供應(yīng)，確保工程有序?qū)嵤Ｎ镔Y全過程管控功能確保了物資計劃按時、按需、準(zhǔn)確上報。全過程監(jiān)控物資供應(yīng)計劃的執(zhí)行情況，確保物資供應(yīng)計劃及時完成；落實(shí)物資到貨需求，組織物資到貨驗收、現(xiàn)場服務(wù)等工作，及時掌握待交貨、未交貨、未入庫等預(yù)警信息，催交落實(shí)相關(guān)物資按時到貨；物資到貨后，及時在系統(tǒng)中辦理物資到貨登記、物資驗收入庫手續(xù)，保障后續(xù)物資領(lǐng)用和物資結(jié)算工作順利進(jìn)行，確保各項工程的順利、有序推進(jìn)，各項迎峰度夏重點(diǎn)工程物資供應(yīng)正常，未發(fā)生由于物資供應(yīng)影響工程進(jìn)度的情況。

3）有效盤活利庫，提升倉儲管理水平。盤活利庫是2013年公司提升物資集約化、規(guī)范“庫存一本賬”管理的重要舉措。得益于物資管理信息系統(tǒng)的庫存管理應(yīng)用，高庫齡物資被及時消減，常州供電公司圓滿完成2013年“零積壓”的目標(biāo)，并順利通過上級單位督導(dǎo)組對庫存資源盤活利用工作開展情況的檢查。同時，常州供電公司庫存物資始終保持在庫存定額范圍內(nèi)，年庫存物資周轉(zhuǎn)率大于4次，庫存物資利用率得到極大提升。

3結(jié)語

借助信息系統(tǒng)流程規(guī)范、協(xié)同高效的應(yīng)用特點(diǎn)，常州供電公司建立較為成熟的物資協(xié)同運(yùn)作管理體系，實(shí)現(xiàn)了物資管理指標(biāo)大幅提升、物資供應(yīng)穩(wěn)定、庫存管理水平提升等專業(yè)管理目標(biāo)，有效滿足公司物資精益化管理要求，大力提升公司運(yùn)營效率和綜合管理水平。

作者：邵康 單位:國網(wǎng)常州供電公司