信息技術在企業物資采購管理中應用

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［摘要］在市場經濟環境下，物資采購管理是企業管理中的關鍵部分，因為它與企業的成本和收益直接相關。如何實現低成本且高質量的物資采購是所有企業關注的問題。基于此，文章以信息技術的應用為切入點，對企業物資采購管理涉及的問題進行集中討論，希望能夠對大家有所啟發。

［關鍵詞］信息技術；企業物資采購管理；信息化

在當今經濟高度發展的環境下，企業物資采購管理水平高低對企業的發展有重要影響。大多數企業都擁有專門的物資采購管理系統，這不僅有助于企業控制成本和增加利潤，還可以在一定的框架下不斷加強采購管理并提高企業的物資采購管理水平。但是，到目前為止，很多企業的物資采購仍然存在一系列問題。

1加強企業物資采購管理的必要性

追求最大的經濟利益是企業的本能。市場競爭越激烈，或者市場為企業提供的競爭環境越公平，企業對最大化其經濟利益的渴望和沖動就越強烈。除了創新的生產技術，標準化的生產和運營管理，科學的發展計劃和企業決策可以推動企業的經濟效益提升外，良好的物資采購管理也是必不可少的組成部分。良好的物資采購管理應包括科學規劃、組織和控制各種物資的購買、儲存、運輸和使用。物資采購管理的任務是確保企業生產和運營所需的各種物資的質量、數量和按時供應，保證供應和銷售之間的平衡，使得企業有足夠的物資來進行市場競爭。企業物資采購管理的內容包括建立物資采購計劃、組織供應商、簽訂采購合同、運輸和核對物資、分配物資儲備以及建立庫存。如果沒有良好的物資采購管理，例如驗收、存儲、維護、物資發放、物資消耗匯總分析、物資核算處理等，就不可能實現更高的企業經濟效益，也不能提高企業的市場競爭力。

2信息技術在企業物資采購管理中的涉及領域及必要性

在現代社會中，不僅經濟在飛速發展，信息技術也在持續進步，各行各業的成長已逐漸與信息技術密不可分。各種信息技術應用的強大信息處理功能可以實現新的信息管理方法，催生出了各種實用性的軟件。同時，信息技術的應用還可以實現信息的遠程即時通信，這對于物資采購管理非常重要。因為很多現代企業所需要的物資不是傳統的物資，因此信息技術的引入使得企業對這些物資的處理變得非常方便。以下將進行詳細闡述。

21信息技術在企業物資采購管理中的涉及領域

（1）采購信息。這里所說的采購信息是不涉及具體資金數額的信息，是信息技術應用于企業物資采購管理時涉及的最基本信息元素，主要包含產品和供應商的信息。信息技術與企業物資采購管理整合的關鍵是實現采購信息的數字化。對采購信息的數字化管理意味著企業物資采購信息化管理的基礎得以實現。（2）資金信息。資金信息是企業物資采購管理中另外一類重要的信息。隨著信息化的發展，企業物資采購管理信息的處理變得更加便捷，企業可以隨時獲取所有必要的數據，其中就包括資金信息，這是繞不過去的重要信息內容。而且，實現企業盈利目標的最重要途徑就是資金管理，尤其是占用大量資金的核心設備采購，會直接影響企業最大收益的實現。

22信息技術在企業物資采購管理中的必要性

（1）信息化是企業物資采購管理發展的基本要求。無論何種企業都是需要進行物資采購的。特別是一些生產或建筑類的企業，涉及的物資不僅種類多，而且數量也非常龐大，這些企業的物資采購涉及采購計劃的創建、查詢和分配，否則很容易出現混亂。信息化工具必須滿足實際需求，才能實現對關鍵信息的有效管理，最大限度地利用資源，改善業務流程，建立完善的供應鏈流程，實現可持續和高效的發展。（2）信息化是企業競爭能力不斷增強的堅實基礎。在物資的信息管理方面，企業一般會提出諸如全面提高管理者的素質和整合物資數據信息等目標。遵循這些指導原則，可以解決企業內部各部門信息不互通的“信息孤島”問題，促進企業物資采購管理信息化平臺的標準化，實現不同部門之間的業務數據集成。但其前提，則是企業必須可以依靠信息化參與市場競爭，建立適當和有效的內部改革。同時，企業還要建立高效且全面的信息應用系統，以最終實現企業物資采購管理系統的集成，改善資金流，并在此基礎上進行整體改造。這是我國企業的核心競爭力所在。

3企業物資采購管理信息化應用現狀

31企業采購管理部門的信息化基礎相對薄弱

現代企業越來越重視信息技術，這是客觀現實，但現實的另外一面是很多企業在采購業務中仍然存在明顯的傳統思想，信息建設相對滯后。以ERP系統為例，該系統涵蓋了物資、人員、財務、信息管理等，是現代企業所需的管理信息工具。有的企業雖然引入了ERP系統，但是不注意系統升級，較低版本的ERP系統軟件與其他辦公軟件不兼容，物料采購管理功能不完整。

32物資采購管理者的信息技術操作能力不足

隨著企業物資采購管理系統研發的深入和應用范圍的擴大，對采購管理人員綜合素質的要求也越來越高。研究表明，企業內部的許多采購經理并不熟悉相應管理信息系統，只能完成基本操作，比如數據資源的獲取和分析、采購和供應協調等工作，而不擅長其他的重要功能。在這種情況下，采購管理的信息應用優勢沒有得到體現，無法為企業創造應有的價值和利潤。部分企業的高層領導對此也缺少關注，不利于企業物資采購信息化的真正建立。

4信息化在企業物資采購管理中的創新應用

41供應商團隊的動態管理

供應商的質量直接影響企業物資采購的質量。有效的方法是整合供應商，在需要采購物資時首先選擇高質量的供應商。優秀供應商的選擇要通過特定的信息化審核流程來判斷，要綜合考慮供應商的信譽、價格和產品質量，以此來檢查供應商的綜合實力。另外，有必要建立評估監督機制，通過評估監督對所有供應商進行分類，特別是要在一定時期內對供應商進行詳細檢查，并根據檢查結果進行分類。好的供應商可以提升其合作優先級，不合格的供應商則應直接從合作清單中刪除，以促進供應商團隊之間的公平競爭。在精細化的管理要求下，企業物資采購可以更加密集且有效。

42開展大數據采集與應用

大數據即通過計算機網絡獲取各種原始數據，通過對海量數據的有效分析和利用來達到一定的目的。信息化與大數據是一體兩面的關系。所以，企業要想將信息技術應用于企業物資采購管理，就必然要引入大數據，需要完整、一致和標準化的原始數據。企業要通過網絡平臺選擇、分析、開發和應用對其自身有用的數據信息。企業應該從自身情況出發，主動對接大數據，深度挖掘大數據，利用起大數據的價值。在確保物資材料供應的同時，大數據可以更有效地為企業降低成本和提高效率，以提高企業的競爭力。總之，使用大數據更好地為企業提供真實可靠的物資采購決策依據。

43加強對庫存管理的改進

改善庫存管理的重要性在于減少庫存余額，釋放流動資金，提高資金流動效率并增加企業生產和運營的靈活性。如果企業的庫存管理不善，在消耗不及的情況下必然造成庫存過多，則企業的營運資金流動不暢，生產經營會受到限制，難以保證達到促進企業發展的目標，獲得企業應有的經濟利益。為了改善庫存管理，需要瞄準兩個方面的工作：一種是查明物資庫存并及時調整庫存狀態；另一種是與供應商合作，按需和按時供應物資，以減少庫存，防止物資壓力或供應中斷。而這些都是信息技術發揮作用的機會。

44建立有效組織管理架構

在物資采購領域，企業需要良好的管理，必須建立起相應的管理機構或部門，依靠這些機構部門對物資管理重要性有正確認識，更加科學合理地實施和執行各項物資采購管理任務。所以，企業必須建立一個全面的物資采購管理系統，明確具體的管理工作流程，以便企業相關人員在管理系統的支持下可以科學合理地進行物資采購管理，全面提高物資采購管理的效率和質量。在進行物料采購管理時，管理人員需要與生產和銷售等各個部門進行溝通，通過對特定物資進行數據統計和分析，有效提高物資采購管理水平。此外，企業還必須建立全面的物資采購管理監督制度，對物資采購管理人員的日常工作績效進行規范化的監督，以確保各項任務的順利執行，全面改善總體工作。為了避免發生貪污受賄等不良行為，企業應根據各自基本的需求和采購原則來優化采購方式，進行創新，優化采購工作環境，提高工作效率。

45建設信息數據管理系統

企業應加大資金投入，引進先進的信息技術應用，為企業的高效發展提供良好的基礎。首先，企業需要利用信息技術作為載體來改進其物資采購管理系統；其次，企業還必須優化信息化物資采購管理系統的內部模塊，并改善某些管理功能；最后，為了有效利用信息化物資采購管理系統的服務功能，企業需要集中精力加強信息技術管理人員的專業知識，積極組織培訓活動，并以先進的管理理念和方法向員工滲透。通過確保管理人員可以正確地操作信息技術并有效地管理采購物資，為企業運營的順利進行奠定良好的基礎。此外，企業可以根據自身業務情況的變化，引入、優化和創新信息管理系統內部的服務功能，使用各種先進的技術手段，使物資采購管理工作更加全面具體，規避相應風險。

46注意管理系統功能開發

除了以上事項外，企業還必須為物資采購管理的信息化提供人力和財務支持。比如在物資采購管理信息系統已經初步完成并開始使用后，隨著時間的推移出現了一些問題，其功能仍然相對簡單，不能在滿足企業需要的情況下，有必要根據企業采購事項的實際需要，重點加強某些系統功能的開發，盡快擴大系統功能。例如，企業所需的部分物資市場價格波動很大，可以將諸如歷史價格統計和對未來價格趨勢的預測之類的功能添加到系統中。根據預測結果來進行采購，可以節省企業大量的采購成本，降低決策成本。

5結論

綜上所述，隨著我國經濟的不斷發展，企業的需求也在不斷變化和增長，物資采購管理工作對企業越來越重要。以上分析了當前企業物資采購管理中存在的問題，但具體做法仍然要靠各企業結合自身具體情況去加以確定。

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作者:李鴻 單位:中海油能源發展采辦共享中心