談電網(wǎng)物資協(xié)議庫存采購管理模式

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【摘要】電力行業(yè)的快速發(fā)展引起了物資供需關系變化，傳統(tǒng)的采購方式無法滿足電力公司日常經(jīng)營的物資需求，電力公司采取了協(xié)議庫存采購管理辦法。協(xié)議庫存采購法為預估公司一年內(nèi)物資需求量進行統(tǒng)一招標，將具備承接能力的供應商納入框架中，公司一年內(nèi)物資需求可選擇框架中供應商，不再進行單獨招標。這種方法具有其獨特的優(yōu)勢，但也帶來了許多管理上的新問題，本文重點介紹了協(xié)議庫存采購模式的優(yōu)勢，并分析了其關鍵環(huán)節(jié)的管控方式。

【關鍵詞】協(xié)議庫存；集中采購；電力物資

近年來國家電網(wǎng)架構(gòu)正在快速擴容升級，電力物資采購的數(shù)量和金額在快速增長，公司對于采購物資的管理標準也在日益提高。現(xiàn)有采購模式在很大程度上對公司生產(chǎn)部門的正常生產(chǎn)、采購物資的質(zhì)量、成本控制及管理產(chǎn)生了不利的影響。為此，電力公司采取了協(xié)議庫存招標采購管理辦法，即公司根據(jù)生產(chǎn)單位的專業(yè)性質(zhì)及其對物資需求將所需物資分為專用物資與通用物資，協(xié)議庫存采購模式指先預估1年內(nèi)物資需求量，采購部門將全年的通用物資需求進行統(tǒng)一招標采購活動，將具備承接能力的供應商納入框架中，作為長期合作的供應廠家。當基層項目負責人掌握具體需求量后，再由采購職能人員從中標范圍內(nèi)匹配適宜的供應商，在合約期限內(nèi)與框架范圍中的供應商進行合作，生成項目專用的物資訂單，并進行后續(xù)生成、運輸、安裝、倉儲等流程。

采購模式管理

電力公司召集了內(nèi)部各專業(yè)專家挑選出適合大量統(tǒng)招的物資，確定框架協(xié)議招標的范圍。電力公司將所需采購的物資分為專用物資和通用物資，所謂的專用物資即為企業(yè)的各生產(chǎn)單位所需的專業(yè)設備以及維修設備時需要用到的專用配件；而通用物資是指在日常生產(chǎn)過程中會大批量出現(xiàn)，且能適配于大多數(shù)工程的設備及材料。協(xié)議庫存采購模式主要針對通用物資，此類物資具有需求量大，普適度高，市場中較為常見等特點。為保證協(xié)議庫存采購產(chǎn)品的通用性，公司對通用物資進行了標準化規(guī)定，要求統(tǒng)一編制通用技術規(guī)范書，要求所有供應商全部嚴格按照統(tǒng)一的技術要求進行生產(chǎn)和加工，確保物資的通用性和普適性。通過應用框架協(xié)議采購模式降低采購成本。

采購成本管理

采用框架協(xié)議采購模式，由于訂單體量龐大，供應商可以采用不同策略降低原材料價格、人員調(diào)配、運輸、倉儲等成本，從而降低投標價格。公司可以得到優(yōu)惠的產(chǎn)品價格，節(jié)省多次招標、運輸、庫存成本。但由于采購協(xié)議總價過大，需要一次性支付的預付款相對較多，公司一次性申請的貸款額度及利息也會增加，需要財務部門配合。

采購周期管理

簽署框架協(xié)議可以采購模式降低采購成本，但同時，這種采購活動的流程相對更加繁瑣，各層級傳達反饋的周期過長，難以保證采購工作的及時性，容易造成招標不及時等情況，最終影響到物資的供應效果。協(xié)議采購的范圍是近3000種常見的通用物資，且每種物資經(jīng)過層層匯總，屬于招標過程冗長的大型集中招標行為，數(shù)量過于龐大。公司內(nèi)部需對大量數(shù)據(jù)進行匯總整理及人工分析審核等工作，層層流程消耗大量的時間。一旦招標工作進度滯后或發(fā)生流標等意外情況，會對公司日常生產(chǎn)經(jīng)營工作的進度產(chǎn)生制約，導致出現(xiàn)物資供應不及時而工期延誤等現(xiàn)象，無法滿足現(xiàn)場實際使用的要求。招標次數(shù)減少導致公司對通用物資的采購依賴于框架協(xié)議采購活動，其準確性和執(zhí)行情況直接影響了公司各部門通用物資使用情況。假如物資計劃缺乏前瞻性，那么就可能會出現(xiàn)很多急需計劃，從而加大了物資采購的難度，為企業(yè)帶來更多的采購成本。為保證框架協(xié)議招標量貼近公司全年的實際生產(chǎn)需求，公司人員可根據(jù)目標年度的生產(chǎn)計劃、結(jié)合以往采購經(jīng)驗大致預估出通用物資的需求，同時公司自身存貨中的安全庫存量可起到一定緩沖作用，彌補框架協(xié)議招標不足的情況。采購人員需根據(jù)生產(chǎn)單位上報的需求制定計劃，不可脫離現(xiàn)場實際需求自行發(fā)揮職能作用。

供應商行為管理

框架協(xié)議采購模式對于供應商行為管理的要求較高，需要提高供應商關系維護的水平。由于企業(yè)內(nèi)大量需求產(chǎn)品只能依托已中標的供應商，該供應商的行為表現(xiàn)如供貨質(zhì)量、供貨時間、手續(xù)辦理情況等會嚴重影響基層生產(chǎn)項目進展。企業(yè)與供應商維持良好的協(xié)作關系更容易解決合同內(nèi)未明確的緊急情況以及緊急項目需要供應商加急趕工提前出貨、及時退換殘次品、提供備品備件及技術支持等問題。維持良好關系的一個重要因素是及時付款，企業(yè)的生產(chǎn)周期較長，到貨款和投運款間隔時間太久會影響供應商的資金流，目前此問題難以有效解決，供應商繼續(xù)貸款來維持公司周轉(zhuǎn)，所以支付周期過長是供應關系中的主要矛盾點。供應商僅關注年底業(yè)務指標完成情況，而對于全年的物資供應過程不夠重視，造成采購合同的履約不夠規(guī)范，造成大量訂單問題在年底集中爆發(fā)，由于過程管理缺失，手續(xù)滯后等問題造成雙方在供貨時間、價格上存在分歧。

采購流程管理

協(xié)議庫存采購物資的各個環(huán)節(jié)均可進行查詢，從申請到計劃，從年度協(xié)議到具體訂單，從采購合同到采購完成后物資入出庫。根據(jù)不同權(quán)限可以實現(xiàn)對全公司、各項目部乃至個人職責范圍的物資信息進行多方位的查詢和統(tǒng)計。并在供應商管理系統(tǒng)中做出相應記錄，由各省公司匯總，結(jié)合作記錄不良的供應商進行考核，屢教不改者將計入黑名單。在保證產(chǎn)品合格的情況下，更好地保證工程的質(zhì)量。為規(guī)范協(xié)議庫存采購過程管理，公司項目經(jīng)理會提前與供應廠家溝通確認，對于產(chǎn)品的詳細技術要求、交貨日期、采購數(shù)量以及其他特殊需求等，防止對方因技術標的不明確造成誤生產(chǎn)，減少不必要的設計修改，給對方充足的時間來確保雙方利益。對于一些市場供應比較充足，而且運輸距離比較短的通用材料，企業(yè)可以采取長期供貨協(xié)議，做到隨用隨供，其中包括鐵塔材料、電纜、導線等的常用通用電力物資。簽署協(xié)議后，建設單位按實際需求向企業(yè)申請領用協(xié)議庫存，供應商按照協(xié)議領用量辦理出庫交貨手續(xù)。簽署協(xié)議后，建設單位按實際需求向企業(yè)申請領用框架協(xié)議，供應商按照協(xié)議領用量辦理出庫交貨手續(xù)。

協(xié)議庫存采購優(yōu)勢

協(xié)議庫存采購管理模式簡化了甲乙雙方的招投標工作，保證雙方的長期合作關系，賦予雙方一定的靈活度，屬于雙贏的方式。協(xié)議庫存法的優(yōu)點是對于甲方可以減少招投標次數(shù)，降低采購價格，減少與不同廠家的磨合成本，確保項目及時得到所需物資。以大批量采購價格取得更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，并縮短交貨周期，降低自身庫存具體由采購部門計劃處根據(jù)1年內(nèi)所有常規(guī)工程的需求量進行統(tǒng)一招標，從而與中標廠家簽訂1年的供貨協(xié)議，與供應商保持相對固定的合作。對于乙方，參與協(xié)議庫存采購可以保證長期擁有大量訂單，拿到大筆預付款為公司周轉(zhuǎn)使用，便于以批發(fā)的價格購買大量低價的原材料，合理安排生產(chǎn)任務，平衡營銷淡旺季造成的生產(chǎn)力不均情況。供應商根據(jù)庫存協(xié)議自行安排生產(chǎn)通用物資而并不結(jié)算，直到企業(yè)的生產(chǎn)單位生成訂單后直接送往生產(chǎn)現(xiàn)場，再根據(jù)具體工程進行結(jié)算，從而實現(xiàn)企業(yè)的零庫存，有效降低儲備資金的占有率。由于協(xié)議庫存年度計劃體量過于龐大，通常會按區(qū)域分包進行招標，而采購匹配部門人員會優(yōu)先按運輸距離劃分供應商服務范圍，在一定程度上降低運輸費用。對于供應商，在節(jié)省大量投標費用的同時，不必在全國范圍內(nèi)送貨，可以通過與運輸公司建立長期合作的方式降低運輸成本，從而降低投標報價。協(xié)議庫存采購模式成功建立了企業(yè)與供應商之間的長期合作關系，框架招標完成后雙方簽訂1年期限的合作協(xié)議，將至少保證1年內(nèi)雙方可以密切配合。雙方達成了健康穩(wěn)定的合作關系，使供應商降低招投標活動的運營成本，有效降低了公司的物資儲備資金占用，加速企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，減輕了企業(yè)其他生產(chǎn)經(jīng)營活動的資金壓力，在確定的業(yè)務體量和找到平衡點。長期穩(wěn)定合作的供應商可提供足夠的技術支持，采取積極有效措施提高產(chǎn)品質(zhì)量，保證生產(chǎn)工作所用物資可靠精良，實現(xiàn)甲乙雙方的“雙贏“局面。

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作者：賈瑞東 徐菲琳 胡軼龍 刁宏宇 張子偉 單位： 國網(wǎng)北京市電力公司建設咨詢公司