CSA在物資管理的應(yīng)用
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［摘要］新時(shí)代提高國有企業(yè)經(jīng)營效率是現(xiàn)代國企改革的重要方向。對(duì)國有建筑施工企業(yè)來說，項(xiàng)目內(nèi)部控制的主要目標(biāo)是提高物資管理效率。本文在介紹內(nèi)部控制自我評(píng)估的基礎(chǔ)上，探討其方法與應(yīng)用，結(jié)合國有建筑施工企業(yè)物資管理現(xiàn)狀提出了與之適應(yīng)的方法，以實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)管理效率的目標(biāo)。
［關(guān)鍵詞］csa；物資管理；評(píng)估方法；方法運(yùn)用
近年來，隨著國際經(jīng)濟(jì)環(huán)境下行以及國內(nèi)房地產(chǎn)市場(chǎng)的宏觀調(diào)控，建筑行業(yè)特別是國有建筑施工企業(yè)面臨前所未有的經(jīng)營壓力，要想在日益透明的工程報(bào)價(jià)環(huán)境下生存與發(fā)展，內(nèi)部控制就成為現(xiàn)代建筑施工企業(yè)不得不用的工具。對(duì)于建筑施工企業(yè)來說，物資管理是重中之重，在此背景下，探討內(nèi)部控制自我評(píng)估技術(shù)在物資管理中的作用顯得尤為重要。
1內(nèi)部控制自我評(píng)估概述
內(nèi)部控制自我評(píng)估（ControlSelf-Assessment，CSA），指內(nèi)審人員對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的有效性與實(shí)施效率及效果進(jìn)行評(píng)估的過程。CSA產(chǎn)生于加拿大海灣能源公司，該方法使企業(yè)各管理人員相互牽制、協(xié)作，更好地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。隨著該公司成功，CSA被許多組織采用，到20世紀(jì)90年代初期，CSA擴(kuò)展到歐洲，在合同訂立及商務(wù)談判控制方面被內(nèi)部審計(jì)師所認(rèn)同并推廣。到20世紀(jì)90年代中期，CSA被世界各地大小企業(yè)接受。隨著CSA的發(fā)展，到21世紀(jì)，CSA引起了各國重視，許多國家通過立法確立其重要性，由事后監(jiān)督評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)移到事前事中咨詢管理控制階段。
2內(nèi)部控制自我評(píng)估的方法及適用性
2.1引導(dǎo)會(huì)議法。引導(dǎo)會(huì)議法是內(nèi)審人員就某一專題組織有關(guān)人員討論的方法，包括3個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中引導(dǎo)、會(huì)后總結(jié)。引導(dǎo)會(huì)議法必須先確定主持人、協(xié)調(diào)人和參會(huì)人，主持人和協(xié)調(diào)人在引導(dǎo)會(huì)議法上起引導(dǎo)作用。需擬定會(huì)議議程和討論的問題，并告知參會(huì)人以便提前準(zhǔn)備討論材料。召開過程中，主持人和協(xié)調(diào)人應(yīng)控制討論節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員討論主題，在出現(xiàn)不同觀點(diǎn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)或邀請(qǐng)專家?guī)椭吻迨崂韱栴}。討論會(huì)結(jié)束后，組織者應(yīng)認(rèn)真整理分析會(huì)議記錄，總結(jié)和完善討論會(huì)所提出的建議，編制內(nèi)部控制改進(jìn)方案，及時(shí)反饋到相關(guān)責(zé)任部門或人員進(jìn)行整改落實(shí)。該方法優(yōu)點(diǎn)是突出與會(huì)人員全員參與、控制，重視所有參與人員的意見和建議，激發(fā)所有參與者的積極性，從而使管理人員更容易接納和執(zhí)行建議，但對(duì)組織者組織能力和協(xié)調(diào)能力要求較高且所需會(huì)議經(jīng)費(fèi)也比較昂貴。2.2問卷調(diào)查法。問卷調(diào)查法是就特定控制內(nèi)部審計(jì)人員設(shè)計(jì)調(diào)查問卷用以了解相關(guān)人員的方法。調(diào)查問卷一般由卷首語、問題和回答方式、編碼和其他資料4部分組成。卷首語主要包括調(diào)查目的和主要內(nèi)容、被調(diào)查人的選擇途徑和選擇方式、對(duì)被調(diào)查人的希望和要求、問卷填寫說明、回復(fù)問卷時(shí)間和方式以及保密原則等。問題和回答方式一般包括調(diào)查詢問的具體或特定某一方面問題、回答問題的方式以及對(duì)回答方式的說明，問題回答方式一般設(shè)置為開放型、封閉型和混合型3類。編碼就是把問卷中的問題和被調(diào)查人的回答轉(zhuǎn)變?yōu)榇?hào)或數(shù)字，以便統(tǒng)計(jì)處理。其他資料包括問卷名稱、被調(diào)查人資料、開始與結(jié)束時(shí)間、調(diào)查完成情況、審核人員資料及意見等。問卷調(diào)查法的優(yōu)點(diǎn)在于能節(jié)約收集信息時(shí)間和成本，并能就特定問題做針對(duì)性調(diào)查，但此方法的缺點(diǎn)就在于難于掌握被調(diào)查人態(tài)度，存在敷衍應(yīng)付風(fēng)險(xiǎn)，限制了所收集信息的真實(shí)性。2.3管理分析法。管理分析法，又稱管理結(jié)果分析法，指上述兩種方法之外的方法。內(nèi)部審計(jì)人員針對(duì)具體事務(wù)的業(yè)務(wù)流程與經(jīng)常出現(xiàn)的問題，訪談企業(yè)有關(guān)人員，了解該業(yè)務(wù)優(yōu)缺點(diǎn)，經(jīng)過全面客觀地整理、分析，形成有關(guān)整改方案。將此方案與相同問題的問卷調(diào)查法所收集的資料進(jìn)行對(duì)比、綜合分析，從而得出較為準(zhǔn)確的結(jié)論。該方法的信息準(zhǔn)確性高于問卷調(diào)查法的信息準(zhǔn)確性，相對(duì)成本低于引導(dǎo)會(huì)議法的相對(duì)成本。
3國有施工企業(yè)物資管理現(xiàn)狀
3.1組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和物資管理人員配置?，F(xiàn)代國有建筑施工企業(yè)大都采用雙線管理模式，即項(xiàng)目經(jīng)理部和公司職能部門同時(shí)管理。項(xiàng)目物資部歸口于項(xiàng)目總經(jīng)濟(jì)師領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)，還接受公司物資部管理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目物資工作的具體實(shí)施和處理。物資部設(shè)置物資部長、材料員和庫管，物資部長總管項(xiàng)目物資工作，根據(jù)施工前的市場(chǎng)調(diào)查編制市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告及項(xiàng)目物資策劃書，依據(jù)項(xiàng)目工程部編制并經(jīng)公司工程部審批的物資需求總計(jì)劃編制物資采購計(jì)劃，組織物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收、發(fā)放及物資核算工作，負(fù)責(zé)公司簽訂物資合同的合同交底和與項(xiàng)目其他部門協(xié)調(diào)的工作；材料員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)材料收發(fā)、現(xiàn)場(chǎng)料具的安全文明管理、分包進(jìn)場(chǎng)物資質(zhì)量監(jiān)督與控制工作；內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)整理內(nèi)業(yè)資料、錄制物資臺(tái)賬，做到資料齊全完整，按類裝訂成冊(cè)并妥善保存，臺(tái)賬依據(jù)真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，各種報(bào)表統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、上報(bào)及時(shí)；庫管負(fù)責(zé)庫材的收發(fā)與保管。3.2物資內(nèi)業(yè)管理。隨著管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，國有建筑施工企業(yè)現(xiàn)在都有自己的一套內(nèi)業(yè)資料標(biāo)準(zhǔn)格式。從最初的項(xiàng)目物資策劃、物資需求總計(jì)劃、物資采購計(jì)劃、物資合同及相關(guān)資料、物資合同交底及會(huì)簽歸檔、物資月計(jì)劃、零星材料采購計(jì)劃、物資驗(yàn)收單、物資入庫單、物資發(fā)料單、周轉(zhuǎn)材料的調(diào)撥單（租賃單）、物資盤點(diǎn)表及物資報(bào)表和核算資料。3.3物資現(xiàn)場(chǎng)管理。3.3.1物資進(jìn)場(chǎng)管理。在物資進(jìn)場(chǎng)時(shí)，物資人員組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、相關(guān)監(jiān)理、物資使用人員對(duì)進(jìn)場(chǎng)物資的資料、數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，需檢尺的要有檢尺影像及書面記錄，需稱重的驗(yàn)收人員需在過磅單上簽字確認(rèn)；不合格物資不予驗(yàn)收；資料不完整的物資，單獨(dú)堆放于待檢驗(yàn)區(qū)，并做好標(biāo)識(shí)，待資料齊全后再做驗(yàn)收。3.3.2物資儲(chǔ)存管理。料具分區(qū)管理，施工現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)按照工程技術(shù)部門編制的施工平面圖要求統(tǒng)一布置，各類料具按施工平面圖的要求統(tǒng)一堆放或設(shè)置倉庫存放。鋼材堆放要求下墊上蓋無積水，按類別、規(guī)格型號(hào)、材質(zhì)、產(chǎn)地、長度不同分開存放，并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)牌；水泥庫房防雨防潮，進(jìn)場(chǎng)水泥按品種、標(biāo)號(hào)、生產(chǎn)廠家、出廠批號(hào)、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間不同分類堆放，做好標(biāo)識(shí)標(biāo)牌并按“先進(jìn)先出”的原則發(fā)放；其他物資均按施工平面圖的規(guī)定區(qū)域或倉庫指定位置存放，并及時(shí)填寫或修改完整、準(zhǔn)確、醒目的物資標(biāo)識(shí)標(biāo)牌。3.3.3發(fā)料管理。所有物資均按單位工程量清單及施工計(jì)劃編制并審核的物資限額領(lǐng)料單限額領(lǐng)料，材料使用單位應(yīng)以書面形式指定材料領(lǐng)用人員填寫并簽訂領(lǐng)料單。物資管理人員在發(fā)料時(shí)須按“先進(jìn)先出”原則進(jìn)行。3.3.4物資出場(chǎng)管理。物資出場(chǎng)時(shí)應(yīng)填寫《物資出場(chǎng)申報(bào)放行單》，注明退場(chǎng)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、料具所屬單位、經(jīng)辦人、車牌號(hào)，經(jīng)項(xiàng)目相關(guān)管理人員確認(rèn)并簽字蓋章后，安保人員登記方可放行。3.4物資盤點(diǎn)和核算。項(xiàng)目物資部每月定期組織項(xiàng)目工程技術(shù)部門、物資使用人，財(cái)務(wù)人員或商務(wù)人員監(jiān)督，對(duì)項(xiàng)目物資進(jìn)行盤點(diǎn)并填寫《項(xiàng)目物資盤點(diǎn)表》，盤點(diǎn)人員和監(jiān)盤人員共同簽字確認(rèn)；項(xiàng)目物資人員根據(jù)盤點(diǎn)表編制物資月度報(bào)表，與工程技術(shù)部、商務(wù)部一起組織項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及管理人員進(jìn)行物資核算分析，編制核算分析報(bào)告并上報(bào)公司物資部備案。
4國有建筑施工企業(yè)物資管理內(nèi)部控制自我評(píng)估方法應(yīng)用
國有建筑施工企業(yè)在物資管理的實(shí)際過程中，存在許多矛盾與問題。根據(jù)國有建筑施工企業(yè)物資管理的實(shí)際情況，選擇適合的內(nèi)部控制自我評(píng)估方法。4.1基層物資管理人員配置嚴(yán)重不足，不適合采用問卷調(diào)查法。在現(xiàn)在絕大多數(shù)國有建筑施工企業(yè)實(shí)行項(xiàng)目責(zé)任承包制以后，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)為了節(jié)約項(xiàng)目人力成本，對(duì)項(xiàng)目物資部的人員進(jìn)行最大限度精簡(jiǎn)，從而導(dǎo)致一個(gè)人做兩個(gè)人甚至幾個(gè)人的事，所以，對(duì)公司的某些要求很多時(shí)候就只能停留在完成任務(wù)的層面上，如果使用問卷調(diào)查法進(jìn)行內(nèi)部控制自我評(píng)估，對(duì)于人員配置不足的項(xiàng)目物資管理人員可能就只停留在完成任務(wù)的層面。特別是在項(xiàng)目剛開工時(shí)，基本上只會(huì)配物資部長一人，一個(gè)人既要做物資調(diào)查與策劃，又要編制資源配置計(jì)劃，還要配合公司做物資招標(biāo)等工作，如果這個(gè)時(shí)候公司再讓做問卷調(diào)查，那就只能停留在完成任務(wù)的層面。4.2檢查過于頻繁，不適合采用管理分析法。國有建筑企業(yè)承接的基本都是政府投資的基礎(chǔ)性項(xiàng)目和公益性項(xiàng)目或大型商業(yè)投資項(xiàng)目，此類項(xiàng)目大部分都是政府審計(jì)機(jī)關(guān)重點(diǎn)審計(jì)項(xiàng)目，所以，在施工過程中就不可避免地要接受政府職能部門監(jiān)管和審查。此外，作為國有企業(yè)，企業(yè)內(nèi)部也有一套檢查體系，每年甚至每季度都要對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行例行檢查，而項(xiàng)目為了承擔(dān)公司的承包責(zé)任，甚至?xí)岉?xiàng)目人員偽造資料以應(yīng)付檢查。因此，管理分析法也不適合國有建筑施工企業(yè)的內(nèi)部控制自我評(píng)估。4.3項(xiàng)目獨(dú)立核算，不適合采用問卷調(diào)查法和管理分析法。在施工過程中，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)為了工程進(jìn)度會(huì)干預(yù)物資管理和物資核算，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)為了施工進(jìn)度和整體成本，在施工過程中會(huì)加大物資投入，或?qū)Ψ职睦速M(fèi)現(xiàn)象選擇適當(dāng)容忍，對(duì)項(xiàng)目物資部扣款及核算采取有意回避。因此，在這種情況下對(duì)內(nèi)部控制的評(píng)估不論是選擇問卷調(diào)查還是管理分析都不適合。因此，國有建筑施工企業(yè)在物資管理人員配置不足、檢查頻繁和項(xiàng)目進(jìn)度壓力大的情況下，引導(dǎo)會(huì)議法可以很好地規(guī)避敷衍、應(yīng)付和造假等情況發(fā)生，使內(nèi)部控制自我評(píng)估在物資管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以，在國有建筑施工企業(yè)的物資管理中，采用引導(dǎo)會(huì)議法能讓公司更好地把控項(xiàng)目物資管理現(xiàn)狀，從而制定行之有效的物資管理制度和方法，提高國有建筑施工企業(yè)物資管理效率。
5結(jié)語
國有建筑施工企業(yè)要想提高物資管理效率，就需要定期組織舉辦有針對(duì)性的引導(dǎo)會(huì)議，使國有建筑施工企業(yè)更好地進(jìn)行物資管理，促使物資管理人員更加積極有效地參與內(nèi)部管理控制中，從而激發(fā)物資管理人員的積極性，提高物資管理人員的業(yè)務(wù)水平和內(nèi)部控制責(zé)任感，提高物資管理效率，實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)效益的目標(biāo)。
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作者:任鋒 彭建明 單位:南京審計(jì)大學(xué)