煙葉配套物資管理的現(xiàn)狀與對策

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摘要：煙用配套物資管理是煙葉生產(chǎn)管理中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)煙葉配套物資管理對提高生產(chǎn)效率、保障煙葉品質(zhì)有重要意義。以江西省煙草商業(yè)企業(yè)市局公司為例，分析了當(dāng)前煙葉配套物資管理現(xiàn)狀，梳理了煙葉配套物資管理中出現(xiàn)的問題。該公司的對策是：以精益管理理念強(qiáng)化管理；加快制度體系建設(shè)；加強(qiáng)對物資管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)；優(yōu)化信息平臺(tái)操作，加強(qiáng)及時(shí)共同交流；對管理進(jìn)行持續(xù)改善。

關(guān)鍵詞:煙葉配套物資管理；現(xiàn)狀；對策

一、煙葉配套物資管理現(xiàn)狀

（一）當(dāng)前煙葉配套物資管理流程

根據(jù)國家局相關(guān)文件規(guī)定，省級(jí)和地市級(jí)煙草商業(yè)企業(yè)均具有煙葉配套物資采購資格，可依據(jù)采購規(guī)定開展招標(biāo)采購。目前，全國主要煙區(qū)基本是以地市州為主體進(jìn)行采購，再分配到各產(chǎn)煙縣及煙站進(jìn)行銷售[1]-[3]。為確保規(guī)范和提升效益，江西省則采取省局統(tǒng)一招標(biāo)、市局簽訂合同采購的模式。具體管理流程如下：

1.招標(biāo)采購環(huán)節(jié)

招標(biāo)采購環(huán)節(jié)分為物資使用調(diào)研、需求上報(bào)、實(shí)施招標(biāo)、數(shù)量分配4個(gè)步驟。在當(dāng)年煙葉收購基本結(jié)束時(shí)，省局公司組織市、縣局公司及煙葉站點(diǎn)開展當(dāng)年煙葉配套物資使用調(diào)研，對不同品種和廠家的物資在使用效果、價(jià)格合理性、誠信經(jīng)營、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，并針有特殊需求的物資展開重點(diǎn)調(diào)研，在綜合分析產(chǎn)區(qū)需求后，省局確定統(tǒng)一采購的物資種類，隨后下發(fā)需求填報(bào)表給產(chǎn)區(qū)。產(chǎn)煙縣局根據(jù)下年種植計(jì)劃、當(dāng)年庫存和使用傾向填報(bào)擬采購物資需求報(bào)市局，市局結(jié)合下年生產(chǎn)技術(shù)平衡施肥有關(guān)要求，對物資品種和數(shù)量調(diào)整確認(rèn)后報(bào)省局由省局組織招標(biāo)采購。招標(biāo)過程嚴(yán)格依據(jù)國家局有關(guān)規(guī)定遵循公開透明原則開展。招標(biāo)完成后省局下發(fā)抄告單給市局，明確分配各市局物資品種和數(shù)量。

2.合同簽訂環(huán)節(jié)

合同簽訂環(huán)節(jié)在市局展開，分為需求再確認(rèn)、數(shù)量分配、合同起草、合同簽訂4個(gè)步驟。市局在進(jìn)一步征求縣局意見和總體布局的原則下，將采購品種和數(shù)量分配到縣局，其中采購數(shù)量可在抄告數(shù)量的10％上下浮動(dòng)，超過該比例則需要啟動(dòng)增補(bǔ)程序再行采購。合同起草交法規(guī)部門審核后與供貨廠家簽訂采購合同。

3.驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)

煙葉配套物資運(yùn)輸一般采取鐵路運(yùn)輸和公路運(yùn)輸兩種形式。肥料類煙葉配套物資因?yàn)閿?shù)量較大，一般采用鐵路運(yùn)輸。農(nóng)藥、育苗物資及少部分肥料采用公路運(yùn)輸。公路運(yùn)輸一般可直接運(yùn)達(dá)煙站由煙站接貨驗(yàn)收，而鐵路運(yùn)輸?shù)谝坏秸緸楦骺h火車站，需要縣局在火車站接貨驗(yàn)收后再自行組織汽車運(yùn)輸?shù)较鄳?yīng)煙葉站點(diǎn)。因此，驗(yàn)收在火車站或煙站進(jìn)行。驗(yàn)收入庫后，煙站或縣局在全省統(tǒng)一的現(xiàn)代煙葉管理平臺(tái)中錄入驗(yàn)收入庫數(shù)量提交市局。

4.物資銷售環(huán)節(jié)

物資銷售在各煙站進(jìn)行，在平衡施肥劃定的物資數(shù)量范圍內(nèi)，由煙農(nóng)到煙站購買物資，刷pos機(jī)繳納物資款，煙站同時(shí)在現(xiàn)代煙葉管理平臺(tái)錄入銷售信息。

5.貨款結(jié)算環(huán)節(jié)

市局根據(jù)廠家開具的發(fā)票及驗(yàn)收票據(jù)等材料、根據(jù)采購合同規(guī)定分批與廠家結(jié)算貨款，完成當(dāng)年物資采購流程。

6.物資處置環(huán)節(jié)

每年煙葉生產(chǎn)收購結(jié)束后，縣局對全縣煙葉配套物資進(jìn)行統(tǒng)一盤點(diǎn)，對破損和過期未能更換不能使用的物資進(jìn)行報(bào)廢處理。

（二）煙葉配套物資管理中存在的問題

1.對煙用物資管理重視不夠

近年來，煙草公司引進(jìn)了一些現(xiàn)代企業(yè)管理理念，例如，在公司內(nèi)部開展精益管理、推行“6S”管理法等。然而，這些管理措施的推廣應(yīng)用主要集中在倉儲(chǔ)條件好、車間化操作的物流配送等方面。煙葉生產(chǎn)方面，因?yàn)榕c煙農(nóng)接觸多，涉及人群文化層次普遍較低，因此現(xiàn)代管理觀念較難開展。而在生產(chǎn)環(huán)節(jié)，人們較多關(guān)注的是生產(chǎn)技術(shù)，對于煙用物資管理沒有引起足夠重視，管理基本是根據(jù)文件要求和領(lǐng)導(dǎo)意見推進(jìn)，缺乏主動(dòng)、有效的管理，明顯不適應(yīng)市場化競爭的需要和高質(zhì)量發(fā)展要求。

2.管理制度不健全

在國家局、省市局相關(guān)物資管理和采購等規(guī)定的大框架下，煙葉配套物資在采購環(huán)節(jié)有明確規(guī)范的管理規(guī)定可以遵循，保障了物資采購中的公開透明和公平公正，有效防范了管理風(fēng)險(xiǎn)。然而，在其他環(huán)節(jié)和具體操作上，仍缺乏操作性強(qiáng)、細(xì)致合理的管理規(guī)定。一方面造成管理漏洞，導(dǎo)致在實(shí)際管理過程中無章可循、無規(guī)可依；另一方面也不利于物資正常銷售，存在資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。如倉儲(chǔ)管理上，對物資堆放、保管、出入庫、日常監(jiān)管等管理制度缺乏統(tǒng)一明確定規(guī)定和要求，致使倉儲(chǔ)保管不到位、出入庫不規(guī)范等情況多發(fā)。在物資處置方面，對年限較長和移庫搬運(yùn)過程破包等影響銷售的某些物資，缺乏科學(xué)有效的處置管理辦法，導(dǎo)致這些物資繼續(xù)積壓，造成長期庫存導(dǎo)致過期或者嚴(yán)重質(zhì)量問題從而引發(fā)資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。

3.管理水平較低

基層煙站人員有相當(dāng)一部分是由煙農(nóng)轉(zhuǎn)化而來，文化素質(zhì)普遍不高，人員年紀(jì)普遍偏大，學(xué)習(xí)能力較低，責(zé)任意識(shí)淡薄，且由于站點(diǎn)人員有限，工作任務(wù)繁重，使他們投入在物資管理上的時(shí)間精力有限，因此物資管理水平普遍較低。例如，倉儲(chǔ)物資堆放混亂，沒有定期盤點(diǎn)導(dǎo)致賬物不符；倉儲(chǔ)管理不到位缺乏有效防治鳥害、鼠害的手段導(dǎo)致物資破損和損耗；物資銷售沒有嚴(yán)格依據(jù)先進(jìn)先出原則，使某些物資長期大量積壓導(dǎo)致資產(chǎn)流失；物資報(bào)損不及時(shí)導(dǎo)致無效庫存；物資銷售仍有待收代付個(gè)例，廉政風(fēng)險(xiǎn)依然存在；農(nóng)藥使用上，對煙草抗性和質(zhì)量安全性缺乏認(rèn)知，沒有合理搭配用藥的認(rèn)識(shí)，致使煙農(nóng)傾向于多年使用同一種農(nóng)藥。

4.倉儲(chǔ)條件有限

部分站點(diǎn)由于年限久遠(yuǎn)，倉儲(chǔ)條件較差。倉庫門窗損壞、地面潮濕，加上管理不到位，沒有采取有效防雨、防潮、防鼠等措施，致使倉庫物資受鼠害、鳥害嚴(yán)重，導(dǎo)致破包、損耗大大增加。另外，由于大部分站點(diǎn)沒有專用的物資庫，煙葉配套物資不得不臨時(shí)占用煙葉倉庫，在收購季節(jié)須另行轉(zhuǎn)移，中轉(zhuǎn)搬運(yùn)過程中極易產(chǎn)生破包等損耗，既增加了搬運(yùn)、運(yùn)輸費(fèi)用，又造成了資產(chǎn)流失，不利于煙葉配套物資的管理。

5.信息化平臺(tái)應(yīng)用尚需改善

目前，江西省煙葉配套物資管理采用的是與煙葉生產(chǎn)、收購一體的現(xiàn)代煙葉管理平臺(tái)，該平臺(tái)基本滿足了煙葉配套物資管理的合同簽訂、數(shù)量分配、入庫驗(yàn)收、銷售出庫和報(bào)表查詢等基本功能，對加強(qiáng)煙葉配套物資管理效率和提升管理水平幫助很大。但在后臺(tái)管理維護(hù)的及時(shí)性、特殊情況處理、界面優(yōu)化和數(shù)據(jù)表達(dá)方面仍存在一些問題，在服務(wù)跟進(jìn)和溝通上仍有一定欠缺。

二、加強(qiáng)煙葉配套物資管理的對策

（一）以精益管理理念強(qiáng)化管理

現(xiàn)代管理理念是企業(yè)應(yīng)對市場化競爭的必要手段，是提質(zhì)增效的必然選擇。當(dāng)前，煙草行業(yè)開展了轟轟烈烈的精益管理活動(dòng)，在轉(zhuǎn)變思想、提高效率上卓有成效。煙葉配套物資管理作為企業(yè)管理的一部分，也要積極引入精益管理理念，充分領(lǐng)會(huì)精益的內(nèi)涵、熟悉掌握精益的各種工具和方法，積極關(guān)注探索工作流程、過程、成效的改善，有效解決物資管理中存在的矛盾和浪費(fèi)，進(jìn)一步降低損耗、提高利用率，提升煙葉品質(zhì)和企業(yè)管理水平。如在物資招標(biāo)采購環(huán)節(jié)，充分利用供應(yīng)商庫信息和評(píng)價(jià)機(jī)制，分析產(chǎn)區(qū)需求，研究招標(biāo)文件條款設(shè)置，在公開透明和真招實(shí)招基礎(chǔ)上，把產(chǎn)區(qū)切實(shí)需要的種類和品種招進(jìn)來，以更好推進(jìn)技術(shù)推廣和質(zhì)量提升。倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)，在物資入庫、銷售出庫、倉庫管理上積極探索更科學(xué)、高效的管理機(jī)制，有效盤活庫存、降低損耗，提升管理的效率和水平。

（二）加快制度體系建設(shè)

1.梳理煙葉配套物資管理流程，明確過程目標(biāo)和職責(zé)

針對當(dāng)前要求和實(shí)際情況，修改完善煙葉配套物資各崗位和流程相關(guān)制度，使崗位有目標(biāo)、管理有范圍、流程有規(guī)定，促使各崗位人員按規(guī)定辦事，避免過程漏洞和崗位風(fēng)險(xiǎn)。在采購環(huán)節(jié)，完善供應(yīng)商庫的管理和維護(hù)制度，根據(jù)當(dāng)?shù)丶夹g(shù)要求和產(chǎn)區(qū)實(shí)際制定本企業(yè)的采購供應(yīng)商庫，并通過對方產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行分類分級(jí)管理，在合作過程中不斷更新，便于更有針對性的采購到需要的物資。在倉儲(chǔ)管理上，明確倉管員和物資管理員的職責(zé)和工作程序，建立物資驗(yàn)收入庫、銷售出庫、日常監(jiān)管、物資報(bào)損等系列制度，對因年限較長銷售困難的物資制定合理的處置辦法以減少庫存適當(dāng)收回資金，對過期且找不到廠家更換的農(nóng)藥根據(jù)情況予以報(bào)損，圍繞“零庫存”的目標(biāo)切實(shí)盤活庫存。在物資銷售環(huán)節(jié)，嚴(yán)格銷售即時(shí)支付的規(guī)定，加強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，切實(shí)防范廉政風(fēng)險(xiǎn)。在信息報(bào)送上，在驗(yàn)收入庫、物資銷售等常規(guī)信息報(bào)送規(guī)定的基礎(chǔ)上，增加物資短缺、過剩及物資處置等信息的報(bào)送制度，以利于全市統(tǒng)一調(diào)劑和處置，提升物資保障效率，減少資金浪費(fèi)和損失。

2.建立考核制度，提高責(zé)任意識(shí)

省、市、縣、煙站各層級(jí)建立定期與不定期的檢查考核制度，將物資管理檢查融入到煙葉生產(chǎn)和煙站管理檢查中，加強(qiáng)對煙葉配套物資管理的檢查考核力度。同時(shí)建立物資管理員和倉管員的崗位負(fù)面清單，將考核結(jié)果應(yīng)用于績效評(píng)價(jià)，采取獎(jiǎng)罰措施，在制度上施加壓力和激勵(lì)，提高管理人員責(zé)任意識(shí)，督促各層級(jí)加強(qiáng)管理，持續(xù)改善，從而提升管理質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)對物資管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)

人才是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的根本和關(guān)鍵，擁有一支業(yè)務(wù)熟練、精于管理的人才隊(duì)伍是提升煙葉配套物資管理水平的根本措施。因此，要定期組織相關(guān)培訓(xùn)，針對當(dāng)前煙葉配套物資管理人員文化層次和管理水平不高的現(xiàn)狀，對工作職責(zé)、流程和具體操作等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率。同時(shí)，對管理人員加強(qiáng)施肥和植保等基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們熟悉不同肥料、農(nóng)藥的性質(zhì)及科學(xué)施肥用藥的規(guī)定，便于在物資管理中更好服務(wù)于煙農(nóng)。

（四）優(yōu)化信息平臺(tái)操作，加強(qiáng)及時(shí)共同交流

根據(jù)產(chǎn)區(qū)需求和工作實(shí)際，對煙葉配套物資管理欄目相關(guān)操作進(jìn)行梳理和優(yōu)化，適當(dāng)增加特殊狀況操作過程，修補(bǔ)平臺(tái)缺陷，增強(qiáng)系統(tǒng)穩(wěn)定性，及時(shí)更新和規(guī)范后臺(tái)操作，改善用戶界面，關(guān)注人性化操作和用戶體驗(yàn)，保障信息平臺(tái)流暢運(yùn)行。同時(shí)，平臺(tái)運(yùn)管人員和產(chǎn)區(qū)管理人員要加強(qiáng)互動(dòng)交流，可建立相關(guān)工作群以即時(shí)溝通交流、反饋問題、指導(dǎo)操作，及時(shí)解決操作管理中出現(xiàn)的問題，切實(shí)提高煙葉配套物資管理效率。

（五）對管理進(jìn)行持續(xù)改善

精益管理不僅在于過程的優(yōu)化，還注重管理的持續(xù)改善。管理水平的提升不是一蹴而就的，必須因地制宜、結(jié)合實(shí)際，經(jīng)過相當(dāng)一段時(shí)間的適用磨合，找到適合的方法措施才能切實(shí)消除浪費(fèi)、提升效率，最終實(shí)現(xiàn)利益最大化。煙葉配套物資管理涉及到省、市、縣、煙站管理人員和廣大煙農(nóng)，遍布產(chǎn)區(qū)眾多煙葉站點(diǎn)，點(diǎn)多、面廣，管理難度較大。在管理提升過程中，可能遇到許多實(shí)際困難和客觀問題，需要管理人員本著更好為煙農(nóng)服務(wù)的初心，堅(jiān)守規(guī)范意識(shí)，以精益思想對過程不斷進(jìn)行改善，促進(jìn)管理水平持續(xù)提升。

三、結(jié)論

煙葉配套物資管理是煙草公司企業(yè)管理的重要部分，關(guān)系到煙葉品質(zhì)提高和廣大煙農(nóng)利益。加強(qiáng)煙葉配套物資管理是煙草行業(yè)切實(shí)踐行“兩個(gè)至上”共同價(jià)值觀和“把煙農(nóng)放在心上”的生動(dòng)體現(xiàn)。做好煙葉配套物資管理，首先要加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，引進(jìn)現(xiàn)代管理理念，采用精益管理方法，加快制度體系建設(shè)，搭建好上層建筑，再通過加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)提高管理人員素質(zhì)作為保障，最后在系統(tǒng)平臺(tái)優(yōu)化上下工夫，提升管理效率，從而實(shí)現(xiàn)煙葉配套物資管理科學(xué)有保障、操作規(guī)范有素質(zhì)、業(yè)務(wù)處理有效率和資金清楚無風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。

作者：潘瑞朋 單位：江西省煙草公司吉安市公司