物業管理企業內部審計問題與對策

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摘要：隨著當前現代企業制度在諸多企業中逐漸得到推廣，物業企業開始重視內部審計工作的開展程度，并逐漸結合物業經營發展開展內部審計工作。文章結合物業管理企業明確該類型企業開展內部審計的核心要點，由于物業管理企業正式發展時間較短，物業管理企業開展內部審計工作過程中難免存在不足，如審計意識落后、機構設置不合理、內部審計職能定位狹窄、信息化程度較低、內部審計工作人員綜合素養有待提升等。基于此，提出架構新時期物業管理企業內部審計的具體對策，希望所研究的對策可以進一步幫助更多物業管理企業做好內部審計工作，規避財務經營風險，促進整個行業內部審計有所進步。

關鍵詞：物業管理企業；內部審計；問題；核心要點

內部審計是隨著現代企業制度誕生之后所出現的帶動企業逐漸實現規范發展的部門。當前，隨著業主對物業服務需求以及服務要求的增加，物業管理企業開始重視審計工作，并設立專門的內部審計部門負責開展整個企業的內部審計工作。最初內部審計僅僅是負責查找企業經營過程中的錯誤與弊端，但隨著物業管理企業經營范圍、服務職能的不斷擴大，內部審計的職責范圍逐漸呈現多元化特點，不合格的內部審計工作必然會增加物業管理企業所面臨的風險。而且隨著時代發展，內部審計工作的開展需要與時俱進，不斷從制度、從業人員、環境等多個角度進行改變，最終達到改進不足、提升審計效率與審計質量的目的。

一、物業管理企業內部審計工作開展的核心要點

（一）內部審計監督

1.監督關鍵崗位

物業管理企業中需要監督的關鍵崗位主要為內部管理人員，針對這些管理人員所作出的監督內容分別包括職務消費、重大事項決策、重大投融資決策、重要干部任用及罷免、企業內部大額資金的具體安排等，通過審計工作監督以上職位人員就上述工作內容的執行是否符合公司具體程序與制度。其他崗位包括物業管理企業負責項目的經理、收費崗位、資金管理崗位以及采購崗位，因為這些崗位與資金收支來往比較密切，應進行重點審計，避免工作人員利用零散的收費業務代收或者使用現金收費的方式，占用、挪用物業管理企業資金。

2.監督存在風險的業務

物業管理企業面臨較大風險的業務主要包括收費業務、采購業務、印章管理、零星維修工程業務以及其他經營業務。其中，經營業務、印章管理等業務風險較高。當前，很多物業管理企業都會刻制企業專屬印章，有的是管理處章，有的是公章，不同的章具有不同的用處與用法，但是部分物業管理企業管理人員并未意識到不同公章的使用范疇，在經營過程中存在隨意使用印章、印章管理不到位等現象，給企業造成不可估量的損失。此外，物業管理企業每年需要經手處理的業務范圍較多，包括場地租賃、廣告費收取、廢品變賣、為業主維修等，這些業務經常發生但是具有較強隱蔽性，一旦管理不到位，就有可能出現工作人員私下收錢的情況，損害物業管理企業利益。因此，要及時針對不同業務開展內部審計工作，杜絕以上情況的出現[1]。

3.監督財務核算的規范程度

主要針對物業管理企業內部資金往來的業務進行核算，重點監督是否存在轉移收入、隨意改變成本財務數據以及隨意掛賬等不良情況。在收入方面，重點審計預收是否已經轉入，欠費是否掛賬、賬外欠費也要進行相應管理。在成本方面，主要關注工資是否足額計提、產生的外包費用是否規范。

4.監督制度建設與執行程度

對于規范的物業管理企業而言，要想通過經營不斷擴大規模，必須結合企業實際情況制定一系列制度，并貫徹落實于具體工作過程中，但是部分物業管理企業經常存在制度建設滯后、實際工作與制度制定執行并不一致等現象。所以開展的內部審計應重點審查企業內部制度的建設情況與執行情況，尤其是內部控制制度的制定與落實，幫助企業從根源上識別在制度建設方面存在的缺陷，并幫助企業減少經營漏洞[2]。

（二）內部審計評價

1.評價經營指標完成情況

物業管理企業應結合企業具體經營狀況、實際情況，進一步分析各項經營指標是否完成，其中包括每年的經營收入、凈利潤、新簽的合同額、應收賬款數額以及周轉率等，獲取這些經營指標后，再對指標進行橫向與縱向的對比，橫向主要是與物業同行業的其他企業進行對比；縱向則是直接與具體物業管理公司其他年份的指標進行對比。結合市場大環境客觀評價經營指標，預計企業是否在今后面臨潛在的虧損等風險因素，若存在重大的風險隱患因素，則要提前進行調整以防范風險。

2.評價市場拓展情況

物業管理企業如果只服務一個小區，必然不會產生更多利潤，只有不斷拓展市場份額，為更多業主提供物業服務，才可以形成規模，獲得更多利益。在眾多小區并沒有專業物業企業為其服務的背景下，物業管理企業的重點就是如何在短時間內占領更多市場份額，拓展市場。在評價物業管理企業時，要注重評價其市場拓展能力，結合過去的業績了解過去一段時間內該物業管理企業拓展市場的渠道、方式、成績、業績收入、隊伍拓展情況等，并深入了解在本年度續簽的合同、新簽的合同、退出的項目等。

3.評價風險管理情況

物業管理企業的風險管理評價主要從兩個方面展開：其一，評價企業是否建設內部控制制度、內部控制制度的落實情況；其二，評價企業是否構建風控管理體系，是否具備及時識別并應對企業重要風險的能力。物業管理企業經營管理過程中出現的重大風險由以下內容組成：安全生產風險、用工風險、合規風險、質量風險等。勞動用工風險是物業管理行業中普遍存在的問題，包括社保繳交率、加班時長計算、加班費用計算是否符合勞動法，通過審計以上內容，了解企業是否存在用工風險。合規風險是因為近年來，不同企業之間都比較注重法律法規以及相關制度的更新，但在實際運行過程中，諸多物業管理企業在執行落地環節存在不合規范、不合制度等現象，導致企業內部風險較大[3]。

4.評價成本管控

物業管理企業由于服務的業主人數較多，所以企業的用工人數也較多，主要圍繞業主生活提供一系列服務，比如衛生清潔、安保、用水用電供應、維修、園藝修理等，這些業務需要大量人工，因此在物業管理企業整個成本支出中，人力資源的用工成本占比較高。部分物業企業為了降低成本，在需要開展大量業務時，會臨時雇傭部分員工；有時也會為了完成成本管控目標，直接采取裁人的方式降低成本，但是裁人的方式必然會影響業主客戶的服務體驗感與滿意度，甚至還會出現被業主委員會強制物業企業退出的現象。因此，物業管理企業的成本管控不能只看數據，還要從深層次評價成本管控的措施是否合理，要辯證分析評價其成本管控的效率[4]。

5.評價新技術應用

目前，大規模物業企業已經開始向信息化、智能化方向發展，以期在提升物業服務質量的同時，提升企業自身服務效率，最終實現口碑的提升、市場的拓展、利潤的翻倍。但是當前，物業管理企業應用新型技術尚處于推廣起步階段，各種新技術的應用并不成熟。部分物業管理企業為了加快新技術的使用與推廣，可能會采用行政管理的方式強制在企業內部推廣，但是強制推廣的背后也隱藏著不同的問題。內部審計應及時分析了解物業管理企業對新技術的普及推廣情況，從客觀角度出發評價新技術的應用效果，并及時向物業管理企業反饋評價效果。

二、新時期物業管理企業內部審計存在的問題

（一）缺乏內部審計的意識

現階段，大部分物業管理企業都是直接從房地產企業內部分化而出，這類型物業管理企業的管理人員在進入物業服務行業之前，已經在房地產行業從業多年，具有豐富的管理經驗，也具備一定理論知識。但由于物業管理企業與房地產企業相比，屬于資金周轉較快、資金規模較小的類型，很多領導以及管理人員自動忽略了企業內部審計工作的開展。同時部分領導對財務管理方面的知識掌握與了解情況比較匱乏，并未真正認識到內部審計的重要性與價值，管理人員對于內部審計的認知不正確，難以在整個企業開展科學的內部審計工作[5]。

（二）審計機構設置缺乏合理性

雖然大部分物業管理企業都開始設立專門的內部審計部門以及內部審計崗位，但是大多數物業管理企業的內部審計部門缺乏一定獨立性，在企業內部附屬于會計部門、財務部門，并且內部審計崗位的工作人員大多直接來自會計人員。因此，多數物業管理企業的內部審計機構設置并不合理，由于受多方因素的利益牽制，導致整個審計機構缺乏相應獨立性。尤其是部分物業管理企業的內部審計人員直接由會計人員兼任，導致內部審計崗位難以發揮應有作用，成為企業內部審計形同虛設、毫無價值的崗位。

（三）內部審計的職能定位不妥

內部審計隨著企業建立現代企業制度而逐漸被推廣應用于不同類型的企業中，但是從內部審計工作開始至今，內部審計工作的職能定位越來越精準。上文所論述的物業管理企業內部審計的核心要點就是當前內部審計工作的具體范疇。但在實際工作中，很多物業管理企業內部審計工作崗位的工作內容依然停留在起步糾錯階段，也就是依然針對物業管理企業內部財務事項開展內部審計工作，比如對會計報表、當期賬本、財務憑證以及業務往來憑證、采購憑證等進行審計，內部審計內容更多集中在財務方面，職能定位較為低端，有些物業管理企業并未涉及對整個企業財務狀況的核查以及評價工作等[6]。

（四）內部審計的信息化水平較低

近年來，中國逐漸進入信息化社會，很多行業都開始與“互聯網+”融合，并使用大量信息化技術提升工作效率、改善工作質量，間接說明信息技術已成為促進社會經濟發展、行業快速騰飛的關鍵手段。但是當下大多數物業管理企業只有在前臺安置幾臺電腦，再購置相應的財務系統、管理系統維持整個企業運營，當前物業管理企業的信息化更多是實現了網絡覆蓋，并實現電腦辦公、財務數據傳輸以及處理信息化，其他方面比如經營業務的處理尚未實現信息化，當下信息化技術主要應用于財務管理方面，內部審計方面的核查信息化水平較低，有時還需要依靠最簡單的人工核查。

（五）內部審計工作人員綜合素養較低

上文提到大多數物業管理企業內部審計崗位的員工都是由會計崗位人員兼任，部分企業由管理人員的親屬或者親信人員兼任，而這些人員并不具備內部審計崗位所需要的職業素養。大多數開展的審計活動都是圍繞企業表面的財務數據進行核查，部分指標的橫向、縱向對比則難以客觀分析得到科學合理的評價。加之目前很多財務工作的開展都是圍繞信息系統、管理系統、信息技術所開展的，綜合素養較低的審計工作人員難以快速上手掌握新技術的上機實踐操作，加大了審計工作難度。

三、新時期加強物業管理企業內部審計的對策

（一）加強管理人員對內部審計重要性的認知

任何行業的企業在運營過程中都會面臨一定風險，需要企業自身加強對內部的管理，并制定一系列內控制度，及時自檢自查，并通過嚴格的內部審計監督找到存在的不足與風險因素，增強企業改進自身不足的意識和能力。內部審計工作通過有效監督可以直接提升企業內部控制以及風險管理的建設、執行程度，即直接提升物業管理企業風險管理以及內部控制水平，從多角度出發完善企業內部管理制度建設水平，幫助企業及時發現不足、規避風險，采取有效措施防范未來工作中遇到的問題。只有管理人員加強自身對內部審計重要性的認識，才有可能切實構建一套嚴格的內部審計體系，并直接創設科學合理的內部審計組織架構，引入專業內部審計人員擔任相應崗位工作，從上至下建立完善的內部審計體系，并為保障內部審計工作可以順利實施制定相應規章制度，最大化發揮內部審計的作用與價值，切實幫助物業管理企業實現持久穩定發展[7]。

（二）提升物業管理企業內部審計部門獨立性

上述提到在物業管理企業中內部審計部門多數附屬于會計部門、財務管理部門，這種組織結構的設立首先淹沒了內部審計部門的獨立性。內部審計作為一種監督與評價活動，與其他工作崗位相比，更需要獨立性、客觀性。因此，物業管理企業應提升內部審計部門的獨立性，將其直接設置在總經理崗位之下，由總經理直接領導，審計機構的設置也不能附屬于其他部門，尤其是要與財務部門、會計部門獨立分開，內部審計部門只接受物業管理企業最終決策人的領導，其他部門人員不能干涉內部審計部門工作，賦予內部審計部門一定權威性，才是確保內部審計崗位發揮職能作用的基礎。

（三）繼續拓展內部審計工作的業務領域

伴隨著物業管理企業開始有序建立內部控制制度與風險管理制度，內部管理水平也會有序提升。加之當前已經是信息化時代，信息系統以及財務新型軟件的應用，促使物業管理企業財務賬面方面的錯誤越來越少，內部審計的查錯糾錯作用難以充分發揮作用。在此背景下，內部審計工作職能不應局限于查賬功能，不能僅在表面評價物業管理企業財務收支是否合理、會計資料有無造假舞弊、經營指標是否已經完成。內部審計的職能定位必須從最初的查錯糾弊直接向服務企業內部管理轉變，同時也應調整具體內部審計工作開展情況，及時從內部檢查、內部監督向促進企業構建制度、架構體系、深入評價等方面進行轉變。此外，內部審計工作也要及時向物業管理企業經營的其他環節進行滲透與延伸，積極拓寬內部審計職能范疇，第一時間發現企業在經營管理中存在的漏洞與不足，并向管理層提出科學的治理建議，為企業制定防范風險的決策提供相應服務。

（四）積極使用信息技術提升信息化審計水平

由于當前社會已進入信息化時代，信息技術與各行各業實現了深度融合，而物業管理企業依舊使用人工審核的方式，顯然無法緊跟當前信息化審計步伐。當前，物業管理企業的經營范圍實現了多元化發展，因此，內部審計對象也開始多樣化，在此背景下，物業管理企業迫切需要改變傳統的內部審計方式，運用信息技術優勢，在企業內部搭建審計信息化的平臺，使用計算機審計代替之前的傳統人工審計，使用信息化審計系統代替原始的數據收集、數據核算等基礎性較強的工作，提升審計效率與審計準確度，減輕工作人員工作量。此外，積極建立被審計項目的同步信息數據庫，將被審計項目的相關信息錄入數據庫中，包括審計數據、審計報告以及整改落實的一系列信息，通過逐年更新完善實現信息數據庫的動態管理，提升審計項目準確性，避免出現審計虛假或者貽誤審計等情況。

（五）開展專項培訓，增強審計人員素質

上文分析到大多數物業管理企業由于經營業務比較簡單，主要圍繞業主需求提供一系列服務，企業需要大量勞動力來從事最基礎的物業服務工作，如衛生清潔、樹木修剪、安保以及維修工作。這些工作的開展需要大量人力資源，而且都是最基本的人力資源，財務方面的計算以及審計都比較簡單，很多物業管理企業的審計人員都是直接從會計部門調撥過來的員工，甚至部分員工是物業管理企業管理層的家屬、親信人員，進入物業管理企業內部之后承擔監督財會部門職能，但由于其并非專業的審計人員，既不具備與審計相關的理論知識，也無法熟練操作內部審計信息化操作，無論是理論還是實踐環節，其審計素質都處于較低水平。對此，物業管理企業應該首先成立內部審計專門的組織架構，引入更多審計工作人員，提升審計人員數量與質量。并通過加強專項培訓、引進審計業績等方式，結合企業情況制定審計質量控制相關體系，確保企業內部審計工作可以如序開展。其中，針對審計方案的制定、審計方案的實施、審計方案的核查、審計評價等四個內容開展專項培訓，并實行審計專項培訓的常態化發展，定期組織工作人員參與相關培訓活動，不斷提升審計人員綜合素質。此外，除了不斷加強業務技能之外，也要加強對審計人員職業道德水平的培訓，只有不斷加強職業道德方面的培訓，才能確保每一位審計人員都能客觀公正、真實地審計監督各個部門。

四、結語

綜上所述，當前物業管理企業存在較為嚴重的內部審計問題，這些問題的存在嚴重影響了物業管理公司的持久健康發展。在現代企業制度帶動下，物業管理企業應積極認識到內部審計工作的重要性，并從構建內部審計組織架構、拓展審計范疇、提升信息化審計、培養審計人員素養等方面入手，積極改善物業管理企業內部審計現狀，提升整個企業內部管理水平。

作者:葉敏 單位:中國武夷實業股份有限公司