煤礦物流管理供應模式創建

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1供應管理模式建設的總體原則

煤礦企業供應體系的建設要以“統一管理、分權制衡、節點控制，閉合運行”為原則，進一步明確煤礦內各系統業務范圍和工作職責，理順操作流程，提高工作效率，保障業務工作規范、有序、高效開展，實現整體采購效益的最大化。

2現代物流管理模式

現代化的供應管理應實行“三分離”和“二集中、五統一”的現代物流管理模式:①按監督權、管控權、操作權“三分離”原則，設立管控體系并搭建管理機構，形成監督部門全方位監督、招標管理部門集中管控、供應部門具體操作的工作格局。②推行“二集中、五統一”的采購管理模式?！岸小奔词袌鲂畔⒓泄芾恚少徺Y金集中管理;“五統一”即統一內控運作機制，統一采購計劃管理，統一儲備物資調度，統一對外規模采購，統一內部市場協調。

3構建供應管理體系

推行現代物流管理模式，應首先建立健全物資供應管理體系職能部門及管理、監督機構，明確職責劃分，使其互相協作，互相制約。

3.1物資供應部門

物資供應部門是物資采購計劃的管理部門，是物資(設備、材料和配件等)的采購主體，具體職責:①制訂物資供應管理制度，建立與完善采購運作機制和流程;②負責所有物資需求計劃的編制和申報工作;③負責對擬入圍供應商的考察及推薦，建立和管理供應商信息庫，負責建立不良供應商信息檔案;④負責物資采購貨幣資金支出預算的編制與上報;⑤負責材料、配件類技術協議的簽訂;⑥負責組織自購物資及統購物資的采購;⑦負責處理物資采購合同執行過程中的相關事宜;⑧負責公司所屬各單位之間庫存物資的調劑工作;⑨負責按照合同規定對各供應商進行業務結算。

3.2招標管理部門

物資招標管理部門是物資采購招議標組織和合同簽訂的管理機構，具體職責:①負責編制物資采購招議標相關制度、規定;②組織物資采購招議標工作，包括編制招標文件、供應商資質審查等;③負責建立和管理專家評委庫;④負責招議標申請及評標結果的審核與報批;⑤按照審批后的招議標結果對外簽訂商務合同;⑥負責組織協調解決合同執行過程中存在的問題;⑦負責監督各單位物資供應部門對物資采購政策、制度和流程的落實;⑧負責物資采購、招議標、合同管理等相關信息反饋、存檔、備案。

3.3紀檢監察部門

紀檢監察部門職責:①開展物資供應業務日常效能監察，對業務流程執行情況進行監督和考核;②參與供應商入圍資格初審、專家評委的隨機抽取、關鍵性設備的商務合同談判、合同主體變更審查、物資供應業務和各類違規、違紀案件的調查處理;③負責物資供應業務保密執行情況的檢查、報價管理、合同履行糾紛的處理、各種非正常業務信息的受理;④負責招議標現場的監督工作;⑤負責物資供應業務責任追究處理結果的督促與落實。

3.4財務部門

財務部門職責:①審核原始發票、到貨驗收單、商務合同、送貨通知單等相關單據的合理性并辦理入賬事宜;②審核及報送月度統、分管物資采購資金的預算;③負責辦理招議標“兩費一金”收取及招標保證金退還;④負責核對供應商及客戶賬目并保證賬目相符;⑤按規定流程及時辦理資金支付手續。

4流程控制

4.1物資計劃管理

物資采購必須實行計劃管理。計劃按時間分為年度計劃、月度計劃、月度補充計劃、應急追補計劃;按性質分為需求計劃、采購計劃。編制計劃應堅持“先利庫、后申請，自下而上、上下結合”原則。

4.2供應廠商的推薦

對招議標項目必須進行充分的前期市場調研、廠家考察、用戶咨詢、相關資質審核等準備工作，并按規定格式形成書面材料，作為推薦入圍供應廠商的必要條件。擬入圍供應廠商推薦采取“自下而上、上下結合”的方式進行，將擬入圍供應廠商推薦材料由使用單位主管、分管領導簽字并加蓋單位公章后，隨物資采購計劃統一上報。

4.3采購方案的確定

物資供應部門根據審批的采購計劃及專業技術部門論證通過的技術方案，結合各單位推薦的供應廠商及供應廠商信息庫，編制招議標申請表，經審批后交至招標管理部門進入招議標程序。

4.4招標文件的制訂與發放

招標文件由招標管理部門按照確定的統一格式編制。各相關專業技術部門負責技術方案的編制或審核。招標管理部門負責向潛在投標人發放招標文件。招標文件釋疑:商務部分由采購主體或招標管理部門負責;技術部分由相關技術部門負責。招標項目需勘察現場時，采購主體要組織投標人勘察現場。

4.5評委管理

由招標管理部門負責建立專家評委庫，并對其進行統一管理。成立評標委員會，評標委員會由7～13名單數評委組成，評委的產生依據標的物的性質，由相關單位及專業技術部門推薦或從專家評委庫中抽取，必要時可聘請其他單位專家或社會專家擔任技術評委。技術評委人數應不低于評委總數的2/3，其中使用單位1～2人，必要時可追加列席人員。

4.6招標的組織

物資的招議標工作由招標管理部門負責組織，于每月的上旬或下旬確定2個時間段集中進行。開標應按招標文件確定的時間、地點進行，并在規定的時間內通知評委和監督人員參加。評標采取有記名票決制，評委會成員1人1票。合格中標候選人的有效票數應在評委會成員總數的半數以上，達不到半數的，進行再次票決或重新組織招標。在招標過程中，各投標單位的投標結果統一由監督部門獨立保管，并對其保密性負責。評委應嚴格按照招標文件確定的評標辦法，根據投標人的投標文件及承諾，從經濟性和技術性以及投標方資質、信譽、“三證一標志”(防爆證、生產許可證、合格證，煤安標志)等方面進行綜合性評標，公開發表意見，對自己的投票負個人責任。監督部門對招標過程的公平、公正性進行監督以及對投標人的經營狀況、財務狀況等進行把關;并負責對投標人的資質、投標文件的合法性進行審核。評標結束后，由監督人員當場統計投票結果，并由評委會主任和現場監督人員簽字。

4.7合同簽訂

物資采購合同簽訂前，法律部門負責審核合同條款，確保所簽合同合法、有利和有效。招標管理部門以中標通知書的形式通知中標單位及采購主體，采購主體接到通知后，必須在嚴格審核相關技術、資質材料的前提下，于5個工作日內與中標單位簽訂技術協議;合同的商務條款、技術協議應與招議標結果保持一致。

4.8合同的執行

合同的執行主體為物資供應部門或采購主體，具體負責:①物資的終檢(中檢);②對外付款過程中的風險控制(包括預付款與質保金);③物資的接收、驗收、入庫等管理工作;④及時向招標管理部門和物資供應部門書面匯報合同履行過程中因各種原因導致的合同變更(包括技術協議的變更)及其他與合同條款約定相偏離等事宜。

4.9合同的跟蹤與信息反饋

由簽約主體及有關單位負責對供應廠商的產品質量、服務情況、技術培訓、配件供應等建立詳盡的檔案，并定期進行評審(每年不少于1次)，評審情況報招標管理部門和物資供應部門。對使用產品的適應性、可靠性進行追蹤監督控制并建立相關檔案。對供應廠商的履約情況進行跟蹤，并將合同履行中的重大事項(如質量、價格、交貨期、付款方式、技術服務等方面的變動)向招標管理部門和物資供應部門及時匯報，對信譽度差或嚴重違約的供貨廠商，要隨時書面上報。

5需重點關注的問題

(1)加強對供應商的管理，實現雙贏。轉變內部人員的供應管理觀念，培植正常的合作關系文化。樹立供應商關系管理理念，以整個公司長期效益為目的，與供應商建立互惠互利的合作關系。只有雙方利益都有保障，才能最終保障自己的利益。

(2)努力實現零庫存管理。為適應買方市場的形勢，需修訂儲備定額，優化庫存結構，市場易購物資實行零庫存管理。

(3)加強對物資供應各個環節的全過程管理，建立有效的管理制度和監督制衡機制，供管并重。

(4)做到適質、適價、合適功能采購。消除片面強調多功能或低價格思想，既要防止功能過剩使物資功能閑置，又要防止追求價格越低越好造成物資功能滿足不了需要。

(5)物資供應管理部門需主動與設計、施工、生產等部門銜接，摸清需求，提高服務質量。

(6)所有物資供應業務各環節相關信息的傳遞均推行書面化，確保一切業務行為留下痕跡，一切責任可以追溯。