EPC項目供應(yīng)商文件管理與控制研究
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摘要：一個大型epc項目會涉及眾多的供應(yīng)商，因此會有大量的供應(yīng)商文件需收發(fā)和審核。在采購實踐中，承包商需要指定專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商文件的管理和控制，使其高效有序地運行。結(jié)合項目實踐，在簡要介紹供應(yīng)商文件管理重要性的基礎(chǔ)上，詳細(xì)論述供應(yīng)商文件管理中存在的文件格式不規(guī)范、文件提交和升版拖沓、文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)太多、供應(yīng)商文件影響詳細(xì)設(shè)計進(jìn)展、供應(yīng)商文件清單界定不明確等問題；重點闡述了供應(yīng)商文件的管理和控制措施，包括建立供應(yīng)商文件管理控制程序、盡早明確供應(yīng)商文件清單、簡化通信方案、定期督辦文件、建立合同約定等。
關(guān)鍵詞：EPC項目；供應(yīng)商文件；管理和控制；文件控制程序
本文中所說的供應(yīng)商是指EPC承包商（以下簡稱承包商）的采購部門在采購物資和設(shè)備過程中確定的中標(biāo)商。供應(yīng)商文件是指在投標(biāo)人中標(biāo)以后，在正式生產(chǎn)之前、生產(chǎn)過程中和完成生產(chǎn)后直至交貨整個過程中編制的供承包商審批和備案的文件。這些文件通常可分為設(shè)計類、質(zhì)量檢驗類、生產(chǎn)類、商務(wù)類等。其中設(shè)計類文件是供應(yīng)商生產(chǎn)前根據(jù)招標(biāo)文件中的技術(shù)文件所做的深化設(shè)計形成的文件，比如數(shù)據(jù)單、計算報告、圖紙等，這類文件需提交承包商批準(zhǔn)后方可組織生產(chǎn)。質(zhì)量檢驗類文件包括ITP（檢驗檢測計劃）文件、TestProcedure（測試程序）文件等用于承包商和供應(yīng)商把控產(chǎn)品質(zhì)量的文件，出廠前承包商將會指派第三方檢測公司或者買方代表依據(jù)批準(zhǔn)的ITP等文件去參加產(chǎn)品的出廠前檢驗。生產(chǎn)類文件通常包括MPS（生產(chǎn)工藝規(guī)格書）、焊接及其修補程序、噴漆程序等。商務(wù)類文件包括排產(chǎn)計劃、包裝方案等文件。供應(yīng)商在中標(biāo)以后應(yīng)按照合同的規(guī)定及時提交上述文件供承包商審核和備案。大型EPC項目涉及眾多的供應(yīng)商，會有大量的供應(yīng)商文件收發(fā)、審核工作。大宗設(shè)備和長周期設(shè)備（泵、發(fā)電機(jī)等）包含的文件會更多。在采購實踐中，承包商需要指定專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商文件的管理和控制，具體負(fù)責(zé)供應(yīng)商文件控制程序文件的編制、收發(fā)、保存、登記、審核組織、文件進(jìn)度監(jiān)督、各方協(xié)調(diào)等工作。
1供應(yīng)商文件管理中存在的問題
1.1文件格式不規(guī)范
供應(yīng)商在提交文件時經(jīng)常會在文件格式方面存在各種各樣的問題，比如文件編碼不規(guī)范、文件封皮內(nèi)容填寫不正確、頁碼格式不對、頁眉頁腳設(shè)置有問題等。這些格式方面不規(guī)范的問題會導(dǎo)致反復(fù)修改，浪費大量時間。供應(yīng)商文件在發(fā)送給審核人員之前需要確保文件格式正確，審核人員只需專注文件內(nèi)容的審核，這樣可提高審核的效率。供應(yīng)商文件的編制和審核是嚴(yán)肅且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎募幹瀑|(zhì)量直接決定承包商對供應(yīng)商的評價。
1.2文件提交和升版拖沓
每個供應(yīng)商文件會經(jīng)歷多個版本最終才能關(guān)閉，在提交和升版的過程中，很多供應(yīng)商會比較拖沓，不按規(guī)定時間提交和升版。文件不能及時提交和關(guān)閉，會影響供應(yīng)商的順利生產(chǎn)和出廠檢驗，最終可能導(dǎo)致不能按時交貨，進(jìn)而影響到項目進(jìn)度。另一方面，部分供應(yīng)商文件作為EPC項目詳細(xì)設(shè)計的前置條件，不及時提交會影響詳細(xì)設(shè)計的進(jìn)展，最終導(dǎo)致現(xiàn)場施工無法按計劃開展。總之，供應(yīng)商文件是否按計劃提交和關(guān)閉直接影響到項目的正常進(jìn)行。
1.3文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)太多
供應(yīng)商文件在提交、審核過程中涉及供應(yīng)商文件編制人員、供應(yīng)商文控人員、代理商相關(guān)人員（如果有的話）、承包商文控人員、供應(yīng)商文件審核方文控人員、文件審核人員、各方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。因為涉及的人員較多，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，直接導(dǎo)致的結(jié)果就是效率低下，影響文件的快速流轉(zhuǎn)，使文件關(guān)閉的周期拉長。如何減少文件的流通環(huán)節(jié)，節(jié)省每個環(huán)節(jié)上的時間，在供應(yīng)商文件管理實踐中是個值得考慮的問題。
1.4供應(yīng)商文件影響詳細(xì)設(shè)計進(jìn)展
部分供應(yīng)商文件是進(jìn)行項目詳細(xì)設(shè)計的基礎(chǔ)，比如發(fā)電機(jī)的GA圖（布置圖）會影響發(fā)電機(jī)房尺寸和結(jié)構(gòu)設(shè)計，因此若供應(yīng)商的GA圖不提交，設(shè)計就無法完成發(fā)電機(jī)房的設(shè)計。類似這種情況很多，實踐當(dāng)中經(jīng)常會出現(xiàn)設(shè)計人員著急索要相關(guān)的供應(yīng)商文件，供應(yīng)商卻不能及時提供或者倉促提供，導(dǎo)致詳細(xì)設(shè)計文件反復(fù)修改，進(jìn)而影響設(shè)計工作的進(jìn)展，最終會影響項目的整體進(jìn)展。
1.5供應(yīng)商文件清單界定不明確
供應(yīng)商文件的清單在MR（MaterialRequisition）文件中有詳細(xì)的要求，但MR文件中對供應(yīng)商文件的要求過于寬泛且模式化，會包含從投標(biāo)階段到竣工階段的所有文件，且對文件數(shù)量要求過多。因為每項物資的情況均不同，決定了其對應(yīng)的供應(yīng)商文件清單也不盡相同，導(dǎo)致了在實踐中很多供應(yīng)商對需要提交哪些文件感到很困惑。上述問題在供應(yīng)商文件管理實踐中普遍存在，如何在實踐中加以解決，使供應(yīng)商文件提交、收發(fā)和審核更加順暢，是供應(yīng)商文件管理工作需要克服和解決的問題。
2供應(yīng)商文件的管理和控制措施
根據(jù)前面闡述的供應(yīng)商文件普遍存在的問題，在實際的工作中可從以下幾方面著手，重點做好“控制”工作。
2.1建立供應(yīng)商文件管理控制程序
規(guī)范的文件管理和控制程序為供應(yīng)商文件的管理提供文件編碼規(guī)則、模板、工作流程等，為各方更好地管理和控制供應(yīng)商文件提供依據(jù)。通常EPC項目部層面的文控程序文件可能無法完全滿足供應(yīng)商文件管理要求，供應(yīng)商文件管理程序可在其基礎(chǔ)上進(jìn)行補充和完善。2.1.1建立供應(yīng)商文件的編碼規(guī)則。可在EPC項目部文控程序文件的基礎(chǔ)上開展，其宗旨是保證每個文件有唯一的編碼。在項目實踐中可以按照“AAAA-P-BB-CC-DDDD-EE”的編碼規(guī)則進(jìn)行編碼，其中：AAAA可以用項目名稱的縮寫表示；P是Procutment的縮寫，表示文件屬于采辦類；BB代表專業(yè)的類型（具體專業(yè)類型應(yīng)和EPC項目文控程序文件中的規(guī)定保持一致）；CC代表文檔類型（具體文檔類型應(yīng)和EPC項目文控程序文件里的規(guī)定保持一致）；DDDD是一個四位的流水號，應(yīng)和設(shè)備的MR文件的流水號保持一致，同一個專業(yè)內(nèi)每項物資的MR文件流水號是唯一的；EE為兩位流水號。通過BB、CC、DDDD、EE這四部分能保證同一種設(shè)備且相同文檔類型的文件編號是不同的。例如：生產(chǎn)制造海上犧牲陽極產(chǎn)品的供應(yīng)商上報兩個程序文件，兩個文件的編碼應(yīng)該為SPM-P-AC-PF-0002-01、SPM-P-AC-PF-0002-02，其中：SPM為項目的簡稱；P代表采辦類文件；AC代表物資是防腐專業(yè)方面的；PF代表文件類型是程序類文件；0002是犧牲陽極設(shè)備MR文件的流水號；01和02用于區(qū)別這兩個相同文件類型的文件。2.1.2文件的模板。文件模板應(yīng)盡可能規(guī)定詳細(xì)，包括封皮、頁眉頁腳、頁碼、各級標(biāo)題及正文內(nèi)容的格式要求等，格式規(guī)定越詳盡，上報的文件質(zhì)量相對就越好。考慮到EPC項目詳細(xì)設(shè)計等文件也會涉及到文件模板，在管理實踐中可以考慮供應(yīng)商文件的模板和詳細(xì)設(shè)計的文件模板保持一致，這樣可以保持整個項目文件模板的整齊劃一。
2.2盡早明確供應(yīng)商文件清單
承包商在給供應(yīng)商下發(fā)中標(biāo)通知書以后，供應(yīng)商會組建自己的項目組織并配備相關(guān)人員。通常在供應(yīng)商正式啟動各項工作之前，相關(guān)方會召開一個開球會，供應(yīng)商文件管理人員應(yīng)利用開球會的機(jī)會，由設(shè)計、采辦和供應(yīng)商三方針對VDR（內(nèi)含供應(yīng)商文件清單以及提交計劃）進(jìn)行充分溝通并達(dá)成共識。VDR確定以后，相關(guān)方可根據(jù)提交計劃進(jìn)行文件的跟蹤和督辦，這樣可避免設(shè)計和采辦之間的工作進(jìn)度不一致。本著精簡的原則，通常供應(yīng)商應(yīng)至少提交以下文件：文件清單（VDR）、數(shù)據(jù)單和計算報告（如果有）、圖紙（如果有）、測試程序（TestProcedure）和報告（TestReport）、檢驗檢測計劃（ITP）文件、運行維護(hù)手冊（IOM）文件、完工文件（MRB及MRBindex）。以上文件基本涵蓋了產(chǎn)前的深化設(shè)計文件、產(chǎn)中的質(zhì)量控制文件和產(chǎn)后的運營維護(hù)文件。
2.3簡化通信方案
在具體的實踐中，經(jīng)常會遇到文件編制人員和審核人員需要進(jìn)一步溝通以澄清某些問題的情況，這種情況下可以探討文件審核人員和文件編制人員直接進(jìn)行一對一溝通，以提高溝通效率。為了保持文件的嚴(yán)肅性，需要將溝通的結(jié)果反映到文件的內(nèi)容上，以實現(xiàn)雙方的書面確認(rèn)。另外，可以嘗試建立微信群和QQ討論組，將相關(guān)人員聚集在一起，針對文件中的某些問題進(jìn)行溝通交流，這樣可快速讓各方收到相關(guān)信息。此外，在實踐中，在與各相關(guān)方溝通協(xié)商基礎(chǔ)上，應(yīng)盡可能減少文件的流通環(huán)節(jié)，提高文件流轉(zhuǎn)的效率，最終縮短文件關(guān)閉的周期。
2.4定期督辦文件
EPC項目部的文控人員一方面需要面對供應(yīng)商，另一方面需要面對審核人員。經(jīng)常會出現(xiàn)供應(yīng)商未按計劃提交文件以及審核人員審核文件過慢的情況，因此文件的督辦就顯得尤為重要。文件初版的提交日期在VDR中已有詳細(xì)規(guī)定，升版周期和審核周期在程序文件中也有詳細(xì)規(guī)定，文控人員需要根據(jù)VDR和程序文件中的規(guī)定對相關(guān)各方進(jìn)行督促。督辦的基礎(chǔ)是基于詳細(xì)的文件登記臺賬，臺賬應(yīng)準(zhǔn)確記錄收發(fā)的日期等數(shù)據(jù)，同時應(yīng)運用公式及時提醒哪些文件過期未提交、哪些文件過期未升版、哪些文件過期未返回審核意見，通過這些數(shù)據(jù)，為文控人員督辦文件提供直觀的依據(jù)。對文件的督辦應(yīng)建立固定的督辦機(jī)制，比如每周針對過期文件進(jìn)行督促，這種措施在實踐中能起到很好的效果。
2.5建立合同約定
考慮到供應(yīng)商文件對項目詳細(xì)設(shè)計、項目進(jìn)度的潛在影響，供應(yīng)商文件提交的是否及時就顯得尤為重要了。為了提高供應(yīng)商對文件的重視程度，加快文件的提交和升版速度，應(yīng)在買賣合同中對重要文件的提交時間進(jìn)行規(guī)定，同時可將重要文件的進(jìn)展作為進(jìn)度款申請的前置條件。通過在合同中進(jìn)行相關(guān)約定，在實踐中可以起到很好的督促效果。
3結(jié)束語
EPC項目因為涉及到的物資較多，因此供應(yīng)商的文件管理是一項較為繁瑣的工作，如何變繁為簡、高效管理是此項工作需要改進(jìn)優(yōu)化的方向。在實踐中應(yīng)在滿足相關(guān)方工作要求的情況下，盡量減少文件的提交范圍，從而減少相關(guān)方的工作量，進(jìn)而提高效率。文件登記臺賬在文件管理中起到信息中樞的作用，充分利用公式和表格自身的功能可為文件的督促提供更好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
作者:陳猛 印兆俊 張釗源 單位:中國石油管道局工程有限公司