企業電子文件管理現狀及策略淺析

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了企業電子文件管理現狀及策略淺析范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：隨著數字化技術的快速發展，集團企業的電子文件管理管理難度也越來越大，已成為制約企業向前發展的關鍵要素。本文針對集團企業電子文件管理所面臨的困境，結合當前國內外專業電子檔案管理的成就，對集團企業加強電子文件管理提出了相關的策略，以供參考借鑒。

關鍵詞：集團企業；電子文件管理；現狀；意義；策略

一、集團企業電子文件管理現狀

集團企業是以母公司為基礎，以產權關系為紐帶，通過合資、合作或股權投資等方式把三個及三個以上的獨立企業法人聯系在一起就形成了集團。企業集團都是由若干相互聯系、相互作用的子公司組成的復雜系統，在這個大系統內各要素間的互動和協同，使系統產生了創新和發展的推動力量，通過集團內部的協同效應，創造1+1>2的效應。電子文件是相對紙質文件而言，在新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。數字化技術的高速發展大大提高了企業的工作效率和管控能力，極大地促進了企業的集團化和規模化發展。但隨著集團企業規模不斷擴大，數字化技術產生的電子文件的管理難度也越來越大，跨地域、跨行業的各下屬企業之間電子文件成果共享和防止泄密等問題，已成為集團企業進一步發展的瓶頸。清華紫光軟件系統有限公司檔案事業部總經理季雪剛認為：“企業電子文件管理面臨巨大的挑戰，電子文件的證據地位未立，電子文件大量流失，電子文件信息資源分散，電子文件長期保存難題，電子文件信息安全狀況堪憂，文件信息孤島面臨深化風險，信息資源增值服務能力低下”[2]。在國外，對于電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，在管理思想、管理模式、技術標準、軟件的開發與應用等方面已積累了豐富的經驗。目前研究的熱點主要有以下幾方面：（1）基于國家戰略的電子文件管理頂層設計；（2）基于集中管理的電子文件保管模式；（3）電子文件證據價值的保證研究；（4）電子文件管理的國際化與標準化。而國內也在大量深入消化吸收國際前沿研究成果的基礎上，開展了電子文件管理戰略、電子文件風險管理、電子文件共享機制和標準化等方面的研究，正在逐漸形成有中國特色的電子文件管理體制、機制、業務方法和技術路線[3]。盡管國內外在電子文件管理方面均有較深的研究，但不難發現：（1）以往的研究大部分都集中在專業電子檔案（館）的管理方面，而針對集團企業電子文件管理方面研究卻非常少。專業電子檔案管理更注重專業領域內容，例如：人事電子檔案工作，會計電子檔案工作等。而集團企業電子檔案管理是針對集團各子企業之間的生產、經營、管理等業務流程進行的綜合性管理，兩者性質的不同，專業電子檔案管理研究成果很難為集團企業所用，導致集團企業電子文件管理水平低下；（2）電子文件管理的目的則是更好實現共享與安全，而以往的電子文件管理研究較多地將共享和安全分開單獨研究，未能從更高的層面上將兩者有機地結合起來研究；（3）雖然國內外開展基于國家戰略的電子文件管理頂層設計，但關于集團企業的頂層設計研究未曾提及；（4）國內在電子檔案的標準化方面制定了一些標準，但在集團企業電子文件標準方面幾乎是空白；（5）以往的企業電子文件管理研究，主要集中在理論概括論述方面，較多局限在電子文件歸檔制度建設、文檔管理內部管理方面研究，應用層面的研究只停留在淺層次上，具體軟件開發設計更是少之又少。

二、研究集團企業電子文件管理的重要意義

鑒于目前國內集團企業電子文件管理現狀以及社會發展需要，研究集團企業電子文件管理具有重要的理論和實踐意義：（1）由于集團企業電子文件的管理必須和集團企業的業務流程進行緊密結合，才能發揮它的最大功能，因此比專業的檔案管理系統更加復雜，更有其特殊性。而長期以來大家只關注專業電子檔案管理的研究，而忽視了對集團企業電子文件管理研究，因此數字環境下集團企業電子文件管理模式與共享機制理論上的深入研究，具有較好的原創性、前沿性，有助于進一步豐富企業電子文件管理的理論。（2）近年來，國內信息技術發展非常迅猛，許多大型集團企業都建立了集團內的管理信息系統。但目前國內企業構建的管理信息系統一般比較強調業務流程的規范、信息的溝通傳遞以及數據的統計分析，往往忽視對電子文件的管理。因此，管理信息系統的應用雖然極大地提高了工作效率，加強了集團內部的聯系，提高了集團對下屬各企業的管控能力，但卻對每天不斷產生的電子文檔缺乏有效的管理手段，導致大量信息無法進行充分共享和利用，并可能丟失或泄露，進而嚴重影響集團企業的進一步發展。如何解決集團企業電子文件管理中所面臨的困難是迫在眉睫之事，因此數字環境下集團企業電子文件管理模式與共享機制研究具有非常重要的現實意義。

三、開展集團企業電子文件管理研究的基本思路

（一）應從集團企業特點出發

集團企業具有子公司層級多、業務流程復雜等特點。集團企業層級多，業務流程復雜，導致其電子檔案管理存在信息風險大、信息黑洞多、信息管理復雜等難題。以往的研究大多以專業檔案館為基礎，真正以集團企業電子文件管理為基礎的研究不多，而集團企業的電子文件管理與業務流程關系密切，與專業檔案管理的要求和模式具有本質的區別。因此，電子文件管理研究應在專業檔案館的研究基礎上，并結合集團企業業務流程的特點，才能夠真正符合企業應用的需求。

（二）理論研究應與實踐相結合

以往的研究絕大多數都是從理論方面對電子文件管理進行分析與探討，在應用層面上涉及較少。由于企業與專業的檔案館有很大不同，各企業間在行業、地域及管理模式上均有各自特點，因此對集團企業電子文件管理模式與共享機制進行研究應以集團企業管理系統開發相結合，理論與實踐相結合的方法才能真正為企業所用。

四、實施集團企業電子文件管理的策略

（一）頂層設計管理

頂層設計是運用系統論的方法，從全局的角度，對某項任務或者某個項目的各方面、各層次、各要素統籌規劃，以集中有效資源，高效快捷地實現目標[4]。以往的電子文件管理理論與軟件設計往往只是關注電子文件管理的某個方面進行研究和設計，缺少電子文件管理模式的頂層設計，導致多數集團企業電子文件管理架構不合理。因此，要從整體的角度規劃集團企業電子文件管理模式與共享機制，集團企業應設計本集團內部的電子文件標準規范，將電子文件頂層設計、業務流程、標準化和訪問安全等有機地結合起來，使得電子文件管理能夠安全、高效、有序地進行。

（二）相對集中與相對分散管理

集團企業電子文件管理與專業檔案管理有本質的區別，企業電子文件包括分布在集團各企業、各部門的電腦或磁盤中的電子文檔，可劃分為歸檔文件和非歸檔文件兩類。目前，很多企業管理信息系統中集成了專業電子檔案管理模塊進行電子文件的管理，而專業檔案管理模塊一般采用的是集中管理模式，未考慮企業電子文件管理相對專業檔案管理的特殊性，并且集團企業因地域、業務和管理模式存很大差別，電子文件采用集中管理模式效果并不理想，而針對集團企業特點采用相對集中與相對分散的電子文件管理模式則效果很好。因此，相對集中與相對分散管理的創新模式是適應集團企業電子文件管理特點的要求。

（三）基于國際標準的標準化管理

電子文件的標準化是實現集團信息資源共享的前提基礎。由于未能做到標準化，集團各企業間、各部門間電子文件格式彼此不配套，導致電子文件的歸集和共享難度非常大，更不用說與外界信息的對接。隨著社會高速發展，集團企業與外界之間電子文件共享的需求將會更加迫切，因此電子文件管理標準化設計應具有前瞻性，應從高目標和高要求來規劃企業標準，將國際標準為目標進行企業標準化設計是發展方向和目標。

（四）電子文件安全機制管理

電子文件管理系統及由其處理、傳輸和存儲的電子文件的安全性是電子文件共享基礎，但由于目前電子文件管理系統安全機制設計還不完善，在非授權訪問、病毒攻擊等方面未能確保電子文件完整性，導致電子文件共享受到嚴重影響，因此電子文件安全機制設計是實現電子文件共享的關鍵環節。而當前電子文件安全機制設計重難點在于如何建立集團企業電子文件交換安全共享機制，實現基于互聯網的電子文件管理在線服務和并妥善處理電子文件私密與共享管理關系等環節。

參考文獻

[1]周文泓.地方電子文件歸檔管理制度分析——《電子文件歸檔與管理規范》本地化研究[J].電子政務，2012（1）：25-31.

[2]JulieMcLeod.CatherineHare.Managingelectronicrecords[M].Facet，2005.

[3]張蓉.簡析電子文件管理中的熱點問題與啟示[J].中國科技博覽，2010（21）：62.

作者:黃愛華 單位:廣東女子職業技術學院