談鐵路建設項目檔案信息化建設

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摘要：隨著網絡信息技術的快速發展，及其在檔案管理中的應用，做好項目檔案信息化管理，對鐵路建設項目順利通過驗收，以及后期的項目運營、維護和經驗總結等發揮著重要作用。本文分析了鐵路建設項目檔案管理特點，以及項目檔案信息化管理內容，最后提出做好項目檔案信息化建設的具體措施，有利于發揮檔案應有價值，推動鐵路建設項目檔案信息化建設工作的順利開展。

關鍵詞：鐵路建設項目；檔案信息化；項目檔案

概述

據中國鐵路總公司2019年度工作會議透露，截至2018年底，全國鐵路營業里程超過了13.1萬公里，其中高鐵2.9萬公里。“八縱八橫”高速鐵路建設極大地方便了區域間的聯系，促進了經濟社會的快速發展。鐵路項目建設檔案（以下簡稱“項目檔案”）是指經過鑒定、整理并歸檔的，在鐵路建設全過程中所形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、實物等形式文件資料。隨著網絡信息技術的快速發展，做好項目檔案信息化管理，在鐵路建設項目順利通過驗收，以及后期的項目運營、維護和經驗總結等事務中發揮著重要作用。

1鐵路建設項目檔案管理特點

1.1成套性

項目檔案來源于鐵路建設項目從其立項、預可行性研究、可行性研究、初步設計、施工設計、施工竣工等全過程。在此過程中所產生的大量關于項目建設的文件資料，共同構成相互關聯的建設項目檔案，具有顯著的成套性特點。

1.2專業性

項目檔案根據《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》的相關規定，納入建設項目檔案收集、歸檔的文件資料全面、真實地記錄、反映了鐵路項目建設的專業技術內容。如鐵路施工中的工藝、技術、專利、特殊機械設備，涉及到橋梁、軌道、編組站、信號，以及鐵路建設施工的驗收等產生的專業性文件資料。

1.3動態性

鐵路建設項目在竣工完成后，為保證整個項目運營的安全性、可靠性，后期還需要進行大量的試運營，由此所開展的技術改造、線路維護、病害整治等等活動，在此過程中所產生的各種具有保存價值的文件資料均被納入了收集歸檔范疇。

1.4周期長

與其他建設項目不同的是，鐵路建設項目從其項目立項、預可行性研究、可行性研究，到后期的勘察、設計、施工、竣工驗收，等等，所需時間短則數年，長則十多年，并需接受項目檔案國家驗收。周期長的特點，給項目建設檔案收集、整理、歸檔增添了難度。

2鐵路建設項目檔案信息化管理內容

鐵路建設項目檔案信息化是指利用信息技術，對獲取、傳遞、整理、存儲的項目檔案信息資源利用信息管理系統進行一體化管理。具體包括了對各種載體項目檔案進行掃描、數據壓縮等數字化處理，利用數據庫技術構建結構有序的項目建設檔案數據庫，以及借助信息網絡技術實現項目建設檔案資源共享服務。

2.1實行數字化信息加工

1）掃描紙質文檔。項目檔案信息化管理的前提和基礎，是要對其檔案內容進行數字化信息加工。主要涉及兩個方面，一是存量項目檔案的數字化。即對已經收集、鑒定并整理歸檔的，納入檔案管理范疇的紙質項目檔案進行掃描加工，根據保存期限長短，先要做好“永久”“30年”的紙質類檔案資料數字化掃描，再對“10年”等進行加工。鑒于項目檔案數量大、專業性強等特點，可與第三方專業機構進行合作，依托檔案數字化公司專業力量和技術，將紙質項目檔案掃描，并經OCR識別后進行PDF封裝，從而形成滿足檢索復制的雙層PDF文件。二是新增項目檔案的數字化。針對這一類產生于項目后期維護管理過程中所產生的檔案，可利用建立的檔案管理數據庫，及時將紙質檔案、電子檔案進行數字化信息錄入。2）建立電子文檔。要求項目檔案各建設參與方在移交紙質文件時，一并移交與之相對應的電子文檔；或者將紙質文檔掃描加工制成電子文件。電子文檔制作應按照《紙質檔案數字化規范》《數碼照片歸檔與管理規范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等執行。3）數據掛接驗收。將已經建立起來的項目電子文檔接入專門的鐵路項目檔案管理系統，并與項目紙質檔案同步驗收。根據《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》中關于各項目檔案各階段的歸檔范圍、階段劃分表等對項目檔案內容進行實體驗收，然后檢查掃描后的電子文件與項目紙質檔案是否一一對應，最后是將電子文件在開發的專門檔案管理系統中進行單個或批量數據掛接，將已經電子化的文檔上傳至設置好的數據庫中，自動生成分類號目錄菜單，最后對數據掛接的結果進行檢查、驗收。

2.2開發信息化管理系統

雖然市場上關于檔案管理系統較多，但多屬于通用型系統，靈活性較差，無法對應鐵路項目建設的行業特點。鑒于鐵路項目建設參與方眾多、建設周期長等特點，在立卷歸檔時主要由各參建方獨自完成，難以在系統上進行對其分別著錄歸檔，因此，可對項目檔案采集、著錄等進行簡化，將工作重點放在項目檔案數字化后的數據錄入、分類及檢索利用等功能開發和設置方面。1）系統架構。項目檔案信息化構架包括項目管理系統和項目檔案管理系統，以及連接二者之間的數據接口。其中，項目建設管理系統包括鐵路項目建設信息庫、實施計劃和歸檔計劃管理、項目實施過程控制、成果展示及成果歸檔管理、項目驗收，以及年度考核，等等；項目檔案管理系統則包括目錄及電子目錄的數據接收、項目檔案歸檔既組卷、項目檔案查詢及借閱、項目檔案統計、項目檔案數據挖掘及分析；數據接口則是連接二者之間的信息載體通道。2）功能設置。鐵路建設項目檔案管理信息系統復雜、功能多樣，門類包括文書檔案、聲像檔案、科技檔案，且不同門類檔案組卷方式不同。基于此，應開發檔案自定義功能管理系統，實現科學分類。自定義功能系統涵蓋字段定義、屬性設置、界面定制、菜單組合、權限管理等，根據項目檔案信息化管理需要，實現檔案管理系統集成。具體來說包括三個層級：一級包括科技檔案、文書檔案、聲像檔案，等等。二級是在一級基礎上的再細分。如，項目科技檔案包括項目工程前期文件、建設管理類文件、施工文件、驗收資料，等等。在一二級基礎上，再在系統中設置案卷級目錄參數和文件級目錄參數，如案卷題名、文件題名、立卷單位、檔號、文字說明，等等，是為三級。3）庫房管理。項目檔案信息化管理應將庫房檔案管理納入其中，以卷為單位，在錄入相關項目檔案信息時，設置案卷具體存放位置，利用模擬庫房快速定位具體檔案位置，以提升后期項目檔案查閱、利用效率，真正實現全流程項目檔案信息化管理。

2.3夯實網絡化管理基礎

項目檔案信息化建設管理離不開完備的軟硬件條件作為支撐。根據鐵路建設項目檔案信息化管理實際需要，建立基于項目檔案管理的局域網、互聯網兩種類型計算機網絡，并添置計算機、掃描儀、打印機、照相機，采用防火墻、訪問控制和加密等網絡安全技術，做好非法訪問和病毒攻擊防治，阻止非法入侵、黑客攻擊，保障項目檔案信息安全、穩定、可靠。

3鐵路建設項目檔案信息化管理對策

3.1提高思想認識，健全組織保障

將項目檔案信息化管理納入項目檔案管理的重要議事日程，事前要強化業務輔導，要求項目各參建單位領導及負責人在思想上高度重視項目檔案信息化管理工作，嚴格落實項目檔案信息化管理工作領導責任制，明確各參建方檔案管理工作職責，把項目檔案信息化工作納入項目質量責任制，細化監督考核舉措，做好信息化前、中、后的監督檢查和考核。此外，要加大檔案管理人員配備力度，根據項目檔案信息化管理實際需要，配備專兼職檔案人員，加強檔案人員信息化業務知識培訓，為項目檔案信息化管理提供過硬人才支持和保障。

3.2實行統一管理，完善規章制度

鐵路項目檔案信息化管理是一項重要、長期性工作，實行統一管理，建立項目檔案信息化管理約束機制，完善各項規章制度，是項目檔案信息化管理的重要外部保障。為此，首先需要在項目合同中約定設計、施工、監理等參建單位按照項目檔案信息化標準和要求，明確信息化管理承擔的具體責任和要求；將項目檔案信息化與工程項目建設按照“四同步”進行信息化收集、整理、歸檔；要將項目檔案信息化管理納入項目檔案驗收和項目評先評優結合起來。健全項目檔案信息化管理各項規章制度，并抓好制度的貫徹落實。

3.3加大投入力度，提升管理水平

加大項目檔案信息化管理經費投入，撥付項目檔案信息化專項資金，按照“八防”標準和要求，夯實檔案安全管理基礎設施。加大業務培訓力度。根據項目檔案信息化管理的現實需要，做好檔案人員的業務知識培訓，尤其是信息化管理方面的業務知識培訓，提升檔案專、兼職人員綜合業務素養，尤其是信息素養。

參考文獻：

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作者：陳維琪 單位：中國鐵路南寧集團有限公司檔案館館員