院校檔案管理員素質提升探索

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隨著高等教育事業的飛速發展，作為記錄和承載學校歷史沿革的檔案，在學校發展中發揮著越來越重要的作用。教育部關于［普通高等學校檔案管理辦法］中第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”由此可見，檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分。檔案管理者素質的高低，職業道德的優劣直接影響和制約高校檔案管理的功能。在新的歷史時期，高校檔案管理者急需現代化信息管理技術全面的人才，而要做好高校檔案工作，檔案管理者必須具備一定的理論水平和政治素養，懂得黨和國家關于檔案管理方面的政策;懂得檔案工作基本理論原則和方法;具備較強的工作能力和文字表達能力;熟悉檔案管理內容，進行檔案信息深層次研究和開發。因此提高高校檔案管理者的素質勢在必行。如何才能提高高校檔案管理者的素質呢?試從以下方面闡述:

一、樹立三大意識

1．服務意識。以往，檔案管理具有極強的被動性，將工作定位于保管為主。然而，隨著當前形勢和社會發展的需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展。2．安全意識。有些檔案涉及到國家安全和社會穩定，有些檔案關系到企業競爭與發展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發生。3．創新意識。創新是工作持續改進、不斷再上新臺階的動力，新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規的工作做法將不再適應。因此，檔案管理人員必須樹立創新意識，勇于探索、勇于創新，不斷研究共性的、規律性的新問題，提出創新的決策對策和辦法。

二、打造三類能力

1．操作能力。要成為一名合格的檔案管理人員，最基本的是要具備實際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標引、檔案的保護等。

2．管理能力。要成為一名優秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3．學習能力。適應新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學習的能力。當前已經進入終身學習的時代，不會學習將會成為新時代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內容、技術也在日新月異，不主動學習、不善于學習，將最終會被淘汰。

三、新形勢下檔案管理人員素質提升對策

檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點，提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手。

1．營造良性競爭氛圍。首先，單位要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位;其次，部門內部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍，引導檔案管理人員的思想行為;最后，要制定一系列相關的政策和措施，落實和保障競爭理念的實施。

2．建立完善的激勵體系。理論上，激勵包含正激勵和負激勵兩個方面，即獎勵和懲罰。實踐中，激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質能力的提高。獎勵措施:針對檔案管理工作人員的表現，可以制定一系列的獎勵措施。例如，對做出創新貢獻、業務能力突出等相關人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質和精神相結合的方式，并充分利用提拔晉升、發放獎金、精神鼓勵等具體方法。懲罰措施:建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系，對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪、辭退等處罰措施，切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快牛”的錯誤思想。

3．健全考核評估制度。激勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結果作為依據，這就要求健全考核評估制度。制定考核標準從意識、能力、精神三個方面考慮，評價內容細化為服務態度、服務效率、創新成果、安全保密、業務操作、管理水平、學習成效、工作作風等多個項目，廣泛征求群眾意見，設立相應的評分標準，進行定量和定性評分。

4．加強培訓學習。培訓和學習是提升檔案管理人員素質的直接途徑，在培訓方面:第一，促進培訓的經常化、制度化。實踐中，許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓，或采取隨機培訓的方式，這實際上不利于檔案管理人員素質的提高。可以考慮將培訓工作納入單位發展規劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓工作，確保實效。第二，培訓方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式，內容枯燥無味，應用性不強。如果能夠結合參觀訪問、實習交流等多種形式，培訓的效果將會更加突出。第三，及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織，輕視效果檢查，這難以調動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓后的考試、考察制度，及時鞏固培訓成果。在學習方面，要積極營造學習氛圍，打造學習型組織。一是要以終身學習為目標，倡導經常學習、時刻學習;二是要全員學習，帶動全員參與，提高整體素質;三是要全過程學習，對檔案管理工作的整個流程進行深入學習改造;四是要團隊學習，促進成員間的互幫互助。此外，單位或部門應該創造一定的學習條件，例如，保證檔案管理人員的學習時間，報銷一定比例的書費等。同時，還要開展一系列的活動，包括知識競賽、技能比賽等，調動檔案管理人員學習的主動性和積極性。檔案工作連續性強，基礎業務和規章制度建設需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗。才能逐漸適應，逐步完善。檔案人員的頻繁調動無疑將影響到高校檔案工作的連續性。因此，抓好高校檔案人員的穩定工作對維護檔案工作的長遠利益有很大的好處。

5．引入競爭機制，實現優勝劣汰高校檔案部門引入競爭機制有利于造就激勵人們奮發向上的外部環境，要改變“安于現狀、不思進取”的狀況。這就需要制定切實可行的崗位考核標準與措施，把考核與評優、晉級掛鉤。使每個檔案人員所擔負的崗位職責適當高于其能力，因人而異安排一些具有挑戰性的工作。這樣就會讓他們產生緊迫感，并充分調動檔案人員的積極性。總之，高校檔案人員是高校檔案事業的主體，檔案人員素質的高低，關系到高校檔案部門的職能發揮，全面提高檔案人員的整體素質，是高校檔案工作質量提高的重要保證。