石油物資區(qū)域采購探索實(shí)踐
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摘要：集中采購方式是大型集團(tuán)化企業(yè)降低采購成本的有效手段，已經(jīng)成為企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢的有力保障。為了與中石油集團(tuán)公司合規(guī)、質(zhì)量、效率以及降本增效要求相適應(yīng)，探索通過區(qū)域采購這一新的采購模式，既發(fā)揮集團(tuán)公司集中采購規(guī)模優(yōu)勢，又兼顧各分公司物資需求特點(diǎn)，提高市場反應(yīng)效率和精益保供水平。區(qū)域采購方式可以靈活多樣，多種方式組合，解決集中采購和及時(shí)保供矛盾，進(jìn)一步發(fā)揮采購供應(yīng)鏈協(xié)同效應(yīng)、規(guī)模效應(yīng)，提高采購供應(yīng)鏈整體效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)開源節(jié)流降本增效。
關(guān)鍵詞：石油物資；區(qū)域采購；協(xié)同采購
1推進(jìn)石油物資區(qū)域采購的背景與意義
通過梳理近兩年集團(tuán)公司采購管理規(guī)定、重要專業(yè)會議精神和企業(yè)采購需求情況，在目前采購管理形勢下，推進(jìn)區(qū)域采購具有一定內(nèi)生要求和采購管理對標(biāo)提升需求，對推動采購模式創(chuàng)新具有重要意義。
1.1推進(jìn)石油物資區(qū)域采購的背景
1.1.1集團(tuán)公司物資采購發(fā)展要求?！笆濉卑l(fā)展規(guī)劃綱要指出，物資采購與招標(biāo)業(yè)務(wù)必須把創(chuàng)新擺在發(fā)展的核心位置，更加注重完善采購管理鏈條，更加注重制度實(shí)施效果，更加注重采購績效，讓創(chuàng)新成為推動服務(wù)共享、提質(zhì)增效的新動力。全面推進(jìn)集團(tuán)化采購，進(jìn)一步提高國內(nèi)物資采購兩級集中度，深化二級物資集中采購管理，推進(jìn)二級物資區(qū)域化集中采購。1.1.2集團(tuán)公司專業(yè)會議要求。集團(tuán)公司多次現(xiàn)場會議提出的“大力推進(jìn)集團(tuán)化采購，把一級物資總部授權(quán)集中采購和二級物資區(qū)域集中采購結(jié)合起來”。選擇適合品種和范圍，探索有效途徑，研究制定上下認(rèn)可、切實(shí)可行的采購方案，穩(wěn)步推進(jìn)總部直接集中采購。以區(qū)域集中倉儲物流中心和區(qū)域招標(biāo)中心為依托，大力推進(jìn)二級物資區(qū)域協(xié)同采購，進(jìn)一步規(guī)范二級物資采購管理，不斷提高二級物資集中采購度。1.1.3共享服務(wù)建設(shè)要求。集團(tuán)公司提出按照管理扁平化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)集成化、服務(wù)專業(yè)化和運(yùn)營信息化的總體要求，推進(jìn)建設(shè)集中統(tǒng)一的采購共享服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)采購與招標(biāo)資源、信息和知識的共享。加快建設(shè)集中統(tǒng)一的共享服務(wù)平臺，逐步建立財(cái)務(wù)、人力資源、物資采購、技術(shù)、信息等共享服務(wù)中心。采購共享中心建設(shè)先納入容易共享的業(yè)務(wù)，快速釋放資源，增強(qiáng)集團(tuán)集中采購能力，積極推進(jìn)國內(nèi)試點(diǎn)并積累經(jīng)驗(yàn)。1.1.4相關(guān)企業(yè)區(qū)域采購開展情況。2011年，神華集團(tuán)國華浙能與國電集團(tuán)浙江北侖電廠開展液氨項(xiàng)目的聯(lián)合采購。2013年，中國石化深入推進(jìn)區(qū)域協(xié)同采購工作，將區(qū)域協(xié)同采購作為新的集團(tuán)化采購實(shí)現(xiàn)形式，并通過劃分區(qū)域、統(tǒng)一工作流程、統(tǒng)一定價(jià)機(jī)制、集中招標(biāo)等一系列措施，實(shí)現(xiàn)了區(qū)域協(xié)同框架協(xié)議采購，等等。
1.2推進(jìn)石油物資區(qū)域采購的意義
區(qū)域采購是集團(tuán)化采購實(shí)現(xiàn)形式之一，將區(qū)域內(nèi)全部企業(yè)或部分企業(yè)具有需求共性和需求穩(wěn)定性物資通過區(qū)域?qū)I(yè)化采購整合供需資源，實(shí)施統(tǒng)一采購，實(shí)現(xiàn)采購結(jié)果共享。可以進(jìn)一步加強(qiáng)需求管理，強(qiáng)化供應(yīng)商管理，提高采購效率，降低采購成本。在總部集中采購（總部直采和授權(quán)集中采購）和企業(yè)采購（主要二級物資采購）基礎(chǔ)上，區(qū)域采購是集團(tuán)集中采購與企業(yè)分散采購兩種模式的優(yōu)勢互補(bǔ)、有機(jī)結(jié)合的一種采購模式，結(jié)合區(qū)域需求實(shí)際情況，用總部集中采購管理思路，偏重實(shí)施操作。解決集中采購過程部分問題處理效率低、市場應(yīng)對反應(yīng)慢等管不到位和管理調(diào)整不靈活等問題，解決企業(yè)分散采購成本高、效率低、議價(jià)能力弱、保供難等問題，解決供應(yīng)商渠道不穩(wěn)定導(dǎo)致制造成本高、單個(gè)企業(yè)采購量不大供應(yīng)商參與度不高等問題。通過創(chuàng)新物資區(qū)域采購模式，整合供應(yīng)鏈資源，形成穩(wěn)定、高效、共享的采購服務(wù)模式，提升集團(tuán)公司物資采購管理水平。
2石油物資區(qū)域采購的可行性
集團(tuán)公司具有一定穩(wěn)定性物資需求的生產(chǎn)企業(yè)中，主要油氣田企業(yè)有16家，主要煉化生產(chǎn)企業(yè)25家。主要分布在東北地區(qū)、新疆地區(qū)、西北地區(qū)、西南地區(qū)、華北地區(qū)，具有較強(qiáng)集中分布態(tài)勢，有利于開展石油物資區(qū)域采購。
2.1產(chǎn)品適合
區(qū)域采購物資品種一般屬于通用性大宗物資、應(yīng)急物資或具有批量采購優(yōu)勢的專用物資，區(qū)域用戶相對集中，需求共性強(qiáng)，采購量穩(wěn)定，區(qū)域采購優(yōu)勢明顯。例如甲醇或大勞保用品等物資品種單一，需求區(qū)域性強(qiáng)，共性大，采購量穩(wěn)定，便于組織區(qū)域采購。有些物資需求零散，但集中統(tǒng)一采購就能發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，供應(yīng)商可以實(shí)現(xiàn)連續(xù)批量生產(chǎn)并集中代儲，大幅提高生產(chǎn)效率和成材率，降低生產(chǎn)成本。
2.2生產(chǎn)保障需要
受集團(tuán)公司低成本發(fā)展戰(zhàn)略和投資規(guī)模影響，各油田和煉化企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)物資需求減少，部分物資分散采購導(dǎo)致供應(yīng)商響應(yīng)度低，保供壓力越來越大，需要通過區(qū)域采購方式解決安全保供問題。另外，集團(tuán)公司相關(guān)企業(yè)多次提出應(yīng)加快推進(jìn)部分通用化工和通用二級物資區(qū)域集中采購工作，特別是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、需求穩(wěn)定、分散采購矛盾突出的物資應(yīng)加快推進(jìn)區(qū)域采購。
2.3效果明顯
2016年在東北地區(qū)實(shí)施管道配件協(xié)同采購，發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，供應(yīng)商響應(yīng)度高，招標(biāo)結(jié)果在原各家框架招標(biāo)價(jià)格基礎(chǔ)上大幅度下降，連續(xù)運(yùn)行3年以來，降低了庫存和采購成本，保障生產(chǎn)及時(shí)，近幾年集團(tuán)公司相繼開展區(qū)域協(xié)同采購。開展甲醇區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購，聯(lián)合采購企業(yè)實(shí)現(xiàn)從需求管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一物流、統(tǒng)一應(yīng)急保供等全供應(yīng)鏈采購模式，發(fā)揮了規(guī)模優(yōu)勢，降低物流成本，降本效果明顯，保障生產(chǎn)的能力大大增強(qiáng)。通過統(tǒng)一招標(biāo)優(yōu)選供應(yīng)商，規(guī)范采購渠道，從原材料源頭上保證產(chǎn)品質(zhì)量，加強(qiáng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制。通過統(tǒng)一集中代儲，實(shí)現(xiàn)應(yīng)急保供，提高采購效率效益。
2.4條件成熟
區(qū)域采購有效結(jié)合區(qū)域物資共性需求特點(diǎn)和集中采購優(yōu)勢，進(jìn)一步加強(qiáng)需求管理和標(biāo)準(zhǔn)化采購等基礎(chǔ)管理工作，為生產(chǎn)一線提供貼近現(xiàn)場的招標(biāo)、采購和物流一體化服務(wù)，是集團(tuán)化采購重要組成部分，是區(qū)域物資采購共享中心重要支撐業(yè)務(wù)內(nèi)容，與集團(tuán)公司物資采購共享中心建設(shè)相適應(yīng)。符合集團(tuán)公司合規(guī)、質(zhì)量、效率管理要求，符合當(dāng)前低成本發(fā)展和提質(zhì)增效管理要求。
3石油物資區(qū)域采購運(yùn)行模式
3.1采購方式
根據(jù)區(qū)域采購物資的物料屬性、需求特點(diǎn)、消耗規(guī)律、生產(chǎn)及市場供求狀況確定適宜的采購方式。通過組建的區(qū)域采購小組共同商議和決策，在參與企業(yè)間建立“統(tǒng)一需求管理、統(tǒng)一采購方案、統(tǒng)一招標(biāo)談判、統(tǒng)一供應(yīng)商管理、統(tǒng)一采購價(jià)格、統(tǒng)一庫存保供”的區(qū)域采購運(yùn)行方式。3.1.1區(qū)域直接采購。對于需求量大、區(qū)域需求共性強(qiáng)、需要連續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)、價(jià)格波動較大和保供有難度的定商不定價(jià)的一級采購物資或二級采購物資，可以在區(qū)域內(nèi)企業(yè)實(shí)行區(qū)域直接采購。通過主要需求量戰(zhàn)略框架采購、部分需求量階段招標(biāo)采購和少量統(tǒng)一庫存保供模式，實(shí)行統(tǒng)采統(tǒng)簽統(tǒng)付，從需求到使用全過程管控，采購、招標(biāo)、倉儲配送一體化服務(wù)，立足降本增效，提高穩(wěn)定、高效保障能力。3.1.2區(qū)域協(xié)同采購。對區(qū)域總體需求量大、單次采購量少、采購頻次多、社會庫存保供風(fēng)險(xiǎn)大和分散采購議價(jià)能力弱保供難的物資，區(qū)域內(nèi)企業(yè)實(shí)施協(xié)同采購，根據(jù)需要對協(xié)同采購物資實(shí)行統(tǒng)采統(tǒng)簽統(tǒng)付或統(tǒng)采分簽分付，減少重復(fù)采購行為，提高采購效率，規(guī)范采購渠道，加強(qiáng)質(zhì)量管控，提升資源獲取能力和議價(jià)能力。3.1.3區(qū)域聯(lián)合采購。對于需求專業(yè)性強(qiáng)、生產(chǎn)周期長、應(yīng)急保供難度大的物資，可以通過集團(tuán)內(nèi)部企業(yè)間或行業(yè)間進(jìn)行橫向聯(lián)合整合需求形成規(guī)模訂貨優(yōu)勢，通過縱向聯(lián)合提升供應(yīng)商保障能力優(yōu)勢。利用集團(tuán)公司原料生產(chǎn)和大宗原料、燃料、材料采購量的優(yōu)勢，幫助戰(zhàn)略和主力供應(yīng)商獲取更優(yōu)質(zhì)生產(chǎn)原料和采購價(jià)格優(yōu)勢，有利于保障質(zhì)量，降低采購成本。
3.2庫存方式
由于石油石化行業(yè)高風(fēng)險(xiǎn)特殊性，以及部分物資社會庫存質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)較低，不能從根本上保證物資質(zhì)量，會對生產(chǎn)運(yùn)行帶來安全隱患，因此，部分物資各企業(yè)必須建立安全儲備庫存，分散采購導(dǎo)致集團(tuán)公司整體庫存規(guī)模高居不下。實(shí)現(xiàn)物資區(qū)域采購方式的統(tǒng)一，能有效管控需求和共享庫存資源，進(jìn)一步提高應(yīng)急保供能力和庫存精益化管理水平，降低集團(tuán)公司整體庫存規(guī)模和庫存資金占用。3.2.1集中儲備。近幾年，集團(tuán)公司發(fā)揮集中儲備物資“儲水池”作用，有效降低保供風(fēng)險(xiǎn)，提高集中儲備物資應(yīng)急保障能力，降低采購成本和庫存規(guī)模成效顯著。對于有一定的采購規(guī)模、需求不穩(wěn)定、單批采購數(shù)量較小、采購頻次偏高的物資，通過分析需求規(guī)律、市場價(jià)格走勢和供求變化規(guī)律，適時(shí)適量采購備庫，并按需配送，有效加快庫存周轉(zhuǎn)，降低整體庫存規(guī)模，助力區(qū)域內(nèi)企業(yè)實(shí)現(xiàn)集中儲備物資“零庫存”。3.2.2集中代儲。部分物資單個(gè)企業(yè)代儲，庫存周轉(zhuǎn)慢，供應(yīng)商運(yùn)行成本高，合作關(guān)系不穩(wěn)定，設(shè)計(jì)變更容易形成庫存積壓。在區(qū)域采購前提下，推行供應(yīng)商管理庫存、儲物于商、寄售等庫存管理方式進(jìn)行集中代儲，由庫存占有型向庫存管控型轉(zhuǎn)變，建立最低儲備庫存，共享和使用集中代儲庫存，減少儲備規(guī)模，提高庫存資源利用效率，減少分散代儲庫存資金占用和倉儲管理費(fèi)用，降低供應(yīng)商運(yùn)營成本，從而降低采購成本和提高保供服務(wù)水平。3.2.3聯(lián)合儲備。對于生產(chǎn)周期長的材料、備品配件或設(shè)備，在行業(yè)間實(shí)施聯(lián)合采購基礎(chǔ)上，通過橫向整合同行業(yè)需求形成的規(guī)模優(yōu)勢，與戰(zhàn)略或框架供應(yīng)商建立原料、半成品和成品的供應(yīng)保障庫存結(jié)構(gòu)，縮短交貨期，提高采購效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高保供效率效益和質(zhì)量管控水平。
3.3實(shí)施流程
3.3.1確定區(qū)域采購物資品種。區(qū)域用戶以大宗通用、關(guān)鍵、應(yīng)急或?qū)Ｓ梦镔Y實(shí)際采購存在的問題為導(dǎo)向，以整體降本增效、高效保供、提高采購效率為目的，初選區(qū)域采購物資品種。從近3年的物資采購數(shù)據(jù)中，分析初選物資品種的需求特點(diǎn)和供應(yīng)商狀況，確定具體物資品名。對上報(bào)物資品名匯總后，形成區(qū)域采購物資品種目錄，作為指導(dǎo)意見附件，目錄根據(jù)需要適時(shí)調(diào)整。選擇的某一種區(qū)域采購物資品種，范圍盡量覆蓋到小類里產(chǎn)生實(shí)際采購結(jié)果的大部分品名，對供應(yīng)商產(chǎn)品系列能覆蓋的物資品名規(guī)格，避免人為分割（抓多放少）后實(shí)施分頭采購，增加企業(yè)采購業(yè)務(wù)工作量和難度。3.3.2確定區(qū)域采購小組。根據(jù)各參與企業(yè)人力資源、需求規(guī)模、倉儲資源和整體建議情況，確定區(qū)域采購小組牽頭實(shí)施單位，區(qū)域采購主要實(shí)施工作由小組集體商議決策，建立溝通協(xié)調(diào)工作機(jī)制。建議通用大宗物資或部分適合的專用物資由專業(yè)化單位實(shí)施區(qū)域直接采購，便于統(tǒng)一協(xié)調(diào)整合供應(yīng)鏈資源和提供高效的一體化采購服務(wù)，為共享中心建設(shè)探索合適的支撐業(yè)務(wù)模式。3.3.3合理劃分區(qū)域采購范圍。確定區(qū)域采購物資品種后，總部根據(jù)該類物資的采購規(guī)模、需求特點(diǎn)和供應(yīng)商分布狀況，合理劃分區(qū)域采購范圍，提高中標(biāo)供應(yīng)商積極性和服務(wù)質(zhì)量。3.3.4確定采購規(guī)格目錄。需求管理是根本，統(tǒng)一物資明細(xì)、統(tǒng)一物資編碼等工作是建立區(qū)域采購的基礎(chǔ)，牽頭實(shí)施單位對各參與單位的采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，研究需求規(guī)律，從規(guī)格型號、材質(zhì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等多個(gè)方面進(jìn)行收集整理，確定統(tǒng)一的區(qū)域采購物資明細(xì)，確定統(tǒng)一的、適合的區(qū)域采購規(guī)格目錄，便于上載網(wǎng)上采購價(jià)格目錄和高效采購。3.3.5編制采購方案。在實(shí)施單位牽頭組織下，區(qū)域內(nèi)企業(yè)共同商議制定區(qū)域采購方案并實(shí)施，框架協(xié)議招標(biāo)物資明細(xì)。采購方案參照一級物資采購方案內(nèi)容，加入?yún)^(qū)域采購操作實(shí)施內(nèi)容，比如具體到貨地點(diǎn)、采購方式、庫存方式、收發(fā)貨臺賬、質(zhì)量管控、應(yīng)急保供措施和價(jià)格調(diào)整方案等。3.3.6招標(biāo)和談判。區(qū)域采購方案審批后，實(shí)施單位編制招標(biāo)文件，由區(qū)域招標(biāo)中心或企業(yè)招標(biāo)中心實(shí)施招標(biāo)，區(qū)域采購小組參與戰(zhàn)略供應(yīng)商談判過程。上報(bào)招標(biāo)結(jié)果審批后，按照采購方案實(shí)施采購結(jié)算。3.3.7統(tǒng)一操作流程。每個(gè)區(qū)域采購物資品種應(yīng)該建立統(tǒng)一的運(yùn)作流程，規(guī)范操作行為，提高運(yùn)行效率。建立采購協(xié)商機(jī)制，明確采購方案，上報(bào)和采購結(jié)果審批流程，建立采購實(shí)施流程。3.3.8統(tǒng)一物流管理平臺。為了進(jìn)一步提升采購效率，結(jié)合電子采購系統(tǒng)上線，建立基于訂單的物流信息平臺，從需求提報(bào)、庫存管理、配送、現(xiàn)場收料等整個(gè)運(yùn)作流程實(shí)現(xiàn)物流自動化、可視化管理。
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作者：黃達(dá)春 蒲忠 單位：中國石油物資有限公司
