干部人事檔案數字化在醫院管理的作用

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1干部人事檔案的數字化管理系統

互聯網時代，信息數據的應用逐漸普及，數字化工作模式逐漸為人們所接受。如今，傳統的紙質檔案管理應用模式已經不能適應新時期的工作需求，醫院應該不斷提升檔案管理的數字化應用水平。干部人事檔案數字化管理系統的誕生和應用，為醫院進行干部人事檔案錄入、管理、保存和使用提供了極大的便利，使檔案管理應用質量得到了有效提升[1]。干部人事檔案數字化管理系統應該包括三個方面。其一是數字化檔案采集系統。醫院需要將以往的紙質檔案內容錄入于數字化管理系統之中。為了便于歸檔和整理，數字化檔案采集系統應該具有目錄整理功能、數字化采集功能、材料審核功能、以及文件檢測功能。借助于這些功能，檔案管理人員可以快速地實現檔案錄入和整理，并且通過系統自檢，核實檔案的完整性和正確性，以便于及時地進行修改。錄入時，系統會自動生成檢索目錄，為檔案查找和審閱提供便利。其二是數字化檔案管理系統。這一系統的主要作用是做好檔案的審核、保存以及系統維護工作。傳統的紙質檔案保存不易，極易發生丟失或損毀。實現數字化檔案管理后，檔案的安全性得到了有效保障。同時，為了徹底杜絕篡改、誤刪檔案的操作，還應該在數字化管理系統中加強安全防護措施。加大信息安全管理力度，確保系統內的檔案信息完整、全面且安全。其三是數字化檔案網上查閱系統。在醫院管理運行中，查閱檔案是一項極為平常的工作。為了提升檔案查閱的效率，減少力物力成本，必須在干部人事檔案數字化管理系統中設置查閱模塊，提高檔案查閱和應用的效率。在這一子系統中，需要對檔案查閱者的身份進行嚴格審查。根據檔案內容將所有干部人事檔案進行分級，遵循分級審閱原則，建立嚴格的訪問準入機制，提升系統與檔案管理的安全性。

2干部人事檔案數字化管理系統的意義

干部人事檔案在醫院職工入黨、定編、評定職稱以及升職提干等方面都發揮著巨大的作用[2]。所以，提升干部人事檔案管理工作質量是現階段醫院內部管理運行的要求。傳統紙質檔案易發生損毀也極容易被篡改，無論是檔案的安全性還是完整性都難以得到保證。所以，近年來我國不斷推進醫院干部人事檔案管理信息化建設，力圖將更為便捷、安全的數字化管理系統應用于醫院干部人事檔案管理工作當中。身處于社會主義市場經濟條件下，醫院的管理運行模式發生了轉變。如今，醫院管理的自動化水平明顯提升，行政管理人員數量大幅增加。如果仍沿用以往的干部人事檔案管理方法，需要聘用大量員工才能完成工作，會為醫院帶來大量的人力成本支出，且與當前醫院的管理運行模式相違背。所以，一定要在醫院的干部人事檔案管理工作中加強數字化管理系統的應用，滿足當前醫院在干部人事管理工作中的高效率、高科技以及高水平要求，提高管理科技水平，減少不必要的人力財力損耗，促進醫院可持續發展。

3干部人事檔案數字化管理系統在醫院運行中的作用

數字化管理檔案管理系統是人們追求檔案管理工作高質量和高效率發展的產物。將干部人事檔案數字化管理系統應用在醫院管理工作當中，不僅可以增強檔案管理工作效率，還能實現人力資源優化，推進醫院的可持續發展。

3.1提升干部人事檔案管理質量

3.1.1提升干部人事檔案的安全性

干部人事檔案管理數字化系統的應用，將所有的檔案信息以電子信息數據的形式保存在系統當中，提高了檔案的安全性。干部人事檔案信息對于醫院職工的個人發展而言十分重要，這些信息是衡量他們是否具有能夠勝任當前工作崗位以及是否可以進行調崗或升遷的重要依據。如果檔案信息出現缺失、損毀或涂改，那么檔案的真實性和有效性就會大打折扣。而使用數字化系統就不會出現這樣的問題，其中的檔案信息安全性可以得到有效保證。

3.1.2檔案的采集和歸檔更規范

高質量的檔案采集以及檔案歸檔，是保障干部人事檔案完整性和有效性的根本。檔案管理是醫院內部管理工作的重心，檔案管理工作質量和效率的提升可以有效提高醫院的內部管理工作效率，推進醫院的平穩運行。使用干部人事數字化系統，可以使干部人事檔案的采集和歸檔工作變得更加規范，提升工作效率。減輕了檔案管理人員的工作量。利用電子掃描儀器，可以將紙質檔案中的文本信息和圖像信息直接錄入其中，而且在采集過程中還會對圖像進行裁剪、圖片掛接等簡單的處理，是錄入的信息更加完整清晰[3]。此外，干部人事檔案數字化系統當中，實現了檔案的合理分類。工作人員將干部人事檔案錄入后，所有檔案會直接按照科室類、信息種類或其他共同類別進行自動歸類，為醫院的管理人員查閱檔案提供了便利。

3.1.3提高干部人事檔案應用效率

醫院在選拔和任用干部時，會對其人事檔案進行審閱，確定該職工的各項素質符合干部崗位要求后才會予以聘用。干部人事檔案數字化管理系統的分類功能極其強大，豐富了檔案信息的查詢渠道。能對外聘人員的檔案進行追蹤，如果其檔案還沒有錄入本院系統之中，那么系統會發出提示，提醒檔案管理人員及時錄入；系統中的類別劃分極為細致，還可以對某一種材料進行單獨查詢、單獨審閱。這樣的模式，有效地增強了檔案信息應用的針對性。利用數字化管理系統，實現了檔案的快速查找和審閱，使檔案的效率得到了有效提升，為快速推進醫院運行管理工作奠定基礎[4]。

3.2促進醫院人力資源優化配置

合理調配醫院的人力資源是醫院管理工作中的關鍵性環節。醫院高素質人才眾多，無論是內部競爭還是外部競爭壓力都非常龐大，為了實現更合理地人才培養和使用，促進醫院核心競爭力的提升，醫院應該加強對干部人事檔案的合理應用，人事調動更具科學性。通過合理的人事調動，妥善安置醫院的各類型人才，實現人力資源的合理配置。干部人事檔案數字化系統的應用可以有效地提升醫院的人力資源優化配置效率。干部人事檔案數字化管理系統的應用，減輕了檔案管理人員的工作壓力。醫院可以重新制定檔案管理人員的選用標準。對原有的專業素質不高、工作能力不強的檔案管理人員進行培訓，經培訓仍然不達標者直接辭退，提升醫院內部管理人員的整體素質。而且，干部人事數字化管理系統的應用，還可以推進人力資源管理工作質量的提升。當新醫師被聘用或調派至本院后，該醫師的原單位和現單位可以直接進行電子數據對接。將該醫師的干部人事檔案直接通過數字化系統和互聯網進行傳遞，讓接收醫院的人力資源管理部門可以快速地掌握新職工的綜合信息，實現更合理地調配。此外，數字化系統的應用，可以提升干部任前審核工作效率。在正式提干前需要對備選人的各項信息進行任前審核。這項工作關系重大，必須慎重對待。通過干部人事檔案數字化管理系統，可以更快捷地完成各項信息地審核，為醫院選拔出真正地人才[5]。人力部門可以直接將檔案信息作為參考依據，無需二次調查直接實現任前審核。這樣能有效提升人才選拔的質量和效率，為醫院運行提供更強勁的動力。綜上所述，醫院的干部人事檔案中對個人的思想、行為以及能力進行了全面記錄。在進行崗位調動時，醫院可以通過綜合考量干部人事檔案內容，來判斷人事調動的合理性。將數字化管理系統應用于醫院的干部人事檔案管理工作中，使檔案管理效果得到了有效提升；讓醫院對干部人事檔案的使用更為得心應手；提高了醫院行政管理質量，為實現醫院可持續發展打下堅實基礎。

參考文獻

[1]鄭力嘉.數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用研究[J].現代信息科技，2019；（04）:192-193+196

[2]宋歡.提升醫院人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].內蒙古醫科大學學報，2018；（S1）:440-446

[3]閆春揚.淺析做好醫院干部人事檔案管理的具體對策[J].黑龍江檔案，2018；（04）:97

作者：宋歡 單位：內蒙古醫科大學附屬醫院