高原水利水電施工單位檔案管理對策

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摘要:針對高原地區水利水電項目施工單位在檔案管理仍處于弱勢狀態，存在下屬施工隊配合度不夠、專業素養不足、內部重視度不夠等問題，通過健全管理機制，行政管理、合同管理和項目管理相結合，采取前端控制、全過程全方位度跟蹤，統一電子文件歸檔標準，完善信息化系統，配置專業人員等，才能保證檔案管理的真實性、完整性和及時性，為水利水電項目的建設夯實基礎。

關鍵詞:高原地區;水利水電工程;施工單位;檔案管理;對策

水利水電項目存在建設周期長、投資力度大、中間環節多的特點，而在高原地區建設的水利水電工程很大程度上會受到晝夜溫差大、輻射強、氧氣稀薄等環境因素的影響，導致施工進度緩慢、工期延長、成本增加。而施工單位作為工程建設的執行者往往會把更多的資源和精力投入到實體工程建設中，而忽略無形工程的管理。檔案資料是工程建設歷史的重現，以自身的書面性、真實性以及客觀性，令其成為最具信服力和法律意義的證據。同時，也為工程建設提供寶貴的經驗，有任何工程問題都可從中窺知答案。而檔案管理工作是保證檔案資料得到有效收集、整理和保護的重要手段。它雖身處幕后，但發揮的作用卻無可替代，建立一個可靠且健全的檔案管理系統，一套長期有效的檔案管理機制，對整個項目建設的管理和運營起著舉足輕重的作用。

1高原地區水利水電項目施工單位檔案管理中存在的問題

1)只重視實體工程建設，忽視檔案管理的作用。水利水電項目建設的特點是建設周期長、投資力度大、中間環節多。高原地區特有的氣候條件會把水利水電工項目的特點進一步放大，導致項目成本增加，工期延長。為了實現建設項目的利益最大化，施工單位往往會投入大量人力、物力到實體工程建設中，而輕視檔案資料的整理收集工作，檔案管理觀念淡薄。甚至有的單位未把檔案管理工作提上日程，未配置分管領導及專職檔案人員，無責任心。未有效建立健全檔案管理機制，未根據項目變化及時修訂檔案資料，檔案內容陳舊，使“事先介入、事中控制、事后嚴把驗收關”項目檔案的要求得不到落實。2)管理人員專業素質不高。因為檔案管理工作處于工程最末端，有的施工單位因節約成本的原因，大力裁減檔案管理人員數量，導致檔案管理部門未配置專業檔案人員，即使配置也為兼職檔案人員。高原地處偏遠，因交通不便，培訓成本高，施工單位本身人員缺乏、工期緊等因素，平時檔案管理工作中，未聘請檔案管理方面的專家到項目部對檔案管理人員進行培訓和交流，同時也不注重組織本單位人員到檔案管理做的好的單位借鑒管理經驗，提高專業素質。項目檔案管理人員大多存在流動性大的特點，崗位人員更換頻繁。且大多在施工單位擔任檔案管理人員的為新分配的大學生，對施工單位的工作職責和范圍不了解，且沒有任何工作經驗。導致出現新舊檔案人員交接工作不到位，或檔案人員不熟悉檔案管理歸類、編輯和整理工作等問題。使得建設單位不能盡指導之責，其他單位也不能有效的開展工作，嚴重影響檔案管理工作的質量。施工單位技術人員是檔案資料形成的主要生成者。但是相關技術人員在填寫資料的過程中，未認真研讀水利水電工程單元工程施工質量驗收評定標準和水電建設項目文件收集與檔案整理等相關規范，導致資料填寫不合規，驗收評定表格多次更改，檔案資料的出錯率和更改率極高。使得檔案資料的真實性、準確性和完整性均不能得到保證。3)下屬施工隊伍密切配合不夠。施工單位下屬施工隊伍不重視團隊建設，缺乏專業的管理人員，且因無法適應高原氣候等原因，致使出現管理人員更換頻繁、技術不過關等問題。施工隊伍不清楚自身檔案管理職責，在檔案管理上與施工單位處于脫節狀態，檔案資料質量低下，資料缺項漏項，現場驗收評定工作滯后的現象常有發生，對出現的檔案資料問題不及時整改和對上協調溝通。4)檔案管理機制不完善。檔案資料涉及面廣且繁雜，有的施工單位年度計劃和總結中看不到有關檔案工作的內容，未編制檔案管理辦法等相關管理文件，或已編制但未落實，檔案管理機制不完善，信息系統建設不同步，使得建設單位監督困難，不能統管全局，掌控工作進程。各部門的兼職檔案人員因沒有完善的檔案管理機制的約束，存在責任心不足，不配合檔案管理部門工作的現象，使得檔案管理資料出現收集不及時、歸檔不達標等問題。等工程項目完工需要辦理竣工驗收手續時，才組織人力、物力、突擊補充檔案資料，令工程竣工檔案處于“事后算總賬”的被動局面［1］。

2高原地區水利水電項目施工單位檔案管理工作的對策

水利水電項目施工單位檔案管理工作上存在問題的主要原因之一是由于單位內部重視程度不夠，未建立高效的檔案管理機制;二是受資源投入、人員編制等因素的影響。檔案管理工作的好壞是直接決定工程能否順利完成竣工驗收、達標投產和工程創優的關鍵。在高原地區水利水電工程項目施工單位檔案管理相對于安全管理、質量管理、工程進度管理、資金控制等，仍處于弱勢且被邊緣化的狀態，急需采取措施和對策，加強檔案管理。1)提高重視度，加強檔案隊伍建設，提高業務水平。檔案管理工作是一項要求專業素質極高的工作，從檔案的收集、整理、保管、統計、編研到提供利用等都有一套理論和工作方法。專兼職檔案人員只有學會這些理論、方法和工作程序才能提高工作效率，保證檔案工作質量。施工單位要從實際出發，及時配置高原地區水利水電工程專業知識和檔案管理專業知識過關且業務能力過硬的檔案管理人員。為了保證檔案管理人員的穩定性，施工單位要采取必要措施，穩住人心，做到在薪酬和職稱評定等方面不歧視。此外施工單位要加強專兼職人員的技能培訓，通過崗位練兵、自主學習等方式不斷提高檔案管理人員的業務水平。同時施工單位要多與其他單位交流學習，特別是要把檔案分管領導請出去，學習考察其他單位的好經驗，在實踐中鍛煉和完善隊伍建設，培養造就一批復合型的高素質人才，為檔案管理工作的開展打下基礎。2)上行下效，健全管理體系。專業的檔案管理人員能快速有效地帶動檔案管理工作走上正軌，是保證檔案管理工作正常運行的關鍵。而完善檔案管理體系能約束檔案管理工作的橫向發展和提高工作效率，保證工作質量和水平。在檔案管理體系中要明確檔案資料形成和管理的責任人或責任部門，完善考核制度，根據國家規范要求和工程實際情況，細化歸檔質量要求和歸檔方法，確定歸檔范圍。同時從分管領導、部門至個人要量化責任指標，完善獎勵機制和約束機制，層層落實責任，起到上行下效的作用，同時堅持檔案“三納入”原則，保證檔案管理從始至終都處于可控狀態。在對下屬施工隊伍管理時，有必要采取行政管理、合同管理和項目管理相結合的方法，賦予檔案管理部門否決權。對施工隊伍檔案資料質量差，存在的問題多次未整改或不整改，不配合檔案管理的現象可適當扣留部分結算款，等問題整改完畢后返還。單位領導應每月進行一次內部檔案資料的檢查，了解檔案管理工作的進程，及時發現并解決問題，做到不留隱患，同時提高增加單位內部執行力。3)實行前端控制、過程跟蹤、全程管控。高原地區施工很容易受天氣影響，水利水電項目建設由于工期長、建設規模大、單項工程多，且施工過程形成的文件材料收集整理工作又具有持續性，施工單位要實行全過程管控，建立完善的檔案管理網絡。項目建設開始時，施工單位要對本單位技術人員以及下屬施工隊伍管理人員明確宣講檔案管理相關制度、以及文件形成、收集、整理的順序和范圍要求，保證本單位檔案的規范性和完整性。項目建設過程中，施工單位應加強過程資料管控措施，抓住重點和關鍵環節，特別是隱蔽工程驗收、缺陷處理、工程變更等方面的資料作為重點管控對象。同時多與建設單位項目負責人員、監理工程師深入施工現場，實地監督指導文件材料按規范要求形成。深化過程控制，建立單位內部檔案工作信息的通報制度，實施全程跟蹤，強化對本單位檔案工作的監督指導，做到事中管控［2］。4)保證效率，加快信息化建設。檔案管理信息化建設不僅是為適應目前網絡的快速發展，更是保證工作效率，利于全面管控和實現檔案資源共享的關鍵，這對于信息流通較慢的高原地區無疑是一大助力。施工單位應配合建設單位在項目建設初期就建立規范的信息化檔案管理系統，統一電子文件歸檔標準，實現檔案資料數字化管理，方便參建各方在信息管理系統內進行案卷編輯、整理和歸檔等工作，節約人力、物力和時間。同時施工單位也可通過比較和參考其他單位的檔案管理進度和方法，查找自身檔案工作漏洞，完善自我，并通過檔案信息管理系統實現和其他單位進行資源共享，互通有無。在檔案信息管理系統中施工人員應注意涉及隱蔽工程和機密的文件不上傳，嚴格驗證和控制上網人員的身份信息，做到不涉密，不泄密，保證檔案管理信息系統的安全。

3結語

高原地區水利水電工項目施工單位檔案管理仍處于弱勢狀態，存在諸多問題。想推動檔案管理質量的提升，需要單位內部重視檔案管理，并建立長期有效的管理機制，采取前端控制、過程跟蹤、全程管控的手段，進行全方位、全過程的管理。同時重視自身檔案工作中的細節，不斷完善和提升單位人員專業素養，才能保證檔案管理的真實性、完整性和及時性，為水利水電項目的建設夯實基礎。

參考文獻:

［1］米彪．流域水電工程項目檔案管理存在的問題及對策［J］．四川水力發電，2014，33(1):142－146

［2］陳顯超．淺析水電工程項目檔案管理中存在的問題及對策［J］．四川水力發電，2013，32(3):175－177

作者：張義 勾中剛 陳坤 陳立成 單位：中國水利水電第七工程局有限公司