資料收集水利科技論文

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1加強(qiáng)制度建設(shè)，使檔案收集工作規(guī)范化、制度化

制度建設(shè)是做好水利科技檔案收集工作的根本保障。2010年水利部重新印發(fā)了《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》》（水辦[2010]80號(hào)），對(duì)收集歸檔等工作做出了明確規(guī)定，為做好水利科技檔案的收集工作提供了制度保障。從事水利工作的科研、設(shè)計(jì)、管理等單位，應(yīng)結(jié)合各自的水利和檔案工作的實(shí)際，做好檔案收集工作相關(guān)的具體制度建設(shè)，細(xì)化管理要求，明確責(zé)任分工，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，將檔案收集工作與單位內(nèi)各部門(mén)的考核評(píng)優(yōu)緊密掛鉤，從而將制度建設(shè)落到實(shí)處，保障檔案收集工作的順利實(shí)施。

（1）要根據(jù)單位實(shí)際，制定切實(shí)可行的科技檔案管理制度及歸檔范圍，確?？萍紮n案收集完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；

（2）要結(jié)合單位實(shí)際和修訂的科技檔案管理制度，進(jìn)一步明確各部門(mén)及各崗位的職責(zé)，做到分工明確，責(zé)任落實(shí)；

（3）要完善收集工作的日常積累、檢查考核制度，制訂出相應(yīng)的考核細(xì)則，對(duì)各部門(mén)、各崗位的檔案收集情況進(jìn)行定期檢查，公開(kāi)通報(bào)檢查評(píng)比結(jié)果，并將檢查結(jié)果直接與年度考核或獎(jiǎng)金掛鉤，對(duì)不按規(guī)定要求歸檔的部門(mén)和個(gè)人用經(jīng)濟(jì)手段給予懲罰。

2加強(qiáng)過(guò)程管理，使檔案收集工作貫穿項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程

檔案收集工作既要重視階段性，又要強(qiáng)調(diào)經(jīng)常性，僅靠項(xiàng)目全部結(jié)束后進(jìn)行歸檔，很難做到歸檔資料的完整性。因此，要加強(qiáng)過(guò)程管理，使檔案收集貫穿項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。（1）要將檔案工作與科研、設(shè)計(jì)、勘察等工作實(shí)行“四同步”管理，即在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃或簽訂項(xiàng)目合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求；在項(xiàng)目進(jìn)度檢查時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目相關(guān)文件材料的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定（驗(yàn)收）時(shí)，應(yīng)先期或同步檢查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件材料的整理與歸檔情況；在部門(mén)和科技人員考核時(shí)，將歸檔工作完成情況作為重要內(nèi)容。（2）要把項(xiàng)目文件材料管理納入項(xiàng)目管理工作程序，列入有關(guān)部門(mén)及人員的職責(zé)范圍，明確從分管領(lǐng)導(dǎo)到各職能處室，從項(xiàng)目經(jīng)理到設(shè)計(jì)人員，從總監(jiān)到監(jiān)理工程師，從專(zhuān)職檔案員到兼職檔案員等有關(guān)人員應(yīng)負(fù)的責(zé)任，確保水利科技檔案收集工作落到實(shí)處。

3加強(qiáng)培訓(xùn)教育，增強(qiáng)全員歸檔意識(shí)

鑒于水利科技檔案的特殊性，水利科技檔案的資料收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員的理解、支持和緊密配合。因此，必須加強(qiáng)全員的培訓(xùn)，提高全員尤其是設(shè)計(jì)人員的歸檔意識(shí)。

（1）要結(jié)合本單位的企業(yè)文化建設(shè)，提高員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)主人翁精神和大局意識(shí)，像對(duì)待設(shè)計(jì)工作一樣認(rèn)真對(duì)待歸檔工作，在歸檔中不怕麻煩和繁瑣。

（2）加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！睉?yīng)該讓生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員深刻認(rèn)識(shí)到，歸檔是每個(gè)設(shè)計(jì)人員應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，不得將應(yīng)歸檔的材料據(jù)為己有，同時(shí)要通過(guò)相關(guān)制度建設(shè)，保護(hù)設(shè)計(jì)人員的創(chuàng)新成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，使設(shè)計(jì)人員敢于提供完整的技術(shù)資料、計(jì)算模型和創(chuàng)新成果，并防止相關(guān)資料和成果對(duì)外泄密。

（3）要增強(qiáng)設(shè)計(jì)人員的安全生產(chǎn)意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到，資料保存在自己手里并不安全，整理歸檔之后，不但便于使用而且更加安全。

（4）增強(qiáng)檔案部門(mén)的服務(wù)意識(shí)，檔案部門(mén)和管理人員有責(zé)任有義務(wù)進(jìn)行檔案法規(guī)的宣傳和對(duì)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)，檔案管理人員，要積極跟蹤生產(chǎn)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，提醒和協(xié)助生產(chǎn)人員及時(shí)歸檔。

4把握新時(shí)期水利工作的特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變工作方式，拓寬檔案收集渠道

過(guò)去水利項(xiàng)目一般較少，一個(gè)項(xiàng)目的工作周期較長(zhǎng)，檔案收集跟蹤往往具有臨時(shí)性和相對(duì)滯后的特點(diǎn)，生產(chǎn)部門(mén)和檔案部門(mén)各自為政，檔案部門(mén)被動(dòng)等待，生產(chǎn)部門(mén)敷衍交差，造成檔案資料積累殘缺不全，這樣既給檔案的整理歸檔帶來(lái)困難，也使形成的檔案失去了時(shí)效性，利用價(jià)值不高。隨著新時(shí)期水利事業(yè)的快速發(fā)展、國(guó)家對(duì)水利工作的重視和水利市場(chǎng)化的不斷完善，設(shè)計(jì)單位的生產(chǎn)任務(wù)成倍增加，歸檔工作量也相應(yīng)大幅度增加。因此，要根據(jù)新時(shí)期水利工作的特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變觀念，拓寬檔案收集的渠道。

（1）對(duì)全國(guó)性的重大規(guī)劃和戰(zhàn)略研究項(xiàng)目，往往項(xiàng)目復(fù)雜，涉及協(xié)作單位多，工作周期較長(zhǎng)，資料和中間成果多，檔案部門(mén)應(yīng)重視對(duì)各流域、省區(qū)上報(bào)基本資料、中間匯總協(xié)調(diào)成果及其專(zhuān)家評(píng)審會(huì)的跟蹤，可分為項(xiàng)目啟動(dòng)及工作大綱階段、基本資料及中間協(xié)調(diào)匯總階段、成果評(píng)審及驗(yàn)收階段等進(jìn)行檔案收集；

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（2）對(duì)周期長(zhǎng)的工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目，從項(xiàng)目投標(biāo)到工程竣工的階段比較多，形成的文件資料涉及面廣，內(nèi)容繁雜，涉及專(zhuān)業(yè)和人員多，稍有疏忽，就可能遺漏；檔案部門(mén)要加強(qiáng)與項(xiàng)目設(shè)計(jì)和管理部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，采取分階段收集的方式，并加強(qiáng)催收力度，盡力避免檔案原始材料的散失。

（3）對(duì)于工程周期短或一些小項(xiàng)目，項(xiàng)目業(yè)主大多要求急，設(shè)計(jì)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；檔案部門(mén)平時(shí)要加強(qiáng)指導(dǎo)，并督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)性地收集檔案資料，待工程完工后，可采取集中收集，一并歸檔到檔案部門(mén)。

（4）對(duì)設(shè)代處和監(jiān)理處等現(xiàn)場(chǎng)工作的項(xiàng)目，檔案部門(mén)定期派出檔案人員深入到工地，采取追蹤收集，指導(dǎo)設(shè)計(jì)代表或監(jiān)理代表積累、整理在現(xiàn)場(chǎng)形成的文件材料，將有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)收集歸檔。

5嚴(yán)把歸檔材料的接收關(guān)，確?？萍紮n案的質(zhì)量

根據(jù)歸檔材料要真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)和載體質(zhì)地優(yōu)良、字跡圖像清晰的總體要求，結(jié)合當(dāng)前科技檔案收集工作實(shí)際存在的問(wèn)題，要從以下幾個(gè)方面把好歸檔材料接收關(guān)。

（1）避免一般性材料多，關(guān)鍵性材料少的問(wèn)題。要說(shuō)服設(shè)計(jì)人員將基本資料、計(jì)算參數(shù)、技術(shù)模型、關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題的解決方法等關(guān)鍵性材料歸檔，不能只交一般性的材料，解決檔案“含金量”不高的問(wèn)題。

（2）避免最終成果歸檔多、基本資料和中間成果歸檔較少的問(wèn)題?；举Y料特別是經(jīng)審定的基本資料，以及中間成果和專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)，是成果的重要內(nèi)容，也是重要的備查資料和單位發(fā)展的技術(shù)積累，要及時(shí)歸檔，解決科技檔案可追溯性問(wèn)題。

（3）避免紙質(zhì)材料多，其它載體材料少的問(wèn)題。除了紙質(zhì)材料外，要同時(shí)將電子文檔、模型軟件、CAD文件及其他多媒體文檔一同歸檔，解決科技檔案材料單一、不便于利用的問(wèn)題。

（4）要避免歸檔材料不規(guī)范、簽發(fā)不齊全、漏頁(yè)及裝訂不合格等問(wèn)題。檔案人員要加強(qiáng)對(duì)歸檔材料的把關(guān)，重點(diǎn)審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與設(shè)計(jì)人員溝通，要求補(bǔ)齊或整改，解決單個(gè)檔案質(zhì)量不高的問(wèn)題。

6加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和檔案人員綜合素質(zhì)建設(shè)，提高檔案資料的利用效率

水利工程檔案的形成是生產(chǎn)技術(shù)人員勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過(guò)檔案工作者提供給水利工作者利用。通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不僅可以提高歸檔質(zhì)量和效率，保障檔案資料的安全可靠，而且極大提高檔案資料的使用效率，盤(pán)活檔案資源，促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)使生產(chǎn)人員親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，進(jìn)一步增加做好歸檔工作的積極性和主動(dòng)性，使生產(chǎn)—?dú)w檔—使用形成良性循環(huán)。水利科技檔案的特點(diǎn)，客觀上對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。他們不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關(guān)的一些專(zhuān)業(yè)類(lèi)別檔案，懂不同類(lèi)別的檔案的分類(lèi)整理。這就要求從事水利工程檔案工作的人員，一方面要加強(qiáng)水利相關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)，擴(kuò)大專(zhuān)業(yè)知識(shí)面，對(duì)工程項(xiàng)目各個(gè)設(shè)計(jì)階段、各個(gè)專(zhuān)業(yè)必須歸檔的文件材料，要做到心中有數(shù)；同時(shí)要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的學(xué)習(xí)，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，進(jìn)一步做好水利科技檔案的收集和服務(wù)工作。

作者：杜建民 單位：水利水電規(guī)劃設(shè)計(jì)總院