水利工程科技檔案管理體系建設淺析
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摘要：水利工程檔案涵蓋了水利工程立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監(jiān)理及驗收的各個工程環(huán)節(jié)中產生的具有保存價值的各種載體的資料，也是評價水利工程管理工作質量的重要依據。本文以水利工程檔案管理工作實踐為現實依據，從歸檔責任主體、歸檔時間、分類方案、統(tǒng)計分析、利用等五個方面制度的制定來淺析水利工程檔案工作管理體系建設的具體做法，是實際工作的經驗總結，也是其他水利科技檔案管理工作的重要參考和指導。
關鍵詞：工程科技檔案；檔案管理體系；水利工程概述
水利工程檔案涵蓋水利工程從立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設及工程管理過程中形成的具有保存價值的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體的材料［1］。它是水利工程管理工作的重要組成部分，是水利工程的歷史記錄，也是水利工程投產后運行、管理、維修、改擴建和技改等工作的重要依據。因此，水利工程檔案管理體系的建設是確保水利工程檔案系統(tǒng)性、完整性、準確性的有效措施之一，是為水利工程后期的管理、維護、改擴建工作提供切實可靠依據的有效手段之一。筆者專職從事水利工程檔案工作十余年，在工作中不斷吸取經驗，參照行業(yè)相關標準，結合公司實際情況，針對不同檔案類型，不斷對公司的檔案管理體系進行修訂。本文主要從公司科技檔案的歸檔責任主體、歸檔時間、分類方案、統(tǒng)計分析、利用等方面來淺析水利工程檔案工作管理體系的建設。
1明確歸檔責任主體，做好文件的收集、歸檔工作
在檔案管理工作中，文件的收集、歸檔處在管理工作的前端，如果前期的收集、歸檔工作做得到位，保證文件系統(tǒng)性、完整性的目標也就實現了三分之一。因此，要根據水利工程科技檔案的形成特點，以及歸檔需要，進一步明確相關科技檔案歸檔的責任主體。根據不同的項目環(huán)節(jié)，從水利工程項目的勘察之初，到招、投標，以及基建項目竣工驗收等，確定相應的歸檔責任主體［2-5］。具體來說，筆者根據水利工程檔案項目階段性的特點，結合公司實際情況，提出以下措施：其一，前期階段產生的科技文件材料由項目負責人按階段組織歸檔，其中相應階段的地質勘察（含地質、山地、鉆探、物探）、科研試驗、壓水試驗記錄，測量資料、環(huán)評、移民等單獨編制的專業(yè)報告由專業(yè)負責人組織歸檔。其二，招標、施工圖階段，當年完成的科技文件材料由項目負責人牽頭，專業(yè)負責人組織本專業(yè)歸檔；跨年度完成的項目，由項目負責人按單位工程或分項工程劃分子項，由專業(yè)負責人按年度歸檔。其三，基本建設中產生的各種文件材料由綜合管理部組織歸檔。其四，竣工階段的文件材料由項目負責人組織歸檔。其五，總承包（或項目管理）、施工項目由項目經理部組織歸檔。通過以上措施的制定，把責任落實到人，能更好地控制各階段產生的文件得到有效的歸檔，從而在一定程度上保障文件的完整性。
2明確歸檔時間，做好文件的及時歸檔
為了確保水利工程科技檔案及時歸檔，做到“應歸檔盡歸檔”，應明確不同階段的水利工程科技檔案的具體規(guī)定時間，讓參與人員明確歸檔的時間節(jié)點，從而有針對性地提前做好相關歸檔資料的收集、整理和移交工作。在筆者工作初期，如果工作人員離職，就會出現這名工作人員負責的項目文件歸檔不完整，“人離職，文件也隨之消失”的情況，這在很大程度上造成了文件的缺失，文件的完整性也就無從保證。因此，須在現在的檔案管理工作體系中明確文件的歸檔時間：其一，責任人應在工作完成后產品印刷后1個月內完成歸檔；施工圖采用“即曬即歸”的方式，曬制藍圖后由文印室將硫酸紙圖移交檔案室歸檔。其二，基建成果在項目竣工驗收完一個月內歸檔。其三，暫停、停建或緩建的工程項目，責任人應在6日內完成歸檔，并附詳細的文字說明。明確歸檔時間這一措施的制定，使文件歸檔量明顯增加，這就反應了這個措施在一定程度上有利于保證文件的完整性，同時也保證了文件歸檔的及時性。
3制定科學的分類方案
制定科學的分類方案是實現科技檔案系統(tǒng)化和科學化管理，做好水利工程檔案統(tǒng)計和利用等工作的重要保障。編制《檔案分類編號方案》是一項十分重要的基礎性工作，是做好水利工程科技檔案工作的一項基本要求。要求立檔案單位在相關檔案資料收集工作完成之后，根據其所收集的檔案資料進行原則性、技術性文件整理。制定科學的分類方案是打開檔案管理工作的鑰匙。只有參照國家相關標準，結合公司項目的具體情況，才能將應歸檔的文件進行詳細分類，形成歸檔文件分類大綱及歸檔范圍，根據文件的重要程度劃分保管期限表，最終形成集分類大綱、歸檔范圍、保管期限表于一體的“三合一”的分類方案。具體來說，涉及水利工程科技檔案的一級類目的確定、二級類目的確定、三級類目的確定和四級類目的確定等。其中，一級類目主要是根據單位性質、業(yè)務類型及水利行業(yè)有關檔案管理原則，將其確定為基建、文書、設備、發(fā)電等相關一級類目。二級類目的確定則根據國家檔案局的相關規(guī)定和標準要求，按照“年度-問題-保管期限”或者“年度-機構-保管期限”整理，按照相應的層級設定相應的子類目。三級類目的確定，一般為保管期限，通常按項目建設的自然順序設置三級類目。通常，就水利工程科技檔案管理單位而言，三級類目的劃分基本就能滿足大部分檔案管理需要，極個別的大型水利工程科技檔案還需要設置四級類目，通常由工程項目規(guī)模大小、專業(yè)復雜程度、建設周期長短及文件多少等考慮［6-9］。具體而言，從以下幾方面做好分類方案：其一，具體的分類要遵循以下原則：①邏輯性原則，以項目工程為對象，根據文件的來源原則，依據不同的建設和管理階段，根據文件產生的順序，結合工程形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于科學管理和利用；②成套性原則，收集、整理、組卷的文件能夠充分反映項目從規(guī)劃與論證，立項與審計、設計、建設準備、施工及竣工驗收期間整個建設活動的全過程；③唯一性、排他性原則，類別設置具有唯一性和排他性，同一級類目必須相互排斥而不能重合；④可擴充性，類目設置具有適當的遞增容量，以便于隨時補充新增加的文件；⑤穩(wěn)定性原則，分類方案一旦制定，一般不隨意改變。其二，參照《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》（【水辦2021】200號）的相關規(guī)定，結合項目的具體情況，編制檔號。筆者公司成立60余年，作為貴州省水利工程設計行業(yè)的龍頭單位，我省大多數大中型水利工程設計由本院完成，因此我院承接水利工程較多，涉及區(qū)域較廣。根據這一特點，公司采用的編號規(guī)則加入了水系這一特點，水系的劃分更有助于檔案管理工作的開展，更能把看似繁多復雜的水利工程檔案識別得更加清晰，因此公司的編號規(guī)則為：工程代號+階段代號+專業(yè)代號+案卷流水號，其中工程代號由工程類型、工程所在水系及工程序號組成，例如××水利樞紐的工程代號GW087，G是水利工程的代號，W是烏江水系，087表示第87個工程，這就表示××水利樞紐工程是公司在烏江水系上設計的第87個工程?！痢了麡屑~工程初設報告的檔號是：GW087·C·0-001，如下圖所示：這樣的編號規(guī)則，對于經驗豐富的檔案管理員來說實操性較大，即使在檔案信息系統(tǒng)出現問題時，檔案管理員也能根據積累的經驗，迅速進入庫房調取檔案，同時也讓公司的工程檔案，根據項目的所處水系進行進一步劃分，對今后水系的水庫類型、庫容量等數據的統(tǒng)計提供支持。其三，根據“應歸盡歸”的原則做好工程文件的收集工作，《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》（【水辦2021】200號）、《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）從工程前期階段、征地補償與移民安置、建設實施階段、生產準備/試運行階段到竣工驗收階段，對工程文件的歸檔范圍進行了詳細的劃分，目的在于讓反映工程各階段、各環(huán)節(jié)的文件都做到應收盡收、應歸盡歸，以便在項目建成后期的管理、維護、改擴建等工作中有據可依。其四，根據文件內容的重要程度準確劃分保管期限表。保管期限表是檔案管理員進行檔案價值鑒定的重要工具。檔案鑒定的目的是盡可能使有保存價值的檔案得以保存，又防止使已沒有保存價值的檔案夾雜其中。能否實現這一目標，在很大程度上受制于保管期限表的質量。這對制定保管期限表的檔案管理員提出了更高的要求，一方面既需要檔案管理員具備高素質的業(yè)務能力，熟悉檔案學科體系，另一方面還要求檔案管理員具備一定的檔案專業(yè)知識，這樣在制定保管期限表的時候才能做到歸檔范圍全面，條款詳細具體，保管期限劃分明確、用語準確、邏輯檔案館室建設層次分明?？茖W合理的分類方案是水利工程文件歸檔整理、組卷的關鍵，一個工程從一開始就要制定科學的、合理的、可操性強的分類方案。它既有助于高效有序地進行項目文件的分類整理和立卷歸檔，又是公司現代管理的需求，因此，水利工程檔案就要從一開始建立科學的分類方案。
4做好統(tǒng)計工作
檔案統(tǒng)計工作，就是通過表冊、數字的形式揭示檔案和檔案工作的有關情況，為檔案管理工作的方針、政策、編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供切實可靠的依據。一種是檔案的基本統(tǒng)計，包括對檔案收集、整理、鑒定、銷毀、利用、移出、編研等基礎性工作的統(tǒng)計；另外一種是檔案的分類統(tǒng)計，包括對檔案的數量、質量及開發(fā)利用情況進行統(tǒng)計。要做好以上幾方面的工作，就要從日常工作中對統(tǒng)計分析數據進行記錄：其一，每天做好檔案管理工作日志數據的填寫，包括當日收集、整編、裝訂、入庫數據的填寫，為每年的全國事業(yè)檔案統(tǒng)計年報做好數據整合。其二，按月、以部門為單位整理歸檔單，將歸檔單按照時間順序排列，便于歸檔部門在產值核算或進行項目歸檔時進行查閱，歸檔單的統(tǒng)計有利于分析公司各類項目完成的進度，對于公司制定下一步的工作計劃提供參考。其三，每月按照不同檔案類型做好借查閱情況的數據統(tǒng)計。公司館藏包含各類型的檔案，有合同檔案、實物檔案、文書檔案、科技檔案等，對利用檔案的類型的統(tǒng)計可以從不同角度反映當月檔案類型使用的情況；對利用目的進行統(tǒng)計，反映公司在現階段工作開展的情況及側重點。
5制定切實可行的借查閱制度，做好權限控制，保證公司檔案利用的安全性
筆者根據公司不同類型的檔案，提出了不同的借閱審批制度，這些制度在一定程度上保證了公司各類檔案的利用安全。公司處于改制階段，各個部門正在向事業(yè)部制的模式過渡，為了確保所查檔案只能為公司項目服務，盡量避免亂借亂用的情況。目前的檔案管理體系中，直接把責任和權力交到了各部門負責人的手中，原因有二：①部門負責人非常了解所借檔案是否為本部負責工程所用，在借查閱檔案時由部門負責人簽字或蓋章，這樣就做到避免檔案亂借亂用；②如果借閱人跨部門、跨專業(yè)借閱檔案，則需要雙方的部門負責人簽字或蓋章，這種借閱模式既保障了借閱檔案的利用安全，還實現了檔案的資源共享。因此，以科技檔案借查閱為例，制定的措施主要有以下幾個方面：其一，借閱本部門檔案的，由部門負責人（簽字/蓋章）及分管總工程師共同簽署借閱資料單；其二，借閱跨部門檔案的，由部門負責人（簽字/蓋章）、分管總工程師及相關部門負責人共同簽署借閱資料單；其三，凡借閱重要檔案、全套檔案的，由部門負責人及公司分管領導/總經理簽字；其四，外單位借查閱檔案的，需持介紹信由相關職能部門負責人（簽字/蓋章）及公司分管領導/總經理簽字。
6結語
水利工程單位具有機構層級多、基層單位多的顯著特點，水利工程科技檔案管理具有一定的復雜性。近年來，國家水利工程建設的投入加大，由此所產生的的水利工程科技檔案的數量和規(guī)模不斷增加，管理的任務更加繁重。因此，成體系地做好水利工程科技檔案管理工作，從檔案資料的歸檔責任主體的確認、歸檔時間的明確、水利工程檔案準確分類，以及統(tǒng)計分析和利用等各個環(huán)節(jié)都應做到科學規(guī)范、準確有序，不斷提升水利工程項目管理的質量和水平［10］。以上是筆者從事水利工程檔案十余年來，參照相關標準，結合實際工作，對水利工程檔案管理體系建設中部分工作流程管理制度建設的淺析。只有做好水利工程檔案管理體系建設，才能使水利工程檔案作為第一手重要信息為水利設計單位在科技、生產活動中提供切實可靠的依據；才能使水利工程設計利用這些寶貴信息的科技檔案作為傳統(tǒng)水利設計單位優(yōu)于其他非本領域設計單位的重要籌碼。只有有效管理和利用水利工程檔案才能提高本單位在設計行業(yè)的核心競爭力［11］。
作者:聶丹萍 單位:海南省海口市第三人民醫(yī)院